- Aktivierung des Moduls:
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- Stammdatenanlage:
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Inhaltsverzeichnis
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Allgemeines
Einrichtung des Moduls
Setzen der Merkmale
Einzeldruck über Rechnungs- bzw. Bestätigungsdruck
Druck per PDF
Druck mehrere Datenschutzerklärungen über < Listen - Datenschutzerklärungen >
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Allgemeines
Auf Grund der aktuellen Gesetzeslage bezüglich Marketingaktionen sind Firmen verpflichtet, von den Kunden eine explizite Zusage oder Absage einzuholen, ob Marketingaktionen bei ihnen erlaubt sind.
Jack Plus verfügt ab der Version X12.01 über ein entsprechendes Modul, mit dem die entsprechenden Status der einzelnen Kunden nachgehalten werden kann und die Einholung einer entsprechenden Annahme vereinfacht wird.
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Einrichtung des Moduls
Aktivierung der Moduls
Vor der Nutzung muss das Modul über die Anwendungsgrundlagen aktiviert werden.
Rufen Sie dazu den Menüpunkte < Datei - Parameter - Anwendungsgrundlagen > auf und aktivieren Sie den Punkt < Global - Sonstige Optionen - Datenschutzbestimmungen aktivieren >.
Anlage der Stammdaten
Der Status der Anfragen wird über Merkmale in Jack Plus abgewickelt.
Dazu muss unter < Basisdaten - Merkmale > eine Merkmalsgruppe < Datenschutzerklärung > angelegt sein.
Darunter brauchen wir dann noch die 3 verschiedenen Untermerkmale für die unterschiedlichen Kontaktformen:
- Beispielkundenerfassung und Ergebnis dazu:
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- Rechnungs- bzw. Bestätigungsdruck dazu
Beim Rechnungsdruck erfolgt dann jeweils eine Nachfrage für die 3 verschiedenen Arten der Marketingzustimmung.
Die Checkbox erscheint dabei solange bis alle 3 Arten einen Status erhalten haben. Ab dann sind die 3 Merkmale beim Kunden gesetzt und es erfolgt keine Nachfrage mehr.
Das ist das Ergebnis nach allen Nachfragen in der Kundenmaske
Beim nächsten Druck kommt keine Marketingcheckbox mehr:
- Liste der Datenschutzerklärungen und der Versand daraus
Liste kann gedruckt werden. Erklärungen können für die markierten(alle) Zeilen ausgedruckt werden. Es kommt pro Kunde eine Erklärung raus für die Kontaktart die auf „unbekannt" steht, also max. 3 pro Kunde. Zusätzlich gibt es eine rechte Maus Funktion um in den jeweiligen Kundendialog zu gelangen.
Kontaktformen (E-Mail, Telefon und Brief).
Details zur Anlage von Merkmalsgruppen und Merkmalen finden Sie in unserer Anleitung zu Merkmalen
Aktualisierung der Sprachfiles und Ausgabedateien
Beim Update auf die X12.01 werden bereits die neu benötigten Ausgabedateien mit ausgeliefert und die Sprachfiles aktualisiert.
Sollte Ihnen beim Ausdruck der Datenschutzerklärungen auffallen, dass es hier Einträge wie "gl_KDMarkt_DaSu_Status" gibt, sollten Sie die Aktualisierung der Sprachfiles noch einmal durchführen.
Rufen Sie dazu den Menüpunkt <? - Sprachfiles aktualisieren> auf. Nach erfolgreichem Update erscheint eine Meldung, wie viele Einträge geändert wurden.
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Setzen der Merkmale
Nach Anlage der Stammdaten können die entsprechenden Merkmale bei einem Kunden hinzugefügt werden.
Auf der erste Seite der Erfassungsmaske gibt es einen neuen Bereich < Datenschutzbestimmungen >.
In diesem Bereich wird der aktuelle Status für jeden der drei Kommunikationskanäle angezeigt, inkl. der Angabe des Datums, zu dem die Zustimmung im System erfasst wurde.
Ist eines oder mehrere der vier Merkmale nicht zugewiesen, so erscheint in der Kundenakte der Wert "unbekannt".
Wenn Sie nun eines der Merkmale setzen wollen öffnen Sie die Kundenakte und wechseln auf die Registerkarte < Merkmale >. Klicken Sie auf < Hinzu >, um dem Kunden ein neues Merkmal zuzuweisen.
