<Buchhaltung - Stammdaten - Konten GuV / BWA / Rohbilanz>
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Dafür wird jeder Auswertungsposition ein eindeutiges Kürzel zugewiesen (im obigen Beispiel könnte dies <KFZ> sein), das bei allen Konten unter <Buchhaltung - Stammdaten - Kontenverwaltung> oder über <Buchhaltung - Listen - Kontenliste> hinterlegt wird.
Für eine sinnvolle Auswertung müssen Sie hier ihr Erscheinungsbild vollständig definieren: das bedeutet, dass Sie verschiedene Ebenen bilden, diesen Ebenen Überschriften zuteilen, einzelne Kosten- und Erlöspositionen definieren sowie Summen und Ergebnisse bilden. Die Reihenfolge der einzelnen Positionen in dieser Definition entspricht der Reihenfolge der Positionen im späteren Ausdruck.
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- Auf einem - vorzugsweise karierten - Papier sollte zuerst handschriftlich das genaue Aussehen der künftigen G&V skizziert werden, und zwar Position für Position, so dass man sieht, welche Punkte als Unterpunkt zu einem übergeordneten Punkt gehören.
- Welchen Anforderungen muss und soll sie genügen?
- Welche Positionen sollen wo erscheinen?
- Es sind alle Punkte durchzugehen und mit der Ziffer der Ebene zu versehen, wobei die höchste Ebene die Ziffer 1 erhält, alle nachgeordneten Ebenen entsprechend eine Ebene tiefer.
- Als nächstes sollte jeder Ebene eine Codierung gegeben werden, und zwar so, dass es sich einerseits um ein schlüssiges Kürzel handelt (z. B. E für Erlös, A für Aufwand), und andererseits auch ersichtlich ist, dass es sich z. B. um Unterpunkte handelt (z. B. E13 und E15 liegen auf der gleichen Ebene, gehören aber zu E1. E1 und E2 sind auf der gleichen Ebene, und gehören zu E.). Auf diese Weise können später die Summenformeln einfacher gebildet werden.
- Gehen Sie in <Buchhaltung - Stammdaten - Konten GuV> und definieren die Auswertung so, wie Sie sie vorher handschriftlich zu Papier gebracht haben.
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Codierung entsprechend Kontenbereichen
Sie halten sich an bestimmte Kontenbereiche und vergeben die Codierung entsprechend dieser Kontenklassen auf numerischer Basis. Dabei verwendet man oft je Konto auch einen Eintrag hier in der Definition.
Das hat den Vorteil, dass Sie beim Ausdruck der Auswertungsdefinition sofort einen Kontennachweis erhalten und auf einen Blick nachsehen können, welche Konten in welche Auswertungspositionen eingeflossen sind.
Das hat aber auch den Nachteil, dass bei der Summierung von Kontenklassen unterschiedliche Kontenpositionen nicht wirklich gemischt werden können und man mit zusammenhängenden Kontenbereichen arbeiten muss. Sonst könnte u. U. ein Konto in eine Auswertungsposition einfließen, das hier eigentlich nicht hineingehört, aber nun einmal eine Nummer besitzt, die es für diese Auswertungsposition prädestiniert. Außerdem kann es aufwendiger sein, die Formeln für die Auswertungspositionen zu erfassen, da die Kontenbereiche vielleicht nicht zusammenhängen und die Formel für Zwischenergebnisse nur maximal 10 einzelne Kontennummern aufnehmen.
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Einzelnen Konten (und damit Salden) oder Kontenbereichen kann <Eintrag> zugewiesen werden.
Hängen die zu verrechnenden Positionen nicht zusammen, müssen Sie entweder <Zwischenergebnis> oder <Ergebnis> verwenden. <Ergebnis> wird hervorgehobener formatiert. Bei beiden Formeln haben Sie Raum für bis zu 10 Eingaben, die mit <+> oder <-> verbunden werden können. Mit <Summe> addieren Sie einen kompletten, in der Definition der Auswertung zusammenhängenden Bereich.
Möchten Sie nicht nur auf Einträge, sondern z. B. auch auf errechnete Positionen (Summe, Zwischenergebnis u. ä.) zurückgreifen, müssen Sie auch solchen Summen / Ergebnisse / Zwischenergebnissen eigene Klassencodierungen zuweisen.
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Nur einem <Eintrag_>_ können einzelne Konten zugewiesen werden. Ein Eintrag ist eine Zusammenfassung von Konten und ihrer Salden (z. B. KFZ-Aufwand). Mehr kann man nicht einstellen.
