6.1.2.4 Ingave in de service vensters

*6.1.2.4 Ingave in de service vensters

De detail vensters voor de servicetypes openen zich nadat u met de TAB-toets uw ingave heeft "bevestigd"!
In de detail vensters geeft u de volgende informatie in:

Service bedrag met omschrijving en evt. BTW
Verkoop inhoudingen / doorgegeven provisie aan onderboekende agenten (evt. met BTW)
Service informatie per servicetype
Overige vrije tekst informatie

De meeste elementen voor de prijs- en tekstingave zijn in alle detail vensters hetzelfde en worden als eerste toegelicht. Bij de afzonderlijke detail vensters worden later alleen nog de speciale ingave velden uitgelegd.

Prijsingave

Nadat u de benodigde velden voor de service ingevoerd heeft (touroperator, incassotype, reserveringsnummer, product- en servicetype), drukt u op de <TAB> toets. Daarmee opent zich de bijbehorende detail venster, waar nu de prijs en overige informatie voor de betreffende service ingegeven kunnen worden.

In iedere service kan tot 100 prijsregels ingegeven worden.

De prijs van alle gebruikte services van een touroperator moeten in de prijsregels gezet worden. Alle eigen service zaken, die het reisbureau aan de klant extra belast (Visum aanvraag, reserverinskosten en overige service fees), kunnen het eenvoudigste op het tabblad <Bedrag/Info> ingegeven worden.

Heeft u statistieken nodig van uw service fees, dan zal u met een aparte fee-touroperator moeten werken. Onder <Bestand - Parameters - Applicatieparameters - Prijs> heeft u diverse instellingen voor deze prijzen.

U kunt voor iedere prijs een afzonderlijke prijstekst toekennen. Deze tekst wordt op de bevestiging of rekening geprint. Prijsteksten kunnen zowel handmatig ingegeven als ook standaard aangemaakt worden. In het detail venster <Vlucht> kan bijv. de omschrijving <Reissom> en een verdere omschrijving bijv. <Tax> krijgen. In het detail venster <Hotel> zou je kunnen denken aan de omschrijving <1PK-toeslag>.

Hier wordt het aantal van de serviceprijs ingegeven. Jack vermenigvuldigd het aantal met de ingave in <Prijs>.

Voorbeeld:
Er reizen 2 personen. De prijs per persoon bedraagt € 666,00. Er zijn twee ingaves mogelijk:

De prijs kan eenmaal als totaal- of per deelnemersprijs ingegeven worden. Moet op de bevestiging / rekening de deelnemersprijs exact toegewezen worden, dan raden wij u aan, de passagierstoewijzing correct in te voeren (tabblad <Passagiers>, button <Toewijzen>). Speciaal de onderverdeling van volwassen- en kinderprijzen is voor de latere prijstoekenning op de rekening belangrijk.
Staat in het aantal een <0>, dan is ook de totaal prijs <0>, om het even welke prijs gebruikt werd.

Hier vult u de prijs in die met het aantal vermenigvuldigd zal worden.
De prijs kan vanaf de tweede prijsregel van de bovenstaande regel afgeleid worden. Daartoe wordt in het veld <Prijs> in de tweede regel de gewenste percentage van de prijs ingegeven:

<20%> Berekend 20% van de vorige prijs
Voorbeeld:

Vorige prijs 1000,-
Ingave 20%
Wordt vervangen door 200,-

<+20%> Voegt 20% aan de vorige prijs
Voorbeeld:

Vorige prijs 1000,-
Ingave van +20%
Wordt vervangen door 1200,-

<-20%> Trekt 20% van de vorige prijs af
Voorbeeld:

Vorige prijs 1000,-
Ingave van -20%
Wordt vervangen door 800,-

Activeer deze button, en er wordt in de prijsregels een veld toegevoegd voor de BTW-plichtig binnenlands deel actief.

Hier wordt het binnenland deel ingegeven. Dit beïnvloedt de BTW weergave op de rekening voor de klant.

Deze button verschijnt pas in de prijsregels, wanneer u in <Bestand - Parameters - Applicatieparameters - Prijs - Instellingen> een vinkje plaatst bij <Binnenlands bedrag bij nieuwe boekingen openen>.
Let er op, dat op deze plek alleen alleen om de weergave van de BTW op de rekening gaat. De boekhoudkundige verwerking volgt op een andere locatie, met name omdat het bij BTW-aangifte alleen om de aangifte gaat. Dat betekent niet, dat de hier getoonde BTW ook in de boekhouding geboekt wordt, met name omdat het bij de aangegeven BTW om een klassiek doorlopende post gaat, die in Duitsland bij reisagenten niet fiscaal verwerkt mag worden!

