<Bestand – Parameters – Fee-instellingen>

In de Jack Plus fee-instellingen kunnen automatisch maar ook handmatig servicekosten bij het reserveren geboekt worden. Daarbij wordt er een onderscheid gemaakt tussen:

• Algemene fees voor niet speciale klanten
• Standaard fees voor alle klanten van het reisbureau
• Fees voor bepaalde klantengroepen
• Individuele fees voor sommige klanten

Alle fees moeten van te voren in <Bestand – Parameters - Fee-instellingen> vastgelegd worden. Er zijn 2 type fees:

• Servicegebonden fees
  Deze servicekosten hebben betrekking op een enkele service in Jack Plus en worden automatisch bij het vastleggen van zo'n service verwerkt. Daarbij kunnen deze prijzen afhankelijk zijn van bestemming, touroperator, reis- en soort vervoer.

• Dossiergebonden fees
  Deze servicekosten hebben betrekking op een bepaalde actie, die niet noodzakelijk aan een concrete service toe te wijzen zijn, maar in plaats daarvan voor de gehele boeking, bijv. dossierkosten, rekening- / annuleringsnota's, vouchers, reisschema, ontvangen van een klantenbetaling, enz.
  

Om de module "Fee administratie" te kunnen gebruiken zijn er meerdere Jack Plus instellingen noodzakelijk.

De fee administratie bestaat uit twee tabbladen, één voor <Boeking> en één voor <Service>. In de bovenste helft geeft men de gewenste fee-regels in. Zoals altijd in Jack Plus zijn er de standaard buttons <Voeg toe>, <Wijzigen>, <Verwijderen> en <Annuleren>. Het onderste deel toon de lijst met alle vastgelegde regels. Is een fee-regel eenmaal gebruikt, dan kan dit uit boekhoudkundige en statistische gronden niet meer verwijderd worden, in plaats daarvan alleen kunt u de betreffende regels op 'verborgen' zetten.

Met <Printen> kunnen alle vastgelegde fee-regels geprint worden, <Printer> maakt het mogelijk om de configuratie van de printer in te stellen.

Boekingsfees

Iedere fee-regel krijgt een eigen duidelijke, unieke <Omschrijving>.
Om er voor te zorgen dat deze naam niet op de rekening verschijnt, maar in plaats daarvan een logische, door de klant te begrijpen omschrijving, kunt u in het veld <Print naam> de omschrijving opgeven die in plaats van <Omschr.> op de rekening voor deze fee zal verschijnen (maximaal 120 tekens).
Daarmee kan men met meerdere zelfde printnamen werken, waarbij de achterliggende fee-regels onderling kunnen afwijken (bijv. u heeft meerdere bedrijven met dezelfde fee-structuur, maar afzonderlijke prijzen).

Verandert de naam van een bestaande fee-regel, dan moet de aanpassing van de fee-regel als eerste in <Bestand – Parameters – Fee-instellingen> doorgevoerd worden.

Aanpassingen in de fee-regels worden zowel in de afzonderlijke klanten als ook in de "master klanten" automatisch doorgevoerd. Verwijderde fee-regels worden automatisch uit het klantenprofiel verwijderd. Nieuwe fees in de fee-administratie moeten afzonderlijk in het klantenprofiel overgenomen worden.

Worden via de CRS-Remark Line de fees in Jack Plus automatisch vastgelegd worden, dan moet in de Remark Line de Fee-<Omschr.> staan, welke niet meer dan 8 tekens mag bevatten. Vindt Jack Plus daarbij in de de fee-administratie een fee-regel met dezelfde <Omschr.>, dan wordt niet de fee-naam geprint, maar de omschrijving die onder <Print naam> in de fee-administratie staat.

In het veld <Actie> kan men een pull-down-menu oproepen, waaruit de behorende actie geselecteerd kan worden, op welk moment de fee berekend moet worden.

Bij <Bedrag> wordt de bijbehorende fee-bedrag ingegeven, die voor de actie gebruikt zal worden. Het bedrag moet bruto (incl. BTW) ingegeven worden. Bij <Rek.nr.> geeft u de bijbehorende inkomstenrekening in, waarop geboekt moet worden. Hierbij dient u te controleren, of u in <Boekhouding - Basisgegevens - Rekeningschema> nieuwe rekeningen moet vastleggen. Bij het later factureren van de fee wordt het BTW-tarief uit de rekening van het rekeningschema gebruikt.

