...
<Boekhouding -
...
Boeking/
...
Jack bietet Ihnen ein Instrument zur Prüfung der Plausibilität Ihrer buchhalterischen Buchungen im Bereich der gesamten Vorgangsverwaltung (prüft also nur vorgangsbezogene Buchungssätze).
...
Die Vorgänge dieser Auswertung lassen sich entweder nach einem bestimmten Zeitraum oder nach Buchungs- / Kundennummer selektieren. Sie können die Suche auch auf Reisevorgänge eines bestimmten Mitarbeiters beschränken.
Jack liefert weitere Möglichkeiten:
- Sie prüfen die Umsätze auf einem bestimmten Konto
- Sie lassen Jack nur nach Differenzen größer einem bestimmten Betrag suchen.
- Sie lassen Debitoren- und Kreditorenkonten unberücksichtigt.
- Sie berücksichtigen nur Vorgänge, die vom Kunden schon komplett bezahlt wurden,.
- Sie berücksichtigen nur Vorgänge, bei denen schon ein Rechnungseingang seitens des Veranstalters verbucht wurde.
- Sie berücksichtigen nur Vorgänge, die schon komplett verbucht wurden.
- Sie lassen Finanz- oder Erlös- oder Aufwandskonten unberücksichtigt.
- Sie lassen Vorgänge unberücksichtigt, deren Vorgangsstatus auf <OK> steht.
Darüber hinaus können Sie über die Schaltfläche <Abfrage> eine erweiterte Abfrage starten und dort nach weiteren Kriterien eingrenzen.
Die Eingrenzung, die Sie selber festlegen, ist nur dann sinnvoll, wenn Sie davon ausgehen, dass auch alle betreffenden Vorgänge buchhalterisch korrekt und komplett verbucht sein müssten.
Möchten Sie z. B. für den Jahresabschluss 2076 sehen, welche Vorgänge noch auf den oben beschriebenen Konten Salden aufweisen, sollten Sie nach Abreisedatum 01.01. - 31.12.2007 eingrenzen und - wie im Beispiel ersichtlich - Finanz-, Erlös- und Aufwandskonten nicht berücksichtigen. Nur so erhalten Sie die Vorgänge, die für das abzuschließende Jahr relevant sind und können mit der Bearbeitung direkt in der Liste fortfahren.
In der Liste erkennen Sie Abreisedatum, Vorgangsnummer, Kundenname sowie Mitarbeiterkürzel. In der letzten Spalte vermerkt Jack die Konten, auf denen er einen Saldo in der Vorgangsbuchhaltung gefunden hat. Diesen Saldo bezeichnet er als potentiellen „Fehler". Dabei handelt es sich in den seltensten Fällen um echte Fehler. Ein „Fehler" wird immer dann angezeigt, wenn der Saldo eines Kontos, das im Rahmen eines Reisevorgangs bebucht wird, nicht auf Null ist. Es ist daher ratsam, Finanz-, Aufwands- und Ertragskonten nicht in der Auswertung zu berücksichtigen, denn diese Konten werden für einen Reisevorgang fast nie einen Null-Saldo aufweisen.
Sie können die Liste neu eingrenzen, zur weiteren Bearbeitung komplett ausdrucken oder schließen.
Wie arbeite ich sinnvoll mit der Prüfliste zur Vorgangsbuchhaltung?
Sinnvollerweise sollten zuerst alle anderen Jack Prüflisten abgearbeitet werden, bevor man sich mit den Details der Prüfliste befasst. Hierzu zählen die Zahlungskontrolle für Kunden (<Buchhaltung - Zahlungskontrolle>) sowie die Veranstalterabrechnung (<Vorgang - Veranstalterabrechnung>: offene Rechnungen, offene Zahlungen, offene Erlöse). Auch die Fakturierung aller betroffenen Vorgänge sollte erledigt sein, bevor man in die Vorgangsprüfliste einsteigt (<Buchhaltung - Vorgang/Anmeldung - Sammelfakturierung>). In der Vorgangsprüfliste wird also auf jeden Fall alles erscheinen, was zuvor in den Listen übrig blieb, denn dort sind sowieso noch Beträge offen.
