<Datei – Parameter – Parameter Kunden>

Jack verwaltet 4 verschiedene Kundenarten, für die es jeweils eine eigene Karteikarte gibt:

• Privatkunden
• Firmenkunden
• Reisebüros
• Interessenten

Die Profile aller Kundenarten sind prinzipiell gleich aufgebaut, jedoch können Sie hier definieren, welche Kennzeichen für eine Kundenart wichtig sind und die einzelnen Kunden arten noch feiner gliedern.

Auch hier sollte man sich vor dem Einsatz von Jack Gedanken über die eigene Kundenstruktur sowie das eigene Marketingziel zu machen. Nur so können Sie einerseits Ihre Zielgruppen durch den Einsatz von Direktmarketing gezielter ansprechen, und andererseits mehr über die Wirtschaftlichkeit einer Kundengruppe in Ihrem Reisebüro erfahren.

Erfassen Sie später neue Kategorien und Kundenstatusfelder, müssen Sie alle Kundenprofile nachträglich mehr oder minder manuell anpassen! Deswegen ist es sinnvoll, dass Sie sich zuerst überlegen, wohin Ihre Marketingstrategie gehen soll.

Kategorien
In der linken Fensterhälfte können je Kundenart beliebig viele Kategorien definiert werden, anhand derer sich die Kunden z. B. bei Selektionen, Umsatzauswertungen oder Werbeaktionen grob in Gruppen zusammenfassen lassen.
Jeder Kunde kann prinzipiell nur einer Kategorie angehören. Für jede Kundenart (Privat, Firma, Reisebüro) können Sie andere Kategorien definieren.

Für Privatkunden können dabei Kriterien mit einfließen wie z. B.

• Bindung ans Reisebüro (z. B. Stammkunde)
• Höhe des Urlaubsbudgets
• Empfehlung von / an Firma
• etc.

Firmenkategorien könnten folgende Kriterien berücksichtigen:

• ABC-Kunden
• Voraussichtliches Umsatzpotential (Großkunde usw.)
• Betreuungsaufwand
• etc.

Eine Kategorisierung von Reisebüros ist z. B. möglich nach

• Gruppenzugehörigkeit (z. B. TUI, Thomas Cook, Kooperation, usw.)
• Freies Büro
• Höhe der weitergegebenen Provision
• etc.

Auch Interessenten können kategorisiert werden, z. B. nach

• Potentieller Firmenkunde
• Aussichtsreich
• Prospektsammler
• Kam auf Empfehlung
• Hohes Umsatzpotential
• Last Minute Kunde
• etc.

Es hat sich bewährt, in einem normalen Reisebüro mit einfachen Kategorien zu arbeiten: A, B, C und D reichen im Normalfall aus, um den bestehenden Kundenstamm grob einteilen zu können. Detailliertere Auswertungen ergeben sich immer noch, indem man weitere Kriterien wie z. B. Reiseart oder Zielgebiet sowie Umsatzhöhe kombiniert.

Kundenstatusfelder

Für jede Kundenart können Sie zusätzlich bis zu 32 weitere Statistikkriterien definieren, die später der Feinauswahl dienen. Diese Statusfelder müssen für jede Kundenart (Interessent, Firmenkunde, Privatkunde, Reisebüro) hier in den Parametern festgelegt werden.
Die Statusfelder können danach bei der jeweiligen Kundenart verwendet und je nach Bedarf angeklickt werden. Anhand dieser Statusfelder können Sie Listen, Statistiken oder Serienbriefe erhalten.

Die hier eingestellten Bezeichnungen der Statusfelder erscheinen bei der Kundenerfassung auf der Karteikarte <Attribute>. Bei Selektionen muss später die Nummer (fortlaufende Nummerierung) des Statusfeldes verwendet werden, da Jack nicht die Bezeichnung, sondern nur die Nummer lesen und selektieren kann.

In den 32 Statusfeldern sollten Sie nur reine Kundeninformationen unterbringen. Informationen zu den Reisen des Kunden erhalten Sie sowieso aus den weiteren Statistikfeldern der gebuchten Reisen, wie z. B. Zielgebiete oder Reisearten des Kunden. Ob der Kunde ein VIP oder potentieller Kreuzfahrer ist, oder ob er Rentner oder Familienvater von 5 Kindern ist, kann Jack nicht aus den Reisen ermitteln. Solche Informationen sollten als Kundenstatusfelder angelegt werden.

