PDF-Mailen

Het voordeel van deze uitbreidingsmodule bestaat daaruit, dat het PDF-bestand met de eigen logo en de door het reisbureau gewenste instellingen verstuurd kan worden.
Hiervoor wordt een speciaal bestand in Jack geïntegreerd, waarover de PDF-bestanden direct uit Jack gemaakt kunnen worden. Het installeren resp. inrichten van een PDF-printerdriver is niet meer nodig.

Wordt het PDF-Mailen door Bewotec aangesloten, dan kan voor ieder gewenst document in de rechterkant van het venster het veld <PDF-Best.> geactiveerd worden. Daarmee veranderden de velden in <Gebruik> en <Bestand met mail-tekst> (in plaats van de standaard velden voor papierbak keuze voor het printen).

Onder <Gebruik> selecteert men, wat er met het gemaakte PDF-bestande gedaan moet worden. Kiest men als gebruik een e-mail optie uit, dan geeft men in het ingave veld bij bestand aan, de tekstbestanden die hiervoor gebruikt moeten worden.

Voor gebruik kan men de volgende opties kiezen:

<Bestand oplaan> Het PDF-bestand kan via een <Bestand – Opslaan>-dialoog opgeslagen worden. Daarbij zal er een venster geopend worden waar u de directory kan selecteren.
<Bestand opslaan (autom.)> Het PDF-bestand kan via een <Bestand – Opslaan)-dialoog opgeslagen worden. Daarbij wordt het bestand automatisch opgeslagen.
<Bestand openen> Het bestand zal eerst met Acrobat-Reader worden geopend.
<Mail aan act. klant> Het PDF-bestand wordt als bijlage in een e-mail verstuurd, die uit de bijbehorende tekstbouwsteen gegenereerd wordt. Hiervoor wordt eerst de e-mail geopend.
<Mail aan act. klant (autom.)> Hetzelfde als <Mail aan act. klant>, alleen nu wordt geen e-mail venster geopend, maar wordt de e-mail automatisch naar de klant verstuurd.
<Mail> Hetzelfde als <Mail aan act. klant>, hierbij wordt de actuele klant niet opgehaald.

Bestand met mail-tekst

Indien men het PDF-bestand als e-mail wil versturen, dan moet men een bestand met mailtekst opgeven. Het bestand moet in de TB-directory van Jack staan en de volgende opbouw hebben:

[Header]

<Hier wordt het onderwerp ingegeven>

[Text]

<Hier wordt de eigenlijke e-mail tekst ingegeven, dit kan naar behoefte over meerdere regels bestaan.>

Het bestand moet of de extensie <.HOL> of een respectievelijke taal behorende extensie hebben (bijv. <.eng> voor Engels). Welk taalbestand gebruikt wordt, is afhankelijk van de taal die bij de Jack installatie is gebruikt. Voor het aanmaken kunt u kiezen voor een nieuw tekstbestand waarbij u voor het opslaan zowel de bestandsnaam ingeeft als de extensie van txt wijzigt naar hol.

Een bijzonderheid van de mail-tekst bestand bestaat daaruit, dat databasevelden gebruikt kunnen worden.

_Zo kan men bijv. in plaats van "Geachte dame en heer" „%Client.Salutation%" schrijven. Dan wordt de briefaanhef uit de actuele klant bij het opstellen van de e-mail op deze plaats ingevuld.

Databasevelden kunnen zowel in de header als ook in de tekst gebruikt worden._

Databaseveld	Omschrijving
%system.today%	Datum vandaag
%client.salutation%	Aanhef
%client.firstname%	Voornaam van de klant
%client.name%	Naam van de klant
%client.title%	Titel van de klant
%client.street%	Straatnaam van de klant
%client.country%	Land van de klant
%client.postcode%	Postcode van de klant
%client.town%	Plaatsnaam van de klant
%client.postofficebox%	Postbus van de klant
%client.number%	Klantnummer
%client.additional%	Overige tekst van de klant
%booking.number%	Dossiernummer
%booking.invoicenr%	Factuurnummer
%booking.date%	Boekingsdatum
%booking.startdate%	Vertekdatum
%booking.enddate%	Terugreisdatum
%booking.shortdescript%	Korte beschrijving van de reis
%booking.groupname%	Groepsnaam
%booking.traveltype%	Reistype
%booking.destination%	Bestemming
%booking.transportation%	Vervoermiddel
%booking.employeename%	Boekingsemploye
%booking.employeesign%	Boekingsemployecode
%employee.name%	Employe naam
%employee.sign%	Employe afkorting
%employee.firstname%	Employe voornaam
%employee.surname%	Employe achternaam
%employee.phone%	Employe telefoon
%employee.email%	Employe E-mail
%agency.name%	Reisbureaunaam
%agency.name2%	Reisbureaunaam 2
%agency.street%	Straat van het reisbureau
%agency.country%	Land van het reisbureau
%agency.postcode%	Postcode van het reisbureau
%agency.city%	Plaatsnaam van het reisbureau
%agency.fon%	Telefoonnummer van het reisbureau
%agency.fax%	Faxnummer van het reisbureau
%agency.email%	E-mailadres van het reisbureau
%booking.employeephone%	Telefoonnummer employe (vanaf versie 11)
%booking.employeemail%	Email-adres employe (vanaf versie 11)
%participant1.titel%	Titel passagier 1 (vanaf versie 11)
%participant1.name%	Naam passagier 1(vanaf versie 11)

Voorbeeld van een mailtekst bestand:

[Header]
Uw boeking %booking.number% van %booking.date%

[Text]
%client.salutation%

Hierbij ontvangt u de rekening voor uw reis "%booking.shortdescript%" van %booking.startdate% t/m %booking.enddate%.
Bij vragen neemt u dan contact op met %employee.name%.

Met vriendelijke groet,
%agency.name%

Achtergrondplaatje / Briefpapier
In de definieerformulieren vindt u aan de rechterzijde de opties <Briefpapier eerste pagina> en <Briefpapier volgende pagina's>. Hier kan men het plaatje (bijv. <.jpg>) selecteren, welke bij het aanmaken van het PDF-bestand op iedere pagina als achtergrond gebruikt moet worden.

Het uitvoeren van een PDF-print
Wordt bij een afdruk bijv. een factuur een afdruk met PDF-bestand geselecteerd, dan worden de volgende stappen uitgevoerd:

Een tijdelijk PDF-bestand wordt in de subdirectory <EI> van Jack gemaakt.
Wordt als gebruik <Mail...> geslecteerd, dan wordt aansluitend de toegewezen mail-teksten-bestand gelezen en alle databasevelden met de informatie uit de Jack klanten- en dossieradministratie ingevuld. Er zal nu een venster worden geopend met de gegenereerde inhoud (behalve bij autom.).
Kiest de gebruiker daar <Verzenden>, dan wordt de e-mail verzonden.