<Basisdaten - Bausteine>
Es handelt sich hierbei um ein separates Zusatzmodul, das die Verwaltung vordefinierter Leistungskontingente ermöglicht (z.B. Messekontingente in einem Hotel, Flugkontingente für eine Gruppenreise) und die Erfassung laufend verwendeter Leistungen vereinfacht.
Mit dieser Funktion kann der Mitarbeiter bei der Vorgangserfassung (über <Bausteine>) auf die definierten Leistungen zugreifen, so daß sich einerseits der Eingabeaufwand minimiert, und andererseits die Verfügbarkeit des Kontingents jederzeit ersichtlich und aktuell ist.
Die zusätzliche Verknüpfung mit Marketingkriterien ermöglicht spezielle Mailings oder betriebswirtschaftliche Auswertungen für solche Reisen (z.B. Anschreiben an alle Teilnehmer dieser Reise, Mahnwesen für alle Teilnehmer, die noch nicht gezahlt haben, Erlös bzw. Deckungsbeitrag dieser Reise / Eigenveranstaltung uvm.)
Sinnvolle Voreinstellungen in Jack
<Basisdaten - Veranstalter>
Verkaufen Sie Reisen und treten dabei selbst als Veranstalter auf, empfiehlt es sich einen neuen Veranstalter „Eigenveranstaltung" anzulegen. In den Produktarten legen Sie pro Reise eine neue Produktart an. Wichtig ist, wie später die Margenabrechnung erfolgen soll: pro Reise, pro Zielgebiet, pro „Thema", pro Saison - genauso viele Produktarten benötigen Sie.
Der Veranstalter für die Eigenveranstalter steht in der Karteikarte Konten auf <Tabelle 2>.
Erfassen Sie die Reisen produktartenbezogen, müssen Sie je Produktart ein eigenes Umsatzkonto in <Konto 1> hinterlegen.
Zusätzlich müssen Sie bei dieser Lösung auch in der Karteikarte <Parameter> das Feld <Umsatzkonto aus Produktart> aktivieren und <keine VA-Abrechnung> sollte auch aktiv sein.
Nun können die verkauften Reisen ganz normal in den Vorgängen erfasst werden bzw. Sie können mit dem Anlegen Ihrer Bausteine zu diesem Veranstalter beginnen.
- Es ist aber durchaus auch möglich, die Bausteine nicht nur unter einem einzigen Veranstalter für die Eigenveranstalter zu erfassen, sondern Sie können alle Ihre Leistungsträger der Reise als eigene Veranstalter in Jack anlegen und ebenso die Einzelleistungen als eigene Bausteine erfassen. Letzteres ist zwar durchaus mit erheblich mehr Aufwand verbunden, ermöglicht Ihnen aber genauere Auswertungen.
<Datei - Parameter - Anwendungsgrundlagen - Leistungen - Bausteine>
<Bei Bausteinanzahl negative Restplätze zulassen>
Bei der Übernahme von Bausteinen in den Vorgang, werden nur Plätze bis zum erfassten Kontingent vergeben. Aktivieren Sie diesen Eintrag, können das Kontingent überschreitende, negative Restplätze zugelassen werden.
<Bei Stornierung Rückfrage nach Bausteinkontingent>
Wird eine Leistung storniert, die mit einem Baustein angelegt wurde, so erscheint nach Aktivierung dieses Eintrages eine Rückfrage, ob die Baustein - Kontingentanzahl angepaßt werden soll. Möchten Sie mit dieser Option arbeiten, sollten Sie unbedingt darauf achten, die richtige Anzahl der Plätze dem Kontingent wieder gutzuschreiben.
<Bausteinkürzel als Produktart>
Möchten Sie Ihre Bausteinkürzel auch als Produktart in den Vorgängen verwenden, so setzen Sie diesen Eintrag. Bitte beachten Sie, daß dabei der gesamte Umsatz ALLER einzelnen Reisen auf ein einziges Umsatzkonto bei dem Veranstalter gebucht wird.
Die freien Felder in <Basisdaten - Bausteine> können Sie sich unter <Leistungen - Bausteine - Einstellungen> nach eigenen Anforderungen benennen.
