<Bestand - Wachtwoord/Rechten>

Iedere medewerker kan in Jack afzonderlijke rechten krijgen. Zo kunnen bepaalde functies geblokkeerd worden. Om er voor te zorgen dat met een medewerkerscode alleen de juiste persoon en geen andere medewerker kan inloggen, krijgt iedere medewerker een eigen wachtwoord. Dit wachtwoord kan de betreffende medewerker te allen tijde zelf veranderen. De toegangsrechten van een medewerker kan alleen de aangewezen superuser aanpassen.

Wordt een nieuwe medewerker onder het menu <Basisgegevens - Employe> met een nieuwe medewerkersafkorting aangemaakt, dan heeft deze nog geen rechten in Jack Plus. Alleen de allereerste aangemaakte medewerker heeft alle rechten/machtigingen. Deze gebruiker kan voor alle daarna aangemaakte medewerkers individuele rechten/machtigingen in Jack Plus aanmaken.
Afhankelijk van de rechten kan het zijn, dat u onder deze menu optie alleen het venster voor het aanpassen van uw wachtwoord te zien krijgt, maar geen rechten heeft voor het aanpassen van de toegangsrechten.

Krijgt u het complete venster, waar u het wachtwoord en de rechten kunt aanpassen, dan staan voor u alle functies van de wachtwoord-/rechtenadministratie ter beschikking.

Per kantoor zouden maximaal 1 tot 2 personen de rechten voor de wachtwoord-/rechtenadministratie ter beschikking hebben staan. Alleen deze personen mogen de toegangsrechten voor de overige medewerkers beperken of activeren. Dit is in de wachtwoord-/rechtenadministratie te vinden onder het menu <Bestand - Wachtwoord/Rechten> onder de button <Bestand>.

Voer eerst de afkorting van de desbetreffende medewerker in en bevestig met de <Tab>-toets. Jack vult vervolgens de volledige medewerkersnaam in, wanneer deze medewerker bij <Basisgegevens - Employe> is aangemaakt. Indien u het wachtwoord wenst te wijzigen, dan kunt u hier nu het nieuwe wachtwoord (laten) ingeven en aansluitend ter bevestiging nogmaals (laten) invoeren, zodat spelfouten uitgesloten zijn. De ingave vindt verborgen plaats, zodat niemand dit kan zien. Wilt u het wachtwoord niet willen veranderen, laat dan de velden onveranderd.

Door het selecteren van bepaalde gebieden kunnen complete groepen van rechten geactiveerd of geblokkeerd worden. Wanneer een medewerker bijv. geen rechten voor de boekhouding heeft, deactiveer dan eenvoudig het vinkje bij de button <Boekhouding>.

Onder <Beschikbare menu-items> ziet u dan, dat alle menu's van de boekhouding met één klik gedeactiveerd zijn, daar het vinkje voor de button leeg is.

In dit venster zijn alle mogelijke functies van een enkel gebied opgesomd, die u nu voor deze medewerker per muisklik kunt vrijgeven (een kruisje voor de tekst) of blokkeren (het veld is leeg).

De lijst wordt niet alfabetisch getoond, maar op volgorde van de Jack hoofdmenu gesorteerd.

Indien u nu uit dit gebied slechts enkele rechten in plaats van alles vrijgeeft, dan wordt het vinkje onder <Rechten> weer geactiveerd, maar wordt dan grijs en niet wit weergegeven.

In het gebied <Functie> bevinden zich de fijninstellingen voor toegang tot specifieke datagebieden. Deze functies zijn hoofdzakelijk meer ontstaan uit de praktijk.

Voorbeeld Wachtwoord/Rechten
Hieronder hebben we enkele opties uit een aantal gebieden samengesteld. Deze lijst is niet compleet, een compleet overzicht van alle Rechten en hun werking vindt u in de sectie "Appendix 3: Wachtwoord/Rechten".

Beeld
De functie <Beeld - Toolbaropties> kan worden geblokkeerd in de rechtenadministratie onder <Bestand - Beeld/Toolbaropties>. Hiermee beschermt men zich tegen medewerkers, die de toolbaropties continue aanpassen en buttons eenvoudig verbergen, die men niet kent resp. gebruiken mogen.

