<Buchen>, Erlösbuchung, Buchungsschritte, Beispiele
Wenn alle Ihre Werte korrekt sind, klicken Sie auf <Buchen>. Jack bucht die bearbeiteten Leistungen und Zahlungen. Außerdem fragt er, ob auch die Erlöse gebucht werden sollen. Diese Frage können Sie generell mit <Ja> beantworten. Auch wenn Sie ein zweites Mal mit <Ja> antworten, werden die Erlöse kein zweites Mal gebucht.
Bei <Abbruch> der Veranstalterabrechnung werden die Leistungen der Bearbeitungsliste zwischengespeichert. Beim nächsten Aufruf der Veranstalterbrechnung erscheint die Rückfrage: <Daten im Zwischenspeicher abrufen?>. Beantwortet man diese Frage mit <Ja>, werden die vorher bearbeiteten, doch abgebrochenen Leistungen automatisch in die Suchliste geladen und markiert, so dass mit einem Klick auf <Bearbeiten> direkt fortgefahren werden kann.
Wie bucht Jack in der Veranstalterabrechnung?
Reisebüroinkasso
Im oberen Fensterteil der VA-Abrechnung geben Sie die Werte der VA-Rechnung ein und ändern ggf. Beträge oder Steuersätze ab.
- Jack bucht: Debitor an Kreditor (Brutto Betrag)
Im mittleren Fensterteil der Veranstalterabrechnung geben Sie den Betrag ein, den der Veranstalter von Ihrem Konto abbucht (Reisebüroinkasso) oder den von ihm erhaltenen Provisionsbetrag (Direktinkasso).
- Jack bucht: Kreditor an Bank (Netto Betrag)
Auch wenn der Veranstalter nur eine Anzahlung abbucht, erfassen Sie den Zahlbetrag ausschließlich hier, keinesfalls im oberen Fensterdrittel!
Gehen Sie auf <Buchen>, fragt Jack, ob auch Erlöse gebucht werden sollen. Bei <Ja>
- Bucht Jack: Kreditor an Erlöse (Prov.br. an Prov. net.)
an Steuer (MwSt auf Prov.)
Veranstalterinkasso
Beim Veranstalterinkasso ist es ähnlich, d.h., im ersten Schritt (oberer Fensterteil)
- bucht Jack: Kreditor an Verrechnung (Brutto Betrag
Verrechnungan Kreditor (Netto Betrag)
Bei der Zahlung (im mittleren Fensterteil) erfassen Sie den Eingang einer Provisionsgutschrift auf Ihrem Bankkonto.
- Jack bucht:Bankan Kreditor(Provision brutto)
Und wenn Sie dann die Erlösfrage bestätigen,
- bucht Jack: Verrechnungan Erlöse (Prov.br. an Pro. net.)
an Steuer (MwSt. auf Prov.).
Wenn Sie sich diesen Ablauf vor Augen halten, wissen Sie automatisch, welchen Fensterbereich Sie in der Veranstalterabrechnung ansprechen müssen.
Möchten Sie nachvollziehen, was zu einer einzelnen Reise buchhalterisch gebucht wurde, gehen Sie in <Buchhaltung - Vorgang/Anmeldung - Vorgangsjournal>. Empfehlenswert ist die Darstellung in T-Konten. Dort sehen Sie genau, wann welche Konten mit welchen Beträgen angesprochen wurden.
Sollten Sie jetzt feststellen, dass Sie etwas falsch gebucht haben, müssen Sie die falschen Schritte exakt nachvollziehen und genauso wieder herausnehmen (mit den richtigen Daten und Zahlen, nur umgekehrtem Vorzeichen!), wie Sie sie ursprünglich eingegeben hatten. Dann wird der Vorgang wieder offen sein, und Sie können wieder korrekt weitermachen.
