Inhoud

Algemeen
Getoonde gegevens beperken
Ophalen van bankafschriften
Financiële rekening toekennen
Tonen van de rekeninginformatie in Jack
Bewerken van de regels in het bankafschrift
Verwerken van verzamelbetalingen

Algemeen

Via de Onlinebanking module kunnen uw bankafschriften in Jack geïmporteerd en tevens aan de juiste boekingen toegekend worden.

U kunt de Onlinebanking module in Jack openen via <Boekhouding - Onlinebanking>.
U heeft de keuze tussen de opties <Import bankafschrift>, <Instellingen>, <Overschrijving binnenland> en <Overschrijving EU>.

Via de menu-optie <Boekhouding - Onlinebanking - Import bankafschrift> kunt u het bankafschrift van uw bank in Jack importeren. Daarbij wordt een directe verbinding met uw bank gemaakt.

In het bovenste gedeelte van het venster ziet u al uw banken, die u van te voren aangemaakt heeft.
In het middelste gedeelte van het venster kunt u bepalen, welke gegevens getoond moeten worden.
In het onderste gedeelte van het venster worden de afzonderlijke rekeningregels en de toewijzing aan rekeningen of boekingen getoond.

Getoonde gegevens beperken

In het gedeelte "Auszüge anzeigen vom" kunt u bepalen, welke gegevens in het onderste gedeelte van het venster getoond moeten worden.

In de velden "Zeitraum" geeft u aan, voor welke dagen u het bankafschrift wenst op te vragen.
U kunt zowel een dag uit de kalender zoeken, indien u het pull-down-menu opent, of via de pijltjestoetsen een dag vooruit of een dag terug bladeren.

Standaard wordt de huidige dag getoond.

Wanneer u op de button "Afschrift ophalen" klikt, worden de desbetreffende bankregels getoond. Blijft de lijst leeg, dan heeft u voor de gevraagde periode oftewel nog geen afschrift opgehaald (zie hieronder) of geen enkele afschriftregel voldoet aan de opgegeven criteria.

Via de optie "Welche Bewegungen anzeigen" kunt u het type van de afschriftregel beperken, die getoond dienen te worden. Zo kunt u bijvoorbeeld bepalen dat alleen regels getoond worden, die nog geen rekening toegewezen hebben ("zonder toewijzing").

De mogelijke opties zijn:

• Zonder toewijzing = aan de regel is nog geen boeking of rekening toegewezen
• Vorgangszuordnung = aan de regel is een boeking toegewezen
• Konto zugewiesen = aan de regel is een rekening toegewezen (bij regels die geen boeking toegewezen kan worden, bijv. huurkosten).
• Bereits verbucht = de regels is reeds in de boekhouding verwerkt

Via de checkbox "Details weergeven" kunt u alle informatie zien die aan een regel toegewezen zijn.

Hierbij wordt de informatie uit de regel getoond.

Wanneer u de button "Adfschrift ophalen" klikt, wordt de lijst met de afschriftregels in het onderste gedeelte van het venster desbetreffend geactualiseerd, zo dat alleen de gewenste gegevens getoond worden.

Ophalen van bankafschriften

Markeer de bank, waarvan u het bankafschrift wenst op te halen en klik op de button "Afschrift importeren" in het gedeelte "Auszüge importieren".

De import wordt gestart en Jack toont hoe ver de overdracht van de rekeninginformatie vordert.

Jack meldt u, hoeveel gegevens ingelezen wordt. Bevestig met "OK".

Als resultaat wordt de lijst van de afschriftregels met de nieuwe gegevens gevuld.

Ophalen van bankafschriften

Wanneer er geen directe verbinding met de bank mogelijk is, kunt u ook afschriften via een bestand importeren.
De beschrijving hiervan vindt u hier:
Bankaschrift via bestand

Financiële rekening toekennen

Im Bereich "Fibu Konto Bestimmung" können Sie zum einen die automatische Zuweisung von Vorgängen und Konten anstoßen und die Erkennungsregeln für wiederkehrende Kontobewegungen erstellen.

automatische Vorgangssuche

Um für eine bestimmte Kontoauszugszeile den entsprechenden Vorgang in Jack zu finden, werden die Felder "Verwendungszweck" und der Kontoauszugs-Betrag (KAZ-Betrag) an Jack übergeben.