Klantenadministratie:
Normaal gesproken stelt Jack automatisch een klantennummer voor, die niet aangepast mag worden. Met <Functie -> Opgeroepen klantnr. wijzigen> kunnen medewerkers toch het recht krijgen om het klantennummer te mogen aanpassen.
Niet iedere medewerker mag notities bij klanten, de boekingen of de touroperators eenvoudig aanpassen of verwijderen. Deze blokkade kan men ook tot alleen de klantennotities beperken, zodat bijv. acquisitie relevante gegevens niet door verkoop aangepast kunnen worden (<Functie -> Klanten memo's>).
Men kan ook met <Functie -> "Klanten "Geen informatie in Klant zoeken" plaatsen"/ "Geen openstaande posten voor klanten"/ "Klantenselectie instellingen van selectie"> de betreffende klantenstatusvelden blokkeren, die in het klantenprofile op het tabblad <Extra> gedefinieerd zijn, zodat geen ongeautoriseerde aanpassingen gemaakt kunnen worden.
De functie <Functie -> Klantenkaart extra toeslagen wijzigen> neemt de medewerker het recht af, deze instelling in het klantenprofiel te wijzigen.
Met <Functie -> Klantenselectieoutput in bestand/e-mail> kunt u verhinderen, dat medewerkers al uw klantgegevens als bestand kunnen uitdraaien.

Dossieradministratie:
Ook het aanpassen van <Boekingsdatum> en <Employe> in de boeking kan in de sectie <Functie> geblokkeerd worden.
Het <Negatieve boek.bedragen invoeren> en <Negatieve bedragen bij overige toeslagen> op het gebied van servicebedragen en overige toeslagen kan men in het deel <Functie> geblokkeerd worden. Ook het handmatig aanpassen van de type betaling kan beschermd worden. Evenals het aanpassen van de reisbescheiden onder <Boeking - Reisbescheiden> is met <Functie -> Status document wijzigen> een zelfstandig recht.
Ook het aanpassen of verwijderen van een boekingsnotitie kan met <Functie -> Memo wijzigen/verwijderen> verhinderd worden.
Het gedeelte van de ticketgegevens laat zich via <Fucntie -> Ticketgegevens toevoegen/wijzigen / Tickets BSP betaald/ Ticket errorlijst OK> sturen.
Het recht <Functie -> Planner invoer in boeking verwijderen> betekent, dat de betreffende medewerker niet meer het recht heeft, bij het maken van een nieuwe boeking automatisch aangemaakte planningsitems te verwijderen. Ook het ondoordacht kopiëren van dossiers (en aansluitend wellicht de oude boeking vergeten...) kan via een recht worden afgesloten: <Functie -> Boeking kopiëren>.
Het printen van een factuur kan ook door een wachtwoord bescherm worden: <Functie > Factuur definitief printen>. Deze beperking raden wij voor alle buro's aan waarbij de medewerkers op het gebied van IATA / DB/DER nog onzeker zijn of niet correct werken, omdat met het afdrukken van de factuur bij de betreffende leverancier de boeking in de boekhouding zal plaatsvinden.

Ein weiteres Funktionspaßwort steuert, dass die Leistungspreise eines Vorgangs für den Mitarbeiter nicht ersichtlich sind (<Funktion -> Vorgang: Einschränkungen bei DP-Vorgängen>). Außerdem kann dieser Mitarbeiter keinen Teilstorno machen. Diese Vorgänge werden durch eine bestimmte Beförderungsart gekennzeichnet. Diese Beförderungsart muss unter <Basisdaten - Beförderung> angelegt und in den Anwendungsgrundlagen unter <Einstellungen - Kennungscode für DP-Vorgänge > vermerkt sein.
Ein weiteres Funktionspaßwort (<Funktion ->Vorgangsbuchungsart änderbar>) steuert die Berechtigung, aus einer Buchung wieder eine Option machen zu dürfen.

Einstellungen:
Mit <Funktion -> Veranstalterstammdaten - Ändern/Löschen> schützen Sie generell die Stammdateneinstellungen Ihrer Veranstalter. Soll es dennoch möglich sein, in den Veranstalterstammdaten die Karteikarte <Adresse>, <Produktart> und <Telefon> zu ändern, können Sie mit <Veranstalterstammdaten - Karteikarte Konten/ Parameter> die „Buchhaltungsbereiche" blocken.

