...
<Bestand -
...
Parameters -
...
Boekingsparamters -
...
Planner>
Wiedervorlagetermine
Im oberen Fensterteil können Sie verschiedene Wiedervorlagetermine definieren, die beim Speichern der Reise automatisch zu jedem Vorgang in Ihrer Terminverwaltung erzeugt werden. Diese Termine erscheinen zum Fälligkeitstag in der To-Do-Liste des Expedienten, der für die Terminerledigung zuständig ist.
Bitte beachten Sie, dass diese Termine automatisch bei jedem Vorgang erzeugt werden. Es ist deswegen nicht empfehlenswert, in den Parametern zu viele Termine zu definieren, denn das bedeutet, dass diese Termine auch bei Routinevorgängen erzeugt werden.
Dadurch wächst die tägliche Aufgabenliste und wird unübersichtlich. Zwar kann man diese Standardtermine bei jedem Vorgang manuell löschen, doch lieber auf Standardtermine verzichten und wichtige Termine individuell direkt im Vorgang erzeugen. So beschränkt sich die tägliche Aufgabenliste auf das Wesentliche.
Unter <Termintext> erfassen Sie den Wiedervorlagetext (z. B. Unterlagenausgang an Kunden).
...
Beispiel:
Erfassen Sie als Text „Unterlagenausgabe an Kunden" ausgehend vom <Abreisedatum>, und zwar <-7> Tage. Wenn das Abreisedatum der 10.09. ist, erscheint in Ihrer Wiedervorlageliste am 03.09. der entsprechende Vorgang mit dem eingegebenen Wiedervorlagetext.
Termine können auch bestimmten Mitarbeitergruppen statt einer individuellen Person zugewiesen werden. Dies setzt jedoch voraus, dass den Mitarbeitern die entsprechende Gruppe zugewiesen wurde (siehe unter <Basisdaten - Mitarbeiter>).
So lassen sich gewisse Terminarten speziellen Abteilungen zuweisen. Damit erhalten alle Mitarbeiter einer bestimmten Abteilung diesen Termin in ihre Wiedervorlageliste. Der Termin gilt dann als erledigt und verschwindet aus der Wiedervorlageliste, sobald einer der Mitarbeiter aus der Abteilung ihn als erledigt markiert oder löscht.
Die restlichen Felder regeln den SMS-Versand für den Termin (Zusatzmodul!). Dabei geben Sie über <Öffnen> den Dateipfad ein, der zu dem eigent lichen SMS-Text führt. Die anschließend erzeugten SMS-Termine stehen in der Wieder vorlageliste unter <Listen - Terminliste> und können von dort aus per SMS auf das Mobiltelefon des Kunden verschickt werden, wenn Sie die Mobilnummer des Kunden in seinem Kundenprofil gespeichert haben.
Bitte beachten Sie:
Als zuständiger Mitarbeiter muss für SMS-Termine immer der Mitarbeiter <SMS> eingetragen sein!_
In <Datei - Parameter - Anwendungsgrundlagen - Global - Sonstige Optionen - URL-Adresse für den automatischen SMS-Versand / URL-Adresse für die Freischaltung des SMS-Versands> muss die korrekte URL eingetragen sein, die Sie bitte bei Bewotec erfragen.
Standardmäßige Zahlungsfälligkeiten
Zur Überwachung von Kundenzahlungen können Sie im unteren Fensterteil zwei Zahlungstermine einrichten. Jack errechnet automatisch anhand dieser Definitionen das Fälligkeits datum zu jedem Vorgang und trägt die fällige Zahlung ein. Zusätzlich können Sie zu jedem Vorgang individuelle statt der standardmäßigen Fälligkeiten einrichten.
Es gibt jeweils einen Termin für die Anzahlung und einen weiteren für die Restzahlung. Hier definieren Sie auch die Zeitabstände der drei MahnstufenPlanner
In het bovenste deel van het venster kunt u de verschillende reminders definiëren, die bij het opslaan van een reis automatisch bij iedere boeking in uw planner overzicht getoond worden. Deze reminders verschijnen op de vervaldag in de to-do-lijst van de gebruiker, die voor de afhandeling van de afspraak verantwoordelijk is.