Jack geht nun wie folgt vor:

• Der Verwendungszweck wird zuerst nach Zahlen untersucht. Existieren keine Zahlen im Verwendungszweck kann kein Vorgang zugeordnet werden.
• Wenn sich eine Zahl im Verwendungszweck befindet, wird sie für eine Vorgangsuche in Jack genutzt. Existiert diese Nummer nicht als Vorgangsnummer in Jack, so kann kein Vorgang zugeordnet werden.
• Wenn Jack aufgrund der Vorgangsnummer einen Vorgang zu der Kontoauszugszeile zuordnen kann, prüft er als nächstes den Kontoauszugsbetrag, da der Betrag auch übereinstimmen muss.
• Jack führt folgende Prüfungen durch:
  • Es muss im Vorgang noch ein Restbetrag offen sein. Ist kein Restbetrag offen, wird der Vorgang nicht zugewiesen.
  • Der Betrag der Kontoauszugszeile wird mit dem offenen Restbetrag des Vorgangs verglichen (mit einer Toleranz von 10% des Betrags nach oben und unten).
  • Der Betrag der Kontoauszugszeile wird mit dem offenen Restbetrag der Leistungen verglichen (mit einer Toleranz von 10% des Betrags nach oben und unten).
  • Stimmen die Beträge überein, findet eine Zuordnung zur Kontoauszugszeile statt.
• Wenn sich mehrere Zahlen im Verwendungszweck der Kontoauszugszeile befinden, sucht Jack für jede Zahl nach einem passenden Vorgang.
• Werden passende Vorgänge gefunden, so vergleicht Jack wieder wie oben beschrieben die Beträge.
• Stimmen auch die Beträge überein, findet eine Zuordnung zur Kontoauszugszeile statt.

Erkennungsregeln

Über sogenannte Erkennungsregeln können Sie festlegen, welche Positionen auf dem Kontoauszug automatisch bestimmten Konten zugeordnet werden sollen.
Dies bietet sich zum Beispiel bei wiederkehrenden Kontobewegungen an, wie der Zahlungen für Miete oder Gehalt.
Details zur Einrichtung der Erkennungsregeln finden Sie hier: Anleitung zu Erkennungsregeln

Anzeige der Kontoinformationen in Jack

Im unteren Bereich der Maske werden nach dem Import die einzelnen Positionen des Kontoauszugs angezeigt.

Ob einem Eintrag in der Liste bereits ein Konto zugewiesen wurde oder nicht, erkennen Sie am Ende der Zeile. Hier sehen Sie die Nummer des Kontos, das angesprochen wird.
Darüber hinaus wird die entsprechende Zeile mit einem grünen Pfeil versehen.



Einträge mit diesem Zeichen sind bereits in Jack verbucht und müssen nicht weiter bearbeitet werden.

Bearbeitung der Positionen im Kontoauszug

Nach dem Import der Kontoauszüge sind den einzelnen Kontobewegungen keine Konten oder Vorgänge zugewiesen.

Wenn Sie bereits Erkennungsregeln erstellt haben, können Sie nach dem Import des Kontoauszugs zuerst die Schaltfläche „Automatisch" bedienen.

Auf Basis der erstellten Regeln und einer automatischen Vorgangssuche versucht Jack nun, für jeden Eintrag auf dem Kontoauszug das entsprechende Konto bzw. Vorgang zuzuordnen.

So gewinnen Sie schnell einen Überblick darüber, welche Positionen Jack nicht zuordnen konnte. Diese Einträge müssen dann manuell zugewiesen werden.

Machen Sie dazu einen Rechtsklick auf eine der Kontobewegungen. Es öffnet sich nun das Kontextmenü mit den folgenden Einträgen:

• manuell Konto zuweisen
• manuell Vorgänge zuweisen
• entferne Zuweisung
• Buchungstext/Kostenstelle zuweisen
• Bewegungen exportieren

Wenn Sie Positionen manuell Konten zuweisen müssen, sollten Sie bei dieser Gelegenheit überlegen, ob diese Positionen öfter in Ihren Kontoauszügen auftauchen und ob Sie hierfür eine Regel erstellen können. Befolgen Sie dieses Verfahren konsequent, dann wird die Zahl der Positionen, die Sie manuell zuweisen müssen, ständig sinken. Das minimiert Ihren Aufwand für die Bearbeitung der Kontoauszüge.

Wenn Sie auf die Schaltfläche „jetzt verbuchen" klicken, werden die Daten in Jack übertragen und entsprechend verbucht. Dadurch wird zum Beispiel ein offener Posten zu einer Kundenreise mit einer Kundenzahlung ausgeglichen.

manuell Konto zuweisen

Geben Sie hier manuell ein Konto an, auf das die Kontobewegung verbucht werden soll.
Die entsprechende Suchliste zeigt die Konten aus der Kontenverwaltung an.

