<Buchhaltung - Vorgang/Anmeldung - Prüfliste Vorgangsbuchhaltung>
Jack bietet Ihnen ein Instrument zur Prüfung der Plausibilität Ihrer buchhalterischen Buchungen im Bereich der gesamten Vorgangsverwaltung (prüft also nur vorgangsbezogene Buchungssätze).
Dabei wird geprüft, ob sich auf den Konten, die in der Buchhaltung zu einer bestimmten Reise angesprochen werden, Salden befinden. Damit lassen sich in erster Linie Debitoren und Kreditoren prüfen sowie die Verrechnungskonten zum Veranstalterinkasso (siehe <Basisdaten - Veranstalter - Konten>).
Wurden zu einer Reise alle buchhalterischen Aktionen durchgeführt (Kundenzahlung, Veranstalterabrechnung samt Zahlung und Erlösbuchung), müssten diese Konten eigentlich ausgeglichen sein. Die Prüfliste liefert einen Überblick über die Fälle, in denen sich immer noch Salden auf den Konten befinden.
Die Vorgänge dieser Auswertung lassen sich entweder nach einem bestimmten Zeitraum oder nach Buchungs- / Kundennummer selektieren. Sie können die Suche auch auf Reisevorgänge eines bestimmten Mitarbeiters beschränken.
Jack liefert weitere Möglichkeiten:
- Sie prüfen die Umsätze auf einem bestimmten Konto
- Sie lassen Jack nur nach Differenzen größer einem bestimmten Betrag suchen.
- Sie lassen Debitoren- und Kreditorenkonten unberücksichtigt.
- Sie berücksichtigen nur Vorgänge, die vom Kunden schon komplett bezahlt wurden,.
- Sie berücksichtigen nur Vorgänge, bei denen schon ein Rechnungseingang seitens des Veranstalters verbucht wurde.
- Sie berücksichtigen nur Vorgänge, die schon komplett verbucht wurden.
- Sie lassen Finanz- oder Erlös- oder Aufwandskonten unberücksichtigt.
- Sie lassen Vorgänge unberücksichtigt, deren Vorgangsstatus auf <OK> steht.
Darüber hinaus können Sie über die Schaltfläche <Abfrage> eine erweiterte Abfrage starten und dort nach weiteren Kriterien eingrenzen.
Die Eingrenzung, die Sie selber festlegen, ist nur dann sinnvoll, wenn Sie davon ausgehen, dass auch alle betreffenden Vorgänge buchhalterisch korrekt und komplett verbucht sein müssten.
Möchten Sie z. B. für den Jahresabschluss 2076 sehen, welche Vorgänge noch auf den oben beschriebenen Konten Salden aufweisen, sollten Sie nach Abreisedatum 01.01. - 31.12.2007 eingrenzen und - wie im Beispiel ersichtlich - Finanz-, Erlös- und Aufwandskonten nicht berücksichtigen. Nur so erhalten Sie die Vorgänge, die für das abzuschließende Jahr relevant sind und können mit der Bearbeitung direkt in der Liste fortfahren.
In der Liste erkennen Sie Abreisedatum, Vorgangsnummer, Kundenname sowie Mitarbeiterkürzel. In der letzten Spalte vermerkt Jack die Konten, auf denen er einen Saldo in der Vorgangsbuchhaltung gefunden hat. Diesen Saldo bezeichnet er als potentiellen „Fehler". Dabei handelt es sich in den seltensten Fällen um echte Fehler. Ein „Fehler" wird immer dann angezeigt, wenn der Saldo eines Kontos, das im Rahmen eines Reisevorgangs bebucht wird, nicht auf Null ist. Es ist daher ratsam, Finanz-, Aufwands- und Ertragskonten nicht in der Auswertung zu berücksichtigen, denn diese Konten werden für einen Reisevorgang fast nie einen Null-Saldo aufweisen.
Sie können die Liste neu eingrenzen, zur weiteren Bearbeitung komplett ausdrucken oder schließen.
Wie arbeite ich sinnvoll mit der Prüfliste zur Vorgangsbuchhaltung?
Sinnvollerweise sollten zuerst alle anderen Jack Prüflisten abgearbeitet werden, bevor man sich mit den Details der Prüfliste befasst. Hierzu zählen die Zahlungskontrolle für Kunden (<Buchhaltung - Zahlungskontrolle>) sowie die Veranstalterabrechnung (<Vorgang - Veranstalterabrechnung>: offene Rechnungen, offene Zahlungen, offene Erlöse). Auch die Fakturierung aller betroffenen Vorgänge sollte erledigt sein, bevor man in die Vorgangsprüfliste einsteigt (<Buchhaltung - Vorgang/Anmeldung - Sammelfakturierung>). In der Vorgangsprüfliste wird also auf jeden Fall alles erscheinen, was zuvor in den Listen übrig blieb, denn dort sind sowieso noch Beträge offen.
