<Boekhouding - Onlinebanking - Automatische betaling/incasso>

Algemeen
Automatische incasso voor klantbetalingen
Automatische betaling voor touroperatorbetalingen
Stap-voor-stap
Mail Avis

Met deze functie kunt u de bestanden aanmaken voor uw bank, waarmee de bank automatisch incasso's verwerkt resp. betalingen aan touroperators verwerkt. Dit geldt zowel voor te innen bedragen alsmede ook voor terug te betalen creditnota's.
Daarbij maakt Jack een bestand, die bijv. per e-mail aan uw bank gestuurd kan worden. Dit bestand bevat informatie van de openstaande bedragen, de bankrekening van de klant / touroperator evenals het Jack boekingsnummer, waarvoor het bedrag geïnd dient te worden.

Om er voor te zorgen dat de openstaande bedragen in de Jack automatische betaling/incasso verschijnt en ook met de correcte informatie naar de bank doorgestuurd kan worden, moeten de volgende zaken ingevuld worden:

Algemeen

• Er moet een tussenrekening voor alle betalingen uit de automatische incasso/betaling ingevuld zijn in <Boekhouding - Basisgegevens - Boekhoudkundige parameters - Overige Rekeningen>. Deze rekening moet in het grootboekrekeningschema (<Boekhouding - Basisgegevens - Rekeningschema> bestaan).
• De automatische incasso/betaling rekening moet tevens als betalingstype aangemaakt zijn, zodat de bijbehorende klantbetalingen automatisch door Jack met dit betalingstype in de boeking geboekt kan worden (aan te maken in <Bestand - Parameters - Boekingsparameters - Betalingen>. Bij voorkeur dient dit betalingstype alleen voor de medewerkersgroep van de boekhouding zichtbaar zijn, in plaats voor iedere medewerker!
• Dient de automatische incasso/betaling voor bepaalde reistypes plaats te vinden, dan dient ook de bijbehorende rekening direct bij het reistype aangemaakt te zijn (<Basisgegeven - Reistype>), deze rekening moet ook in <Boekhouding - Basisgegevens - Rekeningschema> bestaan!)

Automatische incasso voor klantbetalingen

• De desbetreffende boeking staat op <Betalingstype = Incasso>. In de boeking vindt u deze informatie terug in het tabblad <Extra>.
• De openstaande post is vervallen (in de boeking vindt u deze informatie terug in het tabblad <Planner>).
• De checkbox <geen controle> in de boeking is niet geactiveerd (dit vindt u tevens terug in de boeking in het tabblad <Planner>).
• De bankgegevens van de klant is in zijn profiel als eerste aangemaakt (dit vindt u terug in de klantenkaart in het tabblad <Rekening>. Daar moet de eerst vermelde bankgegevens de bank van de klant zijn, waarop de incasso dient plaats te vinden).
• De checkbox <Sta openstaande posten niet toe> in de klantenkaart is niet geactiveerd.

Een eenvoudig gebruik van de incasso in Jack bereikt u, indien u

• het betalingstype tezamen met de bankgegevens als permanente informatie in het klantenprofiel aanmaken (zodat alle boekingen voor deze klant dan automatisch deze informatie toegewezen krijgt). Het betalingstype kan altijd nog handmatig in de boeking gewijzigd worden,
• het betalingstype handmatig in de boeking ingeven,
• eventueel het voorgestelde betalingstype in de boeking op een bepaald tijdstip wijzigen (het betalingstype wordt automatisch voorgesteld aan de hand van de klant betalingstermijn).

Onder <Boekhouding - Onlinebanking - Automatische betaling/incasso> wordt eerst op het beeldscherm een lijst van alle te incasseren boekingen getoond. Daarbij kunt u naar een bepaalde vervaldatum zoeken evenals naar creditnota's resp. openstaande klanten of touroperators. U kunt altijd nog selecteren, of u bepaalde bedragen van een klant deze keer niet wenst te incasseren, of dat u bijv. creditnota's nog laat staan en later wenst te verrekenen.
Zodra u op <Export> klikt, wordt een voorblad en een lijst van de ingaves geprint, die overgedragen zullen worden.
Er verschijnt een vraag, of de afdruk in orde was.

Zodra u hier op <Ja> klikt, maakt Jack het betreffende bestand aan, die u aan uw bank kunt geven voor verdere verwerking. Jack bevestigt, wanneer de export succesvol afgesloten werd.

Tevens wordt ook in de betreffende boekingen een klantbetaling ter hoogte van de geïncasseerde bedragen ingevuld, zodat de boeking richting de klant betaald werd. Boekhoudkundig wordt daarbij op een tussenrekening geboekt (dit vindt u onder <Boekhouding - Basisgegevens - Boekhoudkundige parameters - Overige Rekeningen - Automatische incasso> evenals in <Bestand - Parameters - Boekhoudkundige parameters - Betalingen>).
U krijgt aansluitend een geprinte samenvatting van alle geboekte bedragen en boekingen, die u als eigen bewijs en voor intern gebruik gebruiken kunt.

