Inhalt

1.   Systemeinstellungen Buchhaltung

1.1.                      Stammdaten

Unter Konfiguration - > Systemeinstellungen -> Buchhaltung unter dem Menüpunkt Buchhaltungsanwendungsgrundlagen -> Stammdaten werden die grundsätzlichen Buchhaltungseinstellungen definiert.

Open

Beschreibungen

Vorschlag Session                          Sitzung, in der die Buchungen erfasst werden

Auto-Buchung Session                    Sitzung, in der die automatisch generierten Buchungen erfasst werden Auto-Buchung Buchungstext*                  Als Buchungstext wird der Kundenname abgespeichert.

Auto-Buchung Belegnummer           Die Vorgangsnummer wird im Belegnummernfeld abgespeichert. Buchhaltung in Da Vinci  Da Vinci Buchhaltung ist eingeschaltet

Wertstellung Ausgangsrechnung     Belegdatum der Buchungen ist das Abreisedatum

Stornierung „Belegdatum“ setzen     Das Belegdatum der Gutschriften bei Stornos ist das ursprüngliche

Belegdatum der Buchung (= Abreisedatum).

Stornierung „Buchungsdatum“….     Das Buchungsdatum der Gutschriften/Stornos ist das Datum, an dem das

Storno gebucht wird.

Gültigkeit der MwSt prüfen              Das Abreisedatum ist ausschlaggebend für den gezogenen MwSt-Satz.

*Als Auto-Buchungstext Text können über die Definition von Variablen bestimmte Informationen aus der Buchung gezogen werden. Es können folgende Variablen gesetzt werden:

%V    Vorgangsnummer

%v     Abreisedatum

%b    Rückreisedatum

%K    Kundenname

%k     Kundennummer

1.2.                      Verbuchungstabellen

Unter Konfiguration - > Systemeinstellungen -> Buchhaltung unter dem Menüpunkt Buchhaltungsanwendungsgrundlagen -> Verbuchungstabellen wird die Verbuchungsschritttabelle festgelegt, die für die Vorgänge mit Abreisedatum ab dem 01.01.2011 gültig ist.

Open

1.3.                      Währungseinstellungen

Unter Konfiguration - > Systemeinstellungen -> Buchhaltung unter dem Menüpunkt Buchhaltungsanwendungsgrundlagen -> Währungseinstellungen werden die Einstellungen für die Standardwährung definiert.

Die Standard- wie Landeswährung ist jeweils EUR. Nachkommastellen sind 2.

1.4.                      Sitzungen

Unter Konfiguration - > Systemeinstellungen -> Buchhaltung unter dem Menüpunkt „Sitzungen“ können unterschiedliche buchhalterische Sitzungen erfasst werden. Diese werden dann

genutzt, wenn der Veranstalter die Da Vinci-Buchhaltung komplett als Buchhaltungssystem nutzt.

1.5.                      Wirtschaftsjahre

Unter Konfiguration - > Systemeinstellungen -> Buchhaltung unter dem Menüpunkt

„Wirtschaftsjahre“ müssen die für die Buchhaltung notwendigen Wirtschaftsjahre angelegt werden. Eine Buchung mit einem Belegdatum für ein Wirtschaftsjahr, welches noch nicht angelegt wäre, ist nicht möglich

Durch einen Klick mit der rechten Maustaste in das rechte freie Feld öffnet sich der Dialog

„Neues Geschäftsjahr“.

Hier gibt man nun das neu anzulegende Geschäftsjahr, den Monat, mit dem es startet, und die zusätzlichen Perioden (max. 2) ein. Das System schlägt automatisch das folgende Jahr vor.

Markiert man nun in der linken Liste das gewünschte Wirtschaftsjahr, so werden auf der rechten Seite die zugehörenden Perioden angezeigt.

Würde man den Status eines Monat auf „gesperrt“ setzen (Doppelklick auf den Monat öffnet entsprechenden Dialog), so wären Buchungen mit einem Belegdatum für diesen Monat nicht mehr möglich.

1.6.                      Sammelkonten

Unter Konfiguration - > Systemeinstellungen -> Buchhaltung unter dem Menüpunkt

„Sammelkonten“ müssen die gültigen Sammelkonten für die Debitorenkonten und MwSt-Sätze definiert werden. Diese werden dann automatisch gebucht. Die Anlage der Konten ist unter Punkt 2. beschrieben.

Für die Debitoren und Kreditoren:

Für das Vorsteuerkonto auf dem Tab Vorsteuer

Für das Umsatzsteuerkonto auf dem Tab Umsatzsteuer

Bei bestehenden Eröffnungsbilanzkonten erfolgt die Eingabe der entsprechenden Konten auf dem Tab EB-Konten.

1.7.                      Anlage von MWST-Sätzen

Jedem Konto in Da Vinci kann ein MWST-Satz zugewiesen werden. Dies ist immer dann notwendig, wenn das Konto mit MwSt gebucht werden soll.

Unter Konfiguration - > Systemeinstellungen -> Buchhaltung unter dem Menüpunkt „MWST- Sätze“ müssen die möglichen MwSt-Sätze definiert werden.

Durch einen Klick mit der rechten Maustaste in das rechte freie Feld öffnet sich der Dialog

„Steuerdetails“.

Beschreibungen

 Eindeutiger Code je Mwst-Satz; dieser wird nur für die interne Arbeitsweise von Da Vinci genutzt.