Letztendlich werden Sie diese Statusfelder dazu verwenden, zielgruppengerecht zu werben. Entscheiden Sie sich, was Sie von Ihren Kunden später wissen wollen (z. B. ob er einen Internetanschluss hat, ob er eine Weihnachtskarte bekommen soll usw.) und vergeben dann ein Kriterium. Definieren Sie anfangs eher weniger Kriterien, um dann später noch flexibel zu sein!
Wenn Sie ein Statusfeld ändern oder ein neues hinzufügen möchten, klicken Sie zuerst doppelt auf das Statusfeld, für das Sie einen Text hinterlegen möchten. Danach erfassen Sie im Eingabefeld den Text, mit dem das Statusfeld belegt werden soll. Mit <Ändern_>_ wird der Text in das Statusfeld übernommen. Zum Löschen eines Statusfeldes klicken Sie auf das zu löschende Statusfeld, dann auf <Löschen_>._ Der Text hinter dem Statusfeld wird gelöscht.
Die Statusfelder könnten für Privatkunden z. B. folgendermaßen definiert werden:

• VIP / Stammkunden
• Single
• Familie
• Luxusurlaub
• Individuelle Reisen
• Gruppenreise Eigenveranstaltung
• Etc..

Für Firmenkunden ergeben sich natürlich andere Statusfelder. Dabei sollte man bedenken, dass es nicht sinnvoll ist, hier Informationen zu hinterlegen, die sowieso im CRS-Profil des Reisenden oder der Firma stehen (z. B. Raucher, 3-Sterne Hotel, usw.), sondern nur die Kriterien, die für Sie marketingtechnisch oder betriebswirtschaftlich nützlich sein werden:

• Reiserichtlinien vorhanden
• Schwarzes Brett vorhanden
• Reisestellensekretärin
• Komplexer Kunde
• Betriebsausflug
• Incentivepotential
• etc.

Auch für unterbuchende Reisebüros können Statusfelder angelegt werden, damit Sie z. B. den Aufwand / Nutzen bestimmen können, der Ihnen durch die Zusammenarbeit entsteht:

• Problemlos
• Aufwendig
• Zahlt sofort
• etc.

Der Bereich der Interessenten kann ebenfalls zusätzlich unterteilt werden:

• Verschlossen
• Mailing zuschicken
• mehrere Personen zu erwarten
• Termin vereinbaren
• Interesse Gruppenreise
• Interesse Kreuzfahrt
• etc.

Sie sollten kein Statusfeld im nachhinein einfach so ändern, nachdem Sie schon Kunden erfasst haben Wird dieses Statusfeld bei Ihren Kunden bereits verwendet, bleibt dieses Feld – das aber nun eine andere Bezeichnung hat – weiterhin bei allen Kunden stehen, bei denen es ursprünglich gesetzt wurde. Für Jack ist nicht die Bezeichnung relevant, sondern die Nummer des Feldes. Die Belegung ist nach der Änderung aber in der Regel falsch, weil Sie ja inzwischen mit diesem Feld etwas anderes meinen und die Bezeichnung in den Parametern geändert haben.
In solchen Fällen sollten Sie anschließend Ihre Kundenprofile überarbeiten. Mit <Kunden – Selektion – Status setzen> lässt sich der manuelle Aufwand dazu relativ gering halten.

 Sie können bei jeder Kundenart zwei Eingabefelder frei definieren, indem Sie hier die Bezeichnung Felder festlegen. Diese Felder erscheinen ohne eine individuelle Bezeichnung in den Kunden profilen normalerweise mit <Code1> und <Code2>. Die hier eingetragene Bezeichnung setzt Jack im Kundenprofil ein.

Bitte beachten Sie, dass spätere Statistikabfragen nicht Ihre freien Bezeichnungen berücksichtigen, sondern dass Sie dann entweder nach <Code1> oder <Code2> eingrenzen müssen!
Das erste Feld <Code1 > ist ein Indexfeld. Das bedeutet, dass Sie es auch zur Kundensuche verwenden und neben der Jack Kundennummer z. B. einen eigenen Nummernkreis oder eigene Bezeichnungen eintragen können.

Sie haben bei Ihren Kunden eigene Kundenkarten eingeführt. Die Expedienten möchten den Kunden also nicht anhand des Namens oder seiner Adresse finden können, sondern anhand der Mitgliedsnummer. Wird die Mitgliedsnummer in allen Kundenprofilen in das Feld <Code1> eingetragen, kann später bei der Suche diese Nummer in <Code1> verwendet werden.

