Procedure voor het inrichten van de boekhouding in Jack

Voor een correcte inrichting van de financiële boekhouding in Jack evenals voor een vlot werken zijn volgende zaken aan te vullen resp. na te kijken en op te merken (lees hiervoor alle de hier opgesomde hoofdstukken van het handboek, omdat hierin tips gegevens die vergeten worden bij het volgen van de checklist):

• Correcte instelling van de gegevens in het menu <Boekhouding - Basisgegevens - Instellingen> (opties, klanten, touroperators, verzamelrekeningen, overige rekeningen>)
• Correcte definitie van de BTW-codes onder <Boekhouding - Basisgegevens - BTW tabel> (BTW op omzet en BTW op kosten)
• Correcte definitie van alle rekeningen evenals de eigenschappen onder <Boekhouding - Basisgegevens - Rekeningschema> evenals het aanvullen van het rekeningschema en ontbrekende rekeningen
• Aanmaken van alle touroperators onder <Basisgegevens - Touroperator> met de juiste rekeningen (bijv. aan de hand van de button <Standaard instellingen>, evt. handmatig aanmaken van individuele rekeningen) evenals de bijbehorende producttypes (incl. commissies en evt. BTW)
• Instellen van de juiste en voor het reisbureau aangepaste parameters onder <Bestand - Parameters - Boekingsparameters>, en dan met name daar <Planner> voor de definitie van standaard aan- en restanbetalingen samen met de aanmaningen, <Toeslagen> voor de definitie van overige toeslagen, en <Betalingen> voor de definitie van alle betalingstypes evenals <Betaling/Ontvangsten> voor het eenvoudig inboeken van reisbureau specifieke kosten en ontvangsten
• Instellen van de correcte en voor het reisbureau aangepast parameters onder <Bestand - Parameters - Klantenparameters>, en dan met name daar <Betalingen> voor de definitie van standaard vervaldata voor bepaalde klantgroepen en touroperator producten, en <Commissie> voor de definitie van standaard kortingen / door te belasten commissies voor bepaalde klantgroepen
• Definiëren van de in het reisbureau gebruikte fee-regels onder <Bestand - Parameters - Fee-instellingen> samen met de daarbij behorende correcte rekeningen
• In het klantenprofiel onder <Klanten - Toevoegen ...> het vastleggen van de diverse bank- en creditcardgegevens onder <Rekening> voor vereenvoudiging van de klantenbetaling, evenals onder <Extra> de juiste standaard betalingstype, en eventueel een eigen betaaltermijn als een aangepast kredietlimiet. Daarnaast kunt u hier vast bedragen instellen, die de klant bij iedere boeking doorbelast zal worden, evenals afzonderlijke korting- en fee-afspraken met de klant.
• In de afzonderlijke boekingen correct gebruik maken van de servicegegevens, en dan met name op het tabblad <Services> het incassotype en het juiste producttype, in het tabblad <Planner> evt. de juiste betalingstermijn, op het tabblad <Bedrag/Info> de correcte overige bedragen (die niet bij de touroperatorservice gebruikt werd), evenals in de afzonderlijke services de juiste prijzen (evt. tezamen met de BTW en kortingen)
• Het opvolgen van de in dit handboek gegeven tips voor het boeken van klantbetalingen, touroperatorbetalingen en overige uitgaven / inkomsten

• Wij raden u de volgende procedure aan voor alle standaard touroperator afrekeningen:
• Gelijktijdig boeken van de inkoopfactuur van de touroperator (factuurdatum van de rekening), de betaling aan de touroperator (datum bankafschrift) evenals de omzet (vertrekdatum). Deze manier van werken betekent, dat de inkoopfactuur pas dan boekhoudkundig verwerkt wordt, zodra er bank technische iets gedaan werd - niet eerder.
• Dit heeft als voordeel, dat met minimaal werk geboekt wordt, en dan in het bijzonder de crediteurenrekening voor de desbetreffende boeking afgeletterd zal worden (het beste onder <Boekhouding - Boeking/Reservering - Mutatie overzicht - T-rekening> controleren).
• Het nadeel is echter wel, dat uit de EDV pas na volledige verwerking inzichtelijk is (dus pas na het inboeken van de touroperatorbetaling), dat de touroperatorfactuur ingegaan is.
• Voor het boeken van bankafschriften zal men onder <Boekhouding - Handmatig boeken> een vast boekingsmaand evenals een vaste rekening (oftewel de bankrekening) instellen. Aansluitend kunnen dan direct uit dit venster zowel de klantbetalingen, touroperatorbetalingen evenals gezamenlijke uitgaven geboekt worden. Zo ziet men meteen in het venster <Boekhouding - Handmatig boeken>, of het saldo van de standaard rekening klopt.