Werden Finanz-, Aufwands- und Erlöskonten ausgegrenzt, sucht Jack nur noch in Debitor-/ Kreditorkonten sowie in den Verrechnungskonten der Veranstalter (siehe <Basisdaten - Veranstalter - Konten>).
Es kann Ihnen passieren, dass in der Auswertung viele Einträge bei Konten erscheinen, die nie ausgeglichen sein können, wie z. B. Steuerkonten. Dies liegt daran, dass diese Konten wahrscheinlich als Bilanzkonten definiert wurden (in <Buchhaltung - Stammdaten - Kontenverwaltung>). Sie können übergangsweise diese von Jack monierten Bilanzkonten als Finanzkonto umdefinieren, um die Vorgangsprüfliste übersichtlicher zu erhalten, da sich die Finanzkonten von der Auswertung ausschließen lassen.
Sie erhalten eine Liste, bei denen in den Vorgangs-T-Konten die Konten aus irgendwelchen Gründen nicht ausgeglichen sind. Das bedeutet, dass auf einem der Debitoren / Kreditoren oder Verrechnungskonten noch keine vollständige Soll- oder Habenstellung stattgefunden hat.
Dies kann folgende Ursachen haben:
- Kundenzahlung fehlt noch
(Finanzkonto -> Debitor)
- Fakturierung fand noch nicht statt
(also fehlt ggf. die Buchung sonstiger Beträge und/oder Fees = Debitor > Erlös und/oder die Buchung von IATA, DB-Werten oder Eigenveranstaltung = Debitor -> Umsatz)
- Veranstalter-Rechnung ist noch nicht gebucht
(Debitor -> Kreditor für das Reisebüroinkasso sowie Kreditor -> Jack Verrechnungskonto + Jack Verrechnungskonto -> Kreditor beim Veranstalterinkasso, ggf. Aufwand/Erlösschmälerung -> Debitor bei "Rabatten"; es fehlt dann auch Kreditor -> Erlöse beim Reisebüroinkasso bzw. Jack Verrechnungskonto -> Erlöse beim Veranstalterinkasso)
- Veranstalter-Zahlung noch nicht gebucht
(Kreditor -> Bank beim Reisebüroinkasso; Bank -> Kreditor beim Direktinkasso)
- Veranstalter-Erlös noch nicht gebucht
(ggf. trotz erledigter Eingangsrechnung fehlt noch Kreditor -> Erlöse / Jack Verrechnung -> Erlöse; s. o.)
!worddav995c7b86d4b24bb4881b553f9132cd4f.png|height=37,width=37,align=left!Achtung: sobald die Eingangsrechnung noch nicht komplett gebucht ist (auch wenn nur 0,01 offensteht!), wird der gesamte Erlös nicht gebucht!
...
Stehen abgeschlossene Vorgänge in dieser Übersicht, bei denen eigentlich alle Jack Funktionen bzgl. der Buchhaltung erledigt wurden, gibt es 2 Möglichkeiten:
(1) Jemand hat einen Journaleintrag, der vorgangsbezogen erzeugt wurde und deshalb auf den T-Konten des Vorgangsjournals in <Buchhaltung - Vorgang/Anmeldung - Vorgangsjournal> steht, „manuell" direkt im Journal oder im Kontenblatt storniert. Die Stornofunktion macht zu diesem Journaleintrag zwar eine Generalumkehr, die auch in den T-Konten steht. Da aber der neue Buchungssatz dann meist wieder „manuell" über <Buchhaltung - Buchen> erzeugt wurde, fehlt diesem neuen Journaleintrag der Bezug zu den T-Konten. Damit bleibt die Vorgangsbuchhaltung unausgeglichen, obwohl vielleicht die Zahlen auf den Konten stimmen. Es stimmen aber weder die T-Konten, noch die Vorgangshistory bzgl. der manuell getätigten Journaleinträge.
„Manuelles" Buchen zu Reisevorgängen zerstört sämtliche Jack Kontrollfunktionen, die vorgangsbasierend sind und sollte deswegen nur in Rücksprache mit Bewotec gemacht werden!