Wählen Sie nun den Kommunikationsweg aus, für den Ihnen eine Zusage oder Absage vom Kunden vorliegt und tragen Sie auf der rechten Seite unter < Zusatzbeschreibung > einen der zwei folgenden Werte ein:
- zugestimmt
- abgelehnt
Bestätigen Sie die Eingabe mit < OK >.
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Änderungen an den Datenschutzmerkmalen werden erst nach Speichern der Kundenakte sichtbar! |
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Versehentlich gesetzte Merkmale können wieder gelöscht werden. |
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Einzeldruck üer Rechnungs- bzw. Bestätigungsdruck
Beim Rechnungsdruck erfolgt eine Nachfrage für alle Kommunikationskanäle.
Die Abfrage erscheint so lange, bis alle Kommunikationskanäle entweder den Status "abgelehnt" oder "zugestimmt" erhalten haben. Ab dann erfolgt keine Nachfrage mehr.
Wählen Sie für jeden Kommunikationskanal den entsprechenden Status aus und bestätigen Sie mit < OK >.
Sollten Sie für einen Kommunikationskanal noch keine eindeutige Aussage des Kunden haben, so wählen Sie einfach den Wert < Unbekannt >.
| Hinweis |
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Versehentlich gesetzte Merkmale können wieder gelöscht werden. |
Hat der Kunde für alle Kommunikationskanäle eine Kontaktaufnahme erlaubt, würde die Kundenakte folgendermaßen aussehen:
| Hinweis |
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Bei der Vorschau einer Rechnung wollen Sie vielleicht nicht die Nachfragen beantworten. Um zu verhindern, dass die Nachfragen erscheinen, deaktivieren Sie die Checkbox < Marketingaktionen zustimmen > im Druckdialog der Rechnung.
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Druck per PDF
Sollten Sie für den Druck der Rechnung das Bewotec PDF Modul nutzen, wird der Druck der Datenschutzerklärung nach dem normalen Rechnungsdruck angestoßen.
Das heißt, dass bei der PDF Option "Datei öffnen" (unter <Datei - Ausgabedateien>) nacheinander zwei PDF Dokumente geöffnet werden.
Nutzen Sie jedoch eine Mail Option (z.B. "Mail an akt. Kunde") so muss erst der erste Punkt (Versenden der Rechnung per Mail) abgearbeitet werden, bevor der zweite Punkt (Versenden der Datenschutzerklärung per Mail) gestartet werden kann.
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Druck mehrerer Datenschutzerklärungen über < Listen - Datenschutzerklärungen >
Über die Liste "Datenschutzerklärungen" können Sie zentral die Datenschutzerklärungen verwalten.
Im einfachsten Fall geben Sie nur einen Bereich von Kundennummern an, für die der Status angezeigt werden soll, und klicken auf < Suchen >.
Als Ergebnis erhalten Sie eine Liste mit den entsprechenden Kunden und den aktuellen Status der einzelnen Kommunikationskanäle.
Eingrenzung
Geben Sie hier bitte den Bereich von Kundennummern an, für den Sie den Status abrufen möchten.
Nach einem Klick auf < Suchen > wird dann im unteren Bereich eine Liste der entsprechenden Kunden angezeigt.
Die Checkbox < Nicht drucken, nur anzeigen > verhindert, dass Datenschutzerklärungen gedruckt werden. Stattdessen werden die Daten angezeigt, um Ihnen eine Kontrolle vor dem Druck zu ermöglichen.
Statusarten
Wenn Sie nur bestimmte Statusarten sehen wollen, können Sie über die jeweiligen Checkboxen nur die gewünschten Statusarten anzeigen lassen.
Schaltflächen
Erklärungen versenden
Sie können in der Liste der Kunden einen oder mehrere Kunden auswählen und dann über die Schaltfläche < Erklärungen versenden > die Datenschutzerklärungen für die Kunden ausdrucken.
Diese Ausdrucke können Sie dann per Post verschicken, oder dem Kunden direkt aushändigen.
Liste Drucken
Diese Funktion druckt die im unteren Bereich angezeigte Liste auf dem Standarddrucker.
Drucker
Über die Schaltfläche < Drucker > können Sie auswählen, an welchen Drucker der anschließende Druck gesendet werden soll. Sichtbar sind hier alle auf Ihrem PC zur Verfügung stehenden Drucker (inkl. der installierten PDF Drucker).
Abbruch
Über < Abbruch > schließen Sie die < Liste - Datenschutzerklärungen > ohne Änderungen.
Suchen
Kontextmenü
Über das Kontextmenü (Rechtsklick auf Liste) können Sie direkt die Kundenakte für diesen Kunden aufrufen.