Werden Finanz-, Aufwands- und Erlöskonten ausgegrenzt, sucht Jack nur noch in Debitor-/ Kreditorkonten sowie in den Verrechnungskonten der Veranstalter (siehe <Basisdaten - Veranstalter - Konten>).
Es kann Ihnen passieren, dass in der Auswertung viele Einträge bei Konten erscheinen, die nie ausgeglichen sein können, wie z. B. Steuerkonten. Dies liegt daran, dass diese Konten wahrscheinlich als Bilanzkonten definiert wurden (in <Buchhaltung - Stammdaten - Kontenverwaltung>). Sie können übergangsweise diese von Jack monierten Bilanzkonten als Finanzkonto umdefinieren, um die Vorgangsprüfliste übersichtlicher zu erhalten, da sich die Finanzkonten von der Auswertung ausschließen lassen.
Sie erhalten eine Liste, bei denen in den Vorgangs-T-Konten die Konten aus irgendwelchen Gründen nicht ausgeglichen sind. Das bedeutet, dass auf einem der Debitoren / Kreditoren oder Verrechnungskonten noch keine vollständige Soll- oder Habenstellung stattgefunden hat.
Dies kann folgende Ursachen haben:
- Kundenzahlung fehlt noch
(Finanzkonto -> Debitor)
- Fakturierung fand noch nicht statt
(also fehlt ggf. die Buchung sonstiger Beträge und/oder Fees = Debitor > Erlös und/oder die Buchung von IATA, DB-Werten oder Eigenveranstaltung = Debitor -> Umsatz)
- Veranstalter-Rechnung ist noch nicht gebucht
(Debitor -> Kreditor für das Reisebüroinkasso sowie Kreditor -> Jack Verrechnungskonto + Jack Verrechnungskonto -> Kreditor beim Veranstalterinkasso, ggf. Aufwand/Erlösschmälerung -> Debitor bei "Rabatten"; es fehlt dann auch Kreditor -> Erlöse beim Reisebüroinkasso bzw. Jack Verrechnungskonto -> Erlöse beim Veranstalterinkasso)
- Veranstalter-Zahlung noch nicht gebucht
(Kreditor -> Bank beim Reisebüroinkasso; Bank -> Kreditor beim Direktinkasso)
- Veranstalter-Erlös noch nicht gebucht
(ggf. trotz erledigter Eingangsrechnung fehlt noch Kreditor -> Erlöse / Jack Verrechnung -> Erlöse; s. o.)
!worddav995c7b86d4b24bb4881b553f9132cd4f.png|height=37,width=37,align=left!Achtung: sobald die Eingangsrechnung noch nicht komplett gebucht ist (auch wenn nur 0,01 offensteht!), wird der gesamte Erlös nicht gebucht!
In dieser Prüfliste sollten nur Einträge stehen, die deswegen berechtigt sind, weil noch irgendwas fehlt. Es sollten keine Vorgänge mehr drin stehen, die eigentlich schon abgeschlossen sein sollten.
Stehen abgeschlossene Vorgänge in dieser Übersicht, bei denen eigentlich alle Jack Funktionen bzgl. der Buchhaltung erledigt wurden, gibt es 2 Möglichkeiten:
(1) Jemand hat einen Journaleintrag, der vorgangsbezogen erzeugt wurde und deshalb auf den T-Konten des Vorgangsjournals in <Buchhaltung - Vorgang/Anmeldung - Vorgangsjournal> steht, „manuell" direkt im Journal oder im Kontenblatt storniert. Die Stornofunktion macht zu diesem Journaleintrag zwar eine Generalumkehr, die auch in den T-Konten steht. Da aber der neue Buchungssatz dann meist wieder „manuell" über <Buchhaltung - Buchen> erzeugt wurde, fehlt diesem neuen Journaleintrag der Bezug zu den T-Konten. Damit bleibt die Vorgangsbuchhaltung unausgeglichen, obwohl vielleicht die Zahlen auf den Konten stimmen. Es stimmen aber weder die T-Konten, noch die Vorgangshistory bzgl. der manuell getätigten Journaleinträge.
„Manuelles" Buchen zu Reisevorgängen zerstört sämtliche Jack Kontrollfunktionen, die vorgangsbasierend sind und sollte deswegen nur in Rücksprache mit Bewotec gemacht werden!
