Inhalt

1       Inhalt. 3

3       Anlage der Stammdaten. 4

3.1         Dialog „Automatische Preissplittung“. 4

3.1.1          Neuanlage. 4

3.1.2          Löschen von bestehenden Einträgen. 8

3.1.3          Ändern von bestehenden Einträgen. 12

3.2         Leistungen, die nicht aufgeteilt werden. 16

3.2.1          Preisanlage für nicht aufzuteilende Preise. 17

3.3         Schiffsrabattkonten bei Kostenarten pflegen. 18

3.4         Verbuchungsschritte für Rabattverbuchung einrichten. 19

4       Aufteilung während des Buchungsprozesses und Provisions-/Rabattberechnung. 21

4.1         Vermittlergeschäft. 21

4.2         Veranstaltergeschäft. 25

5       Darstellung der Rabatte. 29

6       Verbuchungen der Rechnungen. 32

6.1         Vermittlergeschäft. 32

6.2         Veranstaltergeschäft. 34

7       Änderung der Aufteilung im Batch. 35

1         Inhalt

In diesem Dokument wird die Umsetzung der Neuanforderung „Automatische Preisaufteilung im Veranstalter- und Vermittlergeschäft sowie Rabattberechnung“ beschrieben.

3         Anlage der Stammdaten

3.1       Dialog „Automatische Preissplittung“

3.1.1       Neuanlage

Damit bei einer Buchung die Verkaufspreise automatisch aufgeteilt werden können, müssen die Aufsplittungskriterien je Auftragsnummer und Agenturtyp hinterlegt werden. Unter Konfiguration - > Systemeinstellungen -> Buchhaltung unter dem Menüpunkt „Preissplittung“ können diese hinterlegt und bearbeitet werden. 

Auf der Karteikarte „Preissplittung Neuanlage“ werden die neuen Aufteilungskriterien erfasst.

Beschreibungen

Auftragsnummer                                Eingabe der Auftragsnummer, für die eine Aufsplittung vorgenommen werden
                                                               soll; es können auch mehrere Auftragsnummern durch Komma getrennt                                                         eingegeben werden
Katalog                                                Eingabe des entsprechenden Katalogs      
Agenturtyp                                            Hier kann zwischen Vermittler und Veranstalter gewählt werden
Beschreibung                                     Die hier eingegebene Beschreibung wird im Vorgang je Preiszeile gespeichert
                                                               und kann so auf der Bestätigung/Rechnung mit angedruckt werden.
anwendbar auf                                   Anforderungen, für die die automatische Preissplittung angewendet
                                                               werden soll; somit ist es möglich, dass die Nebenleistungen den
                                                               Hauptleistungen folgen
Kostenart                                             Kostenart, die der aufgeteilten Preiszeile zugewiesen wird; über diese wird
                                                               das korrekte Erlös- wie Rabattkonto angesprochen 
Steuer                                                   Auswahl des Steuersatzes, welcher für die aufgeteilte Preiszeile gültig ist.

Durch Klick auf den Button „Übernehmen“ werden die Preissplittungskriterien in die mittlere Liste übernommen.
Diese Liste ist eine reine Bearbeitungsliste (= Zwischenspeicher). In diesem Zustand sind die eingegebenen Kriterien noch nicht in der Datenbank abgespeichert.

Wie man hier sieht, wird für jede Auftragsnummer eine einzelne Zeile angelegt.

Wollte man nun einzelne Zeilen aus der Bearbeitungsliste wiederum löschen, so können diese markiert werden und dann über den Button „Verwerfen“ gelöscht werden.

Möchte man die Einstellungen aus der Bearbeitungsliste nun in der Datenbank abspeichern, so muss man den „Speichern“-Button drücken. Es werden dann alle Zeilen in die untere Liste „verschoben“. Dabei findet eine Prüfung statt, ob für die Einstellungskombination „Auftragsnummer, Katalog, Agenturtyp und anwendbar auf“ die Summe der Prozentsätze gleich 100,00% ist. Sollte dies nicht der Fall sein, so kommt folgende Fehlermeldung:

Würde man nun noch die erforderlichen 25% erfassen:

So werden beim Betätigen des „Speichern“-Buttons die Preissplittungskriterien in der Datenbank abgespeichert:

Achtung:

Sollten Preise nicht aufgeteilt werden müssen, allerdings Nebenleistungen den Hauptleistungen für die korrekte Ermittlung des Kontos folgen, so müssen für diese Auftragsnummern ebenfalls Preissplittungskriterien mit der korrekten Kostenart, Steuersatz und einem Prozentsatz von 100% angelegt werden.
Z.Bsp. Hotel in Passau; Da dieses vor oder nach verschiedenen Schiffsreisen gebucht werden kann und der Hotelumsatz auf das jeweilige Schiffserlöskonto gebucht werden soll, so muss in die Preiszeile des Hotels die Kostenart des Schiffes eingetragen werden.  

