<Buchhaltung - Zahlungskontrolle>

Über diese Funktion erhalten Sie alle nach Fälligkeit, Kundennummer oder Veranstalter sortierten Zahlungen.
Sie können die Liste dazu nutzen,

alle überfälligen Zahlungen eines Kunden oder/und eines Veranstalter zu ermitteln,
alle eventuellen Guthaben eines Kunden zu ermitteln,
eine Aufstellung der fälligen, aber noch nicht eingetroffenen Zahlungen zu erhalten,
zu erwartende Zahlungen darzustellen,
anhand der Liste schnell in die Erfassung von Kundenzahlungen oder in die Veranstalterabrechnung zu verzweigen.

Die Liste kann prinzipiell nach Fälligkeitsdatum oder nach Kunden eingegrenzt werden.
Klicken Sie links auf das gewünschte Kriterium und definieren dann in den rechten Eingabefeldern die Eingrenzung. Je nach gewählter Sortierung erscheinen andere Eingabefelder, z. B. entsprechend der Eingrenzung nach Mitarbeiter oder Veranstalter.

<Datum> Sortieren Sie nach Fälligkeit, erhalten Sie alle in diesem Zeitraum fälligen, noch nicht erfassten Kundenzahlungen.

<Kunde> Sortieren Sie nach Kundennummer, erhalten Sie alle offenen Zahlungen des/ der eingegrenzten Kunden, sortiert nach Fälligkeitsdatum.

<Abfrage> Sie können die Zahlungskontrolle mit der erweiterten Abfrage noch detaillierter aufrufen.

<Speichern> die Einstellungen mitsamt der erweiterten Abfrage können gespeichert werden (abzurufen unter <Buchhaltung - Gespeicherte Zahlungskontrolle>)

<Drucker> Sie können die Druckereinstellungen ändern.

<Ausgleich> Sie können Kleinst- und Kleinbeträge auf einmal ausbuchen. Nach dem Klick auf diesen Button erscheint eine weitere Maske, in der Sie eingeben können, welche Betragsspanne offener Kundenzahlungen ausgebucht werden und welches Konto dieser Buchungssatz ansprechen soll.

Gerade im Rahmen von Jahresabschlussarbeiten stellt man oft fest, dass noch Kleinbeträge offen geblieben sind, die Sie - leider - meistens zu wenig vom Kunden erhalten haben, aber sicher nicht mehr einfordern werden. Und doch sollten diese Vorgänge zum Jahresabschluss ausgeglichen sein. Statt jeden einzelnen Vorgang auszubuchen, kann man diese Funktion nutzen.
Es werden dann alle Beträge ausgebucht, die sich wertmäßig in diesem Bereich befinden und innerhalb der eingegrenzten Fälligkeit liegen.

Diese Funktion sollte in 2 getrennten Durchläufen genutzt werden. Damit werden einerseits alle Beträge von z. B. Null bis 5,€ und andererseits alle Beträge von Null bis +5,-€ auf jeweils getrennte Konten gebucht. Damit vermeidet man die Saldierung von Aufwendungen und Erträgen.

Beispiel: Sie möchten alle offenen Vorgänge sehen, die den Abschluss des Jahres 2007 betreffen: aktivieren Sie nur die <Kundenzahlungs-OPs >. Gehen Sie dann auf <Abfrage> und grenzen nach allen Abreisen aus 2007 ein.

Tragen Sie einen Fälligkeitszeitraum ein (wenn Sie mit dem Jahresabschluss 2007 beschäftigt sind, dann würden wir den Zeitraum 01.01.2006 - 31.12.2008 eintragen, um alle Fälligkeiten zu erwischen, die für abgereiste Reisen in 2007 in Frage kamen - inklusive der etwaigen Eingabefehler der Expedienten bei der Nacherfassung von Vorgängen!). Klicken Sie dann auf <Abfrage> und geben ein: <Abreise Größer oder Gleich 01.01.2007> <UND> <Abreise Kleiner oder Gleich 31.12.2008>, damit Sie sich auf alle Vorgänge beziehen, die zwar innerhalb der vorher angegebenen 3 Jahre fällig waren, aber tatsächlich in 2007 abgereist sind.

Klicken Sie dann auf <Ausgleich>. Hier müssen Sie ein Konto eintragen, auf das die offenen Beträge gebucht werden sollen, sowie eine Betragsspanne, damit nur die Kleinbeträge weggebucht werden.

