<Bestand - Paramaters - Boekingsparameters - Betalingen>

Hier legt u de diverse klant betalingsmogelijkheden vast.

Klantbetalingen worden op de bijbehorende debiteurenrekening en een financiëlerekening (bank, kas, enz.) geboekt. De debiteurenrekening wordt automatisch in het klantenprofiel vastgelegd. Om er voor te zorgen dat bij een klantenbetaling geen boekhoudkundige fouten ontstaan, worden alle mogelijke manier waarop een klant kan betalen met de bijbehorende rekeningen hier voorgedefinieerd.

Later selecteert u bij de klantenbetaling alleen nog de juiste betalingssoort, en Jack voert de juiste boekingsstappen automatisch uit.

In de applicatieparameters kunt u instellen, dat de hier vastgelegde betalingsmogelijkheden later alfabetisch gesorteerd getoond worden. (<Bestand - Parameters - Applicatieparameters - Boekhouding - Klantenbetaling - Instellingen - Combobox Type betaling alfabetisch sorteren>)

Iedere gedefinieerde type klantenbetaling dient een duidelijke omschrijving zoals "Kas" of zelfs "Cheque".

Hier geeft u het rekeningnummer op, waarop het bedrag geboekt moet worden. Controleer of het opgegeven rekeningnummer in het rekeningschema al is vastgelegd of nog vastgelegd moet worden (zie <Boekhouding - Basisgegevens - Rekeningschema>).
Jack kan automatisch verschillende nummerreeksen beheren. Iedere nummerreeks heeft een eigen getal, die na iedere boeking deze nummerreeks met één verhoogd wordt.
Indien u bijv. meerdere kassen heeft, en uw eerste kas heeft als nummerreeks 1 en uw tweede kas de nummerreeks 2 toegewezen, zo hebben allebei de kassen een aparte nummerreeks. Voldoet u nu een betaling in de eerste kas, dan wordt het documentnummer van deze kas van bijv. 14 naar 15 verhoogd. De nummerreeks van de tweede kas blijft daarbij ongemoeid.

Werkt u met de automatische documentnummering respectievelijk stelt Jack een automatisch nummer bij een klantenbetaling voor (te herkennen door <*A> + nummer van de documenten nummerreeks), dan kan dit nummer bij de betaling echter aangepast worden, maar het beste is om van zulke handmatige aanpassingen af te zien. Het vergeven nummer wordt in de boekhouding meegegeven.

Indien u bij het betalingsvenster geen automatisch nummer wensen, laat dan het veld leeg respectievelijk vul <0> in.

Let er op, dat u bij meerdere kassen (bijv. iedere medewerker heeft een eigen kas, per valuta in een grensgebied een eigen kas, enz.) ook eigen nummerreeksen moet voeren. In zo'n geval moet hier de nodige nummerreeks per kasrekening ingericht worden.
Let daarnaast op het volgende:
Gebruikt u afzonderlijke nummerreeksen, dan moeten dezelfde volgnummers, die de medewerker bij de klantenbetalingen toegewezen worden, ook bij de ontvangsten en uitbetalingen (onder <Bestand - Parameters - Boekingsparameters - Betalingen>) handmatig ingevoerd worden. Heeft medewerker MS de nummerreeks 3 bij alle klantenbetalingen, dan moet hij ook bij het boeken van ontvangsten en uitbetalingen een eigen documentnummer uit de nummerrreeks 3 voor zijn individuele kasrekening gebruiken.

Let op:
Medewerkerskassen zullen bij de betreffende medewerkers onder <Basisgegevens - Employe> vastgelegd zijn.

Een klantenbetaling kan in twee richtingen plaatsvinden: als <Betaling> of als <Uitgave> (bijv. na een annulering of een creditering). Daarbij wordt niet alleen het betaalde bedrag op de reissom dienovereenkomstig verrekend, maar ook de rekeningen worden correct gezet (Debet of Credit). Jack maakt dit automatisch aan de hand van de hier in de parameters gedefinieerde betaaltypes.

In de applicatieparameters kunt u instellen, dat het later in de Jack klantenbetaling niet mogelijk is, tussen Betalingen/Uitgaven te wisselen (<Besstand - Parameters - Applicatieparameters - Boekhouding - Klantenbetaling - Instellingen - Combobox Pulldown-menu betalingen deactiveren>). Hiermee voorkomt men gebruikersfouten bij uitgaven, waarbij onbedoelde negatieve uitgaven ingegeven worden, die echter eigenlijk een betaling zijn.

