<Vorgang - Gutscheindruck>
Arbeiten Sie mit der Gutscheinverwaltung (Zusatzmodul!) und möchten einen bereits erfassten Gutschein drucken, gehen Sie in <Vorgang - Gutscheindruck>. Zuvor muss der Vorgang des zu druckende Gutscheins in der Statusleiste aktiv sein (siehe auch Kapitel <Vorgang - Reiseanmeldung - Karteikarte <Leistungen> - mögliche Leistungsmasken in Jack>).
...
Hier können Sie einen hinterlegten Drucker auswählen.
Hier gelangen Sie ins Belegwesen und können bereits gedruckte = fakturierte Gutscheine nachdrucken.
...
Gutscheinverwaltung in Jack
Das Geschäft mit Gutscheinen erfordert 2 Jack Vorgänge. Im ersten Vorgang erfassen Sie den Kauf eines Gutscheins und die Zahlung für diesen Gutschein. Löst ein Kunde den Gutschein zur Zahlung ein, wird der Gutschein als Zahlmittel in der Jack Kundenzahlung verwendet.
Dabei gibt es Listen und Auswertungen, die Ihnen jederzeit den Überblick über alle verkauften Gutscheine geben, die noch zur Einlösung offen stehen. Buchhalterisch werden die Gutscheine als erhaltenen Anzahlungen behandelt und auf ein separates Konto gebucht.
...
Erfassen Sie eine neue Zahlungsart, die Jack später in <Vorgang - Kundenzahlung> vorschlägt. <Bezeichnung> können Sie frei wählen. Im Feld <Konto> tragen Sie das gleiche Konto ein wie Sie es im Feld <Umsatz> in <Basisdaten - Veranstalter - Konten> eingetragen hatten. Klicken Sie auf <Hinzu> und danach auf <OK>. Damit Jack die neue Zahlungsart speichert.
In <Zahlungsart> muss <Gutscheinliste> ausgewählt werden.
Die Gutscheinnummernvergabe ist in Jack fortlaufend. In <Nächste Gutscheinnummer> definieren Sie die zunächst vergebeneGutscheinnummer, und Jack zählt ab dieser Nummer fortlaufend aufwärts. Im Vorgang selbst können Sie die Nummer nicht ändern, da es sich um eine Belegnummer eines geldwerten Dokumentes handelt.
...
Erfassen Sie unter dem neu angelegten Veranstalter eine Leistung mit dem Preis des 
...
Druck einer Rechnung
Unter <Vorgang - Rechnung> können Sie ggf. eine Rechnung für die Gutscheinleistung drucken.
...
Einlösen eines gekauften Reisegutscheins
Erfassen Sie die Reise in Jack wie gewohnt. Möchte der Kunde für die Zahlung seiner Reise nun den Gutschein anrechnen lassen, gehen Sie in <Vorgang - Kundenzahlung>.
Die Reise muss in Jack aktiv sein, d.h. sie wird in der Statusleiste angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Visa-Zeichen oder gehen in <Vorgang - Kundenzahlung> und wählen die neu angelegte Zahlungsart, hier: <Zahlung GS>. Klicken Sie dann auf <Gutscheine> im unteren Bereich.
Es öffnet sich eine Liste, in der Sie alle bereits erfassten Gutscheine mit der ursprünglich im Gutschein eingetragenen Gutscheinnummer erkennen. Per Doppelklick können Sie den gewünschten Gutschein zur Einlösung anfordern.
In der Liste verfügbarer Gutscheine sehen Sie die Gutscheinnummer, den Kundennamen des Gutscheinkäufers, den Betrag, und ob der Gutschein gesperrt ist.
...
Klicken Sie den Gutschein doppelt an, erscheinen Gutscheinnummer und Betrag automatisch. An diesen Daten können Sie nichts ändern. Klicken Sie nun auf <Zahlung>, und Jack bucht die Zahlung, passt den Vorgang an und ziffert den Gutschein aus.
...
<Boeking - Cadeaubonprint>
Cadeaubon administratie in Jack
Voorbereidingen: Touroperator voor cadeaubonnen
Voorbereidingen: Betalingstype voor in te leveren cadeaubonnen
Ingave van een cadeaubon in een boeking
Printen van de factuur
Printen van een cadeaubon
Betalen met een gekochte cadeaubon
Werkt u met de cadeaubon administratie (uitbreidingsmodule!) en wilt u een reeds gebruikte cadeaubon printen, gaat u dan naar <Boeking - Cadeaubonprint>. Daarvoor dient wel de boeking met het af te drukken cadeaubon in de statusbalk geactiveerd te zijn (zie ook hoofdstuk <Boeking - Boeking - Tabblad <Services> - mogelijke services in Jack>).
