<Boeking - Reisbescheiden>
Vaak komt het in een reisbureau voor, dat iemand de reisbescheiden van een boeking tevergeefs zoekt of niet weet, zoals wat de laatste stand van zaken met de reisbescheiden is. Heeft de klant dit reeds opgehaald? Heeft de touroperator de reisbescheiden überhaupt al verstuurd? Was er niet nog een vlucht op aanvraag? En wat gebeurt er als nu juist een collega ziek is, die eigenlijk alles over deze boeking weet?
Gebruik met Jack de reisbescheiden, dan vermijdt u zulke situaties op voorhand, daar eenieder kan zich met een muisklik via de reisbescheiden zich laten informeren.
U kunt iedere service afzonderlijk een bepaalde status toekennen, die in de historie meegenomen zal worden.
Daarbij heeft u alle reisbescheiden status velden ter beschikking, die onder <Bestand - Parameter - Boekingsparameters - Toeslagen> aangemaakt werden. Deze reisbescheidenstatussen kunnen ook door diverse lijsten gebruikt worden.
Zo kunt u via een lijst bijv. opvragen welke boekingen met vertrek in de komende 10 dagen, waarbij de reisbescheiden nog niet allemaal op <OK> staan (zie <Lijsten - Boekingen>).
Let er daarbij echter wel op, dat deze functie alleen dan betrouwbaar is, wanneer iedere medewerker consequent iedere boeking het bijbehorende reisbescheiden statusveld bijhoudt.
In één oogopslag kunt u zien, wanneer de laatste stand van de zaken bij iedere afzonderlijke service is.
In het boekingsblok ziet u vervolgens de belangrijkste gegevens van de boeking (klant en reis), die u hier niet kunt wijzigen. Het venster is alleen informatief.
Klikt u in de lijst een serviceregel aan, dan kunt u rechts bovenin de informatie van de touroperator van de geselecteerde serviceregel zien, welke uit de touroperator basisgegevens (zie <Basisgegevens - Touroperator - Contact>) gehaald worden. Hiermee heeft u telefoon- en faxnummers meteen bij de hand en kunt u bijv. de desbetreffende touroperator contacteren en naar de reisbescheiden vragen. Goedkoper is wellicht om via de buttons <Brief aan TO> een fax te versturen.
Bij iedere service kan een eigen reisbescheiden status gedefinieerd worden. Belangrijk is, dat de service gemarkeerd is. (U kunt ook meerdere services tegelijk via ingedrukte <CTRL> toets markeren).
Aansluitend selecteert u via een muisklik uit het pull down menu de bijbehorende status en klik vervolgens op <Selecteer>.
Wilt u bij alle services dezelfde status plaatsen, markeer deze dan met de <CTRL>-toets, selecteer dan een bijbehorende status en klik op <Selecteer alles>.
Achter deze button vult u dan de naam van het tekstbestand in, die gebruikt dient te worden, wanneer een brief aan de touroperator resp. de klant hieruit geprint moet worden.
Via dit venster kunt u tevens aan de touroperator van de service, alsmede aan de klant een brief sturen.
_Daarbij dient u in de gaten te houden, dat achter de button <Brief aan TO> en <Brief aan klant> al reeds een tekstbestand gekoppeld is. U gebruikt hier een standaard brief, dat op deze plek niet handmatig is aan te passen.
Dit tekstbestand definieert u van te voren in de Jack tekstverwerker. Daar kunt u dit dan ook altijd bekijken en wijzigen. Het kan dus nuttig zijn om bijvoorbeeld een brief aan de touroperator een herinnering m.b.t. de reisbescheiden te sturen. En als brief aan een klant kunt u een begeleidende brief over zijn reisbescheiden opstellen._
Beide buttons starten meteen de afdruk van de brief, zonder dat u hier een mogelijkheid heeft een preview of overige wijzigingen toe te passen. Daarbij gebruikt Jack de adresgegevens van de desbetreffende touroperator, die u onder <Basisgegevens - Touroperator> heeft ingesteld.
Met een klik op de button <Teksten> opent zich een venster, waarin u de bestandsnamen van de brieven vastlegt.
Onder <Brief aan TO> vult u de bestandsnaam van de brief aan de touroperator, incl. extensie <.rtf> in, onder <Brief aan klant> vult u de bijbehorende bestandsnaam van de klantenbrief in.
Beide brieven moeten van te voren in de Jack tekstverwerker opgeslagen zijn.
_Let op, dat de brieven met de Jack tekstverwerker gemaakt worden en in de <TB> directory met de extensie <.rtf> opgeslagen worden. In de Jack opleveringsversie is reeds een standaardbrief voorzien voor <Brief aan TO> voor de touroperator en <Brief aan klant> als begeleidende brief aan de klant.
Deze kunt u in de Jack tekstverwerker openen en naar uw eigen wensen aanpassen. (zie ook <Bestand - Tekstverwerker>)._
Met deze checkbox kunt u de klant- of touroperator brief op het beeldscherm tonen. Jack opent de tekstverwerker en u kunt nu evt. de brief nog aanpassen.
Wanneer u het vinkje plaatst bij <Alleen opdrachtg. benaderen>, dan wordt de bijbehorende brief alleen aan de aanmelder verstuurd en niet aan alle passagiers.
Via deze button kunt u zien, welke status wanneer voor een service toegekend is. Iedere wijziging van de reisbescheiden status wordt getoond.
Jack toont u:
- Datum van de statuswijziging
- Tijdstip van de statuswijziging
- Medewerker, die de wijziging gemaakt heeft
- Informatie over de wijziging (oude en nieuwe status)