Bitte erkundigen Sie sich vorab bei Ihrem Steuerberater, welches Konto Sie für diese Aktion verwenden sollen. Er sollte auch entscheiden, ob Sie alle Kleinbeträge auf einmal so wegbuchen dürfen, oder ob Sie die Aktion erst für alle positiven Beträge machen sollen (also alle echten Außenstände, so dass Sie auf ein Aufwandskonto buchen müssten), und dann für alle negativen Beträge (also alle Überzahlungen / Erträge für das Reisebüro). Sobald Sie auf <OK> gehen, werden die Beträge in der vorgegebenen Höhe zum vorgegebenen Datum in einer einzigen Aktion weggebucht.

Man kann sich auch die offenen Zahlungen seitens der Veranstalter darstellen lassen. Hierzu müssen zunächst alle Zahlungsziele, die es für die verschiedenen Veranstalter geben soll, unter <Datei - Parameter - Parameter Kunden - Termine> definiert werden. Diese Zahlungsziele können dann unter <Basisdaten - Veranstalter - Parameter / Produktarten> den einzelnen Veranstaltern bzw. deren Produktarten zugeordnet werden.

Zusätzlich kann man sich in der Zahlungskontrolle <OPs zusammenfassen> lassen. Dabei werden die vormals fälligen und noch offenen Anzahlungsbeträge auf Null gesetzt und der bis dahin noch offene Anzahlungsbetrag dem Restbetrag zugewiesen. Damit bleibt nur noch ein Offener Posten für den gesamten Rest übrig, statt eines offenen Anzahlungsbetrags plus eines offenen Restzahlungsbetrags.

Diese Funktion wird meist bei Jahresabschlussarbeiten genutzt, wenn die endgültigen Offenen Posten je Vorgang ermittelt und ggf. geklärt werden müssen.

Über die Schaltfläche <Abfrage> können Sie eine detaillierte Abfrage zu den Kunden starten.
Sie möchten zum Beispiel für den Jahresabschluss 2006 alle offenen Kundenzahlungen er halten, die die in 2007 abgereisten Vorgänge betreffen. Also hinterlegen Sie sich die entsprechende Abfrage, indem Sie in <Buchhaltung - Zahlungskontrolle> gehen. Dort aktivieren Sie nur die <Kundenzahlungs-OPs>. Gehen Sie dann auf <Abfrage> und grenzen alle Abreisen 2007 ein.

Speichern Sie die Abfrage mit <OK>, so dass Sie wieder zurück im Eingabefenster sind.

Von dort aus können Sie ganz normal mit der Zahlungskontrolle fortfahren.

Die Funktion <Speichern> können Sie nutzen, um immer wiederkehrende OP Abfragen zu speichern. Geben Sie Ihre Suchkriterien ein (auch über <Abfrage>) und klicken Sie dann auf <Speichern>.

In dem folgenden Dialog können Sie unter <Name> einen treffenden Namen für die gespeicherte Zahlungskontrolle eingeben, unter <Beschreibung> können Sie eine ausführlichere Beschreibung eingeben.

Über <Hinzu> fügen Sie die neue Abfrage der Liste hinzu, die unten angezeigt wird.

Über <Ändern> und <Löschen> können Sie die bestehenden Einträge bearbeiten. Dazu muss zuerst einen Eintrag unter <Bestehende Abfragen> ausgewählt werden.

Mit <OK> bestätigen Sie die Änderungen in dieser Maske und starten die eben erstellte Abfrage.

Die Vorschau ist fest vorgegeben; die Ausgabe auf dem Drucker oder als Druckbildvorschau kann angepasst werden - wenden Sie sich bitte an Bewotec.

In der oberen Maskenhälfte sehen Sie die selektierten Zahlungen; darunter sehen Sie allgemeine Informationen zum jeweils markierten Vorgang.

<_OP-Termin>_Fälligkeit der dargestellten Zahlung
<_Buchung>_Vorgang zur fälligen Zahlung
<_BE>_Expedient / Bearbeiter des Vorgangs
<_Abreise>_Abreisedatum
<_Text>_Text der Zahlung (<Anzahlung> oder <Restzahlung>)
<_St.>_Mahnstufe (0-3)
<_Kunden>_Kundenname
<_Betrag>_offener, fälliger Betrag, wobei es sich hier auch durchaus um eine Gutschrift handeln kann, wenn der Kunde zuviel gezahlt haben sollte.

Sobald Sie vor der Listenanzeige einen <Ausgleich> von Kleinbeträgen durchgeführt haben, erscheinen auch diese Leistungen zunächst noch in der Liste, allerdings wird bei ihnen als Betrag „null" angezeigt, da sie ja ausgeglichen wurden.

