Mahnwesen
- Eric Heuvelmann
Inhalt
1. Standardeinstellungen
1.1 Dokumentinformation
Alle gelb markierten Felder sind Sprachfelder, die von den Usern selbst angelegt und gepflegt werden können. Sprachfelder werden nur dann auf dem Report angedruckt, wenn das dazugehörige Datenbankfeld gefüllt ist.
Der Standardreport füllt sich anhand der Sprache des Absenders einer Agenturbenachrichtigung und druckt Sprachfelder dann an, wenn sie in der entsprechenden Sprache angelegt sind. Wenn ein Sprachfeld nicht in der richtigen Sprache vorhanden ist, wird stattdessen die Hauptsprache der Datenbank genutzt.
Die Mahnungen werden in A4, Hochformat, erstellt.
1.2 Sprachen
Um beim Import der Sprachfelder bereits die vorbelegten Übersetzungen für die deutsche und englische Sprache nutzen zu können müssen diese Sprachen in der Datenbank mit dem zweistelligen Ländercode angelegt werden. Für alle anderen Sprachen wird beim Import der Text mit der englischen Übersetzung gefüllt.
1.3 Einbinden des Reports in den Reportdateien
Der Standard Agenturbenachrichtigungsreport wird für alle Request-Aktionen in den Reportdateien unter Request Behandlung Agentur benachrichtigen zugewiesen.
2. Dialog „Mahnwesen“
2.1 Aufbau
In dem Menüpunkt Buchhaltung Mahnwesen öffnet sich der Dialog „Mahnwesen“.
Dem User ist es hier nun möglich, nach verschiedenen Kriterien zu selektieren.
1 Alle offenen Forderungen bis zu dem ausgewählten Datum werden angezeigt.
Bei Aufruf des Dialoges wird das Feld automatisch mit dem aktuellen Tagesdatum gefüllt.
2 In diesem Feld ist eine Selektion nach Kundennummern möglich. Es werden nur
offene Beträge einen speziellen Kunden angezeigt.
3 Hierbei besteht die Möglichkeit nach einem Buchungsdatum oder einer Buchungsspanne zu selektieren. Dies erfolgt über ein Dropdown Menü.
4 Das Abreisedatum oder eine Spanne an Abreisedaten kann per DropDown ausgewählt werden.
5 Die Selektion nach bestimmten Agenturnummern ist hier gegeben.
6 Es besteht die Möglichkeit den Mahnbrief nach einer in den Agentur- und Kundendaten eingetragenen Versandart zu selektieren.
7 Per Flag kann der User zwischen verschiedenen Forderungsarten wählen. Je nachdem ob Mahnungen für offene Anzahlungs- oder Restzahlungsbeträge, für Stornierungen, Kurzfristbuchungen oder Last Minute Reisen erstellt werden sollen.
8 Hier kann zwischen verschiedenen Mahnstufen unterschieden werden.
Achtung: Mahnstufe 0 steht für die erste Zahlungserinnerung, Mahnstufe 1 für die zweite Zahlungserinnerung usw.
9 Es ist möglich per Dropdown Menü das Versanddatum der Mahnung zu wählen, welches auf dem Mahnbrief angedruckt wird. Lässt der User das Feld frei, wird automatisch das aktuelle Tagesdatum angedruckt.
10 Unter dem „Datum der Fristsetzung“ wird das letzt mögliche Zahlungsdatum des noch offenen Betrages verstanden. Dieses erscheint auf dem Mahnbrief (siehe Kapitel 4.2.1)
Beispiel:
Der User möchte für eine bestimmte Kundennummer einen Mahnbrief der Stufe 1 versenden. Es sollen alle Vorgänge für diesen Kunden angezeigt werden, welche offene Beträge, die eine Fälligkeit bis 05.08.2010 haben, beinhalten. Des Weiteren soll ein Versanddatum vom 07.08.2010 erscheinen. Die offenen Beträge sollen vom Kunden bis spätestens 15.08.2010 beglichen werden.
Ein weiterer Dialog öffnet sich:
1 Klickt der User den Button `Detail´ an, so werden alle Vorgänge und offenen Beträge der Kundennummer 100069 aufgelistet.
Vorgang = Bei Klick auf dem Button `Vorgang´ öffnet sich ein weiterer
Dialog mit Informationen zur Buchung und Zahlungen.