Wählen Sie ein Konto aus und bestätigen Sie die Auswahl mit "OK". Das entsprechende Konto wird der Kontobewegung zugewiesen.

manuell Vorgänge zuweisen

Geben Sie hier manuell einen Vorgang an, auf den die Kontobewegung verbucht werden soll, z. B. wenn der Kunde die Anzahlung für eine Reise überweist.

Im oberen Bereich werden die Daten der Kontobewegung angezeigt. Im Feld "Vorgang-Nr." geben Sie bitte eine bestehende Jack Plus Vorgangsnummer ein und bestätigen Sie mit "OK".
Beim Verbuchen wird die Kontobewegung nun diesem Vorgang zugewiesen.

entferne Zuweisung

Über diese Option können Sie eine Zuweisung rückgängig machen, solange die Verbuchung für diese Kontobewegung noch nicht durchgeführt wurde.

Buchungstext/Kostenstelle zuweisen

Jack Plus vergibt bei der Verbuchung normalerweise einen Standardtext für den Eintrag im Journal/Grundbuch.
Mit dieser Funktion können Sie diesen Buchungstext manuell festlegen.

Darüber hinaus können Sie hier eine Kostenstelle für Soll und Haben Konto angeben.
Dies setzt voraus, dass Sie mit Kostenstellen arbeiten.

Bewegungen exportieren

Die Funktion "Bewegungen exportieren" erlaubt es Ihnen, einzelne Positionen in ein XML Dokument zu speichern.
Wenn Sie die Funktion benutzen, öffnet sich ein Dateimanager Fenster, in dem Sie angeben können, wo die Datei gespeichert werden soll.

Umgang mit Sammelzahlungen

Es kommt immer wieder vor, dass von Seiten der Kunden, aber auch von Seiten der Veranstalter, Sammelzahlungen vorgenommen werden.
Bei Sammelzahlungen kann aber nicht ohne Weitere eine Zuordnung wie oben beschrieben gemacht werden. Um Sammelzahlungen korrekt über das Onlinebanking verbuchen zu können, müssen Sie mit Verrechnungskonten arbeiten.

Sammelzahlung Kunde

Bei der Sammelzahlung eines Kunden sollten Sie über "Buchhaltung - Stammdaten - Kontenverwaltung" ein entsprechendes Sammelkonto anlegen. Im Onlinebanking wird dann der überwiesene Betrag auf dieses Konto gebucht.
Im Anschluss daran muss in den einzelnen Vorgängen eine Kundenzahlung auf dieses Verrechnungskonto gemacht werden. Dazu benötigen Sie ebenfalls eine eigene Zahlungsart, die Sie unter "Datei - Parameter - Parameter Vorgang - Zahlungen" anlegen können.

Beispiel:
Der Kunde Mustermann hat zwei offene Buchungen, einmal Vorgan 1001 mit einem offenen Betrag von 500 €, einmal Vorgang 1002 mit 600 €. Der Kunde überweist nun 1100€ an das Reisebüro.
Im Onlinebanking würden Sie nun manuell das Verrechnungskonto als Konto zuweisen.
Danach rufen Sie Vorgang 1001 auf und machen eine Kundenzahlung über 500 € mit der entsprechenden Zahlungsart. Das gleiche tun Sie für den Vorgang 1002.
Im Endeffekt sind nun das Verechnungskonto und die Vorgänge ausgeglichen.

Sammelzahlung Veranstalter

Bei einer Sammelzahlung durch den Veranstalter sollte grundsätzlich für jeden Veranstalter eine separate Erkennungsregel angelegt werden. Jeder dieser Regeln weisen Sie als Konto das Verrechnungskonto zu.
Wenn die Sammelzahlung im Onlinebanking aufläuft, wird das richtige Konto zugewiesen und die Verbuchung kann angestoßen werden.
Damit haben Sie die Sammelzahlung auf dem Verrechnungskonto "geparkt" und müssen Sie über die Veranstalterabrechnung wieder ausgleichen.

Dabei gehen Sie zunächst so wie bei einer normalen Veranstalterabrechnung vor und suchen die entsprechenden Vorgänge.
Bei der Bearbeitung geben Sie jedoch nicht das Bankkonto an, sondern das Verrechnungskonto.
Damit gleichen Sie die Konten wieder gegeneinander aus.