CRS-Steuercode     Bleibt leer (relevant für CETS)

Bezeichnung           Bezeichnung des Mwst-Satzes

Typ                          Hier wird der Typ des Mwst-Satzes eingegeben. Also ist dieser Satz nur für die Vorsteuer oder nur für die Umsatzsteuer oder aber für beide Steuerarten relevant.

 Steuerberechnung Hierüber wird eingestellt, ob die zu berechnende Steuer „Im Hundert“ (inkl.) oder „Vom Hundert“ (additiv) berechnet werden soll. Bsp. Mwst auf Provisionen ist „Vom Hundert“ währenddessen die Mwst der Verkaufspreise „Im Hundert“ ist.

Aktueller                 Steuersatz

Neuer                     Bei einer Mwst-Erhöhung kann hier der neue Mwst-Satz eingetragen werden

Neuer Steuersatz gültig Hier wird dann das Datum, ab wann der neue Mwst-Satz gültig sein soll, eingetragen.

1.8.                      Währungstabelle

Unter Konfiguration - > Systemeinstellungen -> Buchhaltung unter dem Menüpunkt

„Währungstabelle“ müssen die benötigten Währungen mit ihren Kalkulationskursen angelegt werden.

Bei den Währungen wird der Wechselkurs eingegeben für:

à Einkauf (für EK-Preistabelle und Einkauf in Genesis)

à Verkauf (für Kalkulation EK – VK in DaVinci)

à LT-Abrechnung (Leistungsträger-Abrechnung)

1.9.                      Rundungseinstellungen

Unter Konfiguration - > Systemeinstellungen -> Anwendungsgrundlagen unter dem Menüpunkt

„DaVinci -> Buchungsserver -> Rundungseinstellungen“ sind für jede Preisart die

Rundungseinstellungen hinterlegt.

1.10.                 Zahlungsziele

In den Systemeinstellungen > Anwendungsgrundlagen unter Vorgangsverwaltung > Zahlungsziele werden Zahlungsbedingungen angelegt.

Beschreibungen:

Bezeichnung:                      Frei definierbar

Zeitraum Anz.                     Einstellung, zu welchem Zeitraum die Anzahlung fällig ist immer in Abhängigkeit zum Eingabefeld „Tage“

Buchung                             fällig X Tage vor/nach Buchung abhängig vom eingegebenen Vorzeichen +/-

Rechnung                           fällig X Tage vor/nach Rechnungsdruck abhängig vom eingegebenen Vorzeichen +/-

Abreise                                                      fällig X Tage vor/nach Abreise abhängig vom eingegebenen Vorzeichen +/-

Tage:                           steuert den Zeitraum der Anzahlung, Eingabe mit positivem und negativem Vorzeichen möglich

%:                                      Prozentsatz der Anzahlung

Fest:                                  Fester Anzahlungsbetrag

Min:                                   Minimaler Wert des Anzahlungsbetrages

Max:                                  Maximaler Wert des Anzahlungsbetrages

Zeitraum Rest:              Einstellung, zu welchem Zeitraum die Restzahlung fällig ist immer in Abhängigkeit zum Eingabefeld „Rest Tage“

Buchung                       fällig X Tage vor/nach Buchung abhängig vom eingegebenen Vorzeichen +/-Rechnung     fällig X Tage vor/nach Rechnungsdruck abhängig vom eingegebenen Vorzeichen +/-

Abreise             fällig X Tage vor/nach Abreise abhängig vom eingegebenen Vorzeichen +/-

Rest Tage:                   steuert den Zeitraum der Restzahlung, Eingabe mit positivem und negativem Vorzeichen möglich

Rund:                                 Rundung der Restzahlung; keine Eingabe nötig

Diff:                              Beispiel: Ist die Differenz der Tage zwischen Anzahlungs- und Restzahlungsdatum kleiner als die hier eingegebenen Tage, so ist der Gesamtbetrag zum Anzahlungsdatum fällig.

Mahnung:                           Template

Zeitraum Prov.:             Einstellung, zu welchem Zeitraum die Provisionsgutschrift fällig wäre immer in Abhängigkeit zum Eingabefeld „Prov.Tage“

Prov Tage:                                    steuert den Zeitraum der Provisionszahlung Kinder Fest:                                    andere Anzahlungsmodalität für Kinder und Babys Kinder %:                                    andere Anzahlungsmodalität für Kinder und Babys Baby fest:                                    andere Anzahlungsmodalität für Kinder und Babys Baby %:                                    andere Anzahlungsmodalität für Kinder und Babys Immer pro Person:                                        wird nicht unterstützt

Zeitraum Storno:           Einstellung, zu welchem Zeitraum die Stornozahlung fällig wäre Immer in Abhängigkeit zum Eingabefeld „Zahl. Storno“

Zahl. Storno:                       steuert den Zeitraum der Restzahlung

Default:                  Flag zur Definition eines Default Zahlungszieles

Anzahlungsstaffeln: (…)

2.   Konten

2.1.          Anlage Kontenart

Jedem Konto in Da Vinci muss eine Kontenart zugewiesen werden. Die Kontenarten lehnen sich an den Kontengruppen an, unter denen das jeweilige Sachkonto im SKR03 gelistet ist. Unter Konfiguration - > Systemeinstellungen -> Buchhaltung unter dem Menüpunkt

„Kontenarten“ werden diese definiert.

Durch einen Klick mit der rechten Maustaste in das rechte freie Feld öffnet sich der Dialog

„Kontenart“.