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Dazu wird in den Eingabefeldern die erste Position des Bereiches angegeben, der summiert werden soll (Startsignal für Jack, mit dem Summieren zu beginnen); im zweiten Feld die letzte Position des entsprechenden Bereiches (Stoppsignal). Sämtliche Positionen dazwischen werden addiert und in der Summe zusammengefasst.
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Sie können anhand der Jack-Standardbuttons wie üblich neue Auswertungspositionen hinzufügen, bestehende ändern oder löschen. Zusätzlich können Sie eine neue Position an beliebiger Stelle der Liste einfügen. Klicken Sie auf den Listeneintrag, vor dem Sie die neue Position einfügen möchten und geben die gewünschten Daten ein. Danach klicken Sie auf <Einfügen>. <Hinzu> bewirkt das Hinzufügen einer neuen Position ans Listenende.
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Sie können entweder einen bestimmten Drucker zum Druck selektieren, oder mit <Drucken> einen Ausdruck der Auswertungsdefinitionen veranlassen.
Alle Auswertungspositionen erscheinen unterhalb der Eingabefelder in einer Liste, der Sie Ebene, Klassencodierung, Bezeichnung und die Funktion der Position entnehmen können.
Nach der vollständigen Definition der Auswertung sollten Sie sie ausdrucken und dann die notwendigen Einträge (also die Klassencodierung) bei den einzelnen Konten unter <Buchhaltung - Listen - Kontenliste> hinterlegen, damit Jack weiß, welche Konten einem in der Auswertung definierten Eintrag zuzuordnen sind. Rufen Sie die Kontenliste unter <Buchhaltung - Listen - Kontenliste> auf. Über das Kontextmenü mit der rechten Maustaste können Sie jedes einzelne Ertrags- bzw. Aufwandskonto bearbeiten, um die Klassencodierung im Feld <GuV> zu vermerken, damit Jack weiß, welche Konten er einem in der G&V definierten Eintrag zuordnen soll.
Sind alle nötigen Konten auf diese Weise mit der Definition der G&V verknüpft, gehen Sie auf <Buchhaltung - Auswertungen - Gewinn u. Verlust>. Dort stellen Sie ein, für welchen Monat / welches Jahr Sie die Auswertung sehen möchten, sowie die Anzahl der Ebenen. Je höher die Ebenenzahl ist, desto detaillierter wird die Auswertung. Wählen Sie eine geringe Ebenenzahl, erhalten Sie weniger Details und stattdessen nur die errechneten Summen.
Beispiel für eine G&V (Schema, Klassencodierungen wurden frei vergeben):
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Klasse
...
Text
...
Funktion
...
Parameter
...
E
...
Betriebsertrag
...
Zwischenergebnis
...
E1 + E2
...
E1
...
Erlöse
...
Summe
...
E11-E14
...
E11
...
Erlöse Veranstalter A
...
Eintrag
...
...
E12
...
Erlöse Veranstalter B
...
Eintrag
...
...
E13
...
Erlöse Veranstalter C
...
Eintrag
...
...
E14
...
Erlöse sonstige Veranstalter
...
Eintrag
...
...
E2
...
Sonst. betriebliche Erlöse
...
Summe
...
E21-E22
...
E21
...
Serviceentgelte
...
Eintrag
...
...
E22
...
Sonstige Erlöse
...
Eintrag
...
...
A
...
Betriebsaufwand
...
Zwischenergebnis
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A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7
...
A1
...
Personalaufwand
...
Eintrag
...
...
A2
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Raumaufwand
...
Eintrag
...
...
A3
...
Kommunikationsaufwand
...
Eintrag
...
...
A4
...
Werbeaufwand
...
Eintrag
...
...
A5
...
Abschreibungsaufwand
...
Eintrag
...
...
A6
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Administrationsaufwand
...
Eintrag
...
...
A7
...
Sonst. betrieblicher Aufwand
...
Eintrag
...
...
B
...
Betriebsergebnis
...
Zwischenergebnis
...
E+A
...
FE
...
Betriebsfremde Erträge
...
Zwischenergebnis
...
FE1+FE2+FE3+FE4
...
FE1
...
Erträge aus Beteiligungen
...
Eintrag
...
...
FE2
...
Erträge aus Anlagevermögen
...
Eintrag
...
...
FE3
...
Zinsen u. so. Erträge
...
Eintrag
...
...
FE4
...
So. betr. fremde Erträge
...
Eintrag
...
...
FA
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Betriebsfremder Aufwand
...
Zwischenergebnis
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FA1+FA2+FA3
...
FA1
...
Abschreibungen
...
Eintrag
...
...
FA2
...
Zinsen u. ä. Aufwand
...
Eintrag
...
...
FA3
...
So. betr. fr. Aufwand
...
Eintrag
...
...
F
...
Betriebsfremdes Ergebnis
...
