<Boekhouding - Onlinebanking - Automatische betaling/incasso>

Algemeen
Automatische incasso voor klantbetalingen
Automatische betaling voor touroperatorbetalingen
Stap-voor-stap

Met deze functie kunt u de bestanden aanmaken voor uw bank, waarmee de bank automatisch incasso's verwerkt resp. betalingen aan touroperators verwerkt. Dit geldt zowel voor te innen bedragen alsmede ook voor terug te betalen creditnota's.
Daarbij maakt Jack een bestand, die bijv. per e-mail aan uw bank gestuurd kan worden. Dit bestand bevat informatie van de openstaande bedragen, de bankrekening van de klant / touroperator evenals het Jack boekingsnummer, waarvoor het bedrag geïnd dient te worden.

Om er voor te zorgen dat de openstaande bedragen in de Jack automatische betaling/incasso verschijnt en ook met de correcte informatie naar de bank doorgestuurd kan worden, moeten de volgende zaken ingevuld worden:

Algemeen

• Er moet een tussenrekening voor alle betalingen uit de automatische incasso/betaling ingevuld zijn in <Boekhouding - Basisgegevens - Boekhoudkundige parameters - Overige Rekeningen>. Deze rekening moet in het grootboekrekeningschema (<Boekhouding - Basisgegevens - Rekeningschema> bestaan).
• De automatische incasso/betaling rekening moet tevens als betalingstype aangemaakt zijn, zodat de bijbehorende klantbetalingen automatisch door Jack met dit betalingstype in de boeking geboekt kan worden (aan te maken in <Bestand - Parameters - Boekingsparameters - Betalingen>. Bij voorkeur dient dit betalingstype alleen voor de medewerkersgroep van de boekhouding zichtbaar zijn, in plaats voor iedere medewerker!
• Dient de automatische incasso/betaling voor bepaalde reistypes plaats te vinden, dan dient ook de bijbehorende rekening direct bij het reistype aangemaakt te zijn (<Basisgegeven - Reistype>), deze rekening moet ook in <Boekhouding - Basisgegevens - Rekeningschema> bestaan!)

Automatische incasso voor klantbetalingen

• De desbetreffende boeking staat op <Betalingstype = Incasso>. In de boeking vindt u deze informatie terug in het tabblad <Extra>.
• De openstaande post is vervallen (in de boeking vindt u deze informatie terug in het tabblad <Planner>).
• De checkbox <geen controle> in de boeking is niet geactiveerd (dit vindt u tevens terug in de boeking in het tabblad <Planner>).
• De bankgegevens van de klant is in zijn profiel als eerste aangemaakt (dit vindt u terug in de klantenkaart in het tabblad <Rekening>. Daar moet de eerst vermelde bankgegevens de bank van de klant zijn, waarop de incasso dient plaats te vinden).
• De checkbox <Sta openstaande posten niet toe> in de klantenkaart is niet geactiveerd.

Een eenvoudig gebruik van de incasso in Jack bereikt u, indien u

• het betalingstype tezamen met de bankgegevens als permanente informatie in het klantenprofiel aanmaken (zodat alle boekingen voor deze klant dan automatisch deze informatie toegewezen krijgt). Het betalingstype kan altijd nog handmatig in de boeking gewijzigd worden,
• het betalingstype handmatig in de boeking ingeven,
• eventueel het voorgestelde betalingstype in de boeking op een bepaald tijdstip wijzigen (het betalingstype wordt automatisch voorgesteld aan de hand van de klant betalingstermijn).
  

  Het is voor de overzichtelijkheid raadzaam om de incasso's en betalingen afzonderlijk te bewerken. Dit houdt in dat er dus 2 afzonderlijke exportbestanden aangemaakt worden.

  
  Onder <Boekhouding - Onlinebanking - Automatische betaling/incasso> wordt eerst op het beeldscherm een lijst van alle te incasseren boekingen getoond. Daarbij kunt u naar een bepaalde vervaldatum zoeken evenals naar creditnota's resp. openstaande klanten of touroperators. U kunt altijd nog selecteren, of u bepaalde bedragen van een klant deze keer niet wenst te incasseren, of dat u bijv. creditnota's nog laat staan en later wenst te verrekenen.
  Zodra u op <Export> klikt, wordt een voorblad en een lijst van de ingaves geprint, die overgedragen zullen worden.
  Er verschijnt een vraag, of de afdruk in orde was.

Zodra u hier op <Ja> klikt, maakt Jack het betreffende bestand aan, die u aan uw bank kunt geven voor verdere verwerking. Jack bevestigt, wanneer de export succesvol afgesloten werd.

Tevens wordt ook in de betreffende boekingen een klantbetaling ter hoogte van de geïncasseerde bedragen ingevuld, zodat de boeking richting de klant betaald werd. Boekhoudkundig wordt daarbij op een tussenrekening geboekt (dit vindt u onder <Boekhouding - Basisgegevens - Boekhoudkundige parameters - Overige Rekeningen - Automatische incasso> evenals in <Bestand - Parameters - Boekhoudkundige parameters - Betalingen>).
U krijgt aansluitend een geprinte samenvatting van alle geboekte bedragen en boekingen, die u als eigen bewijs en voor intern gebruik gebruiken kunt.

Automatische betaling voor touroperatorbetalingen

• De bankgegevens van de desbetreffende touroperators is volledig ingevuld (dit vindt u terug onder <Basisgegevens - Touroperator - Adres>).
• De touroperatorfactuur is vervallen. De vervaldatum bij touroperatorfacturen geeft u in het gedeelte van de touroperatorafrekening onder <Boeking - Verwerken van TO-facturen>. Daar kunt u bij de factuuringave de desbetreffende vervaldata ingegeven worden.
• Het voorstel voor de vervaldata komt voort uit de instellingen van de touroperator, in <Basisgegevens - Touroperator - Producten> hier kunnen standaard betaaltypes gedefinieerd worden. Deze betaaldata worden dan later bij de touroperatorafrekening voorgesteld. Zijn geen betalingsvoorwaarden aangemaakt, dan stelt Jack bij de touroperatorafrekening automatisch de vertrekdatum als laatst mogelijke datum voor.

Stap-voor-stap

Maak ten eerste op uw scherm een lijst met alle te incasseren boekingen. Hier kunt u altijd nog selecteren, of u bepaalde bedragen van een klant deze keer niet wenst te incasseren, of dat u bijv. creditnota's nog laat staan en pas later wenst te verrekenen. Zodra u op <Export> klikt, maakt Jack de gegevens voor de bank aan.



U krijgt een lijst van alle openstaande, vervallen incasso's, indien u de gewenste vervaldatum invult.

U kunt incasso's ook voor één bepaalde klant selecteren.

U kunt hier uitsluitend kiezen voor incasso's of alleen voor betalingen

Voor de duidelijkheid wordt aanbevolen, bij automatische incasso en betalingen afzonderlijke uit te voeren. Derhalve zullen dan ook twee exports gemaakt moeten worden, zodat de betalingsstromen niet gemengd worden.



U kunt of uitsluitend en alleen klanten- / touroperator- / overige leveranciers openstaande posten laten zien, of alle drie tegelijk.

In het eerste veld vult de desbetreffende export directory in, waarin het exportbestand geplaatst zal worden. Met <Zoeken> kunt u meteen uit de Verkenner de gewenste directory selecteren.
Bij <Appendix> geeft u de desbetreffende bestandsformaat in. Het veld <Formaat JJMMDDSS> maakt een bestand aan met de datum van vandaag en tijdstip als bestandsnaam in het formaat JJMMDD. Dit is handig wanneer ieder exportbestand opgeslagen wordt en derhalve een eigen naam dient te krijgen.

Hier kunt u selecteren, dat alleen gefactureerde boekingen ter incasso mogen worden aangeboden.

Met deze instelling worden alleen boekingen meegenomen, waarbij de touroperatorbetaling compleet voldaan werd. Dit wordt dan gebruikt, wanneer bijv. betalingen van klanten alleen dan pas geïncasseerd mogen worden, nadat de touroperator de volledige prijs reeds afgeboekt heeft.

Met deze instelling krijgt u alleen die boekingen als incasso, waarbij of alleen tickets bestaand (oftewel in Jack ticketgegevens in de service aanwezig zijn), of dat de boeking gefactureerd werd of de boeking reeds compleet door de touroperatorafrekening betaald werd.

Hier stelt u in, voor welk bestandsformaat het export bestand gemaakt dient te worden (Clieop, handmatig). Zonder de selectie van een geldig exportformaat krijgt u een foutmelding.

Met <Zoeken> start u de dataselectie en krijgt u eerst een lijst van alle incasso's.

Met <Exporteer> maakt u het exportbestand in de vooraf aangegeven directory aan.

Bij <Query> opent er een selectievenster, welke onder <Klanten - Klant selectie> uitgelegd wordt. Hier kunt bijv. naar op een bepaald reistype beperken.

Met <Lijst> wordt een lijst van alle records geprint.

<Printer> biedt u de mogelijkheid te selecteren en configureren van een bestaande printer

<Annuleren> verlaat het venster, zonder een export gemaakt te hebben.

Indien de button <Export> wordt aangeklikt, dan krijgt u een bestand in de aangegeven directory, die u aan uw bank kunt geven.
Nadat het bestand aangemaakt werd, verschijnt een vraag, of de afdruk correct was. Zodra u hier op <Ja> klikt, voegt Jack ook in de betreffende boekingen een betaling ter hoogte van het geïncasseerde bedrag in. Deze betaling wordt geboekt naar de bij de automatische incasso ingegeven rekening. Vanuit deze rekening dient later aan de hand van het bankafschrift een interne boeking gemaakt te worden bij <Boekhouding - Handmatig boeken>.
U krijgt aansluitend een geprinte samenvatting van alle geboekte bedragen en boekingen, die u voor intern gebruikt of voor verdere verwerking kunt gebruiken.