Beschreibungen

Bezeichnung    Hier wird die Bezeichnung der Kontenart eingegeben. Kontenart   Über Drop Down-Liste die entsprechende Kontenart auswählen

Teilnahme   Ist das Flag aktiviert, dann können diese Konten mit Kostenstellen geführt werden. Saldovortrag   Würde man das Flag aktivieren und den automatischen Jahresabschluss von Da Vinci nutzen, dann würde für diese Konten automatisch ein Saldovortrag erzeugt werden.

Unter dem Menüpunkt Kontenliste werden dann je zugewiesener Kontenart die Konten angezeigt.

2.2.          Anlage Konto

Unter Konfiguration - > Systemeinstellungen -> Buchhaltung unter dem Menüpunkt

„Kontenliste“ und dort der Eintrag „Sachkonten“ werden die Sachkonten angelegt.

Durch einen Klick mit der rechten Maustaste in das rechte freie Feld öffnet sich der Dialog

„Konteninformationen“.

Für die Kontenanlage werden nur die rot markierten Felder benötigt. Alle anderen Felder bleiben leer. Das Flag „Nicht abbilden in der Genesis!“ bleibt aktiviert, alle anderen Flags werden nicht aktiviert.

Beschreibungen

Kontonummer         Eingabe der Kontonummer; diese muss numerisch sein Bezeichnung                       Bezeichnung des Kontos

Währung Wenn mit verschiedenen Währungen gearbeitet wird und Finanzkonten abgegrenzt werden sollen

Kontenart               Zuweisung der vordefinierten Kontenart

Steuervorgabe        Handelt es sich beim anzulegenden Konto um ein Konto, welches mit Steuer gebucht werden soll, so ist hier der Steuersatz auswählen. Im rechten Feld muss dann noch ausgewählt werden, ob es sich bei der Steuer um Umsatz- oder Vorsteuer handelt.

Teilnahme Kostenstelle Da zurzeit ohne Kostenstellen gearbeitet wird, ist hier der Eintrag „Keine Teilnahme“ auszuwählen. Ansonsten könnte das Konto auch mit Kostenstellen gebucht werden.

3.   Verbuchungseinstellungen

3.1.          Kontendefinition zur automatischen Verbuchung: Buchungscode- Kontengruppen

Um direkt beim Rechnunglauf bestimmte Verbuchungsschritte abbilden zu können, werden bei der Kontendefinition zur automatischen Verbuchung auf dem 2. Tab Buchungcode Konten Gruppe Einträge angelegt, die dann im Buchungscode verknüpft werden.

• Kontendefinition zur automatischen Verbuchung: Kundenkonten

Den Buchcode Konten Gruppen werden auf dem 1. Tab Kundenkonten Erlös und Verrechnungskonten zugewiesen, auf deren Basis dann in den Verbuchungstabellen die

Verbuchungsschritte definiert werden. Diese sind für alle Konten zu erstellen, welche durch

einen speziellen Buchungscode angesprochen werden sollen.

Um die Leistungsträgerabrechnung (SIC) zu nutzen, ist zusätzlich die Anlage eines Verrechnungskontos pro Buchungscodekontengruppe notwendig.

Beschreibungen

Bezeichnung                      Bezeichnung des Kontos

Konto                                 Zuweisung des Kontos

Gruppe                              Selektion der Anwendungsgruppe Buchcode gruppe               Auswahl der Buchungscode- Kontengruppe

Steuer                                Auswahl des Steuercodes, z.B. bei Provisionen

Einkauf/Verkauf:                       Gültig für die Zuweisung als Anwendungskonto in der Verbuchungstabelle zur Definition von Verbuchungsschritten im VK oder EK

3.3.          Provisionen

Unter Konfiguration - > Systemeinstellungen -> Buchhaltung unter dem Menüpunkt

„Kontendefinition zur automatischen Verbuchung“ werden ebenfalls die Konten für die Verbuchung der Provision hinterlegt.

3.4.          Verbuchungsschritte

Unter Konfiguration - > Anpassen -> Buchungsschritte werden die grundsätzlichen Verbuchungsschritte (Verkauf und Einkauf) für die Buchhaltung eingerichtet. Diese definieren die komplette Kontenansteuerung während der automatischen Verbuchung, z. Bsp. beim Rechnungsdruck.

Achtung:

Diese dürfen nur nach Rücksprache mit Bewotec abgeändert werden !!!!!

Sind noch keine Verbuchungstabellen vorhanden werden diese über den Button Neuanlage Verbuchungstabelle…. generiert.

Beschreibungen

Nummer                 Verbuchungstabelle wie in den Buchhaltungsanwendungsgrundlagen definiert

Verkauf und Einkauf sollten die gleiche Nummer haben

Bezeichnung           Name der Tabelle

Gültigkeit                hier wird die Gültigkeit vom 01.01.2000 bis 31.12.2099 vom System vordefiniert Type                      Auswahl zwischen Verbuchungstabelle für Verkaufs- oder Einkaufspreise

Die Verbuchungsschritte für den Verkauf werden im Selling price (1) – Veranstalter angelegt.

Die Verbuchungsschritte für den Einkauf werden im Purchase price (1) – Veranstalter angelegt.

Folgende Buchungsschritte sind für die Sitzung AUTO bei Rechnungsdruck definiert:

Bei Haben und alternativem haben wird erst geschaut, ob es ein Konto bei Haben gibt. Wenn nein wird das Konto des alternativen Haben zur Verbuchung genutzt.