3.1.2       Löschen von bestehenden Einträgen

Möchte man einzelne Einträge löschen, so muss man diese auf der Karteikarte „Preissplittung Suche“ zuerst einmal suchen. Bsp. für die Auftragsnummer GLA BEL 6 sollen die Kriterien gelöscht werden.

Danach wechselt man auf die Karteikarte „Preissplittung Änderung“.

Dort markiert man dann die zu löschenden Einträge in der unteren Liste und betätigt den Button „Übernehmen“.

Dadurch werden die Einträge wieder in die Bearbeitungsliste übernommen.

Mit Betätigen des Buttons „Löschen“ werden diese dann aus der Liste gelöscht.

3.1.3       Ändern von bestehenden Einträgen

 
Zum Ändern von bestehenden Einträgen müssen diese über die „Suche“-Karteikarte zuerst gesucht werden. Danach wechselt man auf die „Änderung“-Karteikarte. Bsp. für die Auftragsnummer GLA BEL 5 soll die prozentuale Aufteilung von 75%/25% auf 80%/20% geändert werden.

Dazu markiert man den Eintrag mit den 75% und gibt oben in das Eingabefeld den neuen Wert ein.

Danach betätigt man den Button „Übernehmen“. Der Eintrag wird in die Bearbeitungsliste mit dem neuen Prozentwert übernommen. Die anderen Einstellungen bleiben unverändert bestehen.

Danach wird der Vorgang für die 25% -> 20% Änderung durchgeführt.

Mit dem Button „Speichern“ werden die geänderten Einträge in der Datenbank abgespeichert (in die Liste nach unten übernommen).

3.2       Leistungen, die nicht aufgeteilt werden

Da es Leistungen gibt, wie Versicherungen oder CDs, deren Preise nicht anhand der Kreuzfahrt aufgeteilt werden sollen, so muss das Flag „Keine automatische Preisaufteilung“ im Buchungscode aktiviert werden.

3.2.1       Preisanlage für nicht aufzuteilende Preise

Die automatische Verbuchung der Ausgangsrechnungen ist so definiert, dass das System immer eine Kostenart bei der Preiszeile erwartet. Sollten Preise nun nicht aufgeteilt werden, wie Versicherungen oder CDs, so müssen bei der Preisanlage die Kostenarten direkt mit eingepflegt werden.

Diese werden dann bei einer Buchung in die Buchung übernommen und dort abgespeichert.

3.3       Schiffsrabattkonten bei Kostenarten pflegen

Bei den Kostenarten muss für die Rabattverbuchung das Konto „Erlöse Rabatte je Schiff“ hinterlegt werden.

Wird nun für eine Agentur mit Agenturtyp „Veranstalter“ ein Rabatt berechnet, so wird dieser Rabatt auf das Konto „Erlöse Rabatte je Schiff“ gebucht.

Dies ist nur bei den Kostenarten notwendig, die für die Steuerung von Konten im Veranstaltergeschäft benötigt werden.

3.4       Verbuchungsschritte für Rabattverbuchung einrichten

Unter Konfiguration -> Anpassen -> Buchungsschritte müssen die Einstellungen für die automatische Rabattverbuchung eingestellt werden. Dies wird einmalig beim Aufsetzen des Systems vorgenommen und darf nicht mehr verändert werden.

Das System verbucht bei der Rechnungserstellung den berechneten Rabatt wie folgt:
„Erlöse Rabatt je Schiff“ an „gewährte Rabatte“ mit negativem Rabattbetrag

Da der Rabattbetrag negativ im System berechnet wird, wurde Soll- und Haben-Konto in der Einstellung vertauscht.