Unter <Anmeldung - Reiseprofil> definieren Sie Reiseprofile, wie z.B. eine interne Reisenummer, nach denen Sie später Teilnehmerlisten u.a. nach noch offenen Zahlungen und Dokumenten erstellen können. In <Anmeldung - Einstellungen> können Sie einstellen, ob das Reiseprofil in der Anmeldung ein Pflichtfeld sein soll, und ob neue Einträge automatisch in die Liste aufgenommen werden sollen.
Anlegen von Bausteinen
Die Bausteine müssen zuerst unter <Basisdaten - Bausteine> definiert werden.
Um einen Baustein anzulegen, muss er zuerst mit einem einmaligen <Kürzel> benannt werden.
Die <Bezeichnung> ist frei zu wählen. Im Feld <Veranstalter> muss ein unter <Basisdaten - Veranstalter> vorhandener Reiseveranstalter eingetragen werden.
<Leistungsart> und <PA> = Produktart sind gemäß dem gewählten Veranstalter und der bevorzugten Art der Leistung auszuwählen.
In <Anzahl/Rest> definieren Sie die Gesamt- bzw. die Restanzahl der verfügbaren Bausteine.
Die Gültigkeit Ihrer Bausteine definieren Sie mit dem Feld <Verfallsdatum>.
Im Feld <Leistung> erfassen Sie die eigentliche Reiseleistung und den Preis. Beides zeigt Jack später direkt in der Reiseanmeldung an.
<Frei 1 - 4> sind frei verwendbare Felder, die der Beschreibung sowie als Suchfelder dienen. Sie können sich diese Felder jederzeit in den Anwendungsgrundlagen umbenennen:
Definieren Sie einen Baustein zusätzlich mit einer <Checkbox>, dient diese Checkbox als weiteres Suchkriterium für diesen Baustein oder diese Bausteingruppe.
Jack speichert den Baustein, nachdem Sie ihn mit den Button <Hinzu> in die Liste Ihrer Bausteine aufgenommen haben. Mit <Ändern> und <Löschen> können Sie jederzeit einen Baustein aus der Liste entfernen. Hinter den Button <Notizen> können Sie interne Notizen zu jedem Ihrer gespeicherten Bausteine hinterlegen.
- Alle Bezeichnungsfelder in der Maske <Leistungsbaustein> sind gleichzeitig Suchfelder. Wenn Sie sich z.B. bei der Definition eines Bausteinkürzels am Reiseprofil orientieren, ist es für alle Mitarbeiter einfacher, den entsprechenden Baustein zu finden und zu selektieren.
Leistung in Bausteinen
Nachdem Sie die Leistungsart und die richtige Produktart der Reise für den zu erfassenden Bausteinen gewählt haben, definieren Sie in <Leistung> die Preise und die Zusatzinformationen, die auch auf den Ausdrucken erscheinen sollen. 
Je nach Art und Unterteilung der Bausteine bzgl. eines Kontingents können Sie sich Ihre Bausteine beliebig definieren. Sowohl Flüge zu bestimmten Flugterminen als auch Hotels und Ausflugspakete können einzeln, aber auch als Gesamtpaket erfasst werden. Mit dem Button <Info> können Sie zusätzlich individuelle Texte zu jedem einzelnen Baustein erfassen. Diese Texte werden später auch in der Anmeldung / Rechnung gedruckt.
Kopfdaten in Bausteinen
Nachdem Sie einen Baustein mit <Hinzu> der Liste zugefügt haben und erneut doppelt anklicken, wird das Feld <Kopfdaten> zugänglich. Damit Jack in der Reiseanmeldung nicht nur die Leistungszeile mit den richtigen Preisen und Zusatzinformationen automatisch ausfüllt, können Sie hier ebenfalls schon den „Kopf" der Anmeldung für diesen Baustein definieren. Mit dem „Kopf" der Reiseanmeldung sind die statistischen Feldeingaben wie Reiseart, Zielgebiet und Beförderung gemeint sowie ggf. die Reisedaten. In <Reiseprofil> wählen Sie für jeden Baustein einer Reise die in den Anwendungsgrundlagen hinterlegte Bezeichnung für Ihre späteren Teilenehmerlisten.
Übernahme von Bausteinen
Haben Sie Ihr Bausteinkonzept in Jack eingepflegt, ist die Erfassung einer Anmeldung mit den Bausteinleistungen ganz einfach:
Sie suchen den Kunden und klicken auf <Neue Anmeldung>. Klicken Sie auf den Button <Baustein>, und die Auswahlliste aller <Leistungsbaustein> erscheint.
