Procedure voor het inrichten van de boekhouding in Jack

Voor een correcte inrichting van de financiële boekhouding in Jack evenals voor een vlot werken zijn volgende zaken aan te vullen resp. na te kijken en op te merken (lees hiervoor alle de hier opgesomde hoofdstukken van het handboek, omdat hierin tips gegevens die vergeten worden bij het volgen van de checklist):

• Correcte instelling van de gegevens in het menu <Boekhouding - Basisgegevens - Instellingen> (opties, klanten, touroperators, verzamelrekeningen, overige rekeningen>)
• Correcte definitie van de BTW-codes onder <Boekhouding - Basisgegevens - BTW tabel> (BTW op omzet en BTW op kosten)
• Correcte definitie van alle rekeningen evenals de eigenschappen onder <Boekhouding - Basisgegevens - Rekeningschema> evenals het aanvullen van het rekeningschema en ontbrekende rekeningen
• Aanmaken van alle touroperators onder <Basisgegevens - Touroperator> met de juiste rekeningen (bijv. aan de hand van de button <Standaard instellingen>, evt. handmatig aanmaken van individuele rekeningen) evenals de bijbehorende producttypes (incl. commissies en evt. BTW)
• Instellen van de juiste en voor het reisbureau aangepaste parameters onder <Bestand - Parameters - Boekingsparameters>, en dan met name daar <Planner> voor de definitie van standaard aan- en restanbetalingen samen met de aanmaningen, <Toeslagen> voor de definitie van overige toeslagen, en <Betalingen> voor de definitie van alle betalingstypes evenals <Betaling/Ontvangsten> voor het eenvoudig inboeken van reisbureau specifieke kosten en ontvangsten
  *

• Einstellung der korrekten und ans Reisebüro angepassten Parameter unter <Datei - Parameter - Parameter Kunde>, insbesondere dort <Termine> zur Definition von Standard-Fälligkeiten für bestimmte Kundengruppen und Veranstalterprodukte, und <Provision> zur Definition von Standard-Rabatten / weiterzugebenden Provisionen für bestimmte Kundengruppen
• Definition der im Reisebüro zu verwendenden Fee-Regeln in <Datei - Parameter - Fee-Regelwerke> samt der dazugehörigen korrekten Konten
• Im Kundenprofil unter <Kunde - Erfassen...> Hinterlegung der diversen Bank- und Kreditkartenverbindungen unter <Bank / Karte> zur Vereinfachung der Kundenzahlungserfassung, sowie unter <Zusatz> die korrekte standardmäßige Zahlungsart, u. U. ein individuelles Zahlungsziel sowie ein angemessenes Kreditlimit. Außerdem können Sie dort Festbeträge einstellen, die dem Kunden bei jeder Buchung belastet werden sollen, sowie die individuelle Rabatt- und Fee-Vereinbarung mit dem Kunden.
• In den einzelnen Reisevorgängen korrekte Erfassung der Leistungsdaten, insbesondere auf der Karteikarte <Leistungen> der Inkassoform und der korrekten Produktart, auf der Karteikarte <Termine> ggf. das korrekte Zahlungsziel, auf der Karteikarte <Beträge/ Infos> die korrekten sonstigen Beträge (die nicht bei der Veranstalterleistung erfasst werden sollten), sowie in den einzelnen Leistungen die korrekten Einzelpreise (ggf. samt Mehrwertsteuer und Erlösschmälerung)
• Beachtung der in diesem Handbuch gegebenen Hinweise zur Buchung von Kundenzahlungen, Veranstalterabrechnungen und sonstigen Aufwendungen / Erträge

Wir empfehlen folgende Vorgehensweise für alle Standardveranstalterabrechnungen:

• Gleichzeitiges Buchen des Rechnungseingangs vom Veranstalter (Belegdatum der Rechnung), der Zahlung an den Veranstalter (Belegdatum des Bankauszuges) sowie des Erlöses (Abreisedatum). Diese Verfahrensweise bedeutet, dass die Eingangsrechnung erst dann buchhalterisch verarbeitet wird, sobald sich banktechnisch etwas getan hat - nicht vorher.
• Das hat den Vorteil, dass mit geringem Aufwand gebucht wird, und dass insbesondere das Kreditorenkonto für den jeweiligen Vorgang ausgeglichen sein wird (am besten unter <Buchhaltung - Vorgang/Anmeldung - Vorgangsjournal - T-Konto> kontrollieren).
• Der Nachteil besteht darin, dass aus der EDV erst nach erfolgter Bearbeitung ersichtlich ist (also erst nach Stattfinden der Veranstalterzahlung), dass die Veranstalterrechnung eingegangen ist.
• Für das Buchen von Bankauszügen sollte man unter <Buchhaltung - Buchen> einen festen Buchungsmonat sowie ein Festkonto (also das Bankkonto) einstellen. Anschließend können direkt aus dieser Maske sowohl die Kundenzahlungen, Veranstalterzahlungen sowie sämtliche Aufwendungen verbucht werden. So sieht man sofort in der Maske <Buchhaltung - Buchen>, ob der Saldo des Festkontos stimmt.