4.   Leistungsträgerabrechnung (SIC)

4.1.          Konfiguration

Unter Systemeinstellung - > Buchhaltung -> Buchhaltungsanwendungsgrundlagen -

• Leistungsträgerabrechnung werden die grundsätzlichen Einstellungen

Beschreibungen

Wertstellung Eingangsrechnung   Datum der Wertstellung für die Leistungsträgerrechnung Wertstellung zugewiesene Preiszeilen Datum zur Verbuchung der zugewiesenen Einkaufspreiszeilen

…Buchungstext                          Hier kann ein Buchungstext hinterlegt werden

… Belegnummer                                  Hier kann eine Standard-Belegnummer für die SIC hinterlegt werden

Verbuchung mit Button „Fully matched“ Die Buchung kann direkt bei kompletter Zuweisung von

Preiszeilen zur Eingangsrechnung erfolgen

„EK‟s markierter Leistungen zufügen“… Aktivierung des Button bei der Zuweisung ….

Unterschied zwischen….             Hier kann eine Differenz zwischen den beiden Daten für die

Rechnungserfassung vorbelegt werden.

Standard für Produktart               Hier kann eine Standardproduktart für den Verbuchungsdialog

vorbelegt werden.

Standard für Kostenarte              Hier kann eine Standardkostenart für den Verbuchungsdialog

vorbelegt werden.

Verbuchung Gesamtbetrag nur bei…     Ist diese Einstellung aktiviert, ist eine Verbuchung der

Eingangsrechnung gegen den Kreditor nur nach voller Zuweisung möglich

4.2.          Anlage Verrechnungskonto

Das Verrechnungskonto für die SIC wird im Rahmen der Konten angelegt.

Es wird in der Lieferantenadresse – Tab Verschiedenes verknüpft.

4.3.          Rechnungs-Matching SIC

Über Buchhaltung – Leistungsträgerabrechnung – Supplier Invoice wird der Dialog zur Erfassung, Prüfung und Bearbeitung von Lieferantenrechnungen geöffnet.

Im oberen (rot markierten) Bereich wird der Lieferant der Eingangsrechnung

eingegeben, sowie die Aktionen zur Erfassung einer Rechnung, Zuweisung von Vorgängen zu einer Rechnung bzw. Stornierung einer zugewiesenen Rechnung aufgerufen werden.

Im mittleren (blau markierten) Bereich sind alle Rechnungen zu sehen, welche für den jeweils oben ausgewählten Leistungsträger erfasst wurden. Am Status kann man erkennen, ob diese Rechnungen bereits mit Vorgängen abgeglichen wurden. Ist die interne Nummer gefüllt, dann wurde nach der Zuweisung der Rechnung diese auch gebucht.

Den Eintrag zur Verbuchung sieht man im unteren (grün markierten) Bereich.

4.3.1.                Erfassen einer Eingangsrechnung

Um eine Eingangsrechnung zu erfassen wird als erstes das Feld Leistungsträger gefüllt. Dieser kann über das Drop-Down Menü aus der Adressliste gesucht werden. Erst nachdem ein Leistungsträger eingegeben wurde, werden die Möglichkeiten zur Bearbeitung im oberen Rechten Bereich (Neue Rechnung / Bookings / Storno) eingeblendet.

Über den Button Neue Rechnung wird der Dialog zur Eingabe einer Eingangsrechnung geöffnet.

Beschreibungen

Rechnungsnr.:          Eingabe der Rechnungsnummer der Eingangsrechnung Rechnungstyp:          Supplier

Rechnungsdatum:     Eingabe des Rechnungsdatums der Eingangsrechnung zahlbar am:              Eingabe des Fälligkeitsdatums der Eingangsrechnung Betrag:                                Eingabe des Rechnungsbetrags der Eingangsrechnung

Währung:                 Eingabe der Währung der Eingangsrechnung Währungsrate:                                Eingabe des Wechselkurses aus der Währung der

Eingangsrechnung. Ist in der Währungstabelle eine Einkaufswährung LT hinterlegt, wird dieser Wechselkurs automatisch gezogen.

Die eingegebenen Daten erscheinen nun im oberen Bereich.

4.3.2.                     Exemplarisches Zuweisen und Verbuchen einer Eingangsrechnung

Um ein nun den entsprechenden Vorgang zu suchen, für den die Eingangsrechnung erfasst wurde markiert man die entsprechende Rechnungszeile und öffnet mit dem Button Bookings den Dialog zur Rechnungszuweisung.

Im oberen (rot markierten) Bereich können verschiedene Suchkriterien eingegeben werden, mit denen der entsprechende Vorgang gesucht werden kann.

Im Bereich Exkludiere können verschiedenen Einträge aus der Suche ausgeschlossen werden, z.B. bereits ausgeglichene Vorgänge, voll zugewiesene Leistungen, Irrelevant für Rechnung da diese Ergebnisse nicht mehr bei einer neu erfassten Eingangsrechnung zutreffen können. Weiterhin können Einträge mit VK- Preisen exkludiert werden und es besteht die Möglichkeit, sich nur die letzte Sequenz eines Vorgangs über die Suche filtern zu lassen.

Über den Button Leistungen suchen werden im oberen rechten Bereich nun alle Leistungen angezeigt, auf die die Suchkriterien zutreffen und deren Einkaufspreise in derselben Währung sind, wie die erfasste Eingangsrechnung.