Bij iedere betalingstype zijn ook verdere gegevens nodig. Bij een chequebetaling moeten ook checquenummer en bank bij de betaling vastgelegd worden, bij betaling met creditcard moet het kaartnummer vastgelegd kunnen worden. Daarom stuurt Jack aan de hand van de <Type betaling> het ingavevenster, die aansluitend bij een gebruikte klantbetaling verschijnt, en waarin de benodigde gegevens ingegeven moeten worden.

De details voor de afzonderlijke betalingstypes worden in de sectie bij <Boeking - Klantenbetaling> verder uitgelegd.

In dit veld kunt u met <0> of <1> aangeven, welke tekst bij iedere betalingsboeking gebruikt wordt. Met de standaardinstelling <0> wordt de tekst uitgebreid in het journaal geschreven (boekingsnummer, klantnaam, vertrekdatum). Met de instelling <1> wordt de informatie sterk ingekort.

Hier kunt u instellen, welke betalingstypes van welke medewerkersgroep gebruikt kunnen worden (medewerkersgroepen zijn onder <Basisgegevens - Employe> te definiëren). Daarmee zijn bepaalde betalingstypes niet voor alle medewerkers toegankelijk. De lijst met beschikbare betalingstypes voor de afzondelijke medewerker zijn daardoor overzichtelijker. Juist op het moment dat er afzonderlijke medewerkerskassen zijn, krijgt de medewerker alleen zijn eigen kas te zien in plaats van ook de kassen van andere medewerkers.

Hier kan ingesteld worden, in welk dagboek de boeking moet vloeien. Deze instelling is uitsluiten voor Jack gebruikers uit de Benelux landen van belang!

Op deze plaats wordt gedefinieerd hoeveel kwitanties in navolging va een klantenbetaling geprint moeten worden.

Is dit veld geactiveerd, dan wordt in navolging bij een klantenbetaling niet gevraagd of er een kwitantie geprint moet worden.

Gaat het om een creditcardbetaling, dan wordt bij deze instelling later bij de klantenbetaling een melding weergegeven.
Is deze checkbox geactiveerd, dan wordt naar een tekstbestand in de TB-map in de Jack-directory gezocht. De naam van dit tekstbestand moet samengesteld zijn uit de betalingstype en de extensie <.txt>. Wanneer dit bestand beschikbaar is, verschijnt bij iedere klantenbetaling een melding met de inhoud van dit tekstbestand. Deze melding verschijnt alleen dan, indien provisie in de prijsregel opgeven is.

Is dit veld aangevinkt, dan wordt het datumveld bij de klantenbetaling uitgegrijsd, en de klantenbetaling kan alleen met de actuele boekdatum ingeboekt worden.

Hiermee kan een klantenbetaling ook niet per ongeluk in de toekomst gedateerd worden.

Exkurs: sinnvolle Zahlungsarten in Jack:
Ein Vorgang in Jack kann kundenseitig nur über die Kundenzahlung in <Vorgang - Zahlung Kunde> ausgeglichen werden. Dabei können nicht nur die simplen Zahlungsvorgänge wie z. B. Barzahlung, Banküberweisung, Scheck- / Kreditkartenzahlung verwendet werden, sondern man sollte sich hier weitere Zahlungsarten einrichten. Dabei kann man z. B. an das Ausbuchen von Beträgen denken, die vom Kunden nicht mehr bezahlt werden, oder an eine Umbuchung der Zahlung an den Veranstalter beim Wechsel der Inkassoform.

Zum Einrichten neuer Zahlungsarten gehen Sie unter <Datei - Parameter - Parameter Vorgang - Zahlungen>. Dort geben Sie der neuen Zahlungsart eine <Bezeichnung>, tragen das korrekte Konto ein, wählen <Eingang> und eine passende Zahlungsart wie z. B. Kasse. Anschließend gehen Sie auf <Hinzu>, und mit <OK> speichern Sie die neue Zahlungsart.

