<Datei - Parameter - Parameter Vorgang - Termine>
Wiedervorlagetermine
Im oberen Fensterteil können Sie verschiedene Wiedervorlagetermine definieren, die beim Speichern der Reise automatisch zu jedem Vorgang in Ihrer Terminverwaltung erzeugt werden. Diese Termine erscheinen zum Fälligkeitstag in der To-Do-Liste des Expedienten, der für die Terminerledigung zuständig ist.
Bitte beachten Sie, dass diese Termine automatisch bei jedem Vorgang erzeugt werden. Es ist deswegen nicht empfehlenswert, in den Parametern zu viele Termine zu definieren, denn das bedeutet, dass diese Termine auch bei Routinevorgängen erzeugt werden.
Dadurch wächst die tägliche Aufgabenliste und wird unübersichtlich. Zwar kann man diese Standardtermine bei jedem Vorgang manuell löschen, doch lieber auf Standardtermine verzichten und wichtige Termine individuell direkt im Vorgang erzeugen. So beschränkt sich die tägliche Aufgabenliste auf das Wesentliche.
Unter <Termintext> erfassen Sie den Wiedervorlagetext (z. B. Unterlagenausgang an Kunden).
Unter <Zeitraum> legen Sie den Bezugszeitpunkt der Termine fest, je nachdem ob sich die einzugebende Tagesanzahl auf das Abreise-, Buchungs- oder das Rückkehrdatum beziehen soll.
Unter <Tage> hinterlegen Sie die Zahl der Tage, anhand derer das Wieder vorlagedatum berechnet wird. Dabei können Sie die Tage positiv (ab Datum) oder negativ (vom Datum zurück) angeben.
In den Parametern kann jedem Wiedervorlagetermin ein eigener Bearbeiter und / oder eine Mitarbeitergruppe zugewiesen werden. Wenn eine neue Reiseanmeldung erstellt wird, wird zunächst der Bearbeiter / die Mitarbeitergruppe in den Termin eingetragen, der in den Parametern eingestellt ist. Ist dort kein spezieller Bearbeiter hinterlegt, wird der Bearbeiter der Reiseanmeldung in den Wiedervorlagetermin eingetragen.
Beispiel:
Erfassen Sie als Text „Unterlagenausgabe an Kunden" ausgehend vom <Abreisedatum>, und zwar <-7> Tage. Wenn das Abreisedatum der 10.09. ist, erscheint in Ihrer Wiedervorlageliste am 03.09. der entsprechende Vorgang mit dem eingegebenen Wiedervorlagetext.
Termine können auch bestimmten Mitarbeitergruppen statt einer individuellen Person zugewiesen werden. Dies setzt jedoch voraus, dass den Mitarbeitern die entsprechende Gruppe zugewiesen wurde (siehe unter <Basisdaten - Mitarbeiter>).
So lassen sich gewisse Terminarten speziellen Abteilungen zuweisen. Damit erhalten alle Mitarbeiter einer bestimmten Abteilung diesen Termin in ihre Wiedervorlageliste. Der Termin gilt dann als erledigt und verschwindet aus der Wiedervorlageliste, sobald einer der Mitarbeiter aus der Abteilung ihn als erledigt markiert oder löscht.
Die restlichen Felder regeln den SMS-Versand für den Termin (Zusatzmodul!). Dabei geben Sie über <Öffnen> den Dateipfad ein, der zu dem eigent lichen SMS-Text führt. Die anschließend erzeugten SMS-Termine stehen in der Wieder vorlageliste unter <Listen - Terminliste> und können von dort aus per SMS auf das Mobiltelefon des Kunden verschickt werden, wenn Sie die Mobilnummer des Kunden in seinem Kundenprofil gespeichert haben.
Bitte beachten Sie:
Als zuständiger Mitarbeiter muss für SMS-Termine immer der Mitarbeiter <SMS> eingetragen sein!_
In <Datei - Parameter - Anwendungsgrundlagen - Global - Sonstige Optionen - URL-Adresse für den automatischen SMS-Versand / URL-Adresse für die Freischaltung des SMS-Versands> muss die korrekte URL eingetragen sein, die Sie bitte bei Bewotec erfragen.
Standardmäßige Zahlungsfälligkeiten
Zur Überwachung von Kundenzahlungen können Sie im unteren Fensterteil zwei Zahlungstermine einrichten. Jack errechnet automatisch anhand dieser Definitionen das Fälligkeits datum zu jedem Vorgang und trägt die fällige Zahlung ein. Zusätzlich können Sie zu jedem Vorgang individuelle statt der standardmäßigen Fälligkeiten einrichten.
