PDF-Mailen
Het voordeel van deze uitbreidingsmodule bestaat daaruit, dat het PDF-bestand met de eigen logo en de door het reisbureau gewenste instellingen verstuurd kan worden.
Hiervoor wordt een speciaal bestand in Jack geïntegreerd, waarover de PDF-bestanden direct uit Jack gemaakt kunnen worden. Het installeren resp. inrichten van een PDF-printerdriver is niet meer nodig.
Wordt het PDF-Mailen door Bewotec aangesloten, dan kan voor ieder gewenst document in de rechterkant van het venster het veld <PDF-Best.> geactiveerd worden. Daarmee veranderden de velden in <Gebruik> en <Bestand met mail-tekst> (in plaats van de standaard velden voor papierbak keuze voor het printen).
Onder <Gebruik> selecteert men, wat er met het gemaakte PDF-bestande gedaan moet worden. Kiest men als gebruik een e-mail optie uit, dan geeft men in het ingave veld bij bestand aan, de tekstbestanden die hiervoor gebruikt moeten worden.
Voor gebruik kan men de volgende opties kiezen:
- <Bestand oplaan> Het PDF-bestand kan via een <Bestand – Opslaan>-dialoog opgeslagen worden. Daarbij zal er een venster geopend worden waar u de directory kan selecteren.
- <Bestand opslaan (autom.)> Het PDF-bestand kan via een <Bestand – Opslaan)-dialoog opgeslagen worden. Daarbij wordt het bestand automatisch opgeslagen.
- <Bestand openen> Het bestand zal eerst met Acrobat-Reader worden geopend.
- <Mail aan act. klant> Het PDF-bestand wordt als bijlage in een e-mail verstuurd, die uit de bijbehorende tekstbouwsteen gegenereerd wordt. Hiervoor wordt eerst de e-mail geopend.
- <Mail aan act. klant (autom.)> Hetzelfde als <Mail aan act. klant>, alleen nu wordt geen e-mail venster geopend, maar wordt de e-mail automatisch naar de klant verstuurd.
- <Mail> Hetzelfde als <Mail aan act. klant>, hierbij wordt de actuele klant niet opgehaald.
Bestand met mail-tekst
Indien men het PDF-bestand als e-mail wil versturen, dan moet men een bestand met mailtekst opgeven. Het bestand moet in de TB-directory van Jack staan en de volgende opbouw hebben:
[Header]
<Hier wordt het onderwerp ingegeven>
[Text]
<Hier wordt de eigenlijke e-mail tekst ingegeven, dit kan naar behoefte over meerdere regels bestaan.>
Het bestand moet of de extensie <.TXT> of een respectievelijke taal behorende extensie hebben (bijv. <.eng> voor Engels). Welk taalbestand gebruikt wordt, is afhankelijk van de taal die bij de Jack installatie is gebruikt. Wij adviseren u om ook een .hol bestand aan te maken met de gelijke inhoud als uw .txt bestand.
Een bijzonderheid van de mail-tekst bestand bestaat daaruit, dat databasevelden gebruikt kunnen worden.
_Zo kan men bijv. in plaats van "Geachte dame en heer" „%Client.Salutation%" schrijven. Dan wordt de briefaanhef uit de actuele klant bij het opstellen van de e-mail op deze plaats ingevuld.
Databasevelden kunnen zowel in de header als ook in de tekst gebruikt worden._
Databaseveld | Omschrijving |
%system.today% | Datum vandaag |
%client.salutation% | Aanhef |
%client.firstname% | Voornaam van de klant |
%client.name% | Naam van de klant |
%client.title% | Titel van de klant |
%client.street% | Straatnaam van de klant |
%client.country% | Land van de klant |
%client.postcode% | Postcode van de klant |
%client.town% | Plaatsnaam van de klant |
%client.postofficebox% | Postbus van de klant |
%client.number% | Klantnummer |
%client.additional% | Overige tekst van de klant |
%booking.number% | Dossiernummer |
%booking.invoicenr% | Factuurnummer |
%booking.date% | Boekingsdatum |
%booking.startdate% | Vertekdatum |
%booking.enddate% | Terugreisdatum |
%booking.shortdescript% | Korte beschrijving van de reis |
%booking.groupname% | Groepsnaam |
%booking.traveltype% | Reistype |
%booking.destination% | Bestemming |
%booking.transportation% | Vervoermiddel |
%booking.employeename% | Boekingsemploye |
%booking.employeesign% | Boekingsemployecode |
%employee.name% | Employe naam |
%employee.sign% | Employe afkorting |
%employee.firstname% | Employe voornaam |
%employee.surname% | Employe achternaam |
%employee.phone% | Employe telefoon |
%employee.email% | Employe E-mail |
%agency.name% | Reisbureaunaam |
%agency.name2% | Reisbureaunaam 2 |
%agency.street% | Straat van het reisbureau |
%agency.country% | Land van het reisbureau |
%agency.postcode% | Postcode van het reisbureau |
%agency.city% | Plaatsnaam van het reisbureau |
%agency.fon% | Telefoonnummer van het reisbureau |
%agency.fax% | Faxnummer van het reisbureau |
%agency.email% | E-mailadres van het reisbureau |
%booking.employeephone% | Telefoonnummer employe (vanaf versie 11) |
%booking.employeemail% | Email-adres employe (vanaf versie 11) |
%participant1.titel% | Titel passagier 1 (vanaf versie 11) |
%participant1.name% | Naam passagier 1(vanaf versie 11) |
Voorbeeld van een mailtekst bestand:
[Header]
Uw boeking %booking.number% van %booking.date%
[Text]
%client.salutation%
Hierbij ontvangt u de rekening voor uw reis "%booking.shortdescript%" van %booking.startdate% t/m %booking.enddate%.
Bij vragen neemt u dan contact op met %employee.name%.
Met vriendelijke groet,
%agency.name%
Achtergrondplaatje / Briefpapier
In de definieerformulieren vindt u aan de rechterzijde de opties <Briefpapier eerste pagina> en <Briefpapier volgende pagina's>. Hier kan men het plaatje (bijv. <.jpg>) selecteren, welke bij het aanmaken van het PDF-bestand op iedere pagina als achtergrond gebruikt moet worden.
Het uitvoeren van een PDF-print
Wordt bij een afdruk bijv. een factuur een afdruk met PDF-bestand geselecteerd, dan worden de volgende stappen uitgevoerd:
- Een tijdelijk PDF-bestand wordt in de subdirectory <EI> van Jack gemaakt.
- Wordt als gebruik <Mail...> geslecteerd, dan wordt aansluitend de toegewezen mail-teksten-bestand gelezen en alle databasevelden met de informatie uit de Jack klanten- en dossieradministratie ingevuld. Er zal nu een venster worden geopend met de gegenereerde inhoud (behalve bij autom.).
- Kiest de gebruiker daar <Verzenden>, dan wordt de e-mail verzonden.