Die Symbolleiste ermöglicht Ihnen weitere Funktionen:
Sie können in der Liste nach allen angezeigten Zahlen und Buchstabenkombinationen suchen.

Nach Anklicken des Such-Buttons öffnet sich folgendes Fenster:
Hier können Sie nach einem Betrag oder einer Buchstabenkombination suchen. Dabei können Sie die Suchrichtung mit <Vorwärts> bzw. <Rückwärts> bestimmen.

!worddavdfad12a50740c066dfb7a93e462a7b0a.png|height=42,width=51!Hier können Sie die Liste neu eingrenzen.

!worddav47aa1f9070de2eca7053f17103718110.png|height=41,width=50!Die Liste wird gedruckt.

!worddav2efc26f99e85ad0c00e597a8aebdacf8.png|height=41,width=51!Die Liste wird geschlossen / verlassen.

Kontextmenü der Zahlungsliste

Die einzelnen Zeilen der Liste können direkt bearbeitet werden, indem Sie die Zeile mit der rechten Maustaste anklicken. Damit öffnet sich ein Kontextmenü, dessen Funktionen sich ausschließlich auf den markierten Datensatz beziehen.

<_Anmeldung> Jack verzweigt zu <Vorgang - Reiseanmeldung> und damit in den Reisevorgang dieser fälligen Zahlung.

<Druck
Bestätigung> Jack verzweigt zu <Vorgang - Anmeldung / Bestätigung>. Hier können Sie eine Anmeldung, Bestätigung und/oder einen Kontoauszug zum Vorgang drucken.

<Zahlung> Jack verzweigt zu <Vorgang - Zahlung Kunde>. Hier können Sie eine History der schon zu diesem Vorgang erfassten Kundenzahlungen sehen, sowie eine neue Kundenzahlung zu dieser Reise eingeben.

<Unterlagen> Jack verzweigt zu <Vorgang - Unterlagen>. Hier können Sie den Unterlagenstatus der Reiseanmeldung erkennen oder neu setzen.

<Freies Formular> Jack verzweigt zu <Vorgang - Formulardruck - Auswertung>; dort erhalten Sie z. B. eine Standardauswertung zu diesem Reisevorgang.

<VA-Abrechnung> Jack verzweigt zu <Vorgang - Veranstalterabrechnung>, dort gelangen Sie in die entsprechende Veranstalterabrechnung des gewählten Vorgangs.

<Aktualisieren>Hier handelt es sich um einen sogenannten „Refresh"-Button: Änderungen, die Sie über das Kontextmenü gemacht haben, werden direkt in der Liste gezeigt.

Wieso stehen Vorgänge in der Zahlungskontrolle, obwohl der Kunde seine Reise doch schon bezahlt hat?
Die Zahlungskontrolle stützt sich auf die Termine im Vorgang: gehen Sie aus der Zahlungskontrolle mit dem Kontextmenü in die Anmeldung (s. o.), in die Karteikarte <Termine>, setzen den Anzahlungsbetrag auf Null. Damit geht die Restzahlung ebenso auf Null. Speichern Sie die Anmeldung wieder mit <OK>.

Ursache:

wird ein Vorgang ursprünglich auf <R> erfasst und später auf <V> geändert, ändert Jack nicht die zuerst erzeugten Zahlungstermine, sondern belässt den ursprünglichen Anzahlungsbetrag und -termin.

Jack ist für mich ziemlich unbrauchbar, weil ich meine OPs nicht sehen kann. Ich weiß nie so richtig, wie viel mir meine Kunden schulden, in der OP Verwaltung ist nichts dazu zu sehen.

Die eigentlich OP-Verwaltung in Jack unter <Buchhaltung - Offene Posten> ist für nicht-vorgangs-/reisebezogene Dinge gedacht (z. B. Bürokosten, KFZ etc.). Kundenseitige OPs erhalten Sie am besten über <Buchhaltung - Zahlungskontrolle> inkl. der Fälligkeit. Veranstalterseitige OPs erhalten Sie am übersichtlichsten über <Vorgang - VA-Abrechnung> <offene Erlöse> oder <offene Zahlungen> => ich erhalte alle Dinge, die beim Veranstalter noch nicht abgerechnet worden sind. Allerdings steht da nicht der absolute Betrag, da ja meistens noch keine Veranstalterabrechnung stattgefunden hat, und damit der eigentliche Betrag noch nicht feststeht.