Kundennr = Die vorher selektierte Kundennummer erscheint.
Vorgangsnr = Alle Vorgangsnummern mit bestehenden Forderungen
werden angezeigt.
Forderung = Der offene Betrag eines Vorgangs erscheint.
Restbetrag = Dies ist der Gesamtbetrag, welcher noch nicht beglichen wurde.
WKz = Währungskennzeichen
Fälligkeit = Hierunter ist das eigentliche Fälligkeitsdatum der Zahlung
verstanden.
MS = MS steht als Abkürzung für Mahnstufe. An diesem Beispiel
lässt sich aufgrund der `0´erkennen, dass noch keine
Mahnungen versandt wurden.
Ltz. Mahnung = Hier wird das Versanddatum der letzten Mahnung aufgeführt.
Sperre = Soll ein Vorgang von Mahnungen ausgenommen werden, so
wird an die entsprechende Buchung ein Flag gesetzt.
2 Die im Auswahldialog selektierte Kundennnummer erscheint.
3 Der Name des Kunden wird aufgeführt.
4 Der offene Gesamtbetrag aller Vorgänge dieser Kundennummer erscheint.
5 Der Gesamtbetrag, welcher noch nicht beglichen wurde, wird aufgeführt.
6 Dies ist das Währungskennzeichen, welches in den Währungseinstellungen (Buchhaltung) definiert wurde.
7 Hierbei handelt es sich um das Fälligkeitsdatum des zuletzt gebuchten Vorgangs mit offenen Forderungen.
8 MS steht als Abkürzung für Mahnstufe. Es lässt sich erkennen, dass noch keine Mahnungen versandt wurden.
2.2 Erzeugung des Reports
Bestehen zu einer Kundennummer mehrere Vorgänge – Es soll aber nur ein spezieller Vorgang gedruckt werden, so müssen für alle restlichen Buchungen Mahnsperren, mit Hilfe des Flags „Sperre“ gesetzt werden.
Ist zu einer Kundennummer nur ein offener Vorgang zugewiesen, dann wird auch nur dieser gedruckt.
Der Report lässt sich durch folgende Aktionen ansteuern:
Zum Einen kann selektiert werden, ob der Report einmal erzeugt oder mehrfach werden soll.
Des Weiteren gibt es diverse Versand- und Darstellungsmöglichkeiten:
1. Drucken = ein sofortiger Druck wird angesteuert
2. Mail = Der Versand des Reports ist per Mail möglich.
3. Vorschau = Der Report wird lediglich dargestellt und kann danach noch einmal manuell gedruckt oder per Mail versendet werden.
Nach den eben beschriebenen Selektionsmöglichkeiten im Auswahldialog `Mahnwesen´ erfolgt nun die Erstellung des Reports.
Nachdem der Report erzeugt wurde, wird ein Hinweisdialog geöffnet, welcher einen zu bestätigenden Hinweis in Bezug auf die automatische Erhöhung der Mahnstufen gibt.
Bei Bestätigung ist bei erneuten Aufruf der Kundennummer im Dialog `Mahnwesen´ ein Eintrag der Mahnstufe 1 ersichtlich.
So ist für den User sofort ersichtlich, ob schon Mahnungen versendet wurden oder nicht.
3.1 Absender / Veranstalteradresse
Die Adresse der Veranstalteradresse wird linksbündig als Absender angedruckt. Diese wird aus dem Katalog in der Buchung ermittelt.
In Abhängigkeit von der Sprache der zu benachrichtigenden Agentur wird die Adresse folgendermaßen gedruckt:
Name 1 Bewotec GmbH
Name 2 Abteilung Reisen
Straße Karl-Schiller-Str. 3
Ländercode – PLZ Stadt D-51503 Rösrath
3.2 Empfängeraddresse
Die Empfängeradresse ist die Adresse des Rechnungsempfängers.
Diese wird in derselben Struktur wie die Veranstalter (Absender-) adresse angedruckt:
Name 1 Reisebüro Test
Name 2
Strasse Teststrasse 1 Ländercode – PLZ Stadt D-60435 Frankfurt
Die Empfängeradresse wird auf der linken Seite unterhalb der Absenderadresse positioniert.
