<Boekhouding - Boeking/Reservering - Verzamelfactuur>
De Verzamelfacturering helpt om bepaalde functies voor meerdere boekingen tegelijk uit te oefenen. Daartoe kan b.v. het printen van meerdere facturen tegelijk behoren, of het gezamelijk factureren van deze boekingen, zonder de facturen ook fysiek te printen op papier. De facturen van de gezamelijke facturering of gezamelijke print, onderscheiden zich niet van de factuur die geprint wordt van een enkele boeking.
Iedere factuur van een boeking krijgt een factuurnummer en is via <Boekhouding - Boeking/Reservering - Factuur journaal> op te roepen.
U kunt deze functie gebruiken, om alle boekingen van reeds vertrokken reizen b.v. per week gebundelt, te factureren, waarbij het factureren van deze boekingen ook gedaan kan worden zonder de facturen ook echt te printen. De boeking wordt gefactureerd en het factuurnummer wordt in de grootboekadministratie weggeschreven – alleen het daadwerkelijk printen wordt onderdrukt.
Deze werkwijze heeft als voordeel, dat de gegevens van de boeking / geboekte reis tot op de vertrekdatum, zonder veel moeite, gecorrigeerd kunnen worden (wanneer de klant b.v. omboekt). De daadwerkelijke facturering vindt dan pas plaats, als een boeking eigenlijk nog zelden gewijzigd dient te worden. Daarmee worden annuleringen en creditnota's bespaart.
Deze functie wordt in het bijzonder door reisbureau's gebruikt, die in principe altijd alleen een "Proefdruk" printen.
Boekhoudkundig heeft de facturering van een boeking de volgende betekenins:
- Alle serviceregels worden in de boekhouding weggeschreven (Journaalpost: Debiteur -> Omzetrekening).
Daarbij wordt het van te voren geselecteerde Factuurdatum als boekingsdatum (referentiedatum) in de journaalpost weggeschreven. Ook worden deze services "afgesloten" en kunnen de
prijzen niet meer gewijzigd worden. De nog ontbrekende boekhoudige mutaties voor de boeking met betrekking tot de service (b.v. IATA) dienen via <Boekhouding - Handmatig boeken>
ingegeven te worden. - De overige bedragen van de boeking (Visa, Reserveringskosten etc.) zoals ook de eventuele Fees uit de Fee-instellingen worden eveneens in de Boekhouding geboekt. Indien er niet gefactureerd wordt, worden deze bedragen niet geboekt in de boekhouding!
Let op, dat wordt aanbevolen om in zakelijke dienstverlening, in plaats van met "Proefdruk" te werken met "Definitief" bij het printen van de facturen. Daardoor worden de uitgegeven Tickets en de eventueel ingegeven Fees direct in de boekhouding weggeschreven. De Verzamelfactuur functie kan dan nog gebruikt worden voor de toeristische boekingen, welke dan nog gewijzigd kunnen worden.
De invoervelden bij de functie Verzamelfactuur worden gecontroleerd op ingave. Jack erkent ongepaste ingave niet en wijst deze af.
Selectie op een bepaalde Boekingsperiode
Selectie op een bepaalde Vertrekperiode (deze optie wordt aanbevolen wanneer de boekingen op vertrekdatum gefactureerd worden).
Bij het ingeven van de selectie dient er altijd tenminste een Boekings- of Vertrekperiode ingegeven te worden.
Selectie op een bepaalde terugreis-datum (deze optie wordt aanbevolen wanneer pas na terugkeer van de klant de boeking gefactureerd dient te worden).
Selectie op een bepaalde ticketdatum (deze optie wordt aanbevolen bij boekingen met Ticketgegevens, zodat er gefactureerd wordt op basis van Ticketdatum). Serviceregels, die via de BSP afgerekend worden, en eventueel ook verzekerings-serviceregels, dienen op basis van Ticketdatum gefactureerd te worden.
Selectie op een bepaalde Bevestiging printdatum (hierbij wordt de eerste Bevestiging van een boeking bedoeld, wat zinvol kan zijn bij facturering op boekingsdatum).
Selectie op een bepaalde Statusnummers (Status uit de boeking, tabblad <Bedrag/Info>).
Selectie op een bepaalde ticketnummers.
Selectie op een bepaalde kostenplaats (deze optie wordt ook aanbevolen bij eigen- of Groepsreserveringen, wanneer deze door eigen kostenplaatsen beheerd worden; zie ook <Boekhouding - Lijsten/Rapporten- Kostenplaats...>).
Selectie op een bepaalde Kostendrager (deze optie wordt aanbevolen, wanneer er met Kostendragers gewerkt wordt; zie ook <Boekhouding - Lijsten/Rapporten- Kostendrager...>).
Eingrenzung nach bestimmten Vorgangsnummern (z. B. wenn Sie einen einzelnen Vorgang nachfakturieren möchten).
Eingrenzung nach bestimmten Rechnungsnummern, wenn z. B. schon fakturierte Rechnungen nachträglich auf einmal nachgedruckt werden sollen.
Hier können Sie die Währung bestimmen.
Eingrenzung auf einen bestimmten Kunden (wenn die Rechnungen eines Kunden zu einem bestimmten Zeitpunkt fakturiert werden sollen)
Eingrenzung auf einen bestimmten Mitarbeiter.