Activeer deze button in de prijsregels, dan worden velden voor het gebruik van de BTW getoond. Als het om BTW plichtige services gaat, bijv. binnenlandse vluchten voor zakelijke klanten vult u in deze velden de BTW in. Werkt u met een CRS-koppeling, dan worden deze velden bij CRS-boekingen eventueel automatisch door Jack gevuld.

Vul de bijbehorende BTW-percentage onder <%> in. Daarbij kijkt Jack of dit BTW-percentage in de boekhouding is aangemaakt (zie <Boekhouding - Basisgevens - BTW tabel>) en corrigeert uw ingave indien, de dichtsbijliggende BTW-percentage naar boven of naar beneden afrond, die in de BTW tabel aangemaakt zijn.
Vult in het veld <BTW%> het percentage van de BTW in, dan berekend Jack het absolute BTW-bedrag en toont deze onder <BTW>. U kunt echter ook omgekeerd te werk gaan en het BTW-bedrag direct als bedrag in <BTW> ingeven en Jack zal dan de bijbehorende percentage zelf uitrekenen. (Daarbij wordt de BTW altijd inclusief de ingegeven prijs berekend.)

Deze button verschijn in de prijsregels pas dan, wanneer u in <Bestand - Parameters - Applicatieparameters - Instellinge> een vinkje plaatst bij <Binnenlands bedrag bij nieuwe boekingen openen>.
De ingave van de BTW in de prijsregels heeft geen invloed op het boeken van de BTW. Het boeken van de BTW is afhankelijk van de ingestelde standaard boekingstappen bij de touroperator (<Boeking - Verwerken van TO-facturen>) evenals de daar vastgelegde rekeningen.

Klanten provisie

Activeer deze button in de prijsregels, dan worden de velden voor het gebruik van commissie of doorgegeven commissie getoond. Vult u in deze velden een commissie in voor een privé- of zakelijke klant of een commissie voor een onderboekend reisbureau in.
Daarbij kunt u voor ieder afzonderlijke serviceprijs andere commissie toekennen.

In <Klanten - Toevoegen klanten> kunt u onder de button <Commissie> standaard voor een bepaalde touroperator service een klanten commissie vastgelegd worden (uitbreidings module!). Dan worden de commissievelden op deze plek automatisch door Jack gevuld. Is in het klantenprofiel geen commissie toegekend, maar de klant moet voor zijn huidige boeking toch commissie krijgen, dan moeten de velden handmatig ingevuld worden.

De hier ingegeven verkoop kortingen worden op afzonderlijke rekeningen geboekt, die in de boekhouding vastgelegd zijn (zie <Boekhouding - Stamgegevens - Boekhoudkundige parameters - Klanten>). Op deze commissierekeningen kunt u regelmatig een overzicht van de totaal gegeven commissie opvragen.

Daarnaast kunt u ook de Jack uitbreidingsmodule "Omzet per klant" gebruiken. Met deze selectie mogelijkheid wordt o.a. de commissie per klant afzonderlijk getoond en u een overzicht van de winstgevendheid van deze klant in één overzicht getoond.

Voor het geven van commissie geeft u onder <Comm.%> het percentage in. Jack berekend dan het absolute bedrag en toont u deze onder <Comm.>. U kunt ook direct het bedrag onder <Comm.> ingeven, Jack rekent dan het bijbehorende percentage uit onder <Comm.%> en plaats dit in het veld.

Soll in der Erlösschmälerung Mehrwertsteuer ausgewiesen werden, (z. B. Provision an Unteragenturen) tragen Sie den Mehrwertsteuersatz in das Feld <MwSt.%> hinter den <Prov.> Feldern ein. Sie können in <MwSt.%> aus einem Pull-down-Menü Steuersatz und Zuordnung (inklusive oder zuzüglich) wählen.
Jack errechnet den dazugehörigen absoluten Betrag. Im Hintergrund wird geprüft, ob dieser Steuersatz hinterlegt ist (s. <_Buchhaltung - Stammdaten - Steuertabelle>)_ und ggf. zum nächstliegenden Steuersatz auf- oder abgerundet.
Die Mehrwertsteuerfelder zur weitergegebenen Provision werden nur dann eingeblendet, wenn der Button <Prov.> aktiv ist.
Die Steuer auf Erlösschmälerung wird standardmäßig als Umsatzsteuer gebucht. Bitte setzen Sie sich mit Bewotec in Verbindung, wenn stattdessen in Ihrem Büro Vorsteuer gebucht werden soll.
Die Buchung der Erlösschmälerungen erfolgt in Jack automatisch mit bei Erledigung der Eingangsrechnung in <Vorgang - Veranstalterabrechnung> Damit die richtigen Konten (hinterlegt in <Buchhaltung - Stammdaten - Einstellungen