PDF-
...
Mailen
Der Vorteil dieses Zusatzmoduls besteht darin, dass die PDF-Ausgabedateien mit dem individuellen Logo und den vom Reisebüro gewünschten Einstellungen verschickt werden können. Hierzu wird eine spezielle Datei in Jack integriert, über die die PDF-Dateien direkt von Jack aus erzeugt werden können. Das Installieren bzw. Einrichten eines PDF-Druckertreibers entfällt.
Wurde der PDF-Mailer von Bewotec freigeschaltet, lässt sich für jede beliebige Ausgabedatei auf der rechten Fensterseite das Feld <PDF-Datei> aktivieren. Damit erhält man die Felder <Verwendung> und <Datei mit Mail-Textbaustein> (statt der Standardfelder zur Schachtansteuerung von Druckern).
...
- <Datei speichern>Die PDF-Datei kann über einen <Datei – Speichern>-Dialog gesichert werden. Dabei öffnet sich zuvor ein Fenster, in dem Sie den Pfad wählen können.
- <Datei speichern (autom.)> Die PDF-Datei kann über einen <Datei – Speichern>-Dialog gesichert werden. Dabei wird die Datei automatisch gespeichert.
- <Datei öffnen>Der Acrobat-Reader wird mit dem Ausdruck geöffnet
- <Mail an akt. Kunden>Die PDF-Datei wird als Anhang an eine Email verschickt, die aus dem dazugehörigen Textbaustein generiert wird. Vorher wird ein Fenster zum Eingeben der Mail geöffnet.
- <Mail an akt. Kunden (autom.)>Wie <Mail an akt. Kunden>, nur wird kein Fenster beim Versenden geöffnet, sondern die Mail geht automatisch an den Kunden.
- <Mail>Wie <Mail an akt. Kunden>, nur wird der aktuelle Kunde nicht berücksichtigt.
...
Will man die PDF-Datei als Mail verschicken, muss man eine Mail-Textbaustein-Datei angeben. Die Datei muss im TB-Verzeichnis von Jack stehen und folgenden Aufbau haben:
[Header]
<Hier wird der Betreff der Mail eingetragen>
[Text]
<Hier wird der eigentliche Mailtext eingetragen, er kann über beliebig viele Zeilen gehen>
Die Datei muss entweder die Endung <.TXT> oder eine der jeweiligen Sprache entsprechende Endung haben (z. B. <.eng> für englisch). Welche Sprachdatei verwendet wird, ergibt sich aus der Reisebürosprache bei der Jack Installation.
Eine Besonderheit der Mail-Textbaustein-Datei besteht darin, dass Platzhalter verwendet werden können.
So kann man z. B. statt „Sehr geehrte Damen und Herren" „%Client.Salutation%" schreiben. Dann wird die Briefanrede aus dem aktuellen Kunden beim Erzeugen der Mail an diese Stelle eingesetzt. Platzhalter können sowohl im Header als auch im Text verwendet werden.
Platzhalter | Bedeutung |
%client.salutation% | Briefanrede |
%client.firstname% | Vorname von Kunde |
%client.name% | Name von Kunde |
%client.title% | Titel von Kunde |
%client.street% | Straße von Kunde |
%client.country% | Land von Kunde |
%client.postcode% | Postleitzahl von Kunde |
%client.town% | Ortsname von Kunde |
%client.postofficebox% | Postfach vom Kunden |
%client.number% | Kundennummer |
%client.additional% | Sonstiger Text vom Kunden |
%booking.number% | Buchungsnummer |
%booking.date% | Buchungsdatum |
%booking.startdate% | Reisestartdatum |
%booking.enddate% | Reiseendedatum |
%booking.shortdescript% | Kurzbeschreibung der Reise |
%booking.groupname% | Reiseprofil |
%booking.traveltype% | Reiseart |
%booking.destination% | Zielgebiet |
%booking.transportation% | Beförderungsart |
%employee.name% | Mitarbeitername |
%employee.sign% | Mitarbeiterkürzel |
%agency.name% | Reisebüroname |
%agency.name2% | Reisebüroname2 |
%agency.street% | Straße von Reisebüro |
%agency.country% | Land von Reisebüro |
%agency.postcode% | Postleitzahl von Reisebüro |
%agency.city% | Ortsname von Reiesebüro |
%agency.fon% | Telefonnummer von Reisebüro |
%agency.fax% | Fax-Nummer von Reisebüro |
%agency.email% | Email-Adresse von Reisebüro |
Beispiel einer Mail-Textbaustein-Datei:
[Header]
Ihre Buchung %booking.number% vom 
Het voordeel van deze uitbreidingsmodule bestaat daaruit, dat het PDF-bestand met de eigen logo en de door het reisbureau gewenste instellingen verstuurd kan worden.
