<Vorgang - Agentur-Sammelvorgänge erstellen>
Arbeiten Sie mit dem Modul der Agenturabrechnung, können Sie über Jack automatisch mit Ihren Unteragenturen abrechnen.
Die Abrechnung mit der Agentur erfolgt hier in diesem Menüpunkt. Dabei wird nach Abreise- bzw. Buchungszeitraum eingegrenzt, sowie nach Kundennummern und Agenturnummern. Mit Kunden- und Agenturnummern ist die Jack Kundennummer gemeint.
Voraussetzung für das Arbeiten mit der Agenturabrechnung ist das korrekte Einstellen der Kundenprofile Ihrer Unteragenturen. Dabei müssen Sie folgende Schritte gehen:
<Kunden - Erfassen Reisebüro>
Sie erfassen Ihre Unteragenturen in Jack als Reisebürokunden. Im Button <Provision> am unteren Fensterrand hinterlegen Sie das Provisionsschema dieser Agentur (siehe auch <Datei - Parameter - Parameter Kunden - Provision>). Dabei können Sie die Provisionen abhängig vom Veranstalter, Produktarten sowie weiteren Kriterien definieren, und zwar sowohl für Veranstalterleistungen als auch für Serviceentgelte, an denen Sie ggf. das Reisebüro ebenfalls beteiligen möchten (siehe auch <Kunden - Erfassen Reisebüro>).
Dazu muss in den Agenturdaten des Reisebüros (über die Schaltfläche <Agentur> in der Erfassungsmaske des Reisebüros ganz unten) zumindest die Agenturnummer und der Veranstalter für die Agenturabrechnung befüllt werden.
Jeder buchende Endkunde, der dann später über diese Agentur bucht, muss in seinem Kundenprofil den Verweis auf die Reisebüroagentur tragen.
Die Zuordnung zu einem Reisebüro erfolgt auf der Karteikarte <Zusatz> bei der Bearbeitung des Kundenprofils. Dort gibt es unter <Gehört zu Kundennummer> das Feld <Agentur>, in dem Sie bitte die Jack Kundennummer des Reisebüros eintragen.
Dadurch weiß Jack, dass dieser Endkunde eigentlich über ein anderes Reisebüro gebucht wurde, bei dem ein bestimmtes Provisionsschema hinterlegt ist. Dadurch wird automatisch in allen Preisen in der Reiseanmeldung des Endkunden die Provision an die Unteragentur errechnet, die ihr aufgrund ihres Provisionsschemas zusteht.
Agenturvorgänge können nur dann korrekt erzeugt werden, wenn in den Agenturdaten des Kundenprofils einer Agentur im Feld <Veranstalter für Agenturabrechnung> auch ein Veranstalterkürzel eingetragen ist. Beim Erzeugen der Agenturvorgänge werden dann die Abrechnungspreise als Leistungen dieses Veranstalters erzeugt.
Zusätzlich können Sie die Abrechnung auf Leistungen einschränken, bei denen z. B. die Veranstalterabrechnung schon gemacht wurde, und/ oder die Veranstalterzahlung, und/oder die Kundenzahlung schon erledigt ist, und/oder die Sammelfakturierung schon komplett erledigt wurde.
Da es sich um automatisch anzulegende Buchungen handelt, sollte auch immer eine aussagekräftige Reisebeschreibung verwendet werden (z. B. „Agenturabrechnung Oktober 200X"). Damit lassen sich diese Agenturvorgänge später leichter in der Vorgangssuche wiederfinden.
Die über die Agenturvorgänge mit dem Button <Erzeugen> angelegten Leistungen werden später vollautomatisch über die Sammelfakturierung gebucht (siehe <Buchhaltung - Vorgang/Anmeldung - Sammelfakturierung...>).