(2) Es kann es in Jack zu einem Datenbankfehler gekommen sein. In solchen Fällen kontaktieren Sie bitte die Bewotec Hotline, prüfen aber bitte vorher anhand <Buchhaltung - Journal/Grundbuch - Vorgang>, welche Buchungssätze tatsächlich bis ins Jack Journal gelangt sind, und welche fälschlicherweise in den T-Konten bzw. der VA-Abrechnung bzw. der Kundenzahlungshistory angezeigt werden bzw. fehlen. Solche Buchungssätze können durch die Hotline repariert werden.
...
Hier können Sie dann folgendes überprüfen:
- Wurde der Vorgang abschließend fakturiert?
- Gab es sonstige Beträge und/oder Fees und/oder Rabatte/ weitergegebene Provisionen?
- Hat der Kunde schon alles gezahlt - ist der Restbetrag auf Null?
- Welche Veranstalter waren betroffen?
<Kundenzahlung> Die Maske zur Kundenzahlung erscheint (wie <Vorgang - Zahlung Kunde>)
Hier können Sie dann folgendes erkennen:
- Hat der Kunde schon alles gezahlt - ist der Restbetrag auf Null?
- Welche Konten waren in der Zahlungshistory betroffen?
- Welche Zahlungen gab es überhaupt? Stehen die alle auf den Konten?
...
<VA-Abrechnung> Jack verzweigt in die Veranstalterabrechnung (wie <Vorgang - Veranstalterabrechnung>)
Hier können Sie dann folgendes erkennen:
- Welche Veranstalter waren betroffen?
- Wurde die Eingangsrechnung gebucht? Vollständig?
- Wurde dabei auch der Rabatt korrekt gebucht?
- Stimmen die MwSt-Beträge, die gebucht wurden?
- Wurde die Zahlung an den Veranstalter komplett und korrekt gebucht?
- Welche Zahlungen gab es überhaupt? Stehen die alle auf den Konten?
- Wurde eine Zahlung „manuell" im Kontenblatt storniert?!?
...
<Vorgangsjournal> Jack verzweigt in das dazugehörige Vorgangsjournal (wie <Buchhaltung - Vorgang/Anmeldung - Vorgangsjournal>)
Hier können Sie dann folgendes erkennen:
- Das Konto, das in der Prüfliste erscheint - fehlt ihm die Haben- oder Soll-Stellung?
- Um welche Jack Aktion handelt es sich dabei? (siehe oben die Auflistung der Buchungsschritte bei den unterschiedlichen Jack Aktionen)
...
<Status „OK" setzen> Es gibt Positionen in der Prüfliste, bei denen es nicht möglich / nötig ist, den Saldo auf den T-Konten im Vorgangsjournal zu beseitigen. In diesen Fällen vergibt man über das Kontextmenü einen OK-Status, der beim erneuten Aufruf der Liste sichtbar ist. So kann man Position für Position „abhaken" und braucht sich nur noch mit den Dingen zu beschäftigen, die tatsächlich noch zu erledigen sind.
Fälle, in denen das Konto in der Vorgangsprüfliste stehen bleibt:
Es handelt sich um Rundungsdifferenzen von unter 1,-€, die über <Buchhaltung - Buchen> direkt gebucht werden. Journaleinträge, die aus <Buchhaltung - Buchen> kommen, erscheinen nicht im Vorgangsjournal, so dass dieser Eintrag also bestehen bliebe, obwohl der Saldo des betreffenden Kontos inzwischen ausgeglichen wurde (meist ein Kreditor mit Rundungsdifferenz aufgrund von Sammelabrechnungen).
Es handelt sich um Vorgänge, bei denen auf absehbare Zeit eine bestimmte Jack Aktion nicht stattfinden wird (z. B. die Kundenzahlungen aus dem Alt-System). Diese Vorgänge werden also zu den betreffenden Reisen nie einen bestimmten Buchungssatz aufweisen, da diese Geschäftsvorfälle einfach nicht mehr nachgearbeitet werden.
...
Reservering - Checklijst voor boekhouding>
Jack biedt u een instrument om de boekhoudkundige mutaties te controleren binnen het totale dossierbeheer (Het controleert alleen boeking gerelateerde mutatieregels).