In het bovenste gedeelte vindt u informatie over de cadeaubonboeking. In het onderste gedeelte van het venster ziet u de <Nog te factureren>.
U kunt de cadeaubonafdruk eerst als <Preview> op het beeldscherm laten tonen.
Klikt u op <Printen>, dan wordt automatisch <Definitief> voorgesteld.
1) Hier kunt kunt u een achterliggende printer selecteren
2) Hier gaat u naar de afdruk historie en kunt reeds geprinten = gefactureerde cadeaubonnen nogmaals printen.
De definitieve afdruk voor gebruikte cadeaubonboekingen is essentieel en betekent het automatisch boeken van de cadeaubonwaarde op de achterliggende cadeaubonrekening.
| Anker | ||||
|---|---|---|---|---|
|
Cadeaubon administratie in Jack
Het gebruik van cadeaubonnen vereist 2 Jack stappen. In de eerste stap legt u de koop van een cadeaubon vast en de betaling voor deze cadeaubon. Wisselt een klant de cadeaubon als betaling in, dan wordt de cadeaubon als betaalmiddel in Jack als betalingsmiddel gebruikt.
Tevens zijn er lijsten en overzichten, die u altijd het overzicht geven over alle verkochte cadeaubonnen, die nog niet ingewisseld zijn. Boekhoudkundig worden de cadeaubonnen als ontvangen betalingen behandelt en op een afzonderlijke rekening geboekt.
| Anker | ||||
|---|---|---|---|---|
|
Voorbereidingen: Touroperator voor cadeaubonnen:
Ga naar <Basisgegevens - Touroperators>, definieer hier een afkorting bijv. <CAD> en een touroperatornaam.
Klik op het tabbld <Producten>
1) Maak tenminste één product aan. Wanneer u verschillende cadeaubonnen heeft, kunt u hier ook meerdere producten aanmaken.
2) Selecteer bij <Type service> = <GS Cadeaubon>
3) Plaats een vinkje bij <Cadeaubonservice> bij ieder product
Klik op het tabblad <Rekening>
1) Wijzig hier de <Boekingstabel> in <Tabel 2>
2) Klik op de button <Standaard instellingen>
3) Overschrijf de rekening <Omzet> met de rekening, wat u voor uw cadeaubonnen wenst te gebruiken.
| Anker | ||||
|---|---|---|---|---|
|
Voorbereidingen: Betalingstype voor in te leveren cadeaubonnen
Hiervoor gaat u naar <Bestand - Parameters - Boekingsparameters - Betalingen>.
Voeg een nieuw betalingstype toe, die Jack later via <Boeking - Klantbetaling> voorstelt. <Omschrijving> kunt u zelf definiëren.
1) Hier vult u hetzelfde rekeningnummer in zoals in het veld <Omzet> in <Basisgegevens - Touroperator - Rekening> is ingegeven.
2) Hier selecteert u als type betaling <Cadeaubonlijst>
3) Klik op <Voeg toe> en daarna op <OK> zodat Jack het nieuwe betalingstype opslaat.
| Anker | ||||
|---|---|---|---|---|
|
Ingave van een cadeaubon in een boeking
Zoek ten eerste de klant via het klanten zoekvenster. Wil de klant zijn adres niet geven, dan kunt u ook een <Cadeaubon klant> aanmaken. Hierop kunt u dan alle cadeaubon verkopen ingeven. Wij raden u aan, in <Basisgegevens - Reistype> de code <CAD> voor "Cadeaubon" aan te maken.
Maak een serviceregel aan met de zojuist nieuw aangemaakte touroperator met de prijs van de cadeaubon.
Het veld <Cadeaubonnr.> is niet wijzigbaar. Het is een opeenvolgend nummer. Het eerste nummer wordt in de applicatieparameters <Bestand - Parameters - Applicatieparameters - Services - Cadeaubon - Instellingen - Punt 2: Volgend cadeaubonnummer> vastgelegd.
In <Type> en <Omschrijving> kunt u extra informatie vastleggen, die alleen voor intern gebruik dienen. Deze gegevens kunt u van te voren onder <Bestand - Parameters - Applicatieparameters - Services - Cadeaubon - Standaard prijsregelstekst> definiëren.