Hiervoor wordt een speciaal bestand in Jack geïntegreerd, waarover de PDF-bestanden direct uit Jack gemaakt kunnen worden. Het installeren resp. inrichten van een PDF-printerdriver is niet meer nodig.
Wordt het PDF-Mailen door Bewotec aangesloten, dan kan voor ieder gewenst document in de rechterkant van het venster het veld <PDF-Best.> geactiveerd worden. Daarmee veranderden de velden in <Gebruik> en <Bestand met mail-tekst> (in plaats van de standaard velden voor papierbak keuze voor het printen).
Onder <Gebruik> selecteert men, wat er met het gemaakte PDF-bestande gedaan moet worden. Kiest men als gebruik een e-mail optie uit, dan geeft men in het ingave veld bij bestand aan, de tekstbestanden die hiervoor gebruikt moeten worden.
Voor gebruik kan men de volgende opties kiezen:
- <Bestand oplaan> Het PDF-bestand kan via een <Bestand – Opslaan>-dialoog opgeslagen worden. Daarbij zal er een venster geopend worden waar u de directory kan selecteren.
- <Bestand opslaan (autom.)> Het PDF-bestand kan via een <Bestand – Opslaan)-dialoog opgeslagen worden. Daarbij wordt het bestand automatisch opgeslagen.
- <Bestand openen> Het bestand zal eerst met Acrobat-Reader worden geopend.
- <Mail aan act. klant> Het PDF-bestand wordt als bijlage in een e-mail verstuurd, die uit de bijbehorende tekstbouwsteen gegenereerd wordt. Hiervoor wordt eerst de e-mail geopend.
- <Mail aan act. klant (autom.)> Hetzelfde als <Mail aan act. klant>, alleen nu wordt geen e-mail venster geopend, maar wordt de e-mail automatisch naar de klant verstuurd.
- <Mail> Hetzelfde als <Mail aan act. klant>, hierbij wordt de actuele klant niet opgehaald.
Bestand met mail-tekst
Indien men het PDF-bestand als e-mail wil versturen, dan moet men een bestand met mailtekst opgeven. Het bestand moet in de TB-directory van Jack staan en de volgende opbouw hebben:
[Header]
<Hier wordt het onderwerp ingegeven>
[Text]
<Hier wordt de eigenlijke e-mail tekst ingegeven, dit kan naar behoefte over meerdere regels bestaan.>
Het bestand moet of de extensie <.HOL> of een respectievelijke taal behorende extensie hebben (bijv. <.eng> voor Engels). Welk taalbestand gebruikt wordt, is afhankelijk van de taal die bij de Jack installatie is gebruikt. Voor het aanmaken kunt u kiezen voor een nieuw tekstbestand waarbij u voor het opslaan zowel de bestandsnaam ingeeft als de extensie van txt wijzigt naar hol.
Een bijzonderheid van de mail-tekst bestand bestaat daaruit, dat databasevelden gebruikt kunnen worden.
_Zo kan men bijv. in plaats van "Geachte dame en heer" „%Client.Salutation%" schrijven. Dan wordt de briefaanhef uit de actuele klant bij het opstellen van de e-mail op deze plaats ingevuld.