Daarbij wordt gecontroleerd, of op de grootboekrekeningen, die in de boekhouding gebruikt worden bij de reizen, saldo staat. Daarmee kan in de eerste plaats de Debiteuren- en Crediteurenadministratie gecontroleerd worden, zoals ook de rekeningen voor de Touroperator-incasso (zie ook <Basisgegevens - Touroperator - Rekening>).
Indien bij een reis / dossier alle boekhoudkundige acties doorgevoerd zijn (Klantbetaling, Touroperator verwerking, inclusief de betaling en winstboeking), moeten deze rekeningen eigenlijk "glad" zijn. Deze Checklijst levert een overzicht over de gevallen, voor welke nog altijd een saldo op de rekening openstaat.
Het overzicht van de Checklijst kan weer aan de hand van een bepaalde periode of op boekings- of klantnummer opgevraagd worden. U kunt het overzicht van de reisdossiers ook beperken tot een bepaalde employe.
Jack geeft de volgende mogelijkheden:
- Het controleren van de omzet op een bepaalde rekening.
- U laat Jack zoeken naar verschillen groter dan een bepaald bedrag.
- Het negeren van Debiteuren- en Crediteurenrekeningen.
- Alleen boekingen selecteren, die volledig betaald zijn door de klant.
- Alleen boekingen selecteren, waarvan de touroperator-factuur ingeboekt is.
- Alleen boekingen selecteren, die reeds compleet door geboekt zijn.
- Het negeren van Financiële- of Winst- of Kostenrekeningen.
- Het negeren van boekingen, waarvan de boekingsstatis op <OK> staat.
Daarnaast kunt u via de Button <Query> een verdere selectie ingeven en selecteren op meerdere criteria.
De selectie, die u zelf ingeeft, is alleen zinvol, als u ervan uitgaat, dat alle betreffende boekingen boekhoudkundig correct en compleet geboekt moeten zijn.
Wilt u b.v. voor de jaarafsluiting van 2011 zien, voor welke boekingen, op de bovenbeschreven rekeningen, nog een saldo staat, dient u te selecteren op vertrekdatum 01.01 - 31.12.2011 en - zoals in het voorbeeld zichtbaar - Financiële-, Winst-, en Kostenrekeningen negeren. Alleen zo selecteert u de boekingen, die voor het af te sluiten jaar relevant zijn en kan direct in de lijst de bewerking gedaan worden.
In de lijst worden de vertrekdatum, het boekingsnummer, de klantnaam als ook de afkorting van de employe getoond. In de laatste kolom vermeldt Jack de rekeningen, waarop een saldo gevonden is in de boekhoudkundige gegevens van de boeking.
Dit saldo wordt benoemd als een potentiële "fout". Daarbij handelt het in het slechtste geval om een echte fout. Een "fout" wordt altijd getoond, wanneer het saldo van een gebruikte rekening, waarop geboekt is bij de reis / dossier, niet op nul loopt. Het is daarom raadzaam om Financiële-, Winst- en Kostenrekeningen niet meer te nemen in de selectie, omdat voor deze rekeningen voor een reis/dossier bijna nooit een nul-saldo getoond zal worden.
Via de Toolbaropties, kunt u een nieuwe selectie ingeven, de lijst compleet printen voor verder bewerking of sluiten.
Hoe werk ik zinvol met de Checklijst voor de boeking gerelateerde boekhouding?
Het is zinvol in eerste instantie alle andere controlelijsten van Jack verwerkt te hebben, voordat er gewerkt gaat worden met deze Checklijst.
Deze controlelijsten omvatten de betalingscontrole voor klanten (<Boekhouding - Controle betalingen>) en ook de Touroperator afrekening (<Boeking - Verwerken van TO-facturen>: nog te boeken facturen, nog te betalen facturen, winst nog niet gemuteerd>). Ook dienen de betreffende boekingen gefactureerd te zijn, voordat de Checklijst opgevraagd wordt (<Boekhouding - Boeking/Reservering - Verzamelfactuur>). Op de Checklijst verschijnt in ieder geval alles wat van te voren op de controlelijsten over bleef, want er zijn zeker nog openstaande bedragen.
Indien de Financiële-, Winst- en Kostenrekeningen uitgesloten, zoekt Jack alleen in de Debiteuren- en Crediteurenrekeningen, zoals in de rekeningen van de touroperator (zie ook <Basisgegevens - Touroperator - Rekening>).
