Functional Documentation

Standard Buchhaltung

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General remark

The final dialog design/layout of the screens may vary, but the described functionality shall be integrated.

Revision History

Inhalt

1. Systemeinstellungen Buchhaltung................................ 6

   • Stammdaten................................................. 6

   • Verbuchungstabellen.................................... 7

   • Währungseinstellungen................................. 7

   • Sitzungen..................................................... 7

   • Wirtschaftsjahre............................................ 8

   • Sammelkonten.............................................. 9

   • Anlage von MWST-Sätzen.......................... 12

   • Währungstabelle......................................... 13

   • Rundungseinstellungen............................... 13

   • Zahlungsziele.............................................. 14

2. Konten....................................................................... 16

   • Anlage Kontenart........................................ 16

   • Anlage Konto.............................................. 17

3. Verbuchungseinstellungen......................................... 18

   • Kontendefinition zur automatischen Verbuchung: Buchungscode-Kontengruppen................................................................... 19

   • Kontendefinition zur automatischen Verbuchung: Kundenkonten........................ 19

   • Provisionen................................................. 21

   • Verbuchungsschritte................................... 21

4. Leistungsträgerabrechnung (SIC)............................... 25

   • Konfiguration.............................................. 25

   • Anlage Verrechnungskonto......................... 26

   • Exemplarisches Rechnungs-Matching SIC.. 27

   • Exemplarisches Erfassen einer Eingangsrechnung...................................... 27

   • Exemplarisches Zuweisen und Verbuchen einer Eingangsrechnung............................. 29

   • EK‟s markierter Leistung zuweisen.............. 30

   • Korrekturbetrag einfügen............................. 32

   • Betrag splitten............................................. 33

   • Fremdwährungsdifferenz............................. 34

   • Gutschriftbetrag erfassen............................ 34

   • Verbuchungsschritte SIC............................. 37

5. Verbuchungsschritte Fallbeispiele............................... 38

   • Verbuchung ohne Differenz......................... 38

   • Verbuchung mit Differenz............................ 38

   • Verbuchung mit Währungsdifferenz............. 39

6. Automatische SIC...................................................... 39

   • Import der Datei.......................................... 39

   • Format der Datei......................................... 39

7. Einstellungen für Rechnungsdruck.............................. 40

   • Allgemein.................................................... 40

   • Meldungen bei Fehlern................................ 41

   • Einstellungen für rechnungsrelevante Änderungen................................................ 42

8. Zahlungswesen.......................................................... 43

   • Allgemein.................................................... 43

   • Einrichtung der Zahlungsarten/Zahlungen... 43

   • Manuelle Erfassung von Kundenzahlungen. 45

   • Manuelle Erfassung von Provisionszahlungen................................................................... 48

   • Manuelle Erfassung von Kreditorenzahlungen................................................................... 49

9. Mahnwesen............................................................... 53

   • Mahnungseinstellungen.............................. 52

   • Mahnungslauf............................................. 54

1.   Systemeinstellungen Buchhaltung

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Um direkt beim Rechnunglauf bestimmte Verbuchungsschritte abbilden zu können, werden bei der Kontendefinition zur automatischen Verbuchung auf dem 2. Tab Buchungcode Konten Gruppe Einträge angelegt, die dann im Buchungscode verknüpft werden.

• Kontendefinition zur automatischen Verbuchung: Kundenkonten

Den Buchcode Konten Gruppen werden auf dem 1. Tab Kundenkonten Erlös und Verrechnungskonten zugewiesen, auf deren Basis dann in den Verbuchungstabellen die

...

Unter Systemeinstellung - > Buchhaltung -> Buchhaltungsanwendungsgrundlagen -

• Leistungsträgerabrechnung werden die grundsätzlichen Einstellungen

Beschreibungen

Wertstellung Eingangsrechnung   Datum der Wertstellung für die Leistungsträgerrechnung Wertstellung zugewiesene Preiszeilen Datum zur Verbuchung der zugewiesenen Einkaufspreiszeilen

...

Verbuchung mit Währungsdifferenz

1. Automatischer Import einer Eingangsrechnung

6.1.                      Import der Datei

...

*Die <External Reference> ist die DaVinci Buchungsnummer

1. Einstellungen für Rechnungsdruck

7.1.                      Allgemein

...

Unter Konfiguration - > Systemeinstellungen -> Buchhaltung unter dem Menüpunkt „Einstellung Rechnungen -> Fehler“ ist eingestellt, für welche Fälle Rechnungen gedruckt werden sollen und wann nicht.

• Einstellungen für rechnungsrelevante Änderungen

Unter Konfiguration - > Systemeinstellungen -> Buchhaltung unter dem Menüpunkt „Einstellung Rechnungen -> Rechnungsrelevante Änderungen“ wird eingestellt, für welche Vorgangsänderung das Flag „rechnungsrelevante Änderungen“ automatisch gesetzt wird. In diesem Fall ist jede Vorgangsänderung eine rechnungsrelevante Änderung, was bedeutet, dass bei jeder Vorgangsänderung eine neue Rechnung erzeugt wird.

Die Flags sind wie auf dem Screenshot gesetzt.

1. Zahlungswesen

   • Allgemein

Unter Konfiguration - > Systemeinstellungen -> Kunden unter dem Menüpunkt „Kundenanwendungsgrundlagen -

• Allgemein -> Buchhalterische Grundlagen -> Zahlungswesen“ werden allgemeine Zahlungseinstellungen

Beschreibungen

Standard-Zahlungsart                        Die Standardzahlungsart bei der Kundenneuanlage über Genesis

...

Vorgangs in den Kunden zurückgespiegelt

• Einrichtung der Zahlungsarten/Zahlungen

Unter Konfiguration - > Systemeinstellungen -> Kunden unter dem Menüpunkt Kundenanwendungsgrundlagen -> Allgemein -> Buchhalterische Grundlagen -> Zahlungswesen -> Zahlungsarten werden die notwendigen Zahlungsarten aktiviert.

...

%u         Aktueller Mitarbeiter

• Manuelle Erfassung von Kundenzahlungen

Dieses Kapitel behandelt exemplarisch die Erfassung von Barzahlungen.

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Auf der linken unteren Seite ist eine kurze Zusammenfassung zu den geleisteten Zahlungen sowie noch offenen Beträgen.

• Manuelle Erfassung von Provisionsauszahlungen

Bei Provisionszahlungen ist es wichtig eigene Zahlungsarten dafür zu erstellen.

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Damit ist der Buchungssatz automatisch Debitor an Bank. Also wird an die Agentur (Debitor) ausgezahlt.

• Manuelle Erfassung von Kreditorenzahlungen

Um manuell geleistete Kreditorenzahlungen in DaVinci zu buchen wird unter Konfiguration - > Systemeinstellungen -> Buchhaltung unter dem Menüpunkt Sitzungen eine weitere Sitzung Manuell angelegt.

...

Vorgangs in den Kunden zurückgespiegelt

1. Mahnwesen

   • Mahnungseinstellungen

Unter Konfiguration - > Systemeinstellungen -> Buchhaltung unter dem Menüpunkt „Mahnungseinstellungen“ werden die Mahntage angelegt.

...

„Nimm größte Mahnstufe“ bedeutet, dass wenn der Kunde mehrere offene Beträge hat und diese alle auf einer Mahnung aufgeführt werden, dass dann der Text der höchsten Mahnstufe mit angedruckt wird.

• Mahnungslauf

Die grundsätzliche Arbeitsweise des Mahnwesens ist in der Dokumentation der Standard-Mahnbriefe enthalten.