Folgende Möglichkeiten sind denkbar:

Einrichten einer ec cash Zahlung (Zahlungsart sollte z. B. <Scheck> sein, um die Infos hierbei abfragen zu können)
Einrichten einer Kulanzausbuchung (Zahlungsart sollte <Kasse> sein, da keine weitere Information zu dieser Zahlungsart abgefragt wird) mit korrektem Konto (z. B. „Aufwand für Gewährleistungen")
Einrichten einer Gutscheinzahlung (Zahlungsart sollte <Gutschein> sein, da dann später die Gutscheinnummer erfragt wird) mit korrektem Konto (z. B. „erhaltene Anzahlungen"). Diese Gutscheinzahlungsart gleicht das Gutscheinkonto dann aus, nachdem irgendwann zuvor ein Reisegeschenkgutschein über einen Vorgang mit <Beträge/Infos> und dort über einen Sonstigen Betrag verkauft worden ist (Definition unter <Datei - Parameter - Parameter Vorgang - Vorgang1>)
Einrichten einer Umbuchungszahlungsart (Zahlungsart sollte <Kasse> sein, da keine weitere Info zu dieser Zahlungsart abgefragt werden muss) mit korrektem Konto (z. B. „durchlaufende Posten")

Reisebüros, die mit der VERK-Schnittstelle arbeiten, sollten an dieser Stelle auch eine eigene Zahlungsart für Kreditkartenzahlungen erfassen, die beim Kassieren von DB/DER-Werten über eine Kreditkarte auflaufen: z. B. "VERK-CC". Bitte vergessen Sie dabei nicht, zu dieser Zahlungsart auch unter <Buchhaltung - Stammdaten - Kontenverwaltung> ein separates Konto zu definieren. So werden die über VERK aufgelaufenen Kreditkartenwerte auf ein anderes Konto gebucht als solche Kreditkartenzahlungen, die das Reisebüro ganz normal selbst kassiert. Denn bei den VERK-Kreditkartenzahlungen handelt es sich ja eigentlich um ein Direkt- / Veranstalterinkasso, während es sich bei den "normalen" Kreditkartenzahlungen, die über das Reisebüro laufen, um Reisebüroinkassos handelt. Und die VERK-Kreditkartenbeträge werden später beim V48 separat gebucht, während die Reisebüro-Kreditkartenzahlungen später seitens des Kreditkarteninstituts dem Reisebüro gutgeschrieben werden. Zusätzlich müssen die VERK-Kreditkartenzahlungen unter <Basisdaten - VERK-Codes> mit der korrekten Kundenzahlungsart definiert werden (und für den Jack mit Import, V48 sowie mit CC gekennzeichnet werden). Genau diese Zahlungsart wird zuvor hier hinterlegt.

Eine Zahlungsart für Reisekosten ist sinnvoll, da auch hier oftmals Jack Vorgänge erfasst werden. Immerhin handelt es sich oftmals um Flugleistungen, die „normal" über die BSP-Abrechnung oder den Consolidator laufen und entsprechend abgerechnet werden müssen wie jeder andere Flug auch. Das gleiche gilt für Info-Reisen der Veranstalter. Auch für solche Reisen erhält das Büro eine „normale" Veranstalterabrechnung, die abgerechnet werden muss. Damit muss ein Jack Vorgang angelegt werden, der auch kundenseitig auf Null gesetzt werden muss. Für die Kundenzahlung wird dazu hier eine neue Zahlungsart angelegt. Dabei wird ein im Kontenplan bestehendes Konto "Reisekosten" verwendet. Anschließend wird eine Zahlung auf den Vorgang erfasst mit dieser neuen Zahlungsart.

Jack bucht bei Kundenzahlungen keine Mehrwertsteuer! Die Vorsteuer sollte bei den Jahresabschlussarbeiten vom Steuerberater erledigt werden.

Arbeiten Sie mit der Fee-Verwaltung in Jack (Zusatzmodul), können Sie eine Zahlungsart z. B. <Fee-CC> anlegen. Damit kann in solchen Fällen eine automatische Kundenzahlung zu den berechneten Fees angestoßen werden, in denen der Consolidator das Serviceentgelt des Reisebüros mit einzieht und bei der Abrechnung dem Reisebüro wieder gutschreibt.

<Datei - Parameter - Anwendungsgrundlagen - Buchhaltung - Kunden zahlung - Einstellungen>
Hier wählen Sie über ein Pull-down-Menü die entsprechende Zahlungsart für die automatische Kundenzahlung des Serviceentgeltes bei Fee-Direktinkassos aus. Die Vorschläge aus dem Pull-down-Menü stammen aus <Datei - Parameter - Parameter Vorgang - Karteikarte Zahlungen>. Dort muss die Zahlungsart vorab mit dem richtigen Konto hinterlegt werden, die dann später in der Kundenzahlung verwendet wird.