Het kan gebeuren dan in de Checklijst veel regels verschijnen voor rekeningen, die niet "glad" kunnen zijn, zoals b.v. BTW rekeningen. Dat heeft als oorzaak, dat deze rekeningen waarschijnlijk als Balansrekeningen gedefinieert zijn (in <Boekhouding - Basisgegevens - Rekeningschema>). U kunt deze rekeningen omzetten van Balansrekening naar Financiële rekening, om de Checklijst overzichtelijk te houden, omdat de Financiële rekeningen uitgesloten kunnen worden.
U krijgt een lijst met boekingen, waarbij in het mutatie-overzicht van de boeking de rekeningen om een of andere reden niet "glad" zijn. Dat betekend, dat op een Debiteuren-, Crediteuren- of Omzetrekening nog geen volledige Debet- en Credit boeking plaatsgevonden heeft.
Dit kan de volgende oorzaken hebben:
- De klantbetaling ontbreekt nog.
(Financiële rekening-> Debiteur)
- De facturering heeft nog niet plaatsgevonden.
(er ontbreekt mogelijk de doorboeking van overige bedragen en/of Fees = Debiteur -> Opbrengst en/of de doorboeking van IATA of Eigen reizen = Debiteur -> Omzet)
- De Touroperator factuur is nog niet geboekt.
(Debiteur -> Crediteur voor Reisburo incasso en Crediteur -> Jack verrekeningsrekening + Jack verrekeningsrekening -> Crediteur bij Touroperator incasso, of Uitgaven/Winstvermindering -> Debiteur bij kortingen; er ontbreekt dan ook Crediteur -> Winst bij Reisburo incasso en Jack verrekeningsrekening -> Winst bij Touroperator incasso)
- Touroperator betaling is nog niet geboekt.
(Crediteur -> Bank bij Reisburo incasso; Bank -> Crediteur bij Direct incasso)
- Touroperator Winst is nog niet geboekt.
(ondanks de ingevoerde inkoopfactuur ontbreekt nog Crediteur -> Winst / Jack verrekening -> Winst)
Let op: Zodra de factuur nog niet volledig geboekt is (ook als er maar 0,01 openstaat) wordt de totale winst niet geboekt!
Op deze Checklijst dienen alleen boekingsregels te staan, waarbij het correct is, dat er nog iets ontbreekt. Er zouden geen boekingen meer op moeten staan, die eigenlijk al afgesloten dienen te zijn.
Staan er afgesloten boekingen op deze Checklijst, bij welke eigenlijk alle Jack Functies met betrekking tot de Boekhouding voltooid zijn, zijn er 2 mogelijkheden:
(1) Iemand heeft een grootboekmutatie, die op basis van een boeking is en daarom op de T-account in het mutatieoverzicht van de boeking <Boekhouding - Boeking/Reservering - Mutatie-overzicht> staat, "handmatig"direct in het journaal of in het grootboekverslag gestorneerd. De Storno-functie maakt van deze mutatieregel een tegengestelde mutatieregel, die ook in de T-account komt te staan. Maar aangezien dat de nieuwe mutatieregel dan vaak weer "handmatig" aangemaakt wordt via <Boekhouding - Handmatig boeken>, ontbreekt deze nieuwe mutatieregel op de T-account / mutatie-overzicht van de boeking. Daardoor blijft de boekhoudkundige kant van de boeking openstaan, hoewel de nummers op de rekening wel overeenkomen. Het komt niet overeen in de T-account, nog de boekingshistorie met betrekking tot de handmatig geboekte mutatie.
„Handmatig" boeken voor een Reis / dossier verstoort alle Jack controle-functies, die boeking gebaseerd zijn en dienen daardoor alleen na overleg met Bewotec gemaakt te worden!
(2) Het kan zijn dat er een Databank- fout is opgetreden in Jack. Neemt u in zulke gevallen alstublieft contact op met de supportafdeling van Bewotec, controleert u echter van te voren via <Boekhouding - Journaallijst - Boeking>, welke mutatieregels daadwerkelijk in de Journaallijst staan, en welke niet juist in de T-account of de Touroperator afrekening of de Klantbetalingshistorie getoond worden of ontbreken. Dergelijke mutatieregels kunnen door de supportafdeling gecorrigeerd worden.