(2) Es kann es in Jack zu einem Datenbankfehler gekommen sein. In solchen Fällen kontaktieren Sie bitte die Bewotec Hotline, prüfen aber bitte vorher anhand <Buchhaltung - Journal/Grundbuch - Vorgang>, welche Buchungssätze tatsächlich bis ins Jack Journal gelangt sind, und welche fälschlicherweise in den T-Konten bzw. der VA-Abrechnung bzw. der Kundenzahlungshistory angezeigt werden bzw. fehlen. Solche Buchungssätze können durch die Hotline repariert werden.
Kontextmenü und Symbolleiste zu Provision / Buchung
Sie können die Daten der Liste direkt bearbeiten, indem Sie mit der rechten Maustaste einen Eintrag markieren. Gleichzeitig öffnet sich das Kontextmenü zur markierten Leistung.
<Anmeldung> Verzweigt in die Anmeldung / den Reisevorgang dieser Leistung (wie <Vorgang - Anmeldung>)
Hier können Sie dann folgendes überprüfen:
- Wurde der Vorgang abschließend fakturiert?
- Gab es sonstige Beträge und/oder Fees und/oder Rabatte/ weitergegebene Provisionen?
- Hat der Kunde schon alles gezahlt - ist der Restbetrag auf Null?
- Welche Veranstalter waren betroffen?
<Kundenzahlung> Die Maske zur Kundenzahlung erscheint (wie <Vorgang - Zahlung Kunde>)
Hier können Sie dann folgendes erkennen:
- Hat der Kunde schon alles gezahlt - ist der Restbetrag auf Null?
- Welche Konten waren in der Zahlungshistory betroffen?
- Welche Zahlungen gab es überhaupt? Stehen die alle auf den Konten?
- Wurde eine Zahlung „manuell" im Kontenblatt storniert?
<VA-Abrechnung> Jack verzweigt in die Veranstalterabrechnung (wie <Vorgang - Veranstalterabrechnung>)
Hier können Sie dann folgendes erkennen:
- Welche Veranstalter waren betroffen?
- Wurde die Eingangsrechnung gebucht? Vollständig?
- Wurde dabei auch der Rabatt korrekt gebucht?
- Stimmen die MwSt-Beträge, die gebucht wurden?
- Wurde die Zahlung an den Veranstalter komplett und korrekt gebucht?
- Welche Zahlungen gab es überhaupt? Stehen die alle auf den Konten?
- Wurde eine Zahlung „manuell" im Kontenblatt storniert?!?
- Sind die Erlöse gebucht worden?
<Vorgangsjournal> Jack verzweigt in das dazugehörige Vorgangsjournal (wie <Buchhaltung - Vorgang/Anmeldung - Vorgangsjournal>)
Hier können Sie dann folgendes erkennen:
- Das Konto, das in der Prüfliste erscheint - fehlt ihm die Haben- oder Soll-Stellung?
- Um welche Jack Aktion handelt es sich dabei? (siehe oben die Auflistung der Buchungsschritte bei den unterschiedlichen Jack Aktionen)
- Um welchen Betrag handelt es sich?
<Status „OK" setzen> Es gibt Positionen in der Prüfliste, bei denen es nicht möglich / nötig ist, den Saldo auf den T-Konten im Vorgangsjournal zu beseitigen. In diesen Fällen vergibt man über das Kontextmenü einen OK-Status, der beim erneuten Aufruf der Liste sichtbar ist. So kann man Position für Position „abhaken" und braucht sich nur noch mit den Dingen zu beschäftigen, die tatsächlich noch zu erledigen sind.
Fälle, in denen das Konto in der Vorgangsprüfliste stehen bleibt:
Es handelt sich um Rundungsdifferenzen von unter 1,-€, die über <Buchhaltung - Buchen> direkt gebucht werden. Journaleinträge, die aus <Buchhaltung - Buchen> kommen, erscheinen nicht im Vorgangsjournal, so dass dieser Eintrag also bestehen bliebe, obwohl der Saldo des betreffenden Kontos inzwischen ausgeglichen wurde (meist ein Kreditor mit Rundungsdifferenz aufgrund von Sammelabrechnungen).
Es handelt sich um Vorgänge, bei denen auf absehbare Zeit eine bestimmte Jack Aktion nicht stattfinden wird (z. B. die Kundenzahlungen aus dem Alt-System). Diese Vorgänge werden also zu den betreffenden Reisen nie einen bestimmten Buchungssatz aufweisen, da diese Geschäftsvorfälle einfach nicht mehr nachgearbeitet werden.
<Status „Offen" setzen> Mit dieser Funktion entfernen Sie den vorab vergebenen Status wieder.
Über die Standard-Symbolleiste der Liste können Sie weitere Funktionen nutzen, indem Sie die Liste nach anderen Kriterien neu aufrufen, ausdrucken lassen oder schließen.