Is een fee met <Aparte boeking> gemarkeerd, dan wordt deze niet bij de oorspronkelijke boeking bijgeteld, waarbij deze gebruikt wordt, maar in plaats daarvan eerst in de achtergrond op een aparte, tot die tijd een virtuele boeking verzamelt, waarop uitsluitend fees komen te staan. Deze aparte fee-boeking wordt later via <Boeking – Fee-boeking aanmaken> aangemaakt. Zulke "Fee-boekingen" zijn hiermee boekingsgebonden, zodat u bij deze klanten alle fees in een bepaalde tijd factureert, die op verschillende dossiers gemaakt zijn.

Om er voor te zorgen dat de een fee daadwerkelijk ook bij de klant correct op de rekening wordt geplaatst, moet dit op <Actief> gezet worden. Is de fee-regel niet actief, dan kan deze echter toch aan een dossier worden toegewezen, maar wordt uiteindelijk niet op de rekening weergegeven. Deze inactieve fees worden ook niet in de reisbureaboekhouding geboekt.

Zo kan men een fee-regel bij een klant zo te zeggen in demo-modus mee laten lopen, zonder das de klant hiervoor een rekening krijgt. Daardoor kan men van te voren bijv. over een bepaalde tijdsruimte nazien, of bij de klanten vastgelegde fee-regels zinvol is of nog aangepast moet worden.

Een eenmaal gebruikte fee kan uit technische en boekhoudkundige gronden niet meer verwijderd worden. Met <Deactiveren> blijft de fee allerdings tussen de regels staan, maar wordt echter voor het gebruik bij de klanten evenals bij het maken van handmatige fees verborgen, zodat met deze fee niet meer gewerkt kan worden. Bestaande fees op het dossier worden alsnog correct geboekt, ondanks het feit dat de fee-regel verborgen is.

Servicefees

Er kunnen ook servicegebonden fees vastgelegd worden. In tegenstelling tot de boekingsgebonden fees kan deze ingave zowel naar <Type service>, <Touroperator>, <Producttype>, <Type reis>, <Vervoermiddel> en <Bestemming> als ook naar <Farebase> enz. opgemaakt worden. In deze velden horen de vastgelegde codes uit de basisgegevens.
Net zoals bij de boekingsfees zijn er de velden <Omschr.>, <Print naam>, <Bedrag>, <Aparte boeking>, <Actief> en <Deactiveren>. Ten aanzien van de door de Duitse wetgever bepaalde aparte belasting van servicekosten op het gebied van vluchten kunnen hier echter 2 rekeningnummers vastgelegd worden: een BTW-vrije evenals een BTW-verplichte rekening. Daarbij moet de verhouding ingesteld worden, zodat de fee pro rata op de bijbehorende rekening geboekt kan worden.
Maar er zijn veel meer mogelijkheden, zodat deze types van servicefees ook werkelijk automatisch bij de betreffende service zo vastgelegd wordt, zoals het reisbureau dat wil.
Het gaat hier niet om verplichte velden, daardoor hoeven niet alle velden gevuld te zijn. Wordt een veld leeg gelaten, dan geldt de fee voor alle mogelijke entries van dit veld bij een boeking.

Wordt bij een servicefee dit veld geactiveerd, dan verschijnt de fee niet automatisch op de bevestiging bij de bijbehorende service, voor de klant wordt dit niet apart getoond. Maar in plaats daarvan wordt het fee-bedrag bovenop het bedrag van de service geteld, waarvoor de fee gebruikt wordt. Hiermee krijgt de klant één rekening, die een hoger bedrag toont, maar men kan niet herkennen dat er een fee gegeven is. Boekhoudkundig wordt allerdings de in de fee-regel vastgelegde rekening geboekt.

Servicefees kunnen voor een bepaalde servicetype gedefinieerd worden. Blijft dit veld leeg, dan wordt de fee bij alle servicetypes gebruikt, waarbij de op alle overige criteria betrekking heeft. In dit voorbeeld worden de servicefees alleen dan gebruikt, wanneer het om een servicetype <FL> (=vlucht) gaat.

Daarnaast kunnen overige voorwaarden ingesteld worden, die bij het gebruik van een servicefee van toepassing zijn. <Type reis> en <Vervoermiddel> kunnen alleen die codes gebruikt worden, die in de bijbehorende secties onder <Basisgegevens> reeds vastgelegd werden. In het veld <Farebase> kunnen tarieftypes ingevoerd worden, die Jack dan bij de overname uit de CRS-koppeling aan de hand van de ticketgegevens controleert en uitleest. Staan in de ticketgegevens een Farebase, die hier in de fee-regels gebruikt wordt, dan wordt automatisch de bijbehorende servicefee voor dit ticket vastgelegd.