Für die Suche aus der oft sehr umfangreichen Liste können Sie etwas in die Frei-Felder eintragen und dann auf <Suchen> gehen. Oder Sie tragen direkt in den Bezeichnungsfeldern das Bausteinkürzel ein oder nutzen zusätzlich die Checkboxen. Je mehr Felder Sie zur Suche ausfüllen, desto spezieller wird die Suche und bietet Ihnen immer weniger zutreffende Bausteine an.
Sie können auch mit einem Rechtsklick auf die Spaltenköpfe der Bausteinliste diese Liste alphanumerisch sortieren lassen oder z.B. nach den vorab eingetragenen Datumsangaben.
Mit einem Doppelklick wählen Sie den gewünschten Baustein aus. Es erscheint ein Fragefeld, in dem Sie die Anzahl der Bausteine und Preise wählen können. Mit <Bausteine> ist gemeint, um wieviele Einheiten das Bausteinkontingent reduziert werden soll. Mit <Preise> ist gemeint, wie oft der im Baustein angegebene Preis multipliziert werden soll.
- Beispiel: Haben Sie die 10 Doppelzimmer Ihres Kontingents erfasst als Kontingent mit 10 verfügbaren Zimmern, dafür aber den Preis je Person in den Bausteinen angegeben, müßten Sie für das „Buchen" eines Doppelzimmers für 2 Personen <Bausteine> = 1 sowie <Preise> = 2 eintragen. Soll das gleiche Zimmer für 1 Person (ggf. mit Einzelzimmerzuschlag) gebucht werden, reduzieren Sie das Kontingent mit <Bausteine> = 1 sowie <Preise> = 1 (haben aber sicher noch zusätzlich einen weiteren Leistungsbaustein für den EZ-Zuschlag angelegt oder tragen ihn direkt in der Hotelleistung manuell als zusätzliche Preiszeile ein.
Daraufhin erstellt Jack automatisch die Reiseanmeldung gemäß den ausgewählten Bausteinkontingenten und angegebenen Preisen. Haben Sie die verschiedenen Teilleistungen Ihrer Eigenveranstaltungen wie Flüge, Hotels, Rundreisen etc. einzeln erfasst, können Sie jederzeit durch einen erneuten Klick auf <Baustein> weitere Leistungsbausteine der Reiseanmeldung zufügen. Haben Sie einen Baustein in einer Reiseanmeldung verwendet und schließen die Reise mit dem Status <Buchung> ab, verringert sich automatisch das hinterlegte Kontingent in der Bausteinverwaltung.
Mit dem Buchungsstatus können Sie ebenfalls <Optionen> aus den Bausteinen heraus verwalten, indem Sie VOR dem erstmaligen Speichern die Vorgangsart der Reiseanmeldung auf <Option> setzen.
- Bitte beachten Sie: Aus einer Option kann man zwar eine Buchung in Jack machen, nicht aber aus einer bestehenden, festen Buchung eine Option. Also müssen Sie VOR dem erstmaligen Speichern des Vorgangs sich entschieden haben.
Wird also die Reiseanmeldung mit einer Bausteinleistung angelegt und als Option gespeichert. Das Kontingent des betroffenen Bausteins wird zwar reduziert, aber nicht im Bereich der gebuchten Bausteine, sondern als optionierter Baustein. Wird die Option später in eine Buchung geändert, reduziert sich die Zahl der optionierten Bausteine zugunsten der fest gebuchten Bausteine.
Stornierung von Bausteinen
Jack verwaltet 3 Stornierungsformen. Je nachdem, welche Stornierungsform Sie wählen, aktualisiert Jack auch das Bausteinkontingent.
Es handelt sich um einen Vollstorno der gesamten Reise:
Jack fragt bei der Stornierung, ob er das Bausteinkontingent für jede Bausteinleistung anpassen soll. Wird die Reise komplett storniert, und sollen die Plätze für diese Reise im Kontingent wieder freigegeben werden, sollten Sie hier <Ja> anklicken.
In dem Fenster für den Baustein-Storno schlägt Jack automatisch die maximale Anzahl der Kontingentgutschriften vor. Überschreiben Sie den Vorschlag mit einer höheren Anzahl, erscheint folgender Warnhinweis.
Dieser Schutz verhindert ein Verschieben der angelegten Kontingentzahl.
Jack aktualisiert daraufhin in der Bausteinverwaltung die Felder <Restplätze> und <Gebucht>.
Es handelt sich um einen Teilnehmerstorno:
Fällt ein Teilnehmer einer Reise aus, der andere möchte aber reisen, nutzen Sie in Jack <Vorgang -- Stornierung - Umbuchen>. Dabei geben Sie die Stornokosten für die nicht reisende Person ein (z.B. 150 €). Danach fragt Jack, ob das Bausteinkontingent angepaßt werden soll.
- Handelt es sich z.B. um ein Doppelzimmer mit einer Zweierbelegung, das jetzt erst storniert und dem Kontingent wieder gutgeschrieben soll, da der verbleibende Teilnehmer auf ein Einzelzimmer umgebucht werden soll, bestätigen Sie die Frage mit <Ja>.
Daraufhin wird der Bausteinplatz dem Kontingent wieder gutgeschrieben. Jack fragt, ob er die umgebuchte Leistung in einen neuen Vorgang übernehmen soll. Klicken Sie auf <Ja>, erscheint die ursprüngliche Leistung in der neuen Reiseanmeldung. Klicken Sie anschliessend auf den Button <Baustein> und selektieren Sie jetzt einen anderen Baustein z.B. Einzelzimmer.
Löschen Sie dann die alte Leistung heraus und ändern zusätzlich in der Karteikarte <Teilnehmer> im Vorgang auch die Reiseteilnehmer und ggf. die Teilenehmerzuordnung. Schließen Sie jetzt die Reise ab. Sie haben auf dem stornierten Vorgang die Stornokosten der nicht reisenden Person und auf einem neuem Vorgang Ihre verbleibende Reise mit jetzt nur noch einer Person.
- Handelt es sich um eine „interne" Umbuchung, bei der sich die gebuchte Bausteinanzahl nicht ändert, verneinen Sie die Frage nach der Anpassung des Bausteinkontingents.
Es handelt sich um einen Teilstorno einzelner Leistungen:
Wollen Sie eine von mehreren Bausteinleistungen eines Vorgangs stornieren, benutzen Sie die Funktion <Stornierung - Teilstorno>. Jack fragt bei jeder Leistung des Vorgangs, ob Sie Stornogebühren erfassen und das Bausteinkontingent wieder gutschreiben möchten.
Listen und Auswertungen anhand der Bausteine
Über <Listen - Teilnehmerlisten> erhalten Sie mit den Bausteinkürzeln Teilnehmerlisten.
Die Teilnehmerliste bringt Ihnen den Kundennamen, den Reisetermin, die Buchungsnummer, die Leistung sowie die Postleitzahl und den Ort der Kundenanschrift.
Sie können die Liste nach verschiedenen Kriterien sortieren lassen.
Wählen Sie als <Ausgabe an> = <Vorschau>, können Sie auch ein „Paxmanifest" der Teilnehmer mit allen Paßdaten der reisenden Personen ausgeben lassen.
- Voraussetzung: die Paßdaten wurden im Kundenprofil erfasst.
In <Ausgabe von> können Sie nicht nur gebuchte Reisen, sondern auch stornierte Reisen, fehlende Dokumenten und Reisen mit offenen Zahlungen JE Bausteinkürzel selektieren und dazu ggf. Listen ausdrucken.
Mit der <Abfrage> können Sie zusätzlich eingrenzen.
- Die Ausgabe der Liste am Bildschirm ist fest vorgegeben. Möchten Sie aber detailliertere Angaben zu Ihren Bausteinen, den gebuchten Reisen und involvierten Leistungsträgern / Veranstaltern erhalten, wenden Sie sich bitte an Bewotec. Man kann sogut wie alle Informationen, die mit den Bausteinen zusammenhängen exportieren und in einer separaten Auswertung darstellen lassen. Dazu gehören auch die Stornobedingungen der Leistungsträger / Veranstalter, die Zahlungsziele der gebuchten Reisen, die Abfahrtzeiten, die Teilnehmerpreise etc. Bitte kontaktieren Sie dazu Bewotec.
Auch für Ihr Marketing können Sie die gebuchten Bausteine verwenden. In <Kunden - Selektion> kann nach einem oder mehreren Bausteinkürzeln abgefragt werden. 
Planen Sie z.B. eine neue Gruppenreise und möchten sehen, wie viele Ihrer Kunden Bausteine im Wert von mehr als 2000,00 € buchten, können Sie mit der nebenstehenden Abfrage arbeiten.