Contextmenu en Toolbaropties bij Checklijst voor boekhouding
Via het contextmenu, dat opgeroepen kan worden door met de rechtermuisknop op een regel te klikken, kunnen de gegevens bewerkt worden.
<Boeking> roept direct de betreffende boeking / dossier behorende tot deze mutatieregel op (zoals <Boeking - Boeking>).
Hier kunt u het volgende controleren:
- Is de boeking gefactureerd?
- Zijn er overige bedragen en/of Fees en/of Kortingen/ doorgegeven provisie?
- Heeft de klant alles reeds betaald - is het restantbedrag nul?
- Welke touroperator betreft het?
<Klantenbetaling> Het scherm voor de Klantenbetaling verschijnt (<Boeking - Invoeren klantbetaling>).
Hier kunt u het volgende controleren:
- Heeft de klant alles reeds betaald - is het restantbedrag nul?
- Welke grootboekrekeningen zijn gebruikt in de betalingshistorie?
- Welke betalingen zijn er gedaan? Staan deze allemaal op de grootboekrekeningen?
- Werd een betaling "handmatig" in het grootboekverslag / journaal gestorneerd?
<TO-verwerking> Het scherm van Verwerken van TO-facturen wordt geopend en stelt de gekozen boeking voor in het zoekscherm (<Boeking - Verwerken van TO-facturen>).
Hier kunt u het volgende controleren:
- welke touroperator is er geboekt?
- Is de inkoopfactuur geboekt? Volledig?
- Werd daarbij ook de korting correct geboekt?
- Kloppen de BTW bedragen, die geboekt zijn?
- Is de betaling aan de touroperator compleet en correct geboekt?
- Welke betalingen zijn er geboekt? Staan deze allemaal op de grootboekrekeningen?
- Werd een betaling "handmatig" in het grootboekverslag / journaal gestorneerd?
- Is de winst / commissie geboekt?
<Mutatie overzicht> Jack komt in het mutatieoverzicht van de betreffende boeking (<Boekhouding - Boeking/Reservering - Mutatie-overzicht>)
Hier kunt u het volgende controleren:
- Van het rekeningnummer, wat in de Checklijst verschijnt - ontbreekt daar de Debet- of Creditkant?
- Om welke Jack actie gaat het hierbij? (Um welche Jack Aktion handelt es sich dabei?
- Om welk bedrag gaat het?
<Status „OK" plaatsen> Het geeft in de Checklijst regels, waarbij het niet mogelijk / nodig is, dat het saldo op nul loopt. Voor deze gevallen, kan er via het contextmenu een OK-status toegekend worden, welke bij het opnieuw overvragen van de checklijst zichtbaar wordt. Zo kan regel voor regel "afgevinkt" worden en hoeft u enkel die regels na te kijken / bewerken welke nog daadwerkelijk af te werken zijn.
Gevallen, waarbij er saldo op de Checklijst blijven staan:
Het gaat om afrondingsverschillen van onder € 1,-, die via <Boekhouding - Handmatig boeken> rechtstreeks geboekt worden. Grootboekmutaties, die via <Boekhouding - Handmatig boeken> geboekt worden, verschijnen niet op het mutatie-overzicht van de boeking, zodat deze ingave ook open blijven staan, hoewel het saldo van de betreffende rekening intussen afgeletterd is (meestal een Crediteur met afrondingsverschillen op grond van verzamelfacturen).
Het gaat om boekingen, waarvoor, in de nabije toekomst, een bepaalde Jack actie niet zal plaatsvinden (B.v. de klantbetalingen van een ouder systeem). Deze boekingen worden ook niet bij de betreffende reis in de boekhouding opgenomen, omdat deze niet meer ingegeven worden.
<Status „Open" plaatsen> Door middel van deze functie kan de eerder gegeven status weer verwijderd worden.
Via de Toolbar van de lijst kunt u meer functies gebruiken, zoals binnen de lijst zoeken naar bepaalde tekenreeksen, de lijst opnieuw opvragen aan de hand van andere criteria, de lijst laten printen of sluiten.