Zu jedem Vorgang kann ein Reisecode erfasst werden (s. <Vorgang – Reiseanmeldung>). Möchten Sie alle Reisen eines bestimmten Codes selektieren, tragen Sie diesen Code hier ein. Sie können dabei die Joker <?> und <*> verwenden. (Empfiehlt sich bei der Kennzeichnung von Eigen- oder Gruppenveranstaltungen durch einen Reisecode)
Hier können Sie wählen, ob das Selektionsergebnis alle Buchungen zeigen soll, also auch solche Buchungen, bei denen noch keine Fakturierung erfolgt ist, oder ob nur fakturierte Buchungen gezeigt werden sollen, oder – unabhängig vom Fakturierungsstatus – nur solche Buchungen, bei denen schon die Veranstalterabrechnung erledigt wurde. Darüber hinaus können Sie wählen, ob nur Agentur-Sammelvorgänge angezeigt werden sollen oder nur Vorgänge mit negativen Beträgen.
Starten Sie die Selektion mit <Suchen>. Je nach Datenmenge kann die Suche einige Zeit in Anspruch nehmen. Sie können in dieser Zeit immer noch durch einen Klick auf <Abbruch> die Selektion abbrechen.
Sie erhalten eine Liste aller Leistungen, auf die die eingegebenen Selektionskriterien zutreffen.
Dabei werden die folgenden Daten angezeigt:
<Buchnr.> Buchungsnummer in Jack
<Buchdat.> Buchungsdatum in Jack
<Reisetermin> Reisetermin
<Mitarbeiter> Kürzel des Mitarbeiters im Vorgang
<Reisecode> Das Reiseprofil, das im Vorgang gewählt wurde.
<Kunde> Name des Kunden
<Reisepreis> Der Reisepreis des Vorgangs
<Offen> Der noch offene Betrag des Vorgangs
Anschließend wählen Sie aus der Liste der Leistungen die zu fakturierenden Leistungen aus, indem Sie sie entweder einzeln markieren (mit Hilfe von <Shift> bzw. <Strg>) oder – wenn Sie alle Leistungen der Liste bearbeiten möchten – sofort auf <Buchen> klicken. Im letzteren Fall fragt Jack nochmals nach, ob Sie wirklich alle Elemente bearbeiten oder doch lieber selektieren möchten.
Entscheiden Sie sich für <Auswählen>, erscheint wieder die Leistungsliste. Entscheiden Sie sich für <Alle bearbeiten>, erscheint das weiterführende Fenster, in dem Jack Ihnen nochmals zeigt, was Sie gleich fakturieren werden.
Fakturieren und – wenn gewünscht – Druck der Rechnungen
Sie übergeben alle selektierten Vorgänge an die Fakturierung durch einen Klick auf <Buchen>. Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in dem Sie das Fakturierungsdatum eingeben.
Im Bereich <Rechnungen> sehen Sie die Anzahl der Leistungen, die Sie ausgewählt haben, und den sich daraus ergebenden Gesamtbetrag (dabei handelt es sich um den Gesamtbetrag aus der Addition aller Leistungspreise, nicht aus der Addition der Umsätze zweier Vorgänge).
Zusätzlich können Sie das Fakturierungsdatum wählen. Der Vorschlag liegt hierbei auf dem Abreisedatum. Für die Pauschaltouristik sollte nach Abreisedatum fakturiert werden.
<Druck Ja> erzeugt zu jedem selektierten Vorgang eine Rechnung. Wählen Sie den Druck ab, wird lediglich fakturiert, aber kein Papier ausgegeben.
<Verbuchen Nein> erzeugt zwar auch Rechnungen, aber die Vorgänge bleiben unfakturiert, es wird also auch nicht in die Buchhaltung gebucht.
<Einzelrechnungen> bedeutet, dass Jack für jede Buchung eine einzelne Rechnung druckt.
<Sammelrechnungen> ist eine Sonderanfertigung für einen Jack Projektkunden und hat im normalen Gebrauch keine Verwendung.
<Rechnungsdruckzähler erhöhen> setzt automatisch die Rechnungsnummern nach oben.
In <Anzahl Exemplare> können Sie eintragen, wie viele Exemplare je Rechnung gedruckt werden sollen.
Ist die Checkbox <Ein Druckauftrag pro Rechnung> aktiviert, generiert Jack für jede Rechnung einen separaten Druckauftrag. Dies ist eine nützliche Funktion, wenn noch auf älteren Druckern gedruckt wird, die nur geringen eigenen Speicher haben.
Wenn Sie die Buchungen fakturieren, erzeugt Jack in Deutschland nur bei solchen Leistungen Buchungssätze für die Buchhaltung, deren Veranstalter auf Tabelle 2 stehen (siehe <Basisdaten – Veranstalter – Konten>), sowie für alle sonstigen Beträge und Fees, die in den Vorgängen erfasst wurden (im Vorgang Karteikarte <Beträge/Infos> bzw. hinter dem Button <Fees>).
Leistungen von Veranstaltern, die auf Tabelle 1 stehen, werden lediglich „geschlossen", jedoch nicht buchhalterisch gebucht. Die buchhalterische Buchung solcher Leistungen wird ausschließlich über die Veranstalterabrechnung getätigt.
Die Buchungssätze werden zu einem bestimmten Datum – dem Fakturierungsdatum – eingetragen.
Haben Sie eine IATA- und/oder DB-/DER-Agentur, sollten Sie folgendes beachten:
Für geldwerte Leistungen (Flugtickets, Bahnwerte, Eintrittskarten, Versicherungen etc.) sollte das Fakturierungsdatum in dem Monat liegen, in dem das Ticket / der Leistungsbeleg ausgestellt wurde. Deshalb sollten Sie eher die Funktion <Buchhaltung – Vorgang/Anmeldung – Sammelfakturierung Leistungen> für alle IATA bzw. DB/DER-Leistungen verwenden. Erst anschließend sollten Sie die „allgemeine" Sammelfakturierung unter <Buchhaltung – Vorgang/ Anmeldung – Sammelfakturierung> über alle restlichen Vorgänge laufen lassen