Documentenbeheer

Documentbeheer

Activeren van het documentbeheer
Het documentbeheer is een module binnen Jack/Vera en wordt via uw licentiebestand geactiveerd. Indien dit niet geactiveerd is zult u de optie ook niet in het menu terugvinden.

Oproepen van het documentbeheer
Het documentbeheer kan middels de rechtermuisknop in zowel de klantenkaart als in de boeking opgevraagd worden. Als u kiest voor het openen van deze module in de klantenkaart, dan ziet u daar alle documenten staan van deze klant.
Vanaf de X10 versie van Jack Plus kunt u de documentenbeheer openen middels een button in de klantenkaart.


Bij het openen van de documenteninvoer in de boeking worden alleen die documenten getoond die betrekking hebben op die specifieke boeking

Ook vanuit het klant/boeking zoekscherm kan op dezelfde manier het documentbeheer geopend worden.

Hoofdscherm documentbeheer
In het hoofdscherm worden alle documenten getoond die voor de boeking (of voor de klant indien dit vanuit de klantenkaart geopend is) van toepassing zijn. In de bovenste balk ziet u de gedetailleerde gegevens als ‚Bestandsnaam'; ‚Omschrijving'; 'Boeking(snummer)'; 'Service', 'Gewijzigd'; 'Aangemaakt'; 'Toegevoegd'; 'Directory'; 'Employe' en 'Categorie':



Opbouw van documentbeheer
Het documentbeheer bestaat uit bestanden die, na selectie kunnen worden opgeslagen in de \DO directory van Jack. De vastgelegde informatie wordt opgeslagen in het DOKU bestand welke in de \HI directory staat. In de database worden onder andere de bestandsnaam, de datum, de omschrijving en het boekingsnummer opgeslagen. Het is zo opgebouwd dat de documenten zowel op maand als ook op klantnummer gesorteerd kunnen worden. Het register wordt gelinked aan de invoerdatum van het gekozen document. Dus als een document in december 2010 is aangemaakt, maar wordt geselecteerd in augustus 2011, dan wordt als index de datum „201108" opgeslagen.

Toevoegen van een document
Via de button „Voeg toe" kan een nieuw document toegevoegd worden. Er opent hierna een nieuw scherm waar u het gewenste document kunt selecteren.



Tip: In dit scherm kunt u, indien gewenst, ook nieuwe tekstdocumenten aanmaken door met de rechtermuisknop (bij standaard Windows-Explorer) op dit scherm te klikken en bij nieuw te kiezen voor ‚Nieuw Word-document' of ‚Tekstdocument'. Dit nieuw aan te maken document kunt u dan ook selecteren in dit documentbeheer.


Na het selecteren van het gewenste document opent zich een nieuw scherm. Via dit scherm kunt u kiezen hoe het document eventueel in Jack opgeslagen kan worden. Tevens kunt u een extra omschrijving plaatsen.
U heeft drie keuzes bij het opslaan van het document: Een kopie van het document plaatsen in de \OD directory. Hierbij blijft het origineel in de originele directory en maakt Jack puur een kopie aan welke hij in de OD map plaatst. Daarnaast kunt u ervoor kiezen om het originele document uit de directory te halen en te plaatsen in de OD directory van Jack. En als derde optie kunt u ervoor kiezen om alleen een snelkoppeling aan te maken waardoor het document zelf dus niet opgeslagen wordt in uw Jack directory.

Indien u deze keuze niet wenst en altijd een vaste manier van opslaan gebruikt, dan kunt u dit vastleggen in de applicatieparameters (<Bestand>, <Parameters>, <Applicatieparameters>) via Globaal, Documentbeheer opties, Instellingen.
Daar selecteert u de entry van uw keuze:


'Drag & drop'
Een andere manier voor het toevoegen van een document is via de 'drag & drop' optie uit bijvoorbeeld uw mailbox. U selecteert de betreffende mail en 'sleept' deze met uw muis naar het documentbeheer in Jack:





Note
Indien u Jack Plus start vanuit een Citrix omgeving, dan kan het zijn dat deze manier bij u niet functioneert. Dit komt omdat Citrix deze Windows functie niet ondersteund. Er bestaat een tool van Citrix welke hierbij kan helpen, maar hiervoor kunt u het beste contact opnemen met uw systeembeheerder.

Toevoegen van categorie per document:
In de applicatieparameters (<Bestand>, <Parameters>, <Applicatieparameters>) kunt u via Globaal, Documentbeheer opties, Categorie, zelf categorieën aanmaken:

Deze kunt u vervolgens bij het toevoegen van het document selecteren:


Openen van een document
Via de button „Openen" in het hoofdvenster van het documentbeheer kan het geselecteerde document geopend worden. Hierbij wordt direct gekozen voor het openen met het programma dat behoort bij het document (zo wordt bijvoorbeeld een .doc bestand direct geopend in Word).





Wijzigen van een document
Via de button „Wijzigen" in het hoofdvenster van het documentbeheer, kunt u de omschrijving van een document nog aanpassen. Elke wijziging m.b.t. de inhoud van het document zelf dient via de button 'Openen' uitgevoerd te worden.

Verwijderen van een document
Indien u op de button „Verwijderen" klikt in het hoofdvenster van het documentbeheer, dan zal er een extra vraag gesteld worden of dat u zeker bent dat u het document wilt verwijderen. Indien u dit met ‚Ja' beantwoordt, dan zal het document zowel uit de database als uit de DO directory verwijderd worden. Indien u het document eerder gelinked heeft krijgt u nog een extra vraag of dat het originele document waarnaar toe gelinked is ook verwijderd moet worden.




Wij wensen u veel plezier met deze module, voor eventuele vragen over deze module kunt u altijd contact opnemen met de supportafdeling van Jack.