Instellingen vooraf
U hebt de volgende printbestanden nodig: de "Newguv.boc", voor een gedetailleerd overzicht per maand en "Newguv2.boc", voor een overzicht per jaar. U kunt de bestanden opvragen bij de supportafdeling. Als u ze ontvangen heeft, kunt u ze koppelen in Definieer formulieren bij "Bedrijfsgegevens". Tip: stel de lijst in op "landscape" zodat de overzichten netjes op een A4 passen.
Verder dienen de linker- en rechtermarge niet te groot te staan. Deze linker- en rechtermarge kunnen ingesteld worden via “Bestand / Marges instellen”. De support heeft deze op 1 cm.
Indien er gekozen is om de lijst als PDF bestand te printen, dient er in “Bestand / Parameters / Applicatie parameters / Printinstellingen / Instellingen” regel 17 aangevinkt te worden (Fonts mee opnemen in PDF-bestand.
Ook kunt u de lettergrootte en het type aanpassen bij Bestand>Printer/Fonts>Font nr. 80:
Hierdoor past alles beter op het overzicht en ziet het er overzichtelijker uit.
Configureer Winst &Verlies – Balansrekening – Proef en Saldi Balans
Voor de controle en de planning binnen een bedrijf is het noodzakelijk op ieder moment te kunnen beschikken over een gedetailleerd overzicht met de financiële situatie. De meest recente informatie is alleen betrouwbaar indien er goede balansen aanwezig zijn.
Hiervoor kunt u binnen Jack gebruik maken van de winst-en-verliesrekening; de balansrekening en de proef en saldi balans. Aangezien de gewenste in- en output per reisbureau af zal wijken, dient u zelf zorg te dragen voor een goede inrichting (configuratie) van deze overzichten.
Inrichting van de Winst-en-verliesrekening/Balansrekening/Proef en Saldi balans
Het overzicht van de balansen die u uit Jack kunt halen, dient u zelf op te maken. Dit heeft als groot voordeel dat u uw rapport naar eigen hand kan inrichten en dat u alleen die gegevens zichtbaar krijgt die voor uw bedrijf van toepassing zijn.
Bij de inrichting van de balansen dienen de onderstaande overwegingen in acht genomen te worden:
- Welke gegevens wilt u terugvinden op de balans?
- Is de balans enkel voor intern gebruik of moet deze ook naar officiële instanties?
- Welke rekeningen wilt u waar vinden op de lijst?
- Hoeveel niveaus heeft u nodig?
Overleg ook met uw accountant, het kan zijn dat uw accountant al met bepaalde indelingen werkt zodat u deze indeling kunt aanhouden.
Aanmaken van een Winst-en-verliesrekening/Balansrekening/Proef en Saldi balans
Het maken van een indeling doet u bij Boekhouding>Basisgegevens>Rekeningen W&V, Balans, P&S:
Nieuwe groep: Aanmaken van een nieuwe groep in een balans.
Groep verwijderen: De geselecteerde groep verwijderen.
Balanstype: Hier kiest u het gewenste balanstype (WeV, Balans, PeS) om een nieuwe balans aan te maken of een bestaande balans op te bouwen. Balansnummer: Hier kiest u het gewenste balansnummer om een nieuwe balans aan te maken of een bestaande balans op te bouwen. Per balanstype kunt u 3 verschillende lay-outs aanmaken.
Laden: De gekozen balans (type + nummer) wordt geladen in het scherm.
Print: De opzet van de geselecteerde balans wordt geprint.
Opslaan van actieve balans De nieuwe balans of wijzigingen in een bestaande balans worden opgeslagen.
Template laden: Hiermee kunt u een eerder gemaakte balans laden en opslaan.
Template opslaan: Hiermee kunt u de door u gemaakte balans opslaan.
Annuleren: De bewerking ongedaan maken en het scherm sluiten.
Om te beginnen kiest u het gewenste balanstype. In dit voorbeeld maken we een Winst en Verliesrekening aan. Wanneer u "WeV" heeft gekozen, ziet u dat deze automatisch balansnummer 1 krijgt toegewezen:
Nu kunt u de gewenste groepen gaan definiëren. Klik op "Guv" (links bovenin het lege veld) en klikt vervolgens op de button "Nieuwe groep". Er verschijnt een nieuw kader onder "GuV" waar u de gewenste naam in kunt typen: (met [Enter] bevestigen)
Dit is de hoofdgroep, welke wordt gebruikt om het grand totaal te berekenen. Om een groep onder "Totaal Winst/Verlies" te hangen, klikt op "Totaal Winst/Verlies", zodat het veld blauw wordt zoals in bovenstaand voorbeeld en klikt u wederom op "Nieuwe groep". Hierna kunt u bovenstaande handeling herhalen. Een groep wordt aangemaakt en onder de in het scherm geselecteerde groep gehangen:
Indien een groep meerdere subgroepen bevat, ziet u links naast de groep een blokje + of – te staan waarmee u de subgroepen kun in- of uitvouwen.
Wilt u bijvoorbeeld een groep naast "Netto Marge" en niet eronder, dan klikt u op "Totaal Winst/Verlies" en "Nieuwe groep"
Aan te raden niveau-indeling:
Niveau 1 is de hoofdgroep welke wordt gebruikt om het grand totaal te berekenen. Niveau 2 bestaat meestal uit de hoofdgroepen met de totaal bedragen, niveau 3 uit subtotalen, niveau 4 uit de meest belangrijke groepen (salariskosten; reiskosten; kantoorkosten; commissie etc.), niveau 5 of 6 uit alle onderliggende rekeningen. Zo kunt u bij de groep salariskosten denken aan salarissen, tantièmes, pensioenpremie, vakantiegeld etc.
Op deze manier kunt u tot 10 niveaus de gegevens verder uitsplitsen. Op het moment dat u alleen de "hoofdgegevens "uit wilt draaien, kiest u tot en met niveau 1 of 2. Wilt u een meer gedetailleerde lijst, dan kiest u voor alle door u gedefinieerde niveaus.
Niveau 1 is de hoofdgroep waarmee het grand totaal wordt berekend.
Voorbeeld groepen voor niveau 2:
Voorbeeld groepen voor niveau 3 (Subtotalen van groep 2):
Voorbeeld groepen voor niveau 4 (Subgroep van niveau 3):
Voorbeeld groepen voor niveau 5 (Subgroep van niveau 4):
Het koppelen van grootboekrekeningen aan groepen: Selecteer in de linkerhelft van het scherm de groep waar u grootboekrekeningen aan wilt koppelen door hier eenmaal met de rechtermuisknop op te klikken. De gekozen groep wordt dan blauw:
Hierna selecteert u in de rechterhelft van het scherm de gewenste grootboekrekeningen. U kunt meerdere rekeningen tegelijk selecteren door de [Ctrl] of [Shift] toetsen ingedrukt te houden terwijl u met de rechtermuisknop de gewenste grootboekrekeningen selecteert.
Nadat de selectie compleet is, klikt u op de pijltoets welke van rechts naar links wijst 
:
Hierna worden de rekeningen aan de gekozen groep gekoppeld:
Zo kunt u te werk gaan tot alle rekeningen zijn toegewezen.
In de rechterhelft van het scherm vindt u alleen grootboekrekeneningen die relevant zijn voor het type balans dat u gekozen heeft.
U kunt grootboekrekeningen ontkoppelen door ze te selecteren en de button met de pijlen van links naar rechts 
te gebruiken. Indien u een groep selecteert, zullen alle rekeningen van deze groep worden ontkoppeld.
Vergeet niet uw wijzigingen op te slaan.
In dit voorbeeld zullen de grootboekrekeningen voor "Omzet bruto" (3) worden gekoppeld aan "Omzet" TO (5), "Omzet toeslagen" (5), "Overige omzet" (5), "Kortingen" (4), "Commissies" (3) en "Inkoop" (3). U zult in dit voorbeeld zien dat het niet nodig was alle groepen tot en met niveau 5 te definiëren:
Het printen van de overzichten:
Dit kunt u bij Boekhouding>Lijsten/Rapporten>WeV, Balans, P&S :
Van – t/m Periode waarvan de gegevens op de lijst zullen komen
Tot niveau Geeft aan hoe gedetailleerd de lijst is. Niveau 1 zal alleen informatie van de hoofdgroepen tonen. Niveau 2 toont de informatie van de
hoofdgroep en de groep daaronder, enzovoorts
Balanstype Kies hier het type balans dat u wilt zien
Balansnummer Kies hier het nummer van de gewenste balans
Periode Jaarlijkse totalen of totalen per maandag
Groepen Kies hier of u alle groepen wilt zien of enkel de groepen met saldo
Rekening Kies hier of u de gekoppelde rekening wilt al dan niet wilt zien of enkel rekeningen met saldo
Tevens kunt aangeven of wel/geen vergelijking wenst met het vorige boekjaar. Alleen bij het printen krijgt u totalen, op de preview niet.