6.1.2.4 Ingave in de service vensters

*6.1.2.4 Ingave in de service vensters

De detail vensters voor de servicetypes openen zich nadat u met de TAB-toets uw ingave heeft "bevestigd"!
In de detail vensters geeft u de volgende informatie in:

• Service bedrag met omschrijving en evt. BTW
• Verkoop inhoudingen / doorgegeven provisie aan onderboekende agenten (evt. met BTW)
• Service informatie per servicetype
• Overige vrije tekst informatie

De meeste elementen voor de prijs- en tekstingave zijn in alle detail vensters hetzelfde en worden als eerste toegelicht. Bij de afzonderlijke detail vensters worden later alleen nog de speciale ingave velden uitgelegd.

Prijsingave

Nadat u de benodigde velden voor de service ingevoerd heeft (touroperator, incassotype, reserveringsnummer, product- en servicetype), drukt u op de <TAB> toets. Daarmee opent zich de bijbehorende detail venster, waar nu de prijs en overige informatie voor de betreffende service ingegeven kunnen worden.

In iedere service kan tot 100 prijsregels ingegeven worden.

De prijs van alle gebruikte services van een touroperator moeten in de prijsregels gezet worden. Alle eigen service zaken, die het reisbureau aan de klant extra belast (Visum aanvraag, reserverinskosten en overige service fees), kunnen het eenvoudigste op het tabblad <Bedrag/Info> ingegeven worden.

Heeft u statistieken nodig van uw service fees, dan zal u met een aparte fee-touroperator moeten werken. Onder <Bestand - Parameters - Applicatieparameters - Prijs> heeft u diverse instellingen voor deze prijzen.

U kunt voor iedere prijs een afzonderlijke prijstekst toekennen. Deze tekst wordt op de bevestiging of rekening geprint. Prijsteksten kunnen zowel handmatig ingegeven als ook standaard aangemaakt worden. In het detail venster <Vlucht> kan bijv. de omschrijving <Reissom> en een verdere omschrijving bijv. <Tax> krijgen. In het detail venster <Hotel> zou je kunnen denken aan de omschrijving <1PK-toeslag>.

Hier wordt het aantal van de serviceprijs ingegeven. Jack vermenigvuldigd het aantal met de ingave in <Prijs>.

Voorbeeld:
Er reizen 2 personen. De prijs per persoon bedraagt € 666,00. Er zijn twee ingaves mogelijk:

De prijs kan eenmaal als totaal- of per deelnemersprijs ingegeven worden. Moet op de bevestiging / rekening de deelnemersprijs exact toegewezen worden, dan raden wij u aan, de passagierstoewijzing correct in te voeren (tabblad <Passagiers>, button <Toewijzen>). Speciaal de onderverdeling van volwassen- en kinderprijzen is voor de latere prijstoekenning op de rekening belangrijk.
Staat in het aantal een <0>, dan is ook de totaal prijs <0>, om het even welke prijs gebruikt werd.

Hier vult u de prijs in die met het aantal vermenigvuldigd zal worden.
De prijs kan vanaf de tweede prijsregel van de bovenstaande regel afgeleid worden. Daartoe wordt in het veld <Prijs> in de tweede regel de gewenste percentage van de prijs ingegeven:

<20%> Berekend 20% van de vorige prijs
Voorbeeld:

Vorige prijs 1000,-
Ingave 20%
Wordt vervangen door 200,-

<+20%> Voegt 20% aan de vorige prijs
Voorbeeld:

Vorige prijs 1000,-
Ingave van +20%
Wordt vervangen door 1200,-

<-20%> Trekt 20% van de vorige prijs af
Voorbeeld:

Vorige prijs 1000,-
Ingave van -20%
Wordt vervangen door 800,-

Activeer deze button, en er wordt in de prijsregels een veld toegevoegd voor de BTW-plichtig binnenlands deel actief.

Hier wordt het binnenland deel ingegeven. Dit beïnvloedt de BTW weergave op de rekening voor de klant.

