Functional Documentation
Standard Buchhaltung
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General remark
The final dialog design/layout of the screens may vary, but the described functionality shall be integrated.
Revision History
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Date
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Version
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Description
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Name
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31/01/2013
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0.1
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Document created
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C. Dollmann
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04/02/2013
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0.2
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Update document
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C. Dollmann
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06/02/2013
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1.0
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Amend document
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C. Dollmann
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13/01/2021
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1.1
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Provisionszahlungen
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E. Heuvelmann
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12/10/2023
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1.2
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Automatische SIC
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E. Heuvelmann
Inhalt
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- Stammdaten................................................. 6
- Verbuchungstabellen.................................... 7
- Währungseinstellungen................................. 7
- Sitzungen..................................................... 7
- Wirtschaftsjahre............................................ 8
- Sammelkonten.............................................. 9
- Anlage von MWST-Sätzen.......................... 12
- Währungstabelle......................................... 13
- Rundungseinstellungen............................... 13
- Zahlungsziele.............................................. 14
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- Anlage Kontenart........................................ 16
- Anlage Konto.............................................. 17
...
- Kontendefinition zur automatischen Verbuchung: Buchungscode-Kontengruppen................................................................... 19
- Kontendefinition zur automatischen Verbuchung: Kundenkonten........................ 19
- Provisionen................................................. 21
- Verbuchungsschritte................................... 21
...
- Konfiguration.............................................. 25
- Anlage Verrechnungskonto......................... 26
- Exemplarisches Rechnungs-Matching SIC.. 27
- Exemplarisches Erfassen einer Eingangsrechnung...................................... 27
- Exemplarisches Zuweisen und Verbuchen einer Eingangsrechnung............................. 29
- EK‟s markierter Leistung zuweisen.............. 30
- Korrekturbetrag einfügen............................. 32
- Betrag splitten............................................. 33
- Fremdwährungsdifferenz............................. 34
- Gutschriftbetrag erfassen............................ 34
- Verbuchungsschritte SIC............................. 37
...
- Verbuchung ohne Differenz......................... 38
- Verbuchung mit Differenz............................ 38
- Verbuchung mit Währungsdifferenz............. 39
...
- Import der Datei.......................................... 39
- Format der Datei......................................... 39
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- Allgemein.................................................... 40
- Meldungen bei Fehlern................................ 41
- Einstellungen für rechnungsrelevante Änderungen................................................ 42
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- Allgemein.................................................... 43
- Einrichtung der Zahlungsarten/Zahlungen... 43
- Manuelle Erfassung von Kundenzahlungen. 45
- Manuelle Erfassung von Provisionszahlungen................................................................... 48
- Manuelle Erfassung von Kreditorenzahlungen................................................................... 49
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Inhalt
| Inhalt |
|---|
1. Systemeinstellungen Buchhaltung
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Unter Konfiguration - > Systemeinstellungen -> Buchhaltung unter dem Menüpunkt Buchhaltungsanwendungsgrundlagen -> Stammdaten werden die grundsätzlichen Buchhaltungseinstellungen definiert.
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Beschreibungen
Vorschlag Session Sitzung, in der die Buchungen erfasst werden
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Unter Konfiguration - > Systemeinstellungen -> Buchhaltung unter dem Menüpunkt Buchhaltungsanwendungsgrundlagen -> Verbuchungstabellen wird die Verbuchungsschritttabelle festgelegt, die für die Vorgänge mit Abreisedatum ab dem 01.01.2011 gültig ist.
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1.3. Währungseinstellungen
Unter Konfiguration - > Systemeinstellungen -> Buchhaltung unter dem Menüpunkt Buchhaltungsanwendungsgrundlagen -> Währungseinstellungen werden die Einstellungen für die Standardwährung definiert.
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Die Standard- wie Landeswährung ist jeweils EUR. Nachkommastellen sind 2.
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genutzt, wenn der Veranstalter die Da Vinci-Buchhaltung komplett als Buchhaltungssystem nutzt.