Im Firmenbereich können Sie diese beiden Felder jedoch auch dazu verwenden, Akquisitionskriterien zu vergeben, um Jack nicht als reine Verwaltungs- und Werbesoftware, sondern für den aktiven Verkauf zu nutzen. So kann man z. B. die Felder hier mit „Akquisiteur" und „Branche" benennen, um im Kundenprofil das Kürzel des Akquisiteurs einzusetzen und die Branche des Firmenkunden zu vermerken
Bei unterbuchenden Reisebüros könnten Sie hier z. B. die Felder mit „Kooperation" und „Filialsystem" umbenennen und im Profil des Reisebüros das Kürzel der Kooperation oder des Filialsystems eingeben (z. B. LCC, HoLa etc.).

Jeder Kunde erhält in Jack automatisch ein eigenes Debitorkonto. In der Regel beginnen diese Konten im Kontenplan ab der Nummer 10000 (in Deutschland). Arbeiten Sie mit einem abweichenden Kontenplan oder möchten je nach Kundenart (Privat / Firma / Reisebüro) bestimmte Kontenbereiche vergeben, können Sie hier einstellen, wie die jeweiligen Debitorkonten erzeugt werden sollen:

Dabei addiert Jack bei der Anlage des Debitorkontos die fortlaufende, interne Jack-Kundennummer zu der hier hinterlegten Debitorennummer. Dies ergibt dann die Debitorenkontonummer des Kunden. Wird also im abgebildeten Beispiel der 300. Kunde erfasst, dann rechnet Jack: Kundennummer (= 10000) + Debitornummer (=0) + Kundenzahl (=300) = Debitorkonto im Kundenprofil (= 10300).

<Datei – Parameter – Anwendungsgrundlagen – Kunden – Interessent – Einstellungen – neue Nummernvergabe bei Änderung der Kundenart>
Jack wandelt Interessenten bei ihrer ersten Festbuchung automatisch in einen tatsächlichen Kunden um. Arbeiten Sie mit unterschiedlichen Debitorkontenkreisen je Kundenart, sollte bei der Umwandelung des Jack Interessenten in einen Jack Privat-/Firmen-/Reisebürokunden auch ein Debitorkonto des betreffenden Bereiches vergeben werden.
Im Nachhinein kann später zwar die Zuordnung z. B. von Privat- auf Firmenkunden geändert werden, dabei ist aber die Änderung des Debitorkontos in den anderen Kontenbereich nicht mehr möglich.

Hier kann die Jack Kundennummer eines bestehenden Kunden eintragen werden.
Sobald an dieser Stelle eine bestehende Jack Kundennummer steht, gelten für alle anderen Kunden dieser Kundenart die gleichen Bedingungen bzgl. Rabatte / Provisionen sowie Serviceentgelte / Fees wie bei diesem Kunden (die Regeln werden definiert in <Datei – Parameter – Parameter Kunden – Provision> bzw. in <Datei – Parameter – Fee-Regelwerke>; im Profil der Kunden dann auszuwählen).
Es handelt sich also um eine Standardeinstellung, die für alle Kunden dieser Kundenart gilt, die keine individuelle Rabattstaffeln / Fee-Regeln zugewiesen bekommen haben.
Wenn Sie für einen Kunden eigene Provisions- / Fee-Regeln definiert haben, werden die Einstellungen aus <Stammkunde> ignoriert.

Zu jeder Kundenart können andere Mahngebühren eingetragen werden. Ist ein Betrag hinterlegt, kann er über die Textverarbeitung in Jack als Serienbrieffeld aufgerufen werden ({Kunde-Mahngebühr} = Betrag aus den Parametern zu der aktuellen Kundenart). Zusätzlich gibt es ein weiteres Serienbrieffeld ({OP-Betrag+Mahngebühr} = Summe aus dem aktuellen OP-Betrag + Wert aus dem Mahngebühr-Feld). Im Serienbrief bzw. Mahnschreiben wird dann als offener Gesamtbetrag der offene Buchungsbetrag plus der hier hinterlegten Mahngebühr angezeigt.

Bei jeder Kundenart kann eingestellt werden, ob nach der Ersterfassung einer Buchung eine Rückfrage erscheint, ob eine Anzahlung erfasst werden soll. Wird diese Frage bejaht, gelangt man in die Kundenzahlung.