<Boekhouding - Controle betalingen>

Via deze functie krijgt u alle op vervaldatum, klantnummer of touroperator gesorteerde betalingen.
U kunt de lijst gebruiken voor,

• alle achterstallige betalingen van een klant of/en een touroperator te bekijken,
• alle eventuele creditnota's van een klant te bekijken,
• een overzicht van alle vervallen, maar nog niet ontvangen betalingen te krijgen,
• te verwachten betalingen inzien,
• aan de hand van de lijst snel naar de verwerking van klantbetalingen of in de touroperator betalingen te gaan.

De lijst kan of op vervaldatum of op klant gemaakt worden.
Klikt u links op de gewenste criteria en definieer dan in de rechter ingavevelden de condities. Afhankelijk van de geselecteerde sortering verschijnt andere ingavevelden, bijv. overeenkomstig de condities per medewerker of touroperator.

<Datum>            Sorteert u op vervaldatum, dan krijgt u alle in deze periode vervallen, nog niet verwerkte klantbetalingen.

<Klant>            Sorteert u op klantnummer, dan krijgt u alle openstaande posten van de geselecteerde klanten, gesorteerd op vervaldatum.

<Query>          U kunt de betalingscontrole met een query nog gedetailleerder oproepen.

<Opslaan>     De instellingen samen met de query kunnen opgeslagen worden (op te roepen onder <Boekhouding - Opgeslagen betalingsconrole>)

<Printer>         Hier kunt u uw printerinstellingen wijzigen.

<Afboeken>     U kunt kleine bedragen in één keer afboeken. Na het klikken op deze button verschijnt een ander venster, waarin u kunt opgeven, welke marge van de openstaande klantbetalingen afgeboekt mag worden en welke rekening deze mutatie geboekt dien te worden.

Meestal bij de jaarafsluiting stelt men vaak vast, dat nog kleine bedragen open zijn blijven staan, die u - jammer genoeg - meestal te weinig van de klant heeft ontvangen, maar zeker niet meer zult gaan ontvangen. En toch dienen deze boekingen voor de jaarafsluiting weggeboekt te zijn. In plaats van iedere boeking afzonderlijk te verwerken, kan men deze functie gebruiken.
Hier worden dan alle bedragen weggeboekt, welke voldoen aan de hier opgegeven instellingen en ook reeds vervallen zijn.

_Deze functie moet in twee afzonderlijke stappen uitgevoerd worden. Daarmee worden enerzijds alle bedragen van bijv. nul tot -5€ en anderzijds alle bedragen van nul tot +5€ op de desbetreffende rekeningen geboekt. Hiermee voorkomt u de compensatie van baten en lasten.

Voorbeeld: Uw wilt alle openstaande boekingen zien, die in het afsluitjaar 2012 vallen: activeert u nu alleen de <Klantbetaling OP>. Ga dan naar <Afboeken> en beperk de selectie op alle vertrekdata binnen 2012.

Vul een periode in (wanneer u met de jaarafsluiting van 2007 bezig bent, dan zal de periode 01-01-2006 / 31-12-2008 invullen, om alle vervaldagen mee te nemen, die voor alle vertrokken reizen in 2007 betrekking hebben - inclusief de enkele door de gebruiker verkeerd ingegeven boekingen!). Klik dan op <Query> en geef hier in <Vertrekdatum groter of gelijk 01-01-2007> <EN> <Vertrekdatum kleiner of gelijk 31-12-2008>, zodat u alle boekingen meeneemt, die weliswaar eerder dan de 3 jaar geleden vervallen waren, maar daadwerkelijk in 2007 vertrokken zijn.

Klik dan op <Afboeken>>. Hier moet u een rekening opgeven, waarop de openstaande bedragen geboekt moeten worden, evenals een marge, zodat de kleine bedragen weggeboekt kunnen worden.