Buchhaltung:
Mit <Funktion -> Aufrufen von geschütztem Konto> kann man den Paßwortschutz bei bestehenden Konten aktivieren. Nur derjenige, der hier dieses Recht in der Paßwortverwaltung hat, kann ein mit Paßwortschutz versehenes Konto aufrufen.
Auch kann man mit <Funktion -> Kassenbuch freie Kontenwahl > verhindern, dass Mitarbeiter beliebige Konten unter <Buchhaltung - Kassenbuch> öffnen können.
Das Öffnen eines Monatsabschlusses lässt sich mit <Funktion -> Monatsabschluss öffnen> freischalten.
Mit <Funktion -> Stornieren in Kontenblättern> kann der Mitarbeiter nicht mehr in den Kontenblättern den Stornobutton benutzen.
Möchten Sie das Ändern der vorgeschlagenen Vorgangs-Kostenstelle ermöglichen, aktivieren Sie <Funktion -> Vorgangs-Kostenstelle änderbar>.
Im Vorgang gibt es in den Zahlungszielen die Klickbox <keine Kontrolle>. Ist diese aktiv, werden die Zahlungstermine des Kunden nicht mehr berücksichtigt, und die Buchung ist nicht in der Zahlungskontrolle, im Mahnwesen oder im Bankclearing sichtbar. Mit <Funktion -> Zahlungskontrolle in Vorgang setzten> kann diese Funktion gesperrt werden.
Mit <Funktion -> OP Termine & Beträge ändern> kann das Ändern der vorgeschlagenen Zahlungstermine und Beträge im Vorgang verhindert werden.
Die Kundenzahlung kann zweierlei eingeschränkt werden: arbeitet das Reisebüro nur mit Zahlungsarten, die auf <Einzahlung> stehen, gibt es das Funktionspaßwort <Funktion -> Erfassen negativer Kundenzahlungen (Eingang)>. Arbeitet das Reisebüro zusätzlich mit Zahlungsarten, die auf <Auszahlung> stehen, gibt es zusätzlich das Paßwort <Erfassen von Kundenzahlungs-Ausgängen>
Das Recht, einen Kunden generell immer aus der Zahlungskontrolle zu nehmen, kann in der Paßwortverwaltung unter <Funktion -> Keine OPs setzen> gesperrt werden. So kann keiner mehr einen Vorgang durch die Zahlungskontrolle mogeln. Vertrauen ist gut, Kontrolle viel besser: mit <Setzen der Zahlungsziele auf Termin nach Abreise > kann verhindert werden, dass Mitarbeiter zu großzügig mit den Zahlungszielen in den Vorgängen umgehen.
Im Bereich der Veranstalter können die Karteikarten <Konten> und <Parameter> über die Paßwortfunktion geschützt werden. In der Veranstalterabrechnung kann das Erlöskonto auch über die Paßwortverwaltung geschützt werden: <Funktion -> Erlöskonto in VA - Abrechnung änderbar>
In <Buchhaltung - Ein-/Auszahlungen> lässt sich das Erfassen negativer Beträge sperren, wenn in der Paßwortverwaltung <Funktion -> Erfassen negativer Buchungsbeträge> deaktiviert ist.

Das Einstellen der richtigen Passwortrechte für Ihre Mitarbeiter kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, haben sie die Möglichkeit, einmal definierte Zugriffsrechte unter einem bestimmten Namen zu speichern, so dass Sie das Zugriffsprofil für andere Mitarbeiter mit gleichen Rechten nicht wieder neu erstellen müssen. Das Zugriffsprofil wird im Verzeichnis <\PA> von Jack gespeichert und erhält die Dateiendung <.psw>.

Beispielsweise erstellen Sie die Rechte eines Mitarbeiters der Flugabteilung. Diese Rechte speichern Sie durch einen Klick auf <Speichern> und vergeben den Dateinamen „Flug". Wenn Sie die Rechte des nächsten Mitarbeiters der Flugabteilung definieren (der ja die gleiche Zugriffsberechtigung wie alle anderen Mitarbeiter der Flugabteilung haben soll), tragen Sie zunächst das Mitarbeiterkürzel dieses nächsten Mitarbeiters ein und laden dann das Zugriffsprofil <Flug.psw>, indem Sie <Laden> anklicken. Doppelklicken Sie auf die Datei <Flug.psw>, und Sie haben die Rechte eines Mitarbeiters genau entsprechend dem Anforderungsprofil der Flugabteilung definiert.

Alle Änderungen am Zugriffsprofil eines Mitarbeiters werden erst mit dem Klick auf <OK> wirksam. Gleichzeitig leert sich die Eingabemaske, so dass Sie einen weiteren Expedienten bearbeiten können. Möchten Sie die Maske verlassen, klicken Sie auf <Ausgang>.

Sie können sich über <Drucken> eine Liste aller Paßwortrechte ausdrucken und auf einen Blick sehen, welche freigeschaltet sind und welche nicht. Damit können Sie einerseits dokumentieren, welche Rechte jeder einzelne Mitarbeiter hat, andererseits lässt sich so auch besser nachvollziehen und sichern, welche Funktionen für den Einzelnen freigeschaltet sein sollten.

Immer, wenn Sie ein Update erhalten, sollten Sie nach dem erfolgreichen Update die Paßwortverwaltung überprüfen. Sobald nämlich neue Paßwortfunktionen hinzugekommen sind, sind diese nicht automatisch freigeschaltet. So kann es Ihnen passieren, dass Sie nach dem Update auf einmal Funktionen, die ganz selbstverständlich für Sie sind, nicht mehr ausführen können.