Hier kunt u ook een aangemaakte cadeaubon blokkeren.
1) Plaats een vinkje bij <Cadeaubon geblokkeerd>, er verschijnt automatisch een extra opmerking venster
2) Hier kunt u bijv. de reden voor het blokkeren ingeven
Jack kijkt later bij het betalen met de cadeaubon voor een andere reis niet, of deze reeds betaald werd.
De nog openstaande bedragen voor cadeaubonnen kunt u altijd zien bij <Boekhouding - Controle betalingen> en kunt u de cadeaubon dan altijd nog eventueel zolang de betaling nog niet is voldaan blokkeren.
Sla de boeking op met <OK> en handel de betaling van de cadeaubon af via <Boeking - Invoeren klantbetaling>.
| Anker | ||||
|---|---|---|---|---|
|
Printen van de factuur
Via <Boeking - Factuur printen> kunt u eventueel een factuur voor de cadeaubon uitprinten.
| Anker | ||||
|---|---|---|---|---|
|
Printen van een cadeaubon
Onder <Boeking - Cadeaubonprint> kunt u de cadeaubon uitprinten. Daarbij dient op speciaal cadeaubonpapier geprint te worden. Wilt u de lay-out van de cadeaubonnen aanpassen, neemt u dan contact op met Bewotec.
Voordat u definitief afdrukt, kijkt u eerst met <Preview> op het beeldscherm.
Met <Output printer> wordt de cadeaubon 6automatisch een definitieve afdruk gemaakt en op de achterliggende rekening van de touroperator <Cadeaubon> geboekt en blijft daar zo lang open staan, totdat deze via een klantbetaling betaald wordt.
| Anker | ||||
|---|---|---|---|---|
|
Betalen met een gekochte cadeaubon
Maak een normale boeking aan in Jack zoals u gewend bent. Wil de klant zijn boeking vervolgens betalen met een cadeaubon, ga dan naar <Boeking - Invoeren klantbetaling>.
De boeking dient in Jack actief te zijn, dit wordt in het statusveld getoond. Klik op de button met het Visa-teken of ga naar <Boeking - Invoeren klantbetaling>
1) Selecteer hier de nieuw aangemaakte betalingstype, hier <Betaling met Cadeaubon>
2) Klik aansluiten op <Cadeaubon> in het onderste gedeelte
Een lijst zal openen, waarin u alle reeds aangemaakte cadeaubonnen met het oorspronkelijke in de cadeaubon ingegeven cadeaubonnummer ziet. Via een dubbele klik kunt u de gewenste cadeaubon voor betaling selecteren.
In de lijst met de beschikbare cadeaubonnen ziet u het cadeaubonnnummer, de klantnaam van degene die de cadeaubon heeft gekocht, het bedrag, en of de cadeaubon geblokkeerd is.
Klikt u dubbel op een cadeaubon, dan verschijnt het cadeaubonnummer en het bedrag automatisch. Deze gegevens kunt u niet veranderen. Klikt u nu op <Betaling> dan boekt Jack de betaling in, past de boeking aan en verwijderd de cadeaubon.
Werd er met een cadeaubon betaald, dan is deze uit de te selecteren cadeaubonnen verdwenen. Deze verschijnt nu niet meer in de lijst onder <Invoeren klantbetaling>. In de boeking, waarin de cadeaubon oorspronkelijk is aangemaakt, plaatst Jack automatisch een vinkje bij <Cadeaubon reeds ingeleverd> en geeft daarnaast ook het boekingsnummer aan voor welke boeking deze cadeaubon is ingeleverd.
Onder <Lijsten - Cadeaubonlijst> wordt getoond, welke cadeaubonnen reeds gemaakt werden. Daarnaast is te zien welke cadeaubonnen nog niet ingeleverd werden, en welke verkochte cadeaubonnen gebruikt zijn voor de betaling van een boeking.
Bij <Boekhouding - Rekeningen> staan op de cadeaubonnenrekening alle verkochte cadeaubonnen, die bij het afdrukken van de cadeaubonnen automatisch geboekt werden, aan de credit kant. Bij de betaling wordt deze rekening in hoogte van de cadeaubonwaarde als debet aangevuld. Zo vallen de bedragen van de cadeaubonnen tegen elkaar weg. In een latere Jack versie zal het automatisch verwijderen binnen het rekeningschema aan de hand van de cadeaubonnummer gerealiseerd worden.