Het opvragen van de Farebase gebeurt uitsluitend bij het uitlezen van de ticketgegevens uit de CRS-koppeling aan de hand van de CRS transformers. Het uitlezen van de Farebase uit handmatig vastgelegde ticketgegevens is niet mogelijk.

Hier kan de servicefee aan een bepaalde touroperator en daarnaast aan een bepaald producttype gekoppeld worden. Hier kunnen alleen touroperators en producttypes geselecteerd worden, die reeds in <Basisgegevens – Touroperator> vastgelegd werden.

Activeert u in ieder nieuwe servicefee het veld <Per deelnemer>, dan wordt de fee aan iedere deelnemer in de boeking aangerekend. Blijft dit veld inactief, dan wordt de fee slechts eenmaal voor de complete boeking berekend.

Deelnemer gebaseerde fees worden automatisch vastgelegd, zodra de service uit de CRS-koppeling in de Jack Plus boeking overgenomen worden. Wordt de service of de boeking handmatig aangemaakt, dan moeten eerst alle deelnemers toegevoegd worden, en daarna pas de service!

Activeert u in de servicefee <Per ticket>, dan wordt de fee voor ieder ticket automatisch vastgelegd, die uit de CRS-koppeling in de Jack boeking overgenomen wordt.

Ticketfees voor handmatig in Jack vastgelegde tickets kunnen ook alleen handmatig direct in de service toegevoegd worden!

Daarnaast kunt u selecteren of u een fee per <Type> berekenen wilt. U kunt een fee per documenttype definiëren: Standaard = Papierenticket, e-Ticket, MCO en Refund.
Jack herkent het documenttype standaard en e-ticket, wanneer deze documenten via de CRS-koppeling in Jack Plus verschijnen. Wijzig handmatig het documenttype bijv. in een Refund of een MCO, dan wordt tevens de bijbehorende fee gebruikt, wanneer deze in de fee-administratie gedefinieerd en aan het klantenprofiel toegewezen werd.

Hier kan ingesteld worden, of de servicekosten per vluchtsegment belast moet worden.

Het veld <Vluchtbestem.> staat alleen 4 mogelijkheden toe:

• Binnenlands
• Europa
• Intercontinentaal
• Enkel buiten Europa

De koppeling, welke vluchttype waarbij hoort, staat in <Basisgegevens – Luchthavens>. Daar is voor iedere 3-letter-code in het veld <Land> een vluchtbestemming gedefinieerd.
Onder <Betand – Parameters - Applicatieparameters – Globaal – Landen-instellingen - Binnenland/Europa> stelt men in, welke landen men onder binnenland resp. Europa verstaat. Alle landencodes die NIET in de applicatieparameters staan, worden volgens de fee-administratie als Intercontinentaal beschouwt. In de tickettgegevens wordt dan ook de koppeling automatisch gezet, om welke vluchtbestemming het gaat.
Het werken met de VERK-koppeleing bijv. op het gebied van treinen vereist nog de volgende aanpassingen:

• <Basisgegevens – Touroperator – Producten>: vastleggen uitgebreide producttypes
• <Basisgegevens – VERK-Codes>: bij bepaalde codes de toewijzing van touroperator en producttype
• <Bestand – Parameters – Fee-instellingen>: vastleggen van servicefees met touroperator en producttype
  

Toewijzen van de gemaakte fee-regels

Na het aanmaken van de fee-regels moeten nu de klanten de gewenste fee-regels toegewezen krijgen. Daarvoor moet de klantenkaart geopend worden. Via de Button <Fee-regel> worden de gewenste regels bij de geopende klant vastgelegd.

Voor alle klanten van een bepaald klantentype (privé / bedrijf / reisbureau)

U kunt voor alle klanten van een bepaald klantentype een fee-reglement definiëren. Daarvoor selecteert u onder <Klanten – Klant zoeken> een basis- of "masterklant". Voeg via <Fee-regel> alle voor u te gebruiken fee-regels met <Voeg toe> toe. Sla op met <OK>. Vul het Jack klantennummer van deze "masterklant" under <Bestand – Parameters - Klantenparameters – Tabblad Klant/Bedrijf/Reisbureau> in in het veld <Vaste klant> in.
Nu weet Jack meteen, dat de fee-regels van deze basis- of masterklant primair voor alle privé-/reisbureau-/bedrijfsklanten moeten gelden en wendt deze dienovereenkomstig aan. Natuurlijk kunt u voor bedrijven of reisbureaus ieder een eigen basisklant met daarbij een ndere fee-regel definiëren.