3.3 Allgemeine Daten
Auf der rechten Seite des Reports werden Informationen zur Kundennummer, dem User sowie das vorher eingegebene Versanddatum angezeigt. Hierbei handelt es sich um den Andruck von Sprachfeldern.
Das Format für die beiden Einträge ist wie folgt:
1 Kundennr
Die Kundennummer wird aus der Agentur- und Vorgangsverwaltung ermittelt.
2 Employee
Hierbei handelt es sich um den Anmelder von DaVinci.
3 Printdate
Falls im Auswahldialog bei `Versanddatum`nichts anderes ausgewählt wurde, wird hier das aktuelle Tagesdatum angedruckt.
3.4 Textbausteine
Aufgrund der 3 Mahnstufen müssen verschiedene Textbausteine angelegt werden.
Dies erfolgt in den Stammdaten.
3.4.1 Erste Mahnstufe
Sehr geehrte Damen und Herren,
TEXTBAUSTEIN Mahnung_1_1
Der Textbaustein Mahnung_1_1 wird aus dem Stammdaten ermittelt und unter die
Anrede angedruckt.
Beispiel:
Sehr geehrte Damen und Herren,
Nachfolgend werden weitere Felder angedruckt, die mit den entsprechenden
Informationen gefüllt werden.
1 Die Vorgangsnummer wird aus der Buchungsmaske ermittelt.
2 Der Teilnehmer wird aus der Buchungsmaske ermittelt.
3 Die Abreisedaten werden auch hier aus der Buchungsmaske ermittelt.
4 Die Forderungsart richtet sich entsprechend nach dem Anzahlungsbetrag oder
nach dem Restzahlungsbetrag.
5 Die Selektion der Mahnstufe erfolgt im Auswahldialog des Mahnungswesen und wird dementsprechend angedruckt.
6 Die Forderung entspricht dem Betrag der noch nicht beglichen wurde.
7 Unter dem Fälligkeitsdatum wird der eigentlich geforderte Termin der Zahlung verstanden. Dieser wird aus den Zahlungsdetails in der Buchungsmaske ermittelt.
Beispiel:
Nachfolgend wird der zweite Textbaustein mit der im Dialog ausgewählten Zahlungsfrist angedruckt.
1 Der Textbaustein Mahnung_1_2 wird aus den Stammdaten ermittelt.
2 Die Zahlungsfrist wird im Dialog des Mahnwesens per Dropdown selektiert
und hier entsprechend angedruckt.
Beispiel:
Es folgt ein dritter Textbaustein, welcher auch in den Stammdaten definiert wird.
Beispiel:
Sehr geehrte Damen und Herren,
3.4.2 Zweite Mahnstufe
Die Definition der zweiten Mahnstufe entspricht der selben Vorgehensweise wie der ersten Mahnstufe. (siehe Kapitel 4.2.2)
Ein Unterschied liegt lediglich in der Anlage der Textbausteine.
Diese weisen einen anderen „Namen“ sowie Inhalt auf.
Beispiel:
Sehr geehrte Damen und Herren,
3.4.3 Dritte Mahnstufe
Die dritte Mahnstufe unterscheidet sich lediglich in der Definition der Textbaustein von den anderen Mahnstufen. (siehe Kapitel 4.2.1)
Diese werden wie folgt definiert:
Beispiel:
Sehr geehrte Damen und Herren,
4. Beispiele
1. Mahnung
2. Mahnung
3. Mahnung
5. Mahnschreiben mit mehreren Vorgängen
Sind einer Kundennummer mehrere offene Vorgänge zugeordnet, so besteht die Möglichkeit, diese auf einer Mahnung zu drucken.
Der Aufbau bzw. die Erzeugung des Reports ist identisch dem Report mit nur einem Vorgang.
Beispiel:
Zu Kundennummer 100069 erscheinen zwei offene Vorgänge. Wird keine Mahnsperre gesetzt, so erscheinen alle diese Vorgänge auf dem entsprechenden Mahnbrief.
Die Vorgänge werden nach dem Fälligkeitsdatum sortiert.
Mahnungseinstellung
In dem Bereich ist es möglich verschiedene Templates zu generieren, die dann über die Zahlungsziele dem Vorgang zugesteuert werden können
Zuweisung an den Zahlungszielen
Zahlungsziele werden an der Adresse des Rechnungsempfängers hinterlegt