Im unteren (blau markierten) Bereich wird auf der linken Seite der Rechnungsbetrag aus der Eingangsrechnung mit dem Betrag der gefundenen Preiszeilen aus den Leistungen verglichen.

4.3.3.                EK’s markierter Leistung zuweisen

Entspricht der Restbetrag einer gefundenen Leistung dem Rechnungsbetrag der Eingangsrechnung, so kann auf dem Tab ‚Preiszeilen„ mit rechtem Mausklick – EK‟s markierter Leistung zuweisen das Matching vorgenommen werden.

Durch die Zuweisung wird im oberen Bereich der Restbetrag auf 0,00 gesetzt und eine grüne Zeile generiert, die signalisiert, dass dieser Betrag einer Eingangsrechnung zugewiesen wird.

Im unteren Bereich wird genau dieser Eintrag dem Rechnungsbetrag gegenübergestellt (Verbuchung als Leistungsträger Rechnung Preiszeile Typ EK).

Der Status kann nun mit dem Button voll zugewiesen von Partly Matched auf Fully Matched geändert werden.

Schließt man nun den Dialog mit OK kann man auf der Leistungsträger Rechnungsliste sehen, dass die Rechnungsnummer 146 dem Vorgang 146 zugewiesen wurde. Im oberen Bereich erscheint nun der Button Verbuchen, mit dem die Eingangsrechnung gebucht wird.

Wird der Button Verbuchen betätigt und die Verbuchungsschritte für die SIC sind in den Verbuchungstabellen definiert, erhält man folgende Information

Der Status der Eingangsrechnung wechselt nun zu Fully Matched Posted (voll zugewiesen und verbucht).

4.3.4.                Korrekturbetrag einfügen

Ist der Restbetrag einer gefundenen Leistung höher oder niedriger als der Rechnungsbetrag der Eingangsrechnung, so kann auf dem Tab ‚Preiszeilen„ mit rechtem Mausklick – Korrekturbetrag einfügen  diese Differenz buchen.

Durch die Eingabe des Betrages der Eingangsrechnung berechnet das System automatisch den Differenzbetrag.

Bestätigt man nun mit OK werden dem Rechnungsbetrag zwei Zeilen gegenüber gestellt (Verbuchung als Leistungsträger Rechnung Preiszeile Typ EK und als Leistungsträger Rechnung Preiszeile Typ DIF).

Das weitere Vorgehen bis zur Verbuchung bleibt gleich.

4.3.5.                Betrag splitten

Ist der Rechnungsbetrag der Eingangsrechnung nur ein Teil der Gesamtrechnung, so kann auf dem Tab ‚Preiszeilen„ mit rechtem Mausklick – Betrag splitten diesen Rechnungsbetrag einem Teilbetrag aus der Leistung zuweisen und damit den Restbetrag splitten.

Durch die Eingabe des Betrages der Eingangsrechnung berechnet das System automatisch den Differenzbetrag.

Bestätigt man nun mit OK werden dem Rechnungsbetrag nun ein Teilbetrag zugewiesen (Verbuchung als Leistungsträger Rechnung Preiszeile Typ SPL).

4.3.6.                Fremdwährungsdifferenz

Beim Erfassen einer Eingangsrechnung in einer Fremdwährung wird bei der Währungsrate der Wechselkurs aus den Buchhaltungsanwendungsgrundlagen vorgeschlagen. Wird hier manuell ein anderer Wechselkurs eingegeben, so wird der dadurch entstehende Differenzbetrag als FW Diff verbucht.

Hierfür wird bei der Kontendefinition zur automatischen Verbuchung in den Kundenkonten ein Eintrag für die FW Differenz als Anwendung FW Differenz mit dem entsprechenden Kostenkonto getätigt. (Verbuchung als Leistungsträger Rechnung Preiszeile Typ FW Diff).

Der Betrag FW Diff berechnet sich bei Eingabe eines abweichenden Wechselkurses automatisch bei der Aktion EK‟s markierter Leistung zuweisen sowie Korrekturbetrag einfügen.

4.3.7.                Gutschriftbetrag erfassen

Um einen Gutschrift zu einer bereits gebuchten Rechnung zu erfassen wird als erstes in der Leistungsträgerabrechnung eine Neue Rechnung erfasst, die einen negativen Betrag hat.

Sucht man nun über Bookings die bereits zugewiesene Leistung kann nun auf dem Tab ‚Preiszeilen„ ein Gutschriftbetrag erfasst werden.

Der Gutschriftsbetrag wird automatisch vorbelegt.

Mit dem Verbuchen der Gutschriftrechnung wird der ursprüngliche Verbuchungsschritt umgekehrt.

Exemplarisches Stornieren einer verbuchten Eingangsrechnung

Eine bereits verbuchte Eingangsrechnung mit dem Status Fully Matched Posted kann über den Button Storno zurückgebucht werden. Es erscheint folgender Dialog, der mit Storno bestätigt werden muss.

In der Übersicht wird nun der Eintrag bei Cancel auf JA gesetzt.

Die Rechnung ist nun komplett storniert und die ursprünglich zugewiesene Leistung storniert (=lila). Der schwarze Eintrag ist zur erneuten Zuweisung freigegeben.

4.4.          Verbuchungsschritte SIC

Folgende Verbuchungsschritte sollten für die Leistungsträgerabrechnung hinterlegt werden.

5.   Verbuchungsschritte Fallbeispiele

Folgende Fallbeispiele sind durch die hinterlegten Verbuchungsschritte abgedeckt.