Weitere Beispiele:
Der Kunde zahlt trotz Veranstalterinkasso im Reisebüro - wie buche ich das? Der Vorgang sollte auf <R> (=Reisebüroinkasso) erfasst werden. Damit erhält der Kunde immer eine korrekte Rechnung, und der Betrag, den er Ihnen schuldet, läuft auch korrekt im Mahnwesen auf.
Die Kundenzahlung wird normal kassiert über <Vorgang - Kundenzahlung>. Damit erhält der Kunde immer einen Beleg, auf dem seine Zahlung gefordert und auch quittiert wird.
Der Veranstalter erhält vorab die An- und Restzahlung vom Reisebüro statt vom Kunden. Dazu wird in der Veranstalterabrechnung die jeweilige Zahlung erfasst, indem die Zahlung in <Zahlbetrag> eingetragen wird, ohne dass eine Eingangsrechnung erfasst wird. Dann klicken Sie auf <Zahlung> und <Buchen>.
Kommt die eigentliche Abrechnung vom Veranstalter, erfassen Sie diesen Beleg in der Veranstalterabrechnung. Jack hat sich die zuvor gebuchte Veranstalterzahlung gemerkt und weiß, dass eine Überzahlung stattgefunden hat. Entsprechend rechnet Jack nun mit einer Gutschrift in der Zahlung, die Sie wie gewohnt eingeben und buchen müssen.
Ein Kunde hat einen TUI Gutschein. Jetzt will er aber nicht TUI buchen, sondern einen anderen Veranstalter, und der Gutschein soll bei dieser Reise angerechnet werden.
Erfassen Sie ein neues Konto „VA-Gutscheine" z. B. mit der Nummer 1711 unter <Buchhaltung - Stammdaten - Kontenverwaltung>. Erfassen Sie auch eine neue Kundenzahlungsart (z. B. "VA-Gutschein") unter <Datei - Parameter - Parameter Vorgang - Zahlungen> mit diesem Konto (z. B. 1711)
Tragen Sie nun auf dem Reisevorgang eine Kundenzahlung ein mit der neuen Zahlungsart (z. B. „VA-Gutschein") über den Gutscheinwert. Damit ist der Vorgang kundenzahlungstechnisch erledigt und steht auf Null.
Erfassen Sie unter <Vorgang - Veranstalterabrechnung> zu dieser Leistung in Höhe des Gutscheinwertes eine Zahlung in <Zahlbetrag>. Dabei geben Sie als Konto das neue Konto (z. B. 1711) ein, und buchen die Zahlung mit <Zahlung> und <Buchen>. Dadurch erzeugen Sie auf der Leistung ein "Guthaben" in Höhe des Gutscheins.
Kommt dann die eigentliche Veranstalterabrechnung für die Leistung, wird nur noch der verringerte Zahlbetrag vom Veranstalter abgebucht, während der Umsatz immer noch der gleiche geblieben ist.
Ich habe mich beim Erfassen der Leistungspreise vertan, und die Leistung ist schon in der Veranstalterabrechnung gebucht!
Hier muss der Vorgang definitiv umgebucht werden!
Drucken Sie zuerst eine Abschlussrechnung, damit der Vorgang fakturiert ist.
Nun können Sie den Vorgang komplett umbuchen, in dem Sie in <Vorgang - Stornierung - Umbuchung> gehen und ihn umbuchen. Dabei übernehmen Sie die Kundenzahlung aus dem nun stornierten Vorgang in den neuen Vorgang, lassen die Vorgangsnummern auf dem alten Vorgang als storniert kennzeichnen, übernehmen ggf. die Ticketdaten und eventuelle Service Fees.
Ändern Sie im neuen Vorgang nun die Leistungspreise auf die korrekten Beträge. Setzen Sie am besten einen Termin an den Buchhalter im Vorgang (Karteikarte <Termine>), mit der Nachricht, dass Sie hier etwas umgebucht haben (z. B. Verweis auf den ursprünglichen Vorgang). So sieht der Buchhalter im Terminkalender sofort, dass es hier eine Umbuchung gegeben hat, bei der er u. U. in der Veranstalterabrechnung aktiv werden muss.