Deze button verschijnt pas in de prijsregels, wanneer u in <Bestand - Parameters - Applicatieparameters - Prijs - Instellingen> een vinkje plaatst bij <Binnenlands bedrag bij nieuwe boekingen openen>.
Let er op, dat op deze plek alleen alleen om de weergave van de BTW op de rekening gaat. De boekhoudkundige verwerking volgt op een andere locatie, met name omdat het bij BTW-aangifte alleen om de aangifte gaat. Dat betekent niet, dat de hier getoonde BTW ook in de boekhouding geboekt wordt, met name omdat het bij de aangegeven BTW om een klassiek doorlopende post gaat, die in Duitsland bij reisagenten niet fiscaal verwerkt mag worden!

Activeer deze button in de prijsregels, dan worden velden voor het gebruik van de BTW getoond. Als het om BTW plichtige services gaat, bijv. binnenlandse vluchten voor zakelijke klanten vult u in deze velden de BTW in. Werkt u met een CRS-koppeling, dan worden deze velden bij CRS-boekingen eventueel automatisch door Jack gevuld.

Vul de bijbehorende BTW-percentage onder <%> in. Daarbij kijkt Jack of dit BTW-percentage in de boekhouding is aangemaakt (zie <Boekhouding - Basisgevens - BTW tabel>) en corrigeert uw ingave indien, de dichtsbijliggende BTW-percentage naar boven of naar beneden afrond, die in de BTW tabel aangemaakt zijn.
Vult in het veld <BTW%> het percentage van de BTW in, dan berekend Jack het absolute BTW-bedrag en toont deze onder <BTW>. U kunt echter ook omgekeerd te werk gaan en het BTW-bedrag direct als bedrag in <BTW> ingeven en Jack zal dan de bijbehorende percentage zelf uitrekenen. (Daarbij wordt de BTW altijd inclusief de ingegeven prijs berekend.)

Deze button verschijn in de prijsregels pas dan, wanneer u in <Bestand - Parameters - Applicatieparameters - Instellinge> een vinkje plaatst bij <Binnenlands bedrag bij nieuwe boekingen openen>.
De ingave van de BTW in de prijsregels heeft geen invloed op het boeken van de BTW. Het boeken van de BTW is afhankelijk van de ingestelde standaard boekingstappen bij de touroperator (<Boeking - Verwerken van TO-facturen>) evenals de daar vastgelegde rekeningen.

Klanten provisie

Activeer deze button in de prijsregels, dan worden de velden voor het gebruik van commissie of doorgegeven commissie getoond. Vult u in deze velden een commissie in voor een privé- of zakelijke klant of een commissie voor een onderboekend reisbureau in.
Daarbij kunt u voor ieder afzonderlijke serviceprijs andere commissie toekennen.

In <Klanten - Toevoegen klanten> kunt u onder de button <Commissie> standaard voor een bepaalde touroperator service een klanten commissie vastgelegd worden (uitbreidings module!). Dan worden de commissievelden op deze plek automatisch door Jack gevuld. Is in het klantenprofiel geen commissie toegekend, maar de klant moet voor zijn huidige boeking toch commissie krijgen, dan moeten de velden handmatig ingevuld worden.

De hier ingegeven verkoop kortingen worden op afzonderlijke rekeningen geboekt, die in de boekhouding vastgelegd zijn (zie <Boekhouding - Stamgegevens - Boekhoudkundige parameters - Klanten>). Op deze commissierekeningen kunt u regelmatig een overzicht van de totaal gegeven commissie opvragen.

Daarnaast kunt u ook de Jack uitbreidingsmodule "Omzet per klant" gebruiken. Met deze selectie mogelijkheid wordt o.a. de commissie per klant afzonderlijk getoond en u een overzicht van de winstgevendheid van deze klant in één overzicht getoond.

Voor het geven van commissie geeft u onder <Comm.%> het percentage in. Jack berekend dan het absolute bedrag en toont u deze onder <Comm.>. U kunt ook direct het bedrag onder <Comm.> ingeven, Jack rekent dan het bijbehorende percentage uit onder <Comm.%> en plaats dit in het veld.