5.1.                      Verbuchung ohne Differenz

5.2.                      Verbuchung mit Differenz

5.3.         Verbuchung mit Währungsdifferenz            

6. Automatischer Import einer Eingangsrechnung

6.1.                      Import der Datei

Wenn der Leistungsträger eine XML Datei zur Verfügung stellt, die dem nachfolgenden Format entspricht, kann man diese über den Dialog „Import“ importieren.

Es gibt nach dem Import die Möglichkeit dieser Rechnung manuell Vorgänge und EK-Preise zuzuordnen oder über den Button Automatische SIC den kompletten Prozess des Zuweisens und Verbuchens durchführen. Durch die Eingabe der Preisdifferenz werden leichte Abweichungen ignoriert und mit einem Diff Betrag ausgeglichen. Der Steuercode muss vor der Automatik gesetzt sein, wenn es in den EK-Preiszeilen auch einen gibt.

6.2.                       Formatvorlage der einzulesenden Datei

<?xml version="1.0"?>

<TOPAccounting xmlns:xsd="http://www.w3.org/2001/XMLSchema" xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance">

  <Invoices>

    <Invoice>

      <InvoiceNumber>005708</InvoiceNumber>

      <InvoiceDate>2022-09-30</InvoiceDate>

      <InvoiceAmount>

        <Amount>3818.52</Amount>

        <Currency>EUR</Currency>

      </InvoiceAmount>

      <InvoicePositions>

        <InvoicePosition>

          <PositionAmount>

            <Amount>3818.52</Amount>

            <Currency>EUR</Currency>

          </PositionAmount>

          <Service>

            <Code>BWXXXAC</Code>

            <Booking>

              <ExternalReference>10042373</ExternalReference>

            </Booking>

          </Service>

        </InvoicePosition>

      </InvoicePositions>

    </Invoice>

  </Invoices>

</TOPAccounting>

*Die <External Reference> ist die DaVinci Buchungsnummer

 7. Einstellungen für Rechnungsdruck

7.1.                      Allgemein

Unter Konfiguration - > Systemeinstellungen -> Buchhaltung unter dem Menüpunkt „Einstellung Rechnungen -> Allgemein“ sind die grundsätzlichen Rechnungseinstellungen definiert.

7.2.                      Meldungen bei Fehlern

Unter Konfiguration - > Systemeinstellungen -> Buchhaltung unter dem Menüpunkt „Einstellung Rechnungen -> Fehler“ ist eingestellt, für welche Fälle Rechnungen gedruckt werden sollen und wann nicht.

• Einstellungen für rechnungsrelevante Änderungen

Unter Konfiguration - > Systemeinstellungen -> Buchhaltung unter dem Menüpunkt „Einstellung Rechnungen -> Rechnungsrelevante Änderungen“ wird eingestellt, für welche Vorgangsänderung das Flag „rechnungsrelevante Änderungen“ automatisch gesetzt wird. In diesem Fall ist jede Vorgangsänderung eine rechnungsrelevante Änderung, was bedeutet, dass bei jeder Vorgangsänderung eine neue Rechnung erzeugt wird.

Die Flags sind wie auf dem Screenshot gesetzt.

1. Zahlungswesen

   • Allgemein

Unter Konfiguration - > Systemeinstellungen -> Kunden unter dem Menüpunkt „Kundenanwendungsgrundlagen -

• Allgemein -> Buchhalterische Grundlagen -> Zahlungswesen“ werden allgemeine Zahlungseinstellungen

Beschreibungen

Standard-Zahlungsart                        Die Standardzahlungsart bei der Kundenneuanlage über Genesis

Neue Sequenz bei…..                        Bei Eintrag „immer“ wird bei der Erfassung von Lastschrift- oder

Kreditkarten immer                            eine neue Vorgangssequenz angelegt. Bankverbindung im Kundenprofil speichern                                                               wenn aktiviert, wird die eingegebene

Bankverbindung im Kunden gespeichert Kreditkarte im Kundenprofil speichern                                                                       wenn aktiviert, wird die eingegebene

Kreditkarte im Kunden

Zahlungsart nicht im Kundenprofil speichern   wenn aktiviert, wird die Zahlungsart des

Vorgangs in den Kunden zurückgespiegelt

• Einrichtung der Zahlungsarten/Zahlungen

Unter Konfiguration - > Systemeinstellungen -> Kunden unter dem Menüpunkt Kundenanwendungsgrundlagen -> Allgemein -> Buchhalterische Grundlagen -> Zahlungswesen -> Zahlungsarten werden die notwendigen Zahlungsarten aktiviert.

Unter Konfiguration - > Systemeinstellungen -> Kunden unter dem Menüpunkt Kundenanwendungsgrundlagen -> Allgemein -> Buchhalterische Grundlagen -> Zahlungswesen -> Zahlungen werden die zur Erfassung der Kundenzahlungen notwendigen Zahlungen definiert.

Dabei wird definiert, um welche Zahlungsart (Überweisung, Bar etc.) es sich handelt und welches Konto im Hintergrund gebucht werden soll.

Durch einen Klick mit der rechten Maustaste in das rechte freie Feld und Auswahl des Menüpunktes „Neu“ öffnet sich der Dialog „Zahlungen“.