Buchen Sie ggf. eine Differenz in der Kundenzahlung aus, falls Sie den Kunden nicht mehr nachbelasten können.
In <Vorgang - Veranstalterabrechnung> holen Sie sich beide Vorgänge zur Bearbeitung.
Klicken Sie die stornierte Leistung an und stellen die <Sammelzahlung> ein (s. o.).
Zur stornierten Leistung klicken Sie auf <Zahlung>, so dass die Gutschrift in die Sammelzahlung fließt und die Leistung als erledigt markiert wird. Auf der neuen Leistung buchen Sie die Eingangsrechnung ganz normal mit den ursprünglichen Werten und klicken auf <Hinzu>. In <Zahlbetrag> erscheint dann der ursprüngliche Zahlungsbetrag. Geben Sie ihn mit <Zahlung> in die Sammelzahlung. Dadurch gleichen sich die beiden Zahlungen insgesamt auf Null aus, die Bank wird dabei nicht berührt.
Wie soll ich Eintrittskarten mit der Vorverkaufsgebühr buchen, so dass ich die enthaltene Vorsteuer korrekt behandle?
Sie haben die Eintrittskarten zu einem Verkaufspreis erfasst, der Ihren Aufschlag gegenüber dem Kunden schon beinhaltet (z. B. Verkauf für € 268,-, Einkauf für € 247,20 inkl. Vorverkauf). Der Veranstalter bucht 247,20 von Ihrem Bankkonto ab.
Gehen Sie für die Abrechnung des Belegs in <Vorgang - Veranstalterabrechnung> und suchen zuerst einmal die Leistung. Doppelklicken Sie sie, um sie in die Rechnungskontrolle zu übernehmen. Der Veranstalter bucht von Ihrer Bank € 247,20 ab. Darin sind die Vorverkaufsgebühren in unbekannter Höhe schon enthalten. Die in der Gebühr enthaltene MwSt beträgt lt. Veranstalterbeleg € 4,08. Also müssen Sie zuerst rechnen:
4,08 entspricht 19% (das ist also die MwSt), also entsprechen 25,55 dem Bruttobetrag von 119% (das sind die Vorverkaufsgebühren inkl. MwSt). 247,20 minus Vorverkauf (25,55) sind € 221,65. Das ist also der MwSt-freie Eintrittskartenpreis. Also erfassen Sie in Jack:
- € 221,65 mit 0% Provision
- € 0,00 mit -25,55 Provision inkl. 19% MwSt (das ist Ihr negativer Erlös durch die Vorverkaufsgebühr, in der 19% MwSt enthalten sind. Diese Gebühr schmälert Ihren Eigenaufschlag.). Das „Inklusive" geben Sie in Jack mit „i19" ein, ist klar, dass die MwSt inklusive ist!
- € 20,80 mit 100% Provision (das ist Ihr verbleibender Aufschlag, den Sie auf die Leistung geschlagen haben)
Ich muss eine Anzahlung an einen Veranstalter leisten. Ich habe noch keine Rechnung erhalten. Wie buche ich dies, oder soll ich das unter <Buchhaltung - Buchen> machen?
Buchen Sie dies keinesfalls in <Buchhaltung - Buchen>, sondern gehen Sie in <Vorgang - Veranstalterabrechnung>, denn auch Anzahlungen müssen vorgangsbezogen verarbeitet werden!
Auch ohne Veranstalterbeleg kann man eine Zahlung auf diese Leistung erfassen. Wichtig dabei ist, dass man nicht(!) den oberen Maskenteil verwendet (dieser ist ja auch nur zum Buchen der Provisionsabrechnung, nicht für die Zahlungsbewegungen!). Suchen Sie die Leistung des Veranstalters und klicken Sie sie doppelt an.
