7.4<Buchhaltung - Mahnwesen>
Jedes Mahnwesen kann nur dann funktionieren, wenn die Zahlungskontrolle konsequent und regelmäßig gepflegt wird. Offene Kundenzahlungen verschlechtern drastisch die Liquidität eines Unternehmens. Kaum ein Reisebüro kann es sich noch leisten, seinen Kunden kostenlose Zahlungskredite zu gewähren.
Eine weitere Voraussetzung für ein aktuelles, funktionierendes Mahnwesen in Jack besteht darin, dass sämtliche Kundenzahlungen (über <Vorgang - Kundenzahlung>) einem Reisevorgang zugeordnet werden! Wird eine Zahlung nicht beim dazugehörigen Vorgang erfasst (also z. B. durch direktes Bebuchen des Debitorkontos), ist dieser Vorgang für Jack noch nicht ausgeglichen. Es ist für Jack nicht entscheidend, dass ein Kunde eine bestimmte Rechnung bezahlt, sondern dass das Reisebüro überhaupt noch Geld vom Kunden für diesen Reisevorgang erhält.
Bei der Vorgangserfassung werden normalerweise immer Zahlungsfälligkeiten vergeben, die aus unterschiedlichen Quellen stammen können:
- Aus den unter <Datei - Parameter - Parameter Vorgang - Termine> definierten Einstellungen.
- Aus den unter <Datei - Parameter - Parameter Kunde - Termine> für Kundengruppen definierten Fälligkeiten, die ins Kundenprofil dieses Kunden übernommen wurden (unter Karteikarte <Zusatz>, Button <Zahlungsziel>).
- Aus den unter <Datei - Parameter - Parameter Kunde - Termine> für bestimmte Veranstalter(-Produktarten) definierten Fälligkeiten, die in die Basisdaten des entsprechenden Veranstalters übernommen wurden (unter Karteikarte <Produktarten>, Button <Zahlungsziele Kunden>).
- Aus der Reiseanmeldung, wo Sie individuelle Zahlungsfälligkeiten (unter der Karteikarte <Termine>) festgelegt haben.
Die Fälligkeiten beziehen sich sowohl auf die An- als auch auf die Restzahlung. Deren Fälligkeiten bzw. Zahlungstermine fließen in die Zahlungskontrolle der Kundenzahlungen, die mit dem Mahnwesen verknüpft ist. Über das Mahnwesen können Sie dann weitgehend automatisch Zahlungserinnerungen / Mahnungen drucken.
Die Mahnlisten können nach verschiedenen Kriterien eingegrenzt werden. Sie können die zu mahnenden Kunden separat selektieren. Zusätzlich kann Jack verschiedene Auswertungen produzieren, z. B. eine Liste zu erwartender Zahlungen oder eine Sammelaufstellung zu allen noch nicht geleisteten Zahlungen eines Kunden.
Haben Sie bei einem Reisevorgang die Zahlungstermine unterdrückt, kann für diesen Vorgang weder eine automatische Mahnung erstellt werden, noch läuft er in der Kundenzahlungskontrolle auf.
Das Unterdrücken von Mahnungen kann entweder über das Kundenprofil erfolgen, so dass generell für diesen Kunden keine Mahnungen erzeugt werden (Karteikarte <Attribute>, Feld <Keine Offenen-Posten des Kunden>), oder es erfolgt individuell über den Vorgang selbst (Karteikarte <Termine>, Feld <keine Kontrolle>).
Beide Funktionen lassen sich über ein Funktionspasswort sperren (<Datei - Paßwort - Funktion - Funktion -> Kunden keine „OPs" setzen> sowie <Datei - Paßwort - Funktion - Funktion -> Setzen der Zahlungsziele auf Termin nach Abreise> sowie <Datei - Paßwort - Funktion - Funktion -> Zahlungskontrolle im Vorgang setzen>).