Let er op, dat deze afspraken automatisch bij iedere boeking gemaakt wordt. Het is daarom niet aan te bevelen, in de parameters te veel reminders te definiëren, wat dat zou betekenen, dat deze herinneringen ook bij routine boekingen gemaakt worden.
Daardoor groeit de dagelijkse lijst en wordt deze onoverzichtelijk. Ondanks het feit dat men eze standaard afspraken bij iedere boeking handmatig kan verwijderen, is het beter om van standaard reminders af te zien en belangrijke afspraken individueel direct in de boeking maken. Hiermee verkleind u de dagelijkse lijst naar alleen de benodigde informatie.
Onder <Reminder tekst> legt u de herinneringstekst vast (bijv. Afhandeling na boeking).
Onder <Referentie> legt u de verschillende mogelijkehden van de herinnering vast, waarin de opgegeven referentie op de boekings-, terugreis- of vertrekdatum betrekking heeft.
Onder <Dagen> legt u het aantal dagen vast, die als basis dient voor het berekenen voor de herinnering. Daarbij kunt u de dagen positief (van datum) of negatiefn (tot datum).
In de parameters kan iedere herinnering aan een bepaalde gebruiker en / of gebruikersgroep toegewezen worden. Als een nieuw dossier opgesteld wordt, wordt als eerst de gebruiker / de gebruikersgroep in de herinnering ingegeven, die in de parameters ingesteld is. Is er geen speciale gebruiker vastgelegd, dan wordt de gebruiker in het aanmaken bij het dossier in de herinnering vastgelegd.
Bijvoorbeeld:
Voer de Tekst "Dossier uitgifte aan klant" uitgaande van <Vertrekdatum>, met <-7> dagen. Als de vertrekdatum 10-09 is, verschijnt in uw planneroverzicht op 03-09 de bijbehorende dossier met de ingegeven herinneringstekst.
Herinneringen kunnen ook aan bepaalde gebruikersgroepen in plaats van individuele personen toegewezen worden. Hierbij is belangrijk, dat de gebruikers aan een bepaalde groep zijn toegewezen (zie onder <Basisgegevens - Employe>.
Zo kunnen specifieke herinneringen aan speciale afdelingen toegewezen worden. Hiermee krijgen alle gebruikers van een bepaalde afdeling deze herinnering in hun planningsoverzicht te zien. De herinnering wordt krijgt pas de status voltooid en verdwijnt uit het herinneringsoverzicht, zodra een medewerker uit deze afdeling deze als voltooid markeert of verwijdert.
De overige velden regelen het per SMS versturen van een herinnering (uitbreidingsmodule!). Hierbij geeft u via <Openen> het bestandspad in, die naar de eigenlijkse SMS-Tekst verwijst. De vervolgens opgehaalde SMS-herinnering staat in de planningslijst onder <Lijsten - Planner> en kunnen van daaruit per SMS naar de mobiele telefoon van de klant verstuurd worden, indien u het mobiele nummer van de klant in het klantenprofiel opgeslagen heeft.
Let op:
Als bijbehorende gebruiker moet voor de SMS herinnering altijd de gebruiker <SMS> ingegeven worden!_
In <Bestand - Parameters - Applicatieparameters - Globaal - Overige opties - URL-Adres voor automatische SMS verzending / URL-Adres voor het activeren van de SMS-optie> moet de juiste URL ingegeven zijn, die u bij Bewotec kunt opvragen.
Standaard vervaldata
Voor het bewaken van de klantenbetalingen kunt in het onderste deel venster twee betalingstermijn inrichten. Jack berekend automatisch aan de hand van deze definities de vervaldatum bij iedere boeking en draagt de verschuldigde betaling in. Daarnaast kunt u bij iedere boeking individueel in plaats van de standaard vervaldata invoeren.
Zo is er een herinnering voor de aanbetaling en een volgende voor de restantbetaling. Hier definieert u ook de intervallen van de drie herinneringen.
Unter <Kundenanzahlung> definieren Sie die Termine und Beträge der Anzahlung. Jack errechnet dann zu jedem Vorgang den hier eingegebenen Prozentsatz des Reisepreises und schlägt ihn als Anzahlungsbetrag vor. Oder Sie setzen einen festen Betrag als Anzahlungsbetrag fest. Sie können dennoch im Reisevorgang diesen Vorschlag mit einem individuellen Anzahlungsbetrag überschreiben.
...