Tragen Sie den Anzahlungsbetrag unter <Zahlbetrag> ein, klicken dann auf <Zahlung> und erfassen die Zahlungsparameter. Mit <Buchen> buchen Sie die Zahlung.
Mein Kunde muss nachträglich einen Rabatt bekommen, aber der Vorgang ist schon geschlossen!
Dazu gibt es 2 Möglichkeiten:
- Der Vorgang muss umgebucht werden:
Drucken Sie zuerst eine Abschlussrechnung (<Vorgang - Rechnung>). Gehen Sie dann in <Vorgang - Stornierung - Umbuchung> und folgen dem Umbuchungsassistenten solange, bis Sie den neuen, wieder offenen Vorgang erhalten. Dabei übernehmen Sie die Kundenzahlung, lassen die Vorgangsnummern des alten Vorgangs als storniert kennzeichnen und übernehmen ggf. Ticketdaten und/oder Service Fees.
Geben Sie den Rabatt korrekt ein. Buchen Sie ggf. eine Differenz in der Kundenzahlung aus.
Gehen Sie in <Vorgang - Veranstalterabrechnung> und suchen beide Leistungen zur Bearbeitung. Dies wird Ihnen dadurch erleichtert, dass Sie in der Suchliste eine Spalte mit der Überschrift <Umgebucht von> haben. Dadurch erkennen Sie zur neuen Leistung immer die Buchungsnummer der alten, ursprünglichen Leistung und können sie besser finden. Übernehmen Sie beide Leistungen mit <Bearbeiten> in das nächste Fenster.
Klicken Sie die stornierte Leistung an, und stellen dann die <Sammelzahlung> ein.
Klicken Sie bei der stornierten Leistung auf <Zahlung>, so dass die Gutschrift in die Sammelzahlung fließt und die stornierte Leistung als erledigt markiert wird (kleines X vor der Leistung).
Markieren Sie nun die neue Leistung und buchen im oberen Fensterteil die ursprüngliche Veranstalterrechnung ein. Diese Veranstalterrechnung wurde ja durch den Storno durch Jack automatisch auf der stornierten Leistung storniert. Gehen Sie auf <Hinzu> und in <Zahlbetrag> sollte der ursprüngliche Zahlungsbetrag erscheinen. Klicken Sie auf <Zahlung>. Dadurch wird der Sammelzahlungsbetrag auf <Null> gesetzt und die Bank nicht berührt.
2.)Sie buchen den Vorgang nicht um:
Sie erfassen einen negativen sonstigen Betrag in der Reiseanmeldung. Dabei gibt es allerdings den Nachteil, dass der "Rabatt" keiner Leistung zugeordnet ist, so dass auch ein Teil der Provisionsauswertungen nicht ganz korrekt sein würde.
Legen Sie sich zunächst einen sonstigen Betrag „nachträglicher Rabatt" unter <Datei - Parameter - Parameter Vorgang - Vorgang1> an. Dort sehen Sie schon, welche anderen sonstigen Beträge es schon bei Ihnen gibt. Definieren Sie den nachträglichen Rabatt so, dass Sie dabei das korrekte, steuerfreie Rabattkonto eintragen. Speichern Sie mit <OK>.
Gehen Sie in die Reiseanmeldung, und dort in die Karteikarte <Beträge/ Infos>. Auf der linken Seite können Sie sonstige Beträge aus einem Pull-down-Menü wählen. Klicken Sie auf „nachträglicher Rabatt" und tragen als Betrag einen negativen Betrag in Höhe des Rabattes ein. Speichern Sie die Reise mit <OK>.
Buchen Sie ggf. eine Kundenzahlung, um den Vorgang auszugleichen.
Bitte beachten Sie, dass die sonstigen Beträge erst dann in die Buchhaltung übernommen werden, wenn Sie eine Fakturierung machen (also wenn Sie entweder eine Abschlussrechnung drucken, oder die Funktion <Buchhaltung - Vorgang/ Anmeldung - Sammelfakturierung> durchführen).