Automatische betaling voor touroperatorbetalingen

• De bankgegevens van de desbetreffende touroperators is volledig ingevuld (dit vindt u terug onder <Basisgegevens - Touroperator - Adres>).
• De touroperatorfactuur is vervallen. De vervaldatum bij touroperatorfacturen geeft u in het gedeelte van de touroperatorafrekening onder <Boeking - Verwerken van TO-facturen>. Daar kunt u bij de factuuringave de desbetreffende vervaldata ingegeven worden.
• Het voorstel voor de vervaldata komt voort uit de instellingen van de touroperator, in <Basisgegevens - Touroperator - Producten> hier kunnen standaard betaaltypes gedefinieerd worden. Deze betaaldata worden dan later bij de touroperatorafrekening voorgesteld. Zijn geen betalingsvoorwaarden aangemaakt, dan stelt Jack bij de touroperatorafrekening automatisch de vertrekdatum als laatst mogelijke datum voor.

Stap-voor-stap

Maak ten eerste op uw scherm een lijst met alle te incasseren boekingen. Hier kunt u altijd nog selecteren, of u bepaalde bedragen van een klant deze keer niet wenst te incasseren, of dat u bijv. creditnota's nog laat staan en pas later wenst te verrekenen. Zodra u op <Export> klikt, maakt Jack de gegevens voor de bank aan.



U krijgt een lijst van alle openstaande, vervallen incasso's, indien u de gewenste vervaldatum invult.

U kunt incasso's ook voor één bepaalde klant selecteren.

U kunt hier uitsluitend kiezen voor incasso's of alleen voor betalingen

Der Übersichtlichkeit halber empfiehlt es sich, beim Bankclearing Lastschriften und Gutschriften getrennt zu behandeln. Entsprechend sollten gegebenenfalls 2 Exportdurchgänge gemacht werden, damit die Zahlungsflüsse nicht gemischt werden.



Sie können sich entweder ausschließlich nur Kunden-/ Veranstalter-/ oder Sonstige Kreditoren OPs ausgeben lassen, oder aber alle drei zusammen.

Im ersten Feld hinterlegen Sie das entsprechende Export-Verzeichnis, in dem die Exportdatei erstellt werden soll. Mit <Suchen> können Sie direkt aus dem Explorer das gewünschte Verzeichnis wählen.
Bei <Dateiendung> geben Sie das entsprechende Dateiformat ein. Das Feld <Dateiformat JJMMTTZZ> erzeugt eine Datei mit dem Tagesdatum und Uhrzeit als Dateinamen im Format JJMMTTZZ. Dies bietet sich dann an, wenn jede Exportdatei gespeichert werden und deswegen einen eigenen Namen erhalten soll.

Hier können Sie festlegen, dass nur fakturierte Vorgänge zum Lastschrifteinzug freigegeben werden.

Mit dieser Einstellung werden nur Leistungen berücksichtigt, bei denen die Veranstalterzahlung komplett ausgeglichen wurde. Dies wird dann genutzt, wenn z.B. Lastschriften von Kunden erst dann eingezogen werden sollen, nachdem der Veranstalter den kompletten Reisepreis schon abgebucht hat.

Mit dieser Einstellung gelangen nur solche Vorgänge ins Lastschriftverfahren, bei denen entweder Tickets existieren (also in Jack ein Ticketdatensatz in der Leistung enthalten ist), oder der Vorgang abschließend fakturiert wurde oder der Vorgang über die Veranstalterabrechnung vollständig erledigt wurde.

Hier können Sie festlegen, ob statt der Vorgangsnummer das Feld des Reiseprofils exportiert werden soll.

Hier stellen Sie ein, für welches Dateiformat die Exportdatei generiert werden soll (DTAUS, CLIEOP, EDIFACT oder MANUELL). Ohne die Wahl eines gültigen Exportformats erhalten Sie eine Fehlermeldung.

Je nachdem, welchen Eintrag Sie beim Dateiformat ausgewählt haben, sind in diesem Bereich unterschiedlich Felder frei und müssen befüllt werden.




Mit <Suchen> starten Sie die Datenselektion und erhalten erst einmal eine Liste aller Lastschriften.

Mit <Export> erstellen Sie die Exportdatei im vorab angegebenen Verzeichnis.

Bei <Abfrage> öffnet sich die erweiterte Abfrage, deren Funktionsweise unter <Kunden - Selektion> erklärt wird. Hier können Sie z. B. nach einer bestimmten Reiseart eingrenzen.

Mit <Liste> wird eine Liste aller Datensätze ausgedruckt.

<Drucker> ermöglicht Ihnen die Auswahl und Konfiguration eines bestehenden Druckers.

<Abbruch> verlässt das Fenster, ohne eine Export durchgeführt zu haben.

Wird die Schaltfläche <Export> angeklickt, erhalten Sie eine Datei ins angegebene Verzeichnis, die Sie an Ihre Bank weitergeben können. Nachdem die Datei erstellt wurde, erscheint eine Abfrage, ob der Druck erfolgreich war. Sobald Sie hier auf <Ja> klicken, erzeugt Jack auch in den betroffenen Buchungen eine Zahlung in Höhe des eingezogenen Betrages. Diese Zahlung wird auf das im Rahmen des Bankclearings angegebenen Kontos gebucht (s. o.). Von diesem Konto aus muss später anhand des Bankauszuges eine Transferbuchung unter <Buchhaltung - Buchen> stattfinden.
Sie erhalten anschließend eine gedruckte Zusammenfassung aller gebuchten Beträge und Reisevorgänge, die Sie als Eigenbeleg und zur Abstimmung verwenden können.