Overleg van te voren met uw accountant, welke rekening u voor deze actie dient te gebruiken. Hij dient ook te bepalen, of u alle kleine bedragen in één keer zo mag wegboeken, of dat u deze actie eerst voor alle positieve bedragen dient te doen (oftewel alle echte nog openstaande bedragen, zodat u op op een uitgave rekening boeken moest), en dan voor alle negatieve bedragen (oftewel alle teveel betalingen / opbrengsten voor het reisbureau). Zodra u op <OK> klikt, worden de bedragen met de vastgelegde hoogte met de vastgelegde datum in één enkele actie verwerkt.

Men kan ook de openstaande betalingen betreffende een touroperator inzien. Hiertoe moeten alle betalingstermijnen, die er voor de verschillende touroperators aanwezig zijn, onder <Bestand - Parameters - Klanten parameters - Planner> gedefinieerd zijn. Deze betalingstermijnen kunnen dan onder <Basisgegevens - Touroperator - Parameters / Producttype> de afzonderlijke touroperator resp. producttype toegekend worden.

Daarnaast kunt u bij de controle betalingen <Verzamelfactuur OP> gebruiken. Hierbij worden de reeds vervallen en nog openstaande aanbetalingsbedragen op nul gezet en de dan nog openstaande restantbedrag verhoogd. Hiermee blijft nog één openstaande post voor het totale restbedrag over, in plaats van een openstaand aanbetalings- plus een openstaand restantbedrag.

!worddav995c7b86d4b24bb4881b553f9132cd4f
.png|height=37,width=37! Deze functie wordt meestal bij de jaarafsluiting gebruikt, wanneer de laatste openstaande posten per boeking verwerkt en resp. doorgeboekt moeten worden.

Met de button <Query> kunt u een uitgebreide selectie van de klanten starten.

U wilt bijvoorbeeld alle voor de jaarafsluiting van 2011 alle openstaande klantbetaling krijgen, die betrekking hebben op alle boekingen met vertrekdatum in 2011. Aldus maakt u de bijbehorende query, wanneer u naar <Boekhouding - Controle betalingen> gaat. Daar activeert u alleen <Klantenbetaling OP>. Gaat u dan naar <Query> en maak een selectie van alle vertrekken in 2011.

Sla deze query op met <OK>, zodat u weer terugkeert naar het ingavevenster.

Vanaf hier kunt u zoals u gewend bent, de betalingscontrole verder uitvoeren.

De functie <Opslaan> kunt u gebruiken, om altijd terugekerende openstaande posten op te vragen. Geef hier uw zoekcriteria in (ook via <Query>) en klik dan op <Opslaan>.

In het volgende venster kunt u onder <Naam> een duidelijke naam voor de opgeslagen betalingscontrole ingeven, onder <Omschrijving> kunt u een uitgebreide omschrijving ingeven.

Met <Voeg toe> voegt u deze nieuwe Query aan de lijst toe, die onder getoond wordt.

Met <Wijzigen> en <Verwijder> kunt u de bestaande selecties bewerken. Daarvoor dient eerste een selectie onder <Eerder opgeslagen selecties> gesdlecteerd te worden.

Met <OK> bevestigt u de wijzigen in dit venster en start u de zojuist gemaakte query.

De preview staat vast; de lijst printen of als preview kan aangepast worden - neem hiervoor contact op met Bewotec.

In het onderste gedeelte van het venster ziet u de geselecteerde betalingen: daarboven ziet u de algemene informatie voor de geselecteerde boeking.

<Vervaldatum> De vervaldatum van de getoonde betaling
<Boek.nr> Boeking van de vervallen betaling
<Employe> Medewerker / Bewerker van de boeking
<Vertrek> Vertrekdatum
<Omschrijving> Omschrijving van de betaling (<Aanbetaling> of <Restantbetaling>)
<Factuurontvanger> Herinneringsniveau (0-3)
<Klant> Klantnaam
<Bedrag> Openstaand, vervallen bedrag, waarbij het hier ook om een credit kan gaan, wanneer de klant teveel betaald heeft
<Dagen vervaldatum> Het aantal dagen dat de factuur is vervallen

Zodra u voor de getoonde lijst een <Afboeking> van kleine bedragen heeft doorgevoerd, verschijnen ook deze boekingen alsnog in de lijst, maar dan wordt bij het bedrag "nul" getoond, omdat ze reeds afgeboekt werden.