Beschreibungen

Name:                    frei zu vergebender Name der Zahlung

Konto:                    Auswahl des Kontos, welches bebucht werden soll

Ein/Aus:                 Auswahl, ob es sich bei dieser Zahlung um einen Ein- oder Ausgang handelt. Zahlungsart:                              Zahlungsart der zu definierenden Zahlung

Textart:                              hier könnte man einen Buchungstext eingeben, der bei der Zahlung angegeben wird. Dieser kann unter Konfiguration - > Systemeinstellungen -> Kunden unter dem Menüpunkt Kundenanwendungsgrundlagen -> Allgemein -> Buchhalterische Grundlagen -> Zahlungswesen -> Zahlungen text definiert werden*

Beleg:                    hier könnte eine vordefinierte Belegnummer erfasst werden (wird nicht benötigt)

Mitarbeiter:                        grenzt man die Zahlung auf bestimmte Mitarbeiter ein, so steht die Zahlung den anderen Mitarbeitern bei der Kundenzahlungserfassung nicht mehr zur Verfügung

SalesOffice:           wird nicht benötigt

Gruppe:                 wie bei Mitarbeiter; allerdings je Mitarbeitergruppe

Provision                handelt es sich um eine Zahlung, mit der Provisionen gezahlt werden sollen, so muss

das Flag aktiviert werden. Bei normalen Kundenzahlungen darf das Flag nicht aktiviert sein.

Datum sperren                   Ist das Flag aktiviert, so kann dieses bei der Kundenzahlungserfassung nicht mehr manuell geändert werden.

Journal:                              wird nicht benötigt Extra Zahlungsart:          wird nicht benötigt

* Zahlungen text:

In den Zahlungen Text können über die Definition von Variablen bestimmte Informationen aus der Buchung gezogen werden. Folgende Variablen können gesetzt werden:

%V        Vorgangsnummer

%v         Abreisedatum

%b         Rückreisedatum

%K        Kundenname

%k         Kundennummer

%d         Tagesdatum

%u         Aktueller Mitarbeiter

• Manuelle Erfassung von Kundenzahlungen

Dieses Kapitel behandelt exemplarisch die Erfassung von Barzahlungen.

Über den Menüpunkt „Vorgang -> Zahlung Kunde“ öffnet sich der Kundenzahlungsdialog. Über den Button Einfügen gelangt man zur Adress-Suche und kann so den entsprechenden Vorgang suchen.

Im oberen (rot markierten) Bereich ist zu sehen, dass der Gesamtbetrag des Vorgangs 918,00 € beträgt. Da der Gesamtbetrag = Offen ist, wurden noch keine Kundenzahlungen erfasst.

Im unteren (blau markierten) Bereich werden die erfassten Kundenzahlungen angezeigt. In diesem Fall wurden noch keine erfasst, daher werden auch noch keine angezeigt.

Mit Auswahl einer Zahlungsart aus der Liste werden die Felder Sollkto., Habenkto. und Inkasso vorbelegt. Weiterhin wird die Einstellung rechts neben der ausgewählten Zahlungsart (hier: Eingang) entsprechend der vordefinierten Zahlung eingeblendet. Sollte es sich um eine Auszahlung handeln, so muss der Anwender

„Eingang“ in „Ausgang“ ändern.

Die Felder Text (hier durch Zahlungen text vorbelegt), Belegnr. und Teilnehmer sind dann noch entsprechend auszufüllen.

Weiterhin schlägt das System den fälligen Betrag vor. Dieser kann dann manuell abgeändert werden.

Mit Betätigen des Buttons „Zahlung“ wird die Kundenzahlung erfasst und automatisch für den DATEV-Export verbucht.

Der Dialog, in dem dann noch die Bankdaten eingegeben werden können, kann einfach mit OK bestätigt werden. Diese Daten werden für die weitere Bearbeitung nicht benötigt.

Dialog nach Erfassung der Kundenzahlung:

1: Der offene Betrag ist um den gezahlten Betrag vermindert. 2: Die eingegebene Kundenzahlung wird in der Liste angezeigt.

3: Die erfasste Kundenzahlung wird angezeigt. Der jetzt angezeigte Restbetrag errechnet sich aus: Reisepreis ./. Zahlungen ./. Betrag (d.h. würde man nun den Betrag von 686,40 noch zahlen, dann wäre nichts mehr offen)

Wichtig zu wissen: 

Die Verbuchungen können nur durchgeführt werden bei den Zahlarten Bar, Überweisung und Bank. Alle anderen Zahlungsarten kann man zwar auswählen, aber die Verbuchung scheitert.

Eine weitere Möglichkeit die Kundenzahlung zu kontrollieren sind die Buchungsdetails in Genesis.

Hier werden ebenfalls die erfassten Kundenzahlungen angezeigt.

Auf der linken unteren Seite ist eine kurze Zusammenfassung zu den geleisteten Zahlungen sowie noch offenen Beträgen.

• Manuelle Erfassung von Provisionsauszahlungen

Bei Provisionszahlungen ist es wichtig eigene Zahlungsarten dafür zu erstellen.

Angenommen die Provisionen werden durch eine manuelle Überweisung getätigt, so ist das in der Zahlungsart einzustellen. Ferner muss der Haken Provision gesetzt sein. Damit gilt diese Zahlart auch nur für Provisionen.

Das entsprechenden Konto von dem die Überweisung erfolgt ist einzustellen (Bei Fremdwährungskonten ist auf die Hinterlegung der Währung im Konto zu achten) sowie der Vermerk dass es sich um einen Ausgang handelt.