Voor bepaalde klantgroepen

Uitzonderingen van de fee-regels voor een enkele klant(-groep) moeten ook afzonderlijk in de klantenkaart vastgelegd worden. Definieer ook de "uitzonderings fees" in <Bestand – Parameters – Fee-instellingen>. Voeg deze "uitzonderingsfees" evenals alle andere, voor deze klantgroep geldige fee-regels, aan een bestaand klantprofiel toe.
Daarna kunt u de fees van deze klant heel eenvoudig naar een andere klant kopiëren. Onthoudt hierbij het Jack Plus klantennummer van deze klant.

Ga vervolgens in de klantenkaart van de volgende klant, die dezelfde fee-regels moet krijgen. Op het tabblad <Extra> in het veld <Gelinked aan – Fees> vult u het Jack klantennummer van de "fee-uitzonderingsklant" in.
Daarna klikt u op <Kopiëren>. Jack Plus neemt daarmee automatisch alle fees van de "fee-uitzonderingsklant" over op de klant. U kunt dit herkennen aan, dat nu de button <Fee-regel> blauw wordt weergegeven.

De geldigheid van de fee-regels die in de parameters bij de basisklant ingegeven werden vervallen, zodra een klant van dit type een enkele of individuele fee toegewezen krijgt. Aan deze klant moeten dan ook alle "algemene" fees nogmaals handmatig toegekend worden.

Individueel voor enkele klanten

Deze individuele klanten worden de gedefinieerde fee-regels in hun klantenkaart met de button <Fee-regels> afzonderlijk toegewezen.
Klantenkaart – Button <Fees>

Reeds gebruikte fees bij de klant kunnen in de klantenkaart via de button <Fees> opgeroepen en bekeken worden. Hier kunnen ook extra fees met <Nieuwe fee> handmatig toegevoegd worden.
Het volgende wordt in de lijst getoond:

<Naam>Naam van de fee-regel
<Service>Servicenummer, waaraan de fee gekoppeld is
<Bedrag>Bedrag van de fee
<BTW regel>
<Factuur>Factuurnummer behorende bij de boeking
<Boeknr.>Jack Plus boekingsnummer
<Boekingsnr.>Boekingsnummer van een gemaakte fee-boeking
<Aparte boeking>Checkbox in fee-instellingen actief/inactief
<Actief>Checkbox in fee-instellingen actief/inactief
<Datum>Datum van de fee-uitgifte
<Rek.nr>
<Geannuleerde>Melding, of de fee geannuleerd is
<Agent-Prov.>
<BTW>
<Oorspronkelijke boeking>
<Agent-verzamelboeking>

Fees in de boeking

Automatisch wordt de fee in de boeking aan de totaal prijs toegevoegd, indien deze actief is. Daarbij wordt geen extra serviceregel aangemaakt.
Alleen via de button <Fees> kan men in detail zien, welke servicebedragen Jack aan de boeking toegevoegd heeft. Alle verzamelde fees in een boeking worden daar opgeslagen.


Via de buttons <Verwijder>, <Wijzigen> en <Nieuwe fee> kunt u de fees van een boeking actief bewerken. U kunt bijv. de prijs van een reeds bestaande fee aanpassen of via <Nieuwe fee> een nieuwe boekingsfee met prijs selecteren.
Het <Servicenummer> heeft betrekking op de serviceregels in de boeking. Wordt een fee niet aan een service gekoppeld, dan verschijnt deze service op de rekening niet bij de service zelf, maar echter bij de "overige bedragen" als apart opgevoerde kosten, die na alle services geprint worden.

Voor alle fees die <Per deelnemer> gedefinieerd zijn, geldt: heeft u bijv. een ticketfee als <Per deelnemer> vastgelegd, dan kan Jack de fee pas per deelnemer herkennen, indien eerst de deelnemers van de reis in het tabblad <Passagiers> zijn toegevoegd en daarna pas de eigenlijke service vastgelegd wordt.

Separate fee-boekingen

Voor fees, die als een afzonderlijke boeking bewerkt moeten worden, wordt via <Boeking – Fee-boeking maken>, na ingave van het klantnummer, een boeking gemaakt van alle "verzamelde" fees van een klant tot een bepaalde datum.
Daarbij kunt u niet alleen een klantnummer maar ook binnen een bepaalde vertrek- of boekingsdatum of naar meerdere klantnummers zoeken.

Feelijst

Via <Lijsten – Feelijst> kan men een lijst van alle bestaande fees oproepen. Daarbij kan men naar boekingsnummer, datum, ticket- resp. klantnnummer zoeken. Onder <Regelnaam> kan men de specifieke fee-regel selecteren. Met de button <Query> zijn extra selectie beperkingen mogelijk, bijv. wanneer men alle ticketfees van een bepaalde bedrijfsklant in een bepaalde boekingsperiode wenst op te vragen.