Indien bij de commissies BTW toegekend moet worden (bijv. provisie aan andere reisbureaus) vul dan de BTW in het veld <BTW%) achter het <Comm.> veld in. U kunt in <BTW%> uit een pull-down menu het BTW-tarief selecteren (inclusief of exclusief).
Jack berekent de daarbijbehorende absolute bedrag. In de achtergrond wordt gekeken, of dit BTW-tarief aangemaakt is (zie <Boekhouding - Basisgegevens - BTW tabel>) en eventueel of de BTW naar boven of naar beneden afgerond moet worden.

De BTW-velden voor doorgegeven commissie wordt alleen dan getoond, wanneer de button <Comm> actief is.
De BTW op commissie wordt standaard als omzet BTW geboekt. Neem contact met Bewotec op, wanneer in plaats daarvan in uw kantoor met voor belasting geboekt wordt.
De boeking van de commissies gebeurt in Jack automatisch met bij het uitvoeren van de inkoopfactuur in <Boeking - Verwerken van TO facturen>. Om er voor te zorgen dat de juiste rekeningen (vastgelegd in <Boekhouding - Basisgegevens - Instellingen>) aangeroepen worden, moet een korting of een doorgegeven commissie op deze plek ingegeven worden.

Met <OK> slaat u de service met de zojuist ingegeven prijsregels op. Jack gaat dan automatisch terug in de boeking naar het tabblad <Services>. U ziet de eerste touroperator service met de ingevoerde prijs in het prijsoverzicht rechts onder:

Overige buttons in het service venster

Via de button <Ticket> (bij vlucht services> krijgt u een apart venster te zien voor het beheren van de detailtgegevens. Werkt u met de ticketdatabase in Jack, dan dient u de gegevens van een ticket handmatig in te geven. De ingave velden worden in het gedeelte over CRS-boekingen verder uitgelegd.

<Fees> toont alle voor deze service aangemaakte service fees (uitbreidingsmodule!).

Wanneer u op de button <Info> klikt, komt in een tweeledig venster terecht voor de ingave van teksten.
Voor iedere serivce kan extra informatie naar believen ingevoerd worden. Deze extra teksten verschijnen in het onderste gedeelte direct bij de service op de bevestiging en rekening. Daarom moet deze tekst belangrijke informatie voor deze speciale service krijgen. U kunt een vrije tekst ingeven en tekst bouwstenen gebruiken. Tekst bouwstenen definieert u bij <Bestand - Parameters - Tekst modules>. Met een dubbel klik kunt u deze overnemen en daar eventueel wijzigen.

Links ziet u de te gebruiken tekst bouwstenen alfabetisch gesorteerd. Met de scrollbar kunt u verder naar beneden. Heeft u een tekst via dubbel klik geselecteerd, dan verschijnt rechts de daarbij vastgelegde tekst.
Standaard zijn er al de bouwstenen <*Klantenaanhef> en <*Klantennaam>. Alle overige bouwstenen kunt u afzonderlijk instellen.

U kunt meerdere tekst bouwstenen na elkaar aanklikken. Let er daarbij op, dat de bouwstenen per regel onder elkaar worden toegevoegd. U kunt ze daar niet meer verschuiven, alleen nog handmatig verwijderd en weer opnieuw toegevoegd worden.

De regels worden automatisch bij het printen afgebroken. De afbreking is afhankelijk van de beschikbare ruimte en het gebruikte lettertype. Een afbreking definieert u door de <Enter> toets.

Geef in de tekst <CTRL> + <TAB> in, dan wordt dit omgezet in een TAB, en u kunt kolommen en tabellen maken.

Met een klik op <OK> slaat u de tekst op. Deze verschijnt dan later op alle afdrukken voor de klant bij de desbetreffende afzonderlijke service.

Met deze button kunt u overige passagiers informatie ingeven. Echter, dient de mogelijke selectie van alle essenties en preferenties onder de <Basisgegevens - Essenties / Preferenties> gedefinieerd te zijn. De hier aangegeven passagiersinformatie kunnen dan ook op de afdrukken geprint worden. Neem hiervoor contact op met Bewotec.