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1.5. Wirtschaftsjahre
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„Wirtschaftsjahre“ müssen die für die Buchhaltung notwendigen Wirtschaftsjahre angelegt werden. Eine Buchung mit einem Belegdatum für ein Wirtschaftsjahr, welches noch nicht angelegt wäre, ist nicht möglich
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Durch einen Klick mit der rechten Maustaste in das rechte freie Feld öffnet sich der Dialog
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Hier gibt man nun das neu anzulegende Geschäftsjahr, den Monat, mit dem es startet, und die zusätzlichen Perioden (max. 2) ein. Das System schlägt automatisch das folgende Jahr vor.
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Markiert man nun in der linken Liste das gewünschte Wirtschaftsjahr, so werden auf der rechten Seite die zugehörenden Perioden angezeigt.
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Würde man den Status eines Monat auf „gesperrt“ setzen (Doppelklick auf den Monat öffnet entsprechenden Dialog), so wären Buchungen mit einem Belegdatum für diesen Monat nicht mehr möglich.
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Für die Debitoren und Kreditoren:
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Für das Vorsteuerkonto auf dem Tab Vorsteuer
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Für das Umsatzsteuerkonto auf dem Tab VorsteuerUmsatzsteuer
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Bei bestehenden Eröffnungsbilanzkonten erfolgt die Eingabe der entsprechenden Konten auf dem Tab EB-Konten.
1.7. Anlage von MWST-Sätzen
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Unter Konfiguration - > Systemeinstellungen -> Buchhaltung unter dem Menüpunkt „MWST- Sätze“ müssen die möglichen MwSt-Sätze definiert werden.
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Durch einen Klick mit der rechten Maustaste in das rechte freie Feld öffnet sich der Dialog
„Steuerdetails“.
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Beschreibungen
Eindeutiger Eindeutiger Code je Mwst-Satz; dieser wird nur für die interne Arbeitsweise von Da Vinci genutzt.
CRS-Steuercode bleibt Bleibt leer (relevant für CETS)
Bezeichnung Bezeichnung des Mwst-Satzes
Typ Hier Typ Hier wird der Typ des Mwst-Satzes eingegeben. Also ist dieser Satz nur für die Vorsteuer oder nur für die Umsatzsteuer oder aber für beide Steuerarten relevant.
Steuerberechnung Hierüber wird eingestellt, ob die zu berechnende Steuer „Im Hundert“ (inkl.) oder „Vom Hundert“ (additiv) berechnet werden soll. Bsp. Mwst auf Provisionen ist „Vom Hundert“ währenddessen die Mwst der Verkaufspreise „Im Hundert“ ist.
...
Neuer Steuersatz gültig Hier wird dann das Datum, ab wann der neue Mwst-Satz gültig sein soll, eingetragen.
1.8. Währungstabelle
Unter Konfiguration - > Systemeinstellungen -> Buchhaltung unter dem Menüpunkt
„Währungstabelle“ müssen die benötigten Währungen mit ihren Kalkulationskursen angelegt werden.
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Bei den Währungen wird der Wechselkurs eingegeben für:
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Rundungseinstellungen hinterlegt.
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1.10. Zahlungsziele
In den Systemeinstellungen > Anwendungsgrundlagen unter Vorgangsverwaltung > Zahlungsziele werden Zahlungsbedingungen angelegt.
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Beschreibungen:
Bezeichnung: Frei definierbar
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Diff: Beispiel: Ist die Differenz der Tage zwischen Anzahlungs- und Restzahlungsdatum kleiner als die hier eingegebenen Tage, so ist der Gesamtbetrag zum Anzahlungsdatum fällig.
Mahnung: wird nicht unterstütztTemplate
Zeitraum Prov.: Einstellung, zu welchem Zeitraum die Provisionsgutschrift fällig wäre immer in Abhängigkeit zum Eingabefeld „Prov.Tage“
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Default: Flag zur Definition eines Default Zahlungszieles
Anzahlungsstaffeln: (…)
2. Konten
2.1. Anlage Kontenart
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„Kontenarten“ werden diese definiert.