Bei Fremdwährungskonten ist auf die Hinterlegung der Währung im Konto zu achten und dementsprechend für jede Währung eine eigene Zahlungsart zu hinterlegen

Damit ist der Buchungssatz automatisch Debitor an Bank. Also wird an die Agentur (Debitor) ausgezahlt.

• Manuelle Erfassung von Kreditorenzahlungen

Um manuell geleistete Kreditorenzahlungen in DaVinci zu buchen wird unter Konfiguration - > Systemeinstellungen -> Buchhaltung unter dem Menüpunkt Sitzungen eine weitere Sitzung Manuell angelegt.

Für regelmäßige Kreditorenzahlungen können unter Konfiguration - > Systemeinstellungen -> Buchhaltung unter dem Menüpunkt Vordefinierte Buchungsschritte feste Buchungssätze vordefiniert werden.

Beschreibungen

Name       Hier kann die Bezeichnung für den Kreditoren eingegeben werden Mitarbeiter           wird nicht benötigt

Buchungstext       Hier kann ein für die Kreditorenzahlung vorbelegter Buchungstext aus Zahlungen text verknüpft werden.

Belegnummer      hier kann eine Belegnummer vorbelegt werden Konto Soll:           hier kann das Kreditorenkonto vorbelegt werden

Konto Haben:      hier kann das Konto von TMS zur Zahlung der Kreditorenrechnung vorbelegt werden Journal*:  hier könnte optional ein Journal in DaVinci vorbelegt werden

weitere Einstellungen werden nicht benötigt.

* Journal

Ein Journal in DaVinci dient als Filter, mit dem Einträge in der Buchungserfassung gruppiert werden können, z.B. alle manuell gebuchten Kreditorenzahlungen. Unter Konfiguration - > Systemeinstellungen -> Buchhaltung unter dem Menüpunkt Buchungsjournale können mit rechtem Mausklick – Neue Journale erfasst werden.

Zur Nutzung eines Journals als Filterset wird eine Journalnummer vergeben, eine Bezeichung für das entsprechende Journal eingegeben und zwischen ein Journal-Typ (B-Bank, K-Kasse oder M-Memorial) eingegeben. Weitere Einstellungen werden nicht benötigt.

Zur Buchung der Kundenzahlung wird nun über Buchhaltung – Buchungserfassung der entsprechende Dialog geöffnet.

Im oberen (rot markierten) Bereich wird die Periode eingestellt, in der die Kreditorenzahlung gebucht wird. Als Sitzung wird Manuell gewählt. Sollen alle Kreditorenzahlungen in einem Journalfilter gruppiert werden, so wird dieser bei Buchungsjournal ausgewählt.

Im unteren (blau markierten) Bereich kann der vordefinierte Buchungsschritt gewählt werden. Durch die Auswahl des ‚Best Western Premier Castanea Resort Hotel„ werden automatisch Konto Soll und Konto Haben gefüllt. Ist ein Buchungstext und Belegnummer im Vordefinierten Buchungsschritt angelegt, werden auch diese Felder automatisch gefüllt. Alle Felder können auch manuell gefüllt werden.

Der Betrag der Kundenzahlung kann manuell im Feld ‚Betrag„ eingegeben werden. Wichtig: Es können nur Zahlungen in EUR gebucht!

Mit dem Button ‚Buchen„ wird nun die eingegeben Kreditorenzahlung gebucht und steht für den Export zu DATEV bereit.

Beschreibungen

Standard-Zahlungsart                        Die Standardzahlungsart bei der Kundenneuanlage über Genesis

Neue Sequenz bei…..                        Bei Eintrag „immer“ wird bei der Erfassung von Lastschrift- oder

Kreditkarten immer                            eine neue Vorgangssequenz angelegt. Bankverbindung im Kundenprofil speichern                                                               wenn aktiviert, wird die eingegebene

Bankverbindung im Kunden gespeichert Kreditkarte im Kundenprofil speichern                                                                       wenn aktiviert, wird die eingegebene

Kreditkarte im Kunden

Zahlungsart nicht im Kundenprofil speichern   wenn aktiviert, wird die Zahlungsart des

Vorgangs in den Kunden zurückgespiegelt

1. Mahnwesen

   • Mahnungseinstellungen

Unter Konfiguration - > Systemeinstellungen -> Buchhaltung unter dem Menüpunkt „Mahnungseinstellungen“ werden die Mahntage angelegt.

Durch einen Klick mit der rechten Maustaste in das rechte freie Feld und Auswahl des Menüpunktes „Neu“ öffnet sich der Dialog „Mahnungseinstellung“.

In diesem Fall wurden für Anzahlungen, Restzahlungen sowie für die Stornorechnungen Mahnungseinstellungen vorgenommen. Die Tage beziehen sich auf die jeweilige Differenz von einer Mahnung zur nächsten.

Bsp. Die erste Mahnung wird 14 Tagen nach Fälligkeit der Anzahlung verschickt. Die zweite Mahnung wird nach weiteren 14 Tagen, allerdings nun auf Basis des Datums der ersten Mahnung, verschickt, usw.

„Nimm größte Mahnstufe“ bedeutet, dass wenn der Kunde mehrere offene Beträge hat und diese alle auf einer Mahnung aufgeführt werden, dass dann der Text der höchsten Mahnstufe mit angedruckt wird.

• Mahnungslauf

Die grundsätzliche Arbeitsweise des Mahnwesens ist in der Dokumentation der Standard-Mahnbriefe enthalten.