De toolbar geeft u nog extra functies:

U kunt in de lijst naar alle getoonde getallen en lettercombinaties zoeken.

Na het aanklikken van de zoek button opent zich het volgende venster:

Hier kunt u naar ieder bedrag of een lettercombinatie zoeken. Hierbij kunt u zoeken zowel <Vooruit> als <Terug>.

Hier kunt u de lijst opnieuw opstellen.

De lijst uitprinten.

De lijst sluiten / verlaten.

Contextmenu van de betalingslijst

De afzonderlijke regels in de lijst kunnen direct bewerkt worden, indien u een regel met de rechter muistoets aanklikt. Hiermee opent er een contextmenu, welke de functies uitsluitend op deze gemarkeerde regel mogelijk zijn.


<Boeking>             Jack gaat naar <Boeking - Boeking> en daarmee in de boeking van deze vervallen betaling.

<Print bevestiging>               Jack gaat naar <Boeking - Boeking/Bevestiging printen>. Hier kunt u een boeking, bevestiging en/of een rekeningoverzicht van de boeking printen.

<Betaling>                    Jack gaat naar <Boeking - Invoeren klantenbetaling>. Hier kunt u de historie van de reeds voor deze boeking gedane klantenbetalingen zien, evenals een nieuwe klantenbetaling voor deze boeking ingeven.

<Reisbescheiden>              Jack gaat naar <Boeking - Reisbescheiden>. Hier kunt u de reisbescheiden van de boeking bekijken of wijzigen.

<Vrij formulier>     Jack gaat naar <Boeking - Vrije formulieren>. Hier krijgt u bijv. een standaardoverzicht van deze boeking.

<TO-verwerking>      Jack gaat naar <Boeking - Verwerken van TO-facturen>, daar krijgt u de desbetreffende touroperatorfactuur van de geselecteerde boeking te zien.

<Aktualisieren> Het gaat hier om een zogenaamde "Refresh" button: Wijzigingen die u met het contextmenu gemaakt heeft, worden direct in de lijst getoond.

Hoe komt het dat er boekingen in het betalingscontrole overzicht staan, terwijl de klant zijn reis al reeds betaald heeft?
De betalingscontrole kijkt naar de planner in de boeking. Ga via de betalingscontrole met het contextmenu naar de boeking, in het tabblad <Planner>, verandert u het aanbetalingsbedrag op nul. Hiermee gaat het restantbedrag ook naar nul. Sla de boeking op met <OK>.

Oorzaak:

Wordt een boeking oorspronkelijk op <R> gemaakt en later naar <V> gewijzigd, dan veranderd Jack niet de eerst gemaakte betalingstermijn, in plaats daarvan laat de oorspronkelijke aanbetalingsbedrag en termijn staan.

Jack is voor mij eigenlijk onbruikbaar, omdat ik mijn openstaande posten niet kan zien. Ik weet echter niet, hoeveel mijn klanten nog moeten betalen, in de OP administratie is daarvan niets te zien.

De eigenlijke OP administratie in Jack onder <Boekhouding - Openstaande posten> is voor niet-boekings/reisgebonden zaken gemaakt (bijv. kantoorkosten, enz.). Klantgebonden OPs ziet u het beste via <Boekhouding - Controle betalingen> incl. de vervaldatum. Openstaande posten van touroperators ziet u het beste via <Boeking - Verwerken van TO-facturen> <Ontbrekende facturen> of <Onbetaalde facturen> => ik zie alle zaken, die bij de touroperator nog niet afgerekend zijn. Ten eerste staat hier niet het absolute bedrag, omdat meestal nog geen touroperator afrekening heeft plaatsgevonden, en daarmee het eigenlijke bedrag nog niet vast staat.