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Durch einen Klick mit der rechten Maustaste in das rechte freie Feld öffnet sich der Dialog
„Kontenart“.
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Beschreibungen
Bezeichnung Hier wird die Bezeichnung der Kontenart eingegeben. Kontenart Über Drop Down-Liste die entsprechende Kontenart auswählen
Teilnahme Ist das Flag aktiviert, dann können diese Konten mit Kostenstellen geführt werden. Saldovortrag Würde Saldovortrag Würde man das Flag aktivieren und den automatischen Jahresabschluss von Da Vinci nutzen, dann würde für diese Konten automatisch ein Saldovortrag erzeugt werden.
Unter dem Menüpunkt Kontenliste werden dann je zugewiesener Kontenart die Konten angezeigt.
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2.2. Anlage Konto
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„Kontenliste“ und dort der Eintrag „Sachkonten“ werden die Sachkonten angelegt.
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Durch einen Klick mit der rechten Maustaste in das rechte freie Feld öffnet sich der Dialog
„Konteninformationen“.
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Für die Kontenanlage werden nur die rot markierten Felder benötigt. Alle anderen Felder bleiben leer. Das Flag „Nicht abbilden in der Genesis!“ bleibt aktiviert, alle anderen Flags werden nicht aktiviert.
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Kontonummer Eingabe der Kontonummer; diese muss numerisch sein Bezeichnung Bezeichnung des Kontos
Währung Wenn mit verschiedenen Währungen gearbeitet wird und Finanzkonten abgegrenzt werden sollen
Kontenart Zuweisung der vordefinierten Kontenart
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Um direkt beim Rechnunglauf bestimmte Verbuchungsschritte abbilden zu können, werden bei der Kontendefinition zur automatischen Verbuchung auf dem 2. Tab Buchungcode Konten Gruppe Einträge angelegt, die dann im Buchungscode verknüpft werden.
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Kontendefinition zur automatischen Verbuchung: Kundenkonten
Den Buchcode Konten Gruppen werden auf dem 1. Tab Kundenkonten Erlös und Verrechnungskonten zugewiesen, auf deren Basis dann in den Verbuchungstabellen die
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Um die Leistungsträgerabrechnung (SIC) zu nutzen, ist zusätzlich die Anlage eines Verrechnungskontos pro Buchungscodekontengruppe notwendig.
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Beschreibungen
Bezeichnung Bezeichnung des Kontos
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„Kontendefinition zur automatischen Verbuchung“ werden ebenfalls die Konten für die Verbuchung der Provision hinterlegt.
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3.4. Verbuchungsschritte
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Diese dürfen nur nach Rücksprache mit Bewotec abgeändert werden !!!!!
Sind noch keine Verbuchungstabellen vorhanden werden diese über den Button Neuanlage Verbuchungstabelle…. generiert.
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Beschreibungen
Nummer Verbuchungstabelle wie in den Buchhaltungsanwendungsgrundlagen definiert
Verkauf und Einkauf sollten die gleiche Nummer haben ☝️
Bezeichnung Name der Tabelle
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Die Verbuchungsschritte für den Verkauf werden im Selling price (1) – Veranstalter angelegt.
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Die Verbuchungsschritte für den Einkauf werden im Purchase price (1) – Veranstalter angelegt.
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Folgende Buchungsschritte sind für die Sitzung AUTO bei Rechnungsdruck definiert::
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Bei Haben und alternativem haben wird erst geschaut, ob es ein Konto bei Haben gibt. Wenn nein wird das Konto des alternativen Haben zur Verbuchung genutzt.
4. Leistungsträgerabrechnung (SIC)
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Unter Systemeinstellung - > Buchhaltung -> Buchhaltungsanwendungsgrundlagen -
Leistungsträgerabrechnung werden die grundsätzlichen Einstellungen
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Beschreibungen
Wertstellung Eingangsrechnung Datum der Wertstellung für die Leistungsträgerrechnung Wertstellung zugewiesene Preiszeilen Datum zur Verbuchung der zugewiesenen Einkaufspreiszeilen
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Das Verrechnungskonto für die SIC wird im Rahmen der Konten angelegt.