Databasevelden kunnen zowel in de header als ook in de tekst gebruikt worden._
Databaseveld | Omschrijving |
%system.today% | Datum vandaag |
%client.salutation% | Aanhef |
%client.firstname% | Voornaam van de klant |
%client.name% | Naam van de klant |
%client.title% | Titel van de klant |
%client.street% | Straatnaam van de klant |
%client.country% | Land van de klant |
%client.postcode% | Postcode van de klant |
%client.town% | Plaatsnaam van de klant |
%client.postofficebox% | Postbus van de klant |
%client.number% | Klantnummer |
%client.additional% | Overige tekst van de klant |
%booking.number% | Dossiernummer |
%booking.invoicenr% | Factuurnummer |
%booking.date% | Boekingsdatum |
%booking.startdate% | Vertekdatum |
%booking.enddate% | Terugreisdatum |
%booking.shortdescript% | Korte beschrijving van de reis |
%booking.groupname% | Groepsnaam |
%booking.traveltype% | Reistype |
%booking.destination% | Bestemming |
%booking.transportation% | Vervoermiddel |
%booking.employeename% | Boekingsemploye |
%booking.employeesign% | Boekingsemployecode |
%employee.name% | Employe naam |
%employee.sign% | Employe afkorting |
%employee.firstname% | Employe voornaam |
%employee.surname% | Employe achternaam |
%employee.phone% | Employe telefoon |
%employee.email% | Employe E-mail |
%agency.name% | Reisbureaunaam |
%agency.name2% | Reisbureaunaam 2 |
%agency.street% | Straat van het reisbureau |
%agency.country% | Land van het reisbureau |
%agency.postcode% | Postcode van het reisbureau |
%agency.city% | Plaatsnaam van het reisbureau |
%agency.fon% | Telefoonnummer van het reisbureau |
%agency.fax% | Faxnummer van het reisbureau |
%agency.email% | E-mailadres van het reisbureau |
%booking.employeephone% | Telefoonnummer employe (vanaf versie 11) |
%booking.employeemail% | Email-adres employe (vanaf versie 11) |
%participant1.titel% | Titel passagier 1 (vanaf versie 11) |
%participant1.name% | Naam passagier 1(vanaf versie 11) |
Voorbeeld van een mailtekst bestand:
[Header]
Uw boeking %booking.number% van %booking.date%
[Text]
%client.salutation%
Anbei erhalten Sie die Rechnung für Ihre Reise Hierbij ontvangt u de rekening voor uw reis "%booking.shortdescript%" vom van %booking.startdate% bis t/m %booking.enddate%.
Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an Bij vragen neemt u dan contact op met %employee.name%.
Mit freundlichen Grüßen Met vriendelijke groet,
%agency.name%
Hintergrundbitmap Achtergrondplaatje / Briefpapier
In den Anwendungsgrundlagen gibt es unter <Druck – Parameter – Einstellungen> einen Eintrag <PDF-Briefpapier>. Hier kann man die Grafikdatei (z. B. de definieerformulieren vindt u aan de rechterzijde de opties <Briefpapier eerste pagina> en <Briefpapier volgende pagina's>. Hier kan men het plaatje (bijv. <.jpg>) auswählen, die beim Erzeugen der PDF-Datei auf jeder Seite als Hintergrund verwendet werden soll.
Ausführen eines PDF-Drucks
Wird beim Druck z. B. einer Rechung eine Ausgabedatei mit PDF-Datei als Ziel ausgewählt, werden folgende Schritte ausgeführt:
...
selecteren, welke bij het aanmaken van het PDF-bestand op iedere pagina als achtergrond gebruikt moet worden.
Het uitvoeren van een PDF-print
Wordt bij een afdruk bijv. een factuur een afdruk met PDF-bestand geselecteerd, dan worden de volgende stappen uitgevoerd:
- Een tijdelijk PDF-bestand wordt in de subdirectory <EI> van Jack gemaakt.
- Wordt als gebruik <Mail...> ausgewählt, wird anschließend die zugewiesene Mail-Textbaustein-Datei gelesen und alle Platzhalter mit den Informationen aus der Jack Kunden- und Vorgangsverwaltung ersetzt. Es öffnet sich ein Fenster mit dem generierten Inhalt (außer bei autom.).Wählt der Anwender darin <Senden>, wird die Mail versendetgeslecteerd, dan wordt aansluitend de toegewezen mail-teksten-bestand gelezen en alle databasevelden met de informatie uit de Jack klanten- en dossieradministratie ingevuld. Er zal nu een venster worden geopend met de gegenereerde inhoud (behalve bij autom.).
- Kiest de gebruiker daar <Verzenden>, dan wordt de e-mail verzonden.