Es gibt jeweils einen Termin für die Anzahlung und einen weiteren für die Restzahlung. Hier definieren Sie auch die Zeitabstände der drei Mahnstufen.
Unter <Kundenanzahlung> definieren Sie die Termine und Beträge der Anzahlung. Jack errechnet dann zu jedem Vorgang den hier eingegebenen Prozentsatz des Reisepreises und schlägt ihn als Anzahlungsbetrag vor. Oder Sie setzen einen festen Betrag als Anzahlungsbetrag fest. Sie können dennoch im Reisevorgang diesen Vorschlag mit einem individuellen Anzahlungsbetrag überschreiben.
Unter <Zeitraum> legen Sie den Bezugszeitpunkt der Termine fest: das Datum der Buchung, Abreise oder Rückkehr. Zur Berechnung der Anzahlung sollten Sie das Buchungsdatum verwenden.
Unter <Tage> geben Sie die Tage ein, anhand derer Jack den Termin berechnen soll. Dabei können Sie die Tage positiv (ab Datum) oder negativ (vom Datum zurück) angeben. Tragen Sie eine Null hier ein, ist die Zahlung sofort fällig.
Unter <Kundenrestzahlung> können Sie die Fälligkeit der Kundenrestzahlung definieren. Hier gilt das gleiche wie für den Anzahlungstermin. Jack errechnet den Restzahlungsbetrag aus dem Reise preis minus Anzahlungsbetrag auto matisch.
Für die Kundenrestzahlung sollten Sie unter <Zeitraum> das Abreisedatum wählen.
Unter <Rund> können Sie einstellen, dass Jack beim Anzahlungsbetrag immer nur auf ganze Zahlen auf- oder abrundet. Sie können ihn aber auch auf andere Beträge runden lassen, z. B. immer auf 10,- oder immer auf 50,-.
Möchten Sie, dass prinzipiell immer der gesamte Reisepreis sofort fällig ist, stellen Sie als Zeitraum <Buchung> ein und bei Tage <0>. (Allerdings dürfen Sie dann keinen Anzahlungsbetrag definieren!)
Wenn Sie prinzipiell 20% vom Reisepreis als Anzahlung verlangen, und die Anzahlung spätestens 7 Tage nach Buchung eingegangen sein soll, tragen Sie ein:
<%> 20
<Zeitraum>Buchung
<Tage>+7
Mit dieser Einstellung wird der Anzahlungsbetrag auf der Kundenrechnung nicht sofort bei Buchung, sondern erst 7 Tage nach Buchung fällig gesetzt. Mit sofortiger Fälligkeit (Buchung +0 Tage) ist der Kunde sofort unter Verzug gesetzt. Die Zahlungserinnerung kann ja dann dennoch erst nach 7 weiteren Tagen an den Kunden rausgehen.
Bitte beachten Sie zur Eingabe negativer Zahlungskonditionen: sobald als Bezugsdatum <Buchung> ausgewählt wurde, ist die Eingabe negativer Tage nicht mehr möglich. Es erscheint ein entsprechender Hinweis.
Standardmäßige Mahnstufen
Unter <Mahnstufen in Tagen> stellen Sie die drei möglichen Mahnstufen und die gewünschten Mahn gebühren ein, anhand derer offene Zahlungen automatisch im Mahnwesen auflaufen.
Beispiel:
Die Anzahlung des Kunden wird am 10.04. bei Ihnen fällig und sollte dann auch eingegangen sein. In <Tage> sind 10, 17, 21 Tage hinterlegt. Also hat der Kunde eine Nachfrist von 10 Tagen, um die Zahlung zu leisten. Ab dem 10. Tag nach Fälligkeitsdatum erkennt das Mahnwesen in Jack, dass dem Kunden jetzt die erste Mahnung geschickt werden sollte, und diese Mahnung fällt im Mahnwesen unter die Mahnstufe 1 (am 20.04.). Wird eine Mahnung gedruckt, und zahlt der Kunde weitere 7 Tage nicht oder nur einen zu geringen Teilbetrag, erkennt Jack automatisch, dass die Rechnung (oder ein Teilbetrag) noch offen ist und weist dem Vorgang nach Ausdruck der 2. Mahnung die Mahnstufe 2 zu. Das gleiche gilt für die 3. Mahnstufe, wenn der Kunde also trotz zweimaliger Mahnung nach weiteren 7 Tagen (also Tag 21 nach Fälligkeit) seine Zahlung nicht geleistet hat.