Met <Annuleren> wordt de service ongewijzigd (of zelfs helemaal niet, wanneer u deze nog niet gemaakt is) opgeslagen.

Met <OK> worden de gegevens bevestigd en in de boeking overgenomen.

Overige buttons op het tabblad <Services>

De module <Groep> is een uitbreidings module. Daarmee kan men enkele services naar bepaalde afzonderlijke prijsgroepen groeperen.

De voorgedefinieerde services is ook een uitbreidings module. Verkoopt u voornamelijk eigen reizen, dan kun u hier hiermee alle service bouwstenen reeds voordefiniëren. Met de button <Voorgedef.> kunt u deze bouwstenen bij de boeking eenvoudig via een selectielijst in de boeking toevoegen.

Met deze button kunt u service regels verwijderen, die nog niet geboekt zijn resp. waarvoor nog geen definitieve factuur geprint werd.

Met <Wijzigen> kunt u iets in de service wijzigen. Is de service echter reeds in de touroperator afrekening geboekt resp. een definitieve rekening geprint, dan hebben de wijzigingen alleen betrekking op de informatie velden. De prijsregels zijn dan niet meer toegankelijk.

Met deze beide buttons kunt u de volgorde resp. de sortering van meerdere services in de boeking beheren. De sorteervolgorde beïnvloed de volgorde bij het printen van de services op de rekening en bevestiging.

Deze button heeft betrekking op de data import uit de Hitchhiker-vluchtendatabase. Markeer in de vluchtendatabank een gewenste vlucht, wissel aansluitend naar Jack en klik op deze button. De vluchtgegevens worden automatisch overgenomen en in de servicevenster <Vlucht> ingelezen.

Achter deze button ziet u de bruto winst van deze boeking in percentage evenals in een absoluut bedrag. Zodra de services in de touroperator afrekening geboekt zijn, verschijnen de daadwerkelijke winst. Tot die tijd wordt de winst aan de hand van de in de touroperator basisgegevens vastgelegde provisiepercentage geschat (zie ook <Basisgegevens - Touroperators - Producten>). Eventuele fees worden bij de winst voor 100% meegeteld, uitgegeven kortingen worden daarentegen er vanaf getrokken.

Overige instellingen voor de prijsingave in Jack

Prijs types:

• Binnenland bedrag: Werkt het bedrijf voornamelijk met services, waarbij het binnen- en buitenlandsdeel afzonderlijk geboekt moeten worden (bijv. internationale tickets), dan moeten ook daadwerkelijk deze binnenlandse velden in de prijsregels geopend zijn.
• Inkoopprijzen kunnen ook in Jack ingegeven worden. Het voordeel bij het gebruik van inkoopprijzen is dat, deze inkoopprijs later bij de touroperator afrekening als factuur bedrag voorgesteld wordt. Daarmee kan de boekhouding beter controleren, of de medewerker bij de calculatie van de reis juist gehandeld heeft. Aan de hand van de gebruikte inkoopprijs kunt in Jack betere commissies, resp. door Bewotec op te stellen analyses krijgen. Met de inkoopprijzen werken in eerste instantie consolidators en bedrijven met een hoog aantal eigen samengestelde reizen. Als inkoopprijs wordt - zolang nog geen inboeking heeft plaatsgevonden - de waarde van de service minus de in de touroperator basisgegevens vastgelegde provisie ingegeven. Zodra een definitieve facturatie heeft plaatsgevonden, kan de inkoopprijs waarde niet meer handmatig overschreven worden.
• Vreemde valuta: de vreemde valuta module is een uitbreidings module. Is de button <VV> actief, dan kan ook de prijs bij het gebruik van de services in vreemde valuta ingegeven worden. De boeking kan pas opgeslagen worden, wanneer de button <VV> niet meer actief is - pas dan heeft u weer toegang tot de <OK> button

Instellingen voor de BTW:
Onder <Bestand - Parameters - Applicatieparameters - Prijs> heeft u diverse instelmogleijkheden voor de BTW, zoals bijv. de standaard instelling voor commissies, of de BTW afgerond moet worden, enz.