4         Aufteilung während des Buchungsprozesses und Provisions-/Rabattberechnung

4.1       Vermittlergeschäft

Es wird eine Buchung für die Auftragsnummer GLA BEL 2 durchgeführt.
Agentur 2 hat als Agenturtyp „Vermittler“ eingestellt und bekommt auch Provision. Da der Agenturtyp „Vermittler“ ist, bekommt die Agentur eine Provision.
Die Bahn- und Ausflugsleistung wird mit 8% verprovisioniert, die Kreuzfahrt mit 15%.

Aufsplittungsregeln für Agenturtyp „Vermittler“ (Anforderung LA soll nicht aufgesplittet werden):

Buchung in Genesis:

Details der Bahnleistungen:

Wie man sieht, wird der Preis entsprechend aufgeteilt und die korrekten Kostenarten werden zugewiesen. Weiterhin wird eine Provision in Höhe von 8% zzgl. MwSt. berechnet.

Details der Kreuzfahrtleistung:

Details der Ausflugsleistung:

Wie man hier sieht, wird der Preis nicht aufgeteilt, da die Anforderung LA nicht in den Aufsplittungsregeln vorhanden ist.

4.2       Veranstaltergeschäft

Es wird eine Buchung für die Auftragsnummer GLA BEL 2 durchgeführt.
Agentur 3 hat als Agenturtyp „Veranstalter“ eingestellt und bekommt auch Provision. Da der Agenturtyp „Veranstalter“ ist, bekommt die Agentur nun einen Rabatt.
Auf die Bahn- und Ausflugsleistung wird ein Rabatt von 8% berechnet, auf die Kreuzfahrt 15%.

Aufsplittungsregeln für Agenturtyp „Veranstalter“ (Anforderung LA soll nicht aufgesplittet werden):

Buchung in Genesis:

Details der Bahnleistungen:

Wie man sieht, wird der Preis entsprechend aufgeteilt und die korrekten Kostenarten werden zugewiesen. Auch wird auf den Deutschland-Anteil eine MwSt angewendet. Weiterhin wird ein Rabatt in Höhe von 8% berechnet. Für diesen Rabatt werden Rabattzeilen mit dem negativen Rabattbetrag erzeugt (grüne Markierung).

Details der Kreuzfahrtleistung:

Details der Ausflugsleistung:

Wie man hier sieht, wird der Preis nicht aufgeteilt, da die Anforderung LA nicht in den Aufsplittungsregeln vorhanden ist.

5         Darstellung der Rabatte

Die im Veranstaltergeschäft berechneten Rabatte werden weder auf der TOMA RBRE noch in TOMA selbst oder in der Genesis Buchungsmaske dargestellt.

Druck der TOMA RBRE:

Buchung in TOMA:

Buchung in Genesis:

6         Verbuchungen der Rechnungen

6.1       Vermittlergeschäft

Für die oben dargestellte Buchung wurde die Rechnung fakturiert.

Folgende Buchungen wurden im System automatisch erzeugt.

Provisionen wurden zzgl MwSt. gebucht.

6.2       Veranstaltergeschäft

Für die oben dargestellte Buchung wurde die Rechnung fakturiert.

Folgende Buchungen wurden im System automatisch erzeugt.

Es werden die gewährten Rabatte wie gewünscht verbucht.

7         Änderung der Aufteilung im Batch

Sollte sich herausstellen, dass sich Aufteilungsregeln für die Auftragsnummern ändern, für die allerdings schon Vorgänge vorhanden sind, so müssen die bestehenden Vorgänge über eine Batchaktion umgebucht werden. Diese wird in Genesis über den Button Menü -> Batch-Aktionen -> automatisches Umbuchen gestartet.

Man gibt dann den gewünschten Buchungscode und die Auftragsnummer ein, für die die Buchungen umgebucht werden müssen.

Danach werden über den Button „Suchen“ die Buchungen angezeigt.

Mit Betätigen des Buttons „Alles auswählen“ werden alle Buchungen selektiert. Bei der Aktion muss „Aktualisieren“ ausgewählt werden. Weiterhin muss das Häkchen „Ohne Umbuchungsgebühr“ markiert sein. Mit „Start“ wird die Umbuchungsaktion gestartet.

In der Ergebnisliste werden dann die umgebuchten Vorgänge angezeigt. Dabei wird eine neue Sequenz erzeugt.

Beispiel:

Vor der Umbuchungsaktion:

Danach wurden die Kriterien auf 50% / 50% geändert.

Nach der Umbuchungsaktion: