<Buchhaltung - Stammdaten - Konten GuV / BWA / Rohbilanz>

Eine der Hauptaufgaben der Buchführung besteht darin, dem Unternehmer aussagekräftiges Zahlenmaterial zur Beurteilung der Unternehmenssituation und für künftige Organisation und Planung zur Verfügung zu stellen. Aussagen zur Unternehmenssituation können z. B. durch gründliche und zeitnahe Auswertung der Gewinn- und Verlustrechnung, Rohbilanz oder der BWA getroffen werden.
Sie erhalten solche Auswertungen über Jack anhand von Kontensalden. Dazu müssen die einzelnen Konten den einzelnen Auswertungspositionen zugeordnet werden (z. B. könnten alle KFZ-Kostenkonten der Auswertungsposition „Kfz-Aufwand" zugewiesen werden).

Dafür wird jeder Auswertungsposition ein eindeutiges Kürzel zugewiesen (im obigen Beispiel könnte dies <KFZ> sein), das bei allen Konten unter <Buchhaltung - Stammdaten - Kontenverwaltung> oder über <Buchhaltung - Listen - Kontenliste> hinterlegt wird.
Für eine sinnvolle Auswertung müssen Sie hier ihr Erscheinungsbild vollständig definieren: das bedeutet, dass Sie verschiedene Ebenen bilden, diesen Ebenen Überschriften zuteilen, einzelne Kosten- und Erlöspositionen definieren sowie Summen und Ergebnisse bilden. Die Reihenfolge der einzelnen Positionen in dieser Definition entspricht der Reihenfolge der Positionen im späteren Ausdruck.

Nicht jeder, der die Auswertung erhält, soll auch alle Details erkennen können. Dazu arbeitet man in Jack mit unterschiedlichen Ebenen. Je mehr Ebenen verwendet werden, desto detaillierter ist die Auswertung, und desto besser lässt sich steuern, bis zu welcher Ebene man Details erkennen darf oder nicht. Die Auswertung lässt sich nämlich auf eine bestimmte Ebenenzahl begrenzen und verbirgt dabei die dahinterliegenden Details.

Alle drei Auswertungen (G&V, Rohbilanz und BWA) werden nach dem gleichen Prinzip definiert, deswegen wird hier lediglich die Erstellung anhand der G&V beschrieben:

Folgendes müssen Sie bei der Erstellung einer Auswertung berücksichtigen:

• Auf einem - vorzugsweise karierten - Papier sollte zuerst handschriftlich das genaue Aussehen der künftigen G&V skizziert werden, und zwar Position für Position, so dass man sieht, welche Punkte als Unterpunkt zu einem übergeordneten Punkt gehören.
• Welchen Anforderungen muss und soll sie genügen?
• Welche Positionen sollen wo erscheinen?
• Es sind alle Punkte durchzugehen und mit der Ziffer der Ebene zu versehen, wobei die höchste Ebene die Ziffer 1 erhält, alle nachgeordneten Ebenen entsprechend eine Ebene tiefer.
• Als nächstes sollte jeder Ebene eine Codierung gegeben werden, und zwar so, dass es sich einerseits um ein schlüssiges Kürzel handelt (z. B. E für Erlös, A für Aufwand), und andererseits auch ersichtlich ist, dass es sich z. B. um Unterpunkte handelt (z. B. E13 und E15 liegen auf der gleichen Ebene, gehören aber zu E1. E1 und E2 sind auf der gleichen Ebene, und gehören zu E.). Auf diese Weise können später die Summenformeln einfacher gebildet werden.
• Gehen Sie in <Buchhaltung - Stammdaten - Konten GuV> und definieren die Auswertung so, wie Sie sie vorher handschriftlich zu Papier gebracht haben.

In dieses Feld geben Sie die Nummer der Ebene ein, in der die zu definierende Position erscheinen soll. Dabei gilt: je niedriger die Ziffer ist, desto bedeutsamer ist die Ebene (also ist 1 die höchste = wichtigste Ebene). Später können Sie wählen, wie viele Ebenen gedruckt werden sollen. Dadurch können Sie eine Auswertung einerseits sehr detailliert gestalten (maximal 10 Ebenen). Andererseits können Sie aber den Druck nur auf eine Ergebnisübersicht beschränken.

Ebene 1 entspricht i. d. R. Überschriften und Ergebnissen, Ebene 2 untergeordneten Zwischensummen und Unterüberschriften, Ebene 3 evtl. Obergruppen, und dann könnten z. B. ab Ebene 4 oder 5 die eigentlichen Einträge erscheinen. Möchten Sie Ihre Auswertung auf die ersten beiden Ebenen beschränken, erhalten Sie nur die Überschriften, Ergebnisse und Zwischensummen.

Code / Klasse der Ausgabeposition. Sie sollten jedem Eintrag in der Auswertung eine eindeutige Bezeichnung geben, und zwar so, dass es sich einerseits um ein schlüssiges Kürzel handelt und andererseits auch ersichtlich ist, dass es sich um Unterpunkte zu einer bestimmten Position handelt (z. B. E13 und E15 liegen auf der gleichen Ebene, gehören aber zu E1. E1 und E2 liegen auf der gleichen Ebene und gehören zu E). Oder Sie halten sich an bestimmte Kontenbereiche.

Bei der Vergabe von Klassencodes können Sie zwei Methoden anwenden:

Codierung entsprechend Kontenbereichen
Sie halten sich an bestimmte Kontenbereiche und vergeben die Codierung entsprechend dieser Kontenklassen auf numerischer Basis. Dabei verwendet man oft je Konto auch einen Eintrag hier in der Definition.
Das hat den Vorteil, dass Sie beim Ausdruck der Auswertungsdefinition sofort einen Kontennachweis erhalten und auf einen Blick nachsehen können, welche Konten in welche Auswertungspositionen eingeflossen sind.
Das hat aber auch den Nachteil, dass bei der Summierung von Kontenklassen unterschiedliche Kontenpositionen nicht wirklich gemischt werden können und man mit zusammenhängenden Kontenbereichen arbeiten muss. Sonst könnte u. U. ein Konto in eine Auswertungsposition einfließen, das hier eigentlich nicht hineingehört, aber nun einmal eine Nummer besitzt, die es für diese Auswertungsposition prädestiniert. Außerdem kann es aufwendiger sein, die Formeln für die Auswertungspositionen zu erfassen, da die Kontenbereiche vielleicht nicht zusammenhängen und die Formel für Zwischenergebnisse nur maximal 10 einzelne Kontennummern aufnehmen.

Alphanumerische Codierung
Sie vergeben alphanumerische Codes (unabhängig von der Kontennummer), die die Positionsart umschreiben, z. B. E für Erlöse, E1 für alle betrieblichen Erlöse, E 11 für die Erlöse des ersten betrieblichen Leitveranstalters, E12 für die Erlöse des zweiten Leitveranstalters usw.
Hierbei müssen Sie jedoch unbedingt darauf achten, dass Jack bei der späteren Berechnung einer Summenformel (bei der Sie einen bestimmten Bereich eingeben müssen), folgendermaßen vorgeht:
die Summenformel E1 - E2 (sprich: E1 bis E2) addiert nicht nur die Einträge zweier Codierungen, sondern auch sämtliche Definitionscodes, die zwischen dem Eintrag <E1> und dem Eintrag <E2> gemacht wurden. <E1> stellt für Jack sozusagen das Startsignal dar, mit der Summierung zu beginnen, bis er auf <E2> stößt, also das Stoppsignal. Alle dazwischen liegenden Codierungen (also z. B. E11, E12, E21 und auch D387) werden mitsummiert. Dies gilt im Übrigen auch für den Fall, dass Sie statt mit alphanumerischen Codes mit den Kontonummern arbeiten. Die Summe von 4500 - 4599 berechnet nicht prinzipiell alle Konten, die innerhalb dieses Bereichs liegen, sondern die Software setzt dort an, wo sie zuerst den Eintrag 4500 findet und hört dort auf zu addieren, wo sie 4599 findet. Befindet sich dazwischen der Eintrag 7013, wird dieser Eintrag ebenso mitaddiert.
Diese Methode hat den Nachteil, dass Sie vorsichtiger und genauer bei der Erarbeitung Ihrer Formeln sein müssen, und dass Sie nicht sofort beim Ausdruck der Auswertungsdefinition einen Kontennachweis sehen können.
Jedoch lässt es sich mit alphanumerischen Codes vom Verständnis her u. U. einfacher arbeiten. Und einen Kontennachweis könnten Sie einbauen, indem Sie eine zusätzliche, unterste Ebene kreieren, in der Sie jedem einzelnen Konto eine eigene Codierung zuweisen. (Das müssen Sie zwar auch in der Kontenverwaltung tun, aber durch diesen zusätzlichen Schritt würden die Kontennummern in Zusammenhang mit den Codierungen in der gedruckten Auswertungsdefinition erscheinen.)

Hier tragen Sie den Text ein, der später vor den Beträgen gedruckt wird.

Sie können anhand der verfügbaren Funktionen die komplette Auswertung definieren. Die Funktionen <Text> und <Überschrift> haben keinen Formelcharakter; es wird also nicht gerechnet, sondern die Zeile wird einfach nur an dieser Position in der Auswertung angedruckt.

Einzelnen Konten (und damit Salden) oder Kontenbereichen kann <Eintrag> zugewiesen werden.

Hängen die zu verrechnenden Positionen nicht zusammen, müssen Sie entweder <Zwischenergebnis> oder <Ergebnis> verwenden. <Ergebnis> wird hervorgehobener formatiert. Bei beiden Formeln haben Sie Raum für bis zu 10 Eingaben, die mit <+> oder <-> verbunden werden können. Mit <Summe> addieren Sie einen kompletten, in der Definition der Auswertung zusammenhängenden Bereich.
Möchten Sie nicht nur auf Einträge, sondern z. B. auch auf errechnete Positionen (Summe, Zwischenergebnis u. ä.) zurückgreifen, müssen Sie auch solchen Summen / Ergebnisse / Zwischenergebnissen eigene Klassencodierungen zuweisen.

Je nach gewählter Funktion müssen Sie in den unten erscheinenden Feldern zusätzliche Parameter angeben.

Nur einem <Eintrag_>_ können einzelne Konten zugewiesen werden. Ein Eintrag ist eine Zusammenfassung von Konten und ihrer Salden (z. B. KFZ-Aufwand). Mehr kann man nicht einstellen.

Mit <Summe> können Sie eine Reihe hintereinander stehender Einträge zusammenfassen (z. B. alle Aufwendungen eines bestimmten Bereiches wie Personalaufwand), die sich über einen zusammenhängenden Bereich erstrecken.

Dazu wird in den Eingabefeldern die erste Position des Bereiches angegeben, der summiert werden soll (Startsignal für Jack, mit dem Summieren zu beginnen); im zweiten Feld die letzte Position des entsprechenden Bereiches (Stoppsignal). Sämtliche Positionen dazwischen werden addiert und in der Summe zusammengefasst.

Mit <Ergebnis> und <Zwischenergebnis> können bis zu 10 Positionen summiert werden. Diese Funktion eignet sich für unzusammenhängende Positionen / Bereiche. Dabei kann sowohl auf einzelne Einträge als auch auf zuvor gebildete Summen und/oder Ergebnisse zurückgegriffen werden.
Sie tragen in den einzelnen Eingabefeldern die Kürzel der Positionen ein und geben an, ob addiert <+> oder subtrahiert <-> werden soll.

Erlöse werden im Haben gebucht und erhalten in Jack ein negatives Vorzeichen. Bei der Formeldefinition ist dieser Umstand insofern zu berücksichtigen, als dass keine doppelte Negation auftauchen sollte:
Wird z. B. eine Formel Gewinn = Ertrag - Aufwand erfasst, dann rechnet Jack bei dieser Formel:
Ertrag = negativer Saldo (wegen Habenseite der Ertragskonten)
minus Aufwendungen (positiver Betrag der Aufwandskonten)
ergibt statt der gewünschten Differenz eine ungewollte Addition aller Erträge und Aufwendungen. (Das gleiche gilt für Aufwand minus Gewinn!) Stattdessen sollten Sie Gewinn = Ertrag + Aufwand formulieren, da dann die tatsächliche Differenz zwischen der negativen Ertragssumme (wegen der Habenseite aller Ertragskonten) und allen Aufwendungen errechnet wird.

Mit <Text> und <Überschrift> wird nur der Text unter <Bezeich nung> ausgegeben; es werden keine Beträge ermittelt oder gedruckt. Sie sollten diese Funktion für Beschreibungen, Hinweise oder Leerzeilen nutzen. Die Überschrift wird nur hervorgehobener formatiert.

Weitere Bearbeitungsfunktionen

Sie können anhand der Jack-Standardbuttons wie üblich neue Auswertungspositionen hinzufügen, bestehende ändern oder löschen. Zusätzlich können Sie eine neue Position an beliebiger Stelle der Liste einfügen. Klicken Sie auf den Listeneintrag, vor dem Sie die neue Position einfügen möchten und geben die gewünschten Daten ein. Danach klicken Sie auf <Einfügen>. <Hinzu> bewirkt das Hinzufügen einer neuen Position ans Listenende.

Der Eintrag wird um eine Ebene herunter- bzw. heraufgesetzt.

Der markierte Eintrag wird um eine Position in der Liste nach oben bzw. nach unten verschoben.

Sie können entweder einen bestimmten Drucker zum Druck selektieren, oder mit <Drucken> einen Ausdruck der Auswertungsdefinitionen veranlassen.

Alle Auswertungspositionen erscheinen unterhalb der Eingabefelder in einer Liste, der Sie Ebene, Klassencodierung, Bezeichnung und die Funktion der Position entnehmen können.

Nach der vollständigen Definition der Auswertung sollten Sie sie ausdrucken und dann die notwendigen Einträge (also die Klassencodierung) bei den einzelnen Konten unter <Buchhaltung - Listen - Kontenliste> hinterlegen, damit Jack weiß, welche Konten einem in der Auswertung definierten Eintrag zuzuordnen sind. Rufen Sie die Kontenliste unter <Buchhaltung - Listen - Kontenliste> auf. Über das Kontextmenü mit der rechten Maustaste können Sie jedes einzelne Ertrags- bzw. Aufwandskonto bearbeiten, um die Klassencodierung im Feld <GuV> zu vermerken, damit Jack weiß, welche Konten er einem in der G&V definierten Eintrag zuordnen soll.
Sind alle nötigen Konten auf diese Weise mit der Definition der G&V verknüpft, gehen Sie auf <Buchhaltung - Auswertungen - Gewinn u. Verlust>. Dort stellen Sie ein, für welchen Monat / welches Jahr Sie die Auswertung sehen möchten, sowie die Anzahl der Ebenen. Je höher die Ebenenzahl ist, desto detaillierter wird die Auswertung. Wählen Sie eine geringe Ebenenzahl, erhalten Sie weniger Details und stattdessen nur die errechneten Summen.

Beispiel für eine G&V (Schema, Klassencodierungen wurden frei vergeben):