Factuur afdruk (afdruk van de standaard rekening)

In een Jack Plus factuur worden de fees in het BTW-gedeelte "op een eigen rekening" vermeld, daar het hier om services van het reisbureau gaan die in eigen naam en op eigen rekening betrekking hebben.
Daarbij worden fees, die betrekking hebben op een service, automatisch onder de service geprint. Zelfde fees (fees van hetzelfde type en met hetzelfde bedrag) worden bij de afdruk samengevat. Fees, die niet aan een bepaalde service gekoppeld zijn, worden aan het einde van alle services geprint.

Bij het definitief afdrukken van een rekening worden de fees automatisch op de juiste rekening geboekt, die bij de betreffende fees behoren. De BTW wordt automatisch geboekt.

*Werkt het reisbureau hoofdzakelijk met proef facturen, dan dient men minstens één keer per maand – voor afdracht van de BTW-aangifte – een definitieve facturatie uit te voeren: <Boekhouding – Boeking/Reservering – Verzamelfactuur>, beperken op vertrekdatum, bevestigingsdatum / factureren per boekingsdatum.

Fee-overname via Transformer en Automater

In de fee-instellingen (tabblad boeking) bevindt zich een actie <Fee uit CRS-remark> speciaal voor de CRS-import. Een bedrag hoeft niet ingevuld te worden, dit kan bijv. "0" zijn, daar het bedrag hiervoor uit de opmerkingsregel van de PNR geïmporteerd wordt.
Het is echter noodzakelijk om een duidelijke regel in de instellingen voor het gebruik van deze fee in Jack Plus in te stellen. Er kunnen naar believen meerdere fee-regels als <Fee uit CRS-remark> gebruikt worden, alleen de ingave van het veld <Omschr.> van de de fee moet eenduidig zijn (op de rekening kan dan de omschrijving geprint worden, die bij <Print naam> staat).

Geef het bijbehorende rekeningnummer in en zet een vinkje bij <Actief>. Deze fee moet niet bij de klant zelf vastgelegd worden, daar deze opgegeven wordt, wanneer de gebruiker al in de PNR handmatig zo'n regel via de Remark Line ingeeft.





Daarnaast moet in Jack Plus bij <Bestand – CRS-opties – Remarks> een afkorting voor de fee-overname gedefinieerd worden, zodat in de Remark Line gesignaleerd wordt, dat aansluitend een bepaalde fee en een daarbij behorend bedrag overgenomen moet worden.

Let er op, dat de afkorting van de CRS-fee niet langer dan 8 tekens mag zijn.

Pas dan kan dan deze fee via een Remark Line gebruikt worden (het bedrag kan negatief of positief zijn, als bedrag scheidingsteken kan een komma maar ook een punt ingegeven worden, bijv -2.40 of 4,15 of 1,25).
Bij de CRS-import in Jack Plus wordt de fee van de boeking in de betreffende service automatisch toegekend (als de service nieuw wordt vastgelegd, maar niet bij het actualiseren van een service, zodat de fee niet dubbel ingelezen wordt!).

De ingave kan dan bijv. bij Amadeus zijn:
RM*FEETOD15.00/ZGD/RAGF
(Remark met een fee genaamd TOD van 15,-; Bestemming = D (bijv. Duitsland); Reistype = GF (zakelijke reis)

Directe incasso bij fees

Vele consolidators incasseren voor de bij hen geboekte reisbureaus de fees bij de uitgifte van de tickets voor de eindgebruiker. Nu heeft echter de consolidator reeds de creditcard van de klant ook de openstaande fee belast en wordt dit bedrag aan het reisbureau teruggestort. Dus mag het reisbureau de eindklant geen rekening sturen, bij hem de fee nog als openstaande bedrag staat.

Methode:

• In <Basisgegevens – Touroperator – Parameters> is het veld <Fee over TO-incasso> bij deze touroperator actief.
• In de service worden de fees voor deze touroperator met een vinkje voorzien, waardoor deze als touroperator-incasso worden gekenmerkt.

Staat de service van deze touroperator op <V> en bevat de fee-instellingen tevens een fee, dan wordt bij het opslaan van deze service de daarbij behorende fee automatisch bij de touroperator afrekening rekening mee gehouden, dat de fee als creditnota verwacht wordt.

De facturering van deze fees gebeurt zoals gewoonlijk via <Boekhouding – Boeking/Reservering – Verzamelfactuur....>.