Zwischenergebnis
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FE+FA
...
OE
...
Außerordentlicher Ertrag
...
Eintrag
...
...
OA
...
Außerordentlicher Aufwand
...
Eintrag
...
...
ST
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Steuern
...
Eintrag
...
...
J
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Jahresergebnis
...
Ergebnis
...
| Anker | ||||
|---|---|---|---|---|
|
U hebt de volgende printbestanden nodig: de "Newguv.boc", voor een gedetailleerd overzicht per maand en "Newguv2.boc", voor een overzicht per jaar. U kunt de bestanden opvragen bij de supportafdeling. Als u ze ontvangen heeft, kunt u ze koppelen in Definieer formulieren bij "Bedrijfsgegevens". Tip: stel de lijst in op "landscape" zodat de overzichten netjes op een A4 passen.
Verder dienen de linker- en rechtermarge niet te groot te staan. Deze linker- en rechtermarge kunnen ingesteld worden via “Bestand / Marges instellen”. De support heeft deze op 1 cm.
Indien er gekozen is om de lijst als PDF bestand te printen, dient er in “Bestand / Parameters / Applicatie parameters / Printinstellingen / Instellingen” regel 17 aangevinkt te worden (Fonts mee opnemen in PDF-bestand.
Ook kunt u de lettergrootte en het type aanpassen bij Bestand>Printer/Fonts>Font nr. 80:
Hierdoor past alles beter op het overzicht en ziet het er overzichtelijker uit.
Configureer Winst &Verlies – Balansrekening – Proef en Saldi Balans
Voor de controle en de planning binnen een bedrijf is het noodzakelijk op ieder moment te kunnen beschikken over een gedetailleerd overzicht met de financiële situatie. De meest recente informatie is alleen betrouwbaar indien er goede balansen aanwezig zijn.
Hiervoor kunt u binnen Jack gebruik maken van de winst-en-verliesrekening; de balansrekening en de proef en saldi balans. Aangezien de gewenste in- en output per reisbureau af zal wijken, dient u zelf zorg te dragen voor een goede inrichting (configuratie) van deze overzichten.
Inrichting van de Winst-en-verliesrekening/Balansrekening/Proef en Saldi balans
Het overzicht van de balansen die u uit Jack kunt halen, dient u zelf op te maken. Dit heeft als groot voordeel dat u uw rapport naar eigen hand kan inrichten en dat u alleen die gegevens zichtbaar krijgt die voor uw bedrijf van toepassing zijn.
Bij de inrichting van de balansen dienen de onderstaande overwegingen in acht genomen te worden:
- Welke gegevens wilt u terugvinden op de balans?
- Is de balans enkel voor intern gebruik of moet deze ook naar officiële instanties?
- Welke rekeningen wilt u waar vinden op de lijst?
- Hoeveel niveaus heeft u nodig?
Overleg ook met uw accountant, het kan zijn dat uw accountant al met bepaalde indelingen werkt zodat u deze indeling kunt aanhouden.
Aanmaken van een Winst-en-verliesrekening/Balansrekening/Proef en Saldi balans
Het maken van een indeling doet u bij Boekhouding>Basisgegevens>Rekeningen W&V, Balans, P&S:
Nieuwe groep: Aanmaken van een nieuwe groep in een balans.
Groep verwijderen: De geselecteerde groep verwijderen.
Balanstype: Hier kiest u het gewenste balanstype (WeV, Balans, PeS) om een nieuwe balans aan te maken of een bestaande balans op te bouwen. Balansnummer: Hier kiest u het gewenste balansnummer om een nieuwe balans aan te maken of een bestaande balans op te bouwen. Per balanstype kunt u 3 verschillende lay-outs aanmaken.
Laden: De gekozen balans (type + nummer) wordt geladen in het scherm.
Print: De opzet van de geselecteerde balans wordt geprint.
Opslaan van actieve balans De nieuwe balans of wijzigingen in een bestaande balans worden opgeslagen.
Template laden: Hiermee kunt u een eerder gemaakte balans laden en opslaan.
Template opslaan: Hiermee kunt u de door u gemaakte balans opslaan.
Annuleren: De bewerking ongedaan maken en het scherm sluiten.
Om te beginnen kiest u het gewenste balanstype. In dit voorbeeld maken we een Winst en Verliesrekening aan. Wanneer u "WeV" heeft gekozen, ziet u dat deze automatisch balansnummer 1 krijgt toegewezen:
Nu kunt u de gewenste groepen gaan definiëren. Klik op "Guv" (links bovenin het lege veld) en klikt vervolgens op de button "Nieuwe groep". Er verschijnt een nieuw kader onder "GuV" waar u de gewenste naam in kunt typen: (met [Enter] bevestigen)
Dit is de hoofdgroep, welke wordt gebruikt om het grand totaal te berekenen. Om een groep onder "Totaal Winst/Verlies" te hangen, klikt op "Totaal Winst/Verlies", zodat het veld blauw wordt zoals in bovenstaand voorbeeld en klikt u wederom op "Nieuwe groep". Hierna kunt u bovenstaande handeling herhalen. Een groep wordt aangemaakt en onder de in het scherm geselecteerde groep gehangen:
Indien een groep meerdere subgroepen bevat, ziet u links naast de groep een blokje + of – te staan waarmee u de subgroepen kun in- of uitvouwen.
Wilt u bijvoorbeeld een groep naast "Netto Marge" en niet eronder, dan klikt u op "Totaal Winst/Verlies" en "Nieuwe groep"
Aan te raden niveau-indeling:
Niveau 1 is de hoofdgroep welke wordt gebruikt om het grand totaal te berekenen. Niveau 2 bestaat meestal uit de hoofdgroepen met de totaal bedragen, niveau 3 uit subtotalen, niveau 4 uit de meest belangrijke groepen (salariskosten; reiskosten; kantoorkosten; commissie etc.), niveau 5 of 6 uit alle onderliggende rekeningen. Zo kunt u bij de groep salariskosten denken aan salarissen, tantièmes, pensioenpremie, vakantiegeld etc.
Op deze manier kunt u tot 10 niveaus de gegevens verder uitsplitsen. Op het moment dat u alleen de "hoofdgegevens "uit wilt draaien, kiest u tot en met niveau 1 of 2. Wilt u een meer gedetailleerde lijst, dan kiest u voor alle door u gedefinieerde niveaus.
Niveau 1 is de hoofdgroep waarmee het grand totaal wordt berekend.
Voorbeeld groepen voor niveau 2:
Voorbeeld groepen voor niveau 3 (Subtotalen van groep 2):
Voorbeeld groepen voor niveau 4 (Subgroep van niveau 3):
Voorbeeld groepen voor niveau 5 (Subgroep van niveau 4):
Het koppelen van grootboekrekeningen aan groepen: Selecteer in de linkerhelft van het scherm de groep waar u grootboekrekeningen aan wilt koppelen door hier eenmaal met de rechtermuisknop op te klikken. De gekozen groep wordt dan blauw:
Hierna selecteert u in de rechterhelft van het scherm de gewenste grootboekrekeningen. U kunt meerdere rekeningen tegelijk selecteren door de [Ctrl] of [Shift] toetsen ingedrukt te houden terwijl u met de rechtermuisknop de gewenste grootboekrekeningen selecteert.
Nadat de selectie compleet is, klikt u op de pijltoets welke van rechts naar links wijst 
:
Hierna worden de rekeningen aan de gekozen groep gekoppeld:
Zo kunt u te werk gaan tot alle rekeningen zijn toegewezen.
In de rechterhelft van het scherm vindt u alleen grootboekrekeneningen die relevant zijn voor het type balans dat u gekozen heeft.
U kunt grootboekrekeningen ontkoppelen door ze te selecteren en de button met de pijlen van links naar rechts 
te gebruiken. Indien u een groep selecteert, zullen alle rekeningen van deze groep worden ontkoppeld.
Vergeet niet uw wijzigingen op te slaan.
In dit voorbeeld zullen de grootboekrekeningen voor "Omzet bruto" (3) worden gekoppeld aan "Omzet" TO (5), "Omzet toeslagen" (5), "Overige omzet" (5), "Kortingen" (4), "Commissies" (3) en "Inkoop" (3). U zult in dit voorbeeld zien dat het niet nodig was alle groepen tot en met niveau 5 te definiëren:
Het printen van de overzichten:
Dit kunt u bij Boekhouding>Lijsten/Rapporten>WeV, Balans, P&S :
Van – t/m Periode waarvan de gegevens op de lijst zullen komen
Tot niveau Geeft aan hoe gedetailleerd de lijst is. Niveau 1 zal alleen informatie van de hoofdgroepen tonen. Niveau 2 toont de informatie van de
hoofdgroep en de groep daaronder, enzovoorts
Balanstype Kies hier het type balans dat u wilt zien
Balansnummer Kies hier het nummer van de gewenste balans
Periode Jaarlijkse totalen of totalen per maandag
Groepen Kies hier of u alle groepen wilt zien of enkel de groepen met saldo
Rekening Kies hier of u de gekoppelde rekening wilt al dan niet wilt zien of enkel rekeningen met saldo
Tevens kunt aangeven of wel/geen vergelijking wenst met het vorige boekjaar. Alleen bij het printen krijgt u totalen, op de preview niet.