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Es wird in der Lieferantenadresse – Tab Verschiedenes verknüpft.
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4.3.
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Rechnungs-Matching SIC
Über Buchhaltung – Leistungsträgerabrechnung – Supplier Invoice wird der Dialog zur Erfassung, Prüfung und Bearbeitung von Lieferantenrechnungen geöffnet.
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eingegeben, sowie die Aktionen zur Erfassung einer Rechnung, Zuweisung von Vorgängen zu einer Rechnung bzw. Stornierung einer zugewiesenen Rechnung aufgerufen werden.
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Im mittleren (blau markierten) Bereich sind alle Rechnungen zu sehen, welche für den jeweils oben ausgewählten Leistungsträger erfasst wurden. Am Status kann man erkennen, ob diese Rechnungen bereits mit Vorgängen abgeglichen wurden. Ist die interne Nummer gefüllt, dann wurde nach der Zuweisung der Rechnung diese auch gebucht.
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Den Eintrag zur Verbuchung sieht man im unteren (grün markierten) Bereich.
4.3.1.
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Erfassen einer Eingangsrechnung
Um eine Eingangsrechnung zu erfassen wird als erstes das Feld Leistungsträger gefüllt. Dieser kann über das Drop-Down Menü aus der Adressliste gesucht werden. Erst nachdem ein Leistungsträger eingegeben wurde, werden die Möglichkeiten zur Bearbeitung im oberen Rechten Bereich (Neue Rechnung / Bookings / Storno) eingeblendet.
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Über den Button Neue Rechnung wird der Dialog zur Eingabe einer Eingangsrechnung geöffnet.
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Beschreibungen
Rechnungsnr.: Eingabe der Rechnungsnummer der Eingangsrechnung Rechnungstyp: Supplier
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Eingangsrechnung. Ist in der Währungstabelle eine Einkaufswährung LT hinterlegt, wird dieser Wechselkurs automatisch gezogen.
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Die eingegebenen Daten erscheinen nun im oberen Bereich.
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4.3.2. Exemplarisches Zuweisen und Verbuchen einer Eingangsrechnung
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Um ein nun den entsprechenden Vorgang zu suchen, für den die Eingangsrechnung erfasst wurde markiert man die entsprechende Rechnungszeile und öffnet mit dem Button Bookings den Dialog zur Rechnungszuweisung.
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Über den Button Leistungen suchen werden im oberen rechten Bereich nun alle Leistungen angezeigt, auf die die Suchkriterien zutreffen und deren Einkaufspreise in derselben Währung sind, wie die erfasste Eingangsrechnung.
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Im unteren (blau markierten) Bereich wird auf der linken Seite der Rechnungsbetrag aus der Eingangsrechnung mit dem Betrag der gefundenen Preiszeilen aus den Leistungen verglichen.
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Entspricht der Restbetrag einer gefundenen Leistung dem Rechnungsbetrag der Eingangsrechnung, so kann auf dem Tab ‚Preiszeilen„ mit rechtem Mausklick – EK‟s markierter Leistung zuweisen das Matching vorgenommen werden.
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Durch die Zuweisung wird im oberen Bereich der Restbetrag auf 0,00 gesetzt und eine grüne Zeile generiert, die signalisiert, dass dieser Betrag einer Eingangsrechnung zugewiesen wird.
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Im unteren Bereich wird genau dieser Eintrag dem Rechnungsbetrag gegenübergestellt (Verbuchung als Leistungsträger Rechnung Preiszeile Typ EK).
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Der Status kann nun mit dem Button voll zugewiesen von Partly Matched auf Fully Matched geändert werden.
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Schließt man nun den Dialog mit OK kann man auf der Leistungsträger Rechnungsliste sehen, dass die Rechnungsnummer 146 dem Vorgang 146 zugewiesen wurde. Im oberen Bereich erscheint nun der Button Verbuchen, mit dem die Eingangsrechnung gebucht wird.
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Wird der Button Verbuchen betätigt und die Verbuchungsschritte für die SIC sind in den Verbuchungstabellen definiert, erhält man folgende Information
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Der Status der Eingangsrechnung wechselt nun zu Fully Matched Posted (voll zugewiesen und verbucht).
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4.3.4. Korrekturbetrag einfügen
Ist der Restbetrag einer gefundenen Leistung höher oder niedriger als der Rechnungsbetrag der Eingangsrechnung, so kann auf dem Tab ‚Preiszeilen„ mit rechtem Mausklick – Korrekturbetrag einfügen diese Differenz buchen.
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Durch die Eingabe des Betrages der Eingangsrechnung berechnet das System automatisch den Differenzbetrag.
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Bestätigt man nun mit OK werden dem Rechnungsbetrag zwei Zeilen gegenüber gestellt (Verbuchung als Leistungsträger Rechnung Preiszeile Typ EK und als Leistungsträger Rechnung Preiszeile Typ DIF).
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Das weitere Vorgehen bis zur Verbuchung bleibt gleich.
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Ist der Rechnungsbetrag der Eingangsrechnung nur ein Teil der Gesamtrechnung, so kann auf dem Tab ‚Preiszeilen„ mit rechtem Mausklick – Betrag splitten diesen Rechnungsbetrag einem Teilbetrag aus der Leistung zuweisen und damit den Restbetrag splitten.
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Durch die Eingabe des Betrages der Eingangsrechnung berechnet das System automatisch den Differenzbetrag.
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Bestätigt man nun mit OK werden dem Rechnungsbetrag nun ein Teilbetrag zugewiesen (Verbuchung als Leistungsträger Rechnung Preiszeile Typ SPL).
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4.3.6. Fremdwährungsdifferenz
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Hierfür wird bei der Kontendefinition zur automatischen Verbuchung in den Kundenkonten ein Eintrag für die FW Differenz als Anwendung FW Differenz mit dem entsprechenden Kostenkonto getätigt. (Verbuchung als Leistungsträger Rechnung Preiszeile Typ FW Diff).
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Der Betrag FW Diff berechnet sich bei Eingabe eines abweichenden Wechselkurses automatisch bei der Aktion EK‟s markierter Leistung zuweisen sowie Korrekturbetrag einfügen.
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Um einen Gutschrift zu einer bereits gebuchten Rechnung zu erfassen wird als erstes in der Leistungsträgerabrechnung eine Neue Rechnung erfasst, die einen negativen Betrag hat.
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Sucht man nun über Bookings die bereits zugewiesene Leistung kann nun auf dem Tab ‚Preiszeilen„ ein Gutschriftbetrag erfasst werden.
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Der Gutschriftsbetrag wird automatisch vorbelegt.
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Mit dem Verbuchen der Gutschriftrechnung wird der ursprüngliche Verbuchungsschritt umgekehrt.
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Eine bereits verbuchte Eingangsrechnung mit dem Status Fully Matched Posted kann über den Button Storno zurückgebucht werden. Es erscheint folgender Dialog, der mit Storno bestätigt werden muss.
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In der Übersicht wird nun der Eintrag bei Cancel auf JA gesetzt.
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Die Rechnung ist nun komplett storniert und die ursprünglich zugewiesene Leistung storniert (=lila). Der schwarze Eintrag ist zur erneuten Zuweisung freigegeben.
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4.4. Verbuchungsschritte SIC
Folgende Verbuchungsschritte sind sollten für die Leistungsträgerabrechnung hinterlegt werden.
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5. Verbuchungsschritte Fallbeispiele
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5.1. Verbuchung ohne Differenz
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5.2. Verbuchung mit Differenz
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5.3.
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Verbuchung mit Währungsdifferenz
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6. Automatischer Import einer Eingangsrechnung
6.1. Import der Datei
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Wenn der Leistungsträger eine XML Datei zur Verfügung stellt, die dem nachfolgenden Format entspricht, kann man diese über den Dialog „Import“ importieren.
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Es gibt nach dem Import die Möglichkeit dieser Rechnung manuell Vorgänge und EK-Preise zuzuordnen oder über den Button Automatische SIC den kompletten Prozess des Zuweisens und Verbuchens durchführen. Durch die Eingabe der Preisdifferenz werden leichte Abweichungen ignoriert und mit einem Diff Betrag ausgeglichen. Der Steuercode muss vor der Automatik gesetzt sein, wenn es in den EK-Preiszeilen auch einen gibt.
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</Invoices>
</TOPAccounting>
*Die <External Reference> ist die DaVinci Buchungsnummer
7. Einstellungen für Rechnungsdruck
7.1. Allgemein
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Unter Konfiguration - > Systemeinstellungen -> Buchhaltung unter dem Menüpunkt „Einstellung Rechnungen -> Fehler“ ist eingestellt, für welche Fälle Rechnungen gedruckt werden sollen und wann nicht.
Einstellungen für rechnungsrelevante Änderungen
Unter Konfiguration - > Systemeinstellungen -> Buchhaltung unter dem Menüpunkt „Einstellung Rechnungen -> Rechnungsrelevante Änderungen“ wird eingestellt, für welche Vorgangsänderung das Flag „rechnungsrelevante Änderungen“ automatisch gesetzt wird. In diesem Fall ist jede Vorgangsänderung eine rechnungsrelevante Änderung, was bedeutet, dass bei jeder Vorgangsänderung eine neue Rechnung erzeugt wird.
Die Flags sind wie auf dem Screenshot gesetzt.
Zahlungswesen
Allgemein
Unter Konfiguration - > Systemeinstellungen -> Kunden unter dem Menüpunkt „Kundenanwendungsgrundlagen -
Allgemein -> Buchhalterische Grundlagen -> Zahlungswesen“ werden allgemeine Zahlungseinstellungen
Beschreibungen
Standard-Zahlungsart Die Standardzahlungsart bei der Kundenneuanlage über Genesis
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Vorgangs in den Kunden zurückgespiegelt
Einrichtung der Zahlungsarten/Zahlungen
Unter Konfiguration - > Systemeinstellungen -> Kunden unter dem Menüpunkt Kundenanwendungsgrundlagen -> Allgemein -> Buchhalterische Grundlagen -> Zahlungswesen -> Zahlungsarten werden die notwendigen Zahlungsarten aktiviert.
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%u Aktueller Mitarbeiter
Manuelle Erfassung von Kundenzahlungen
Dieses Kapitel behandelt exemplarisch die Erfassung von Barzahlungen.
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Auf der linken unteren Seite ist eine kurze Zusammenfassung zu den geleisteten Zahlungen sowie noch offenen Beträgen.
Manuelle Erfassung von Provisionsauszahlungen
Bei Provisionszahlungen ist es wichtig eigene Zahlungsarten dafür zu erstellen.
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Damit ist der Buchungssatz automatisch Debitor an Bank. Also wird an die Agentur (Debitor) ausgezahlt.
Manuelle Erfassung von Kreditorenzahlungen
Um manuell geleistete Kreditorenzahlungen in DaVinci zu buchen wird unter Konfiguration - > Systemeinstellungen -> Buchhaltung unter dem Menüpunkt Sitzungen eine weitere Sitzung Manuell angelegt.
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Vorgangs in den Kunden zurückgespiegelt
Mahnwesen
Mahnungseinstellungen
Unter Konfiguration - > Systemeinstellungen -> Buchhaltung unter dem Menüpunkt „Mahnungseinstellungen“ werden die Mahntage angelegt.
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„Nimm größte Mahnstufe“ bedeutet, dass wenn der Kunde mehrere offene Beträge hat und diese alle auf einer Mahnung aufgeführt werden, dass dann der Text der höchsten Mahnstufe mit angedruckt wird.
Mahnungslauf
Die grundsätzliche Arbeitsweise des Mahnwesens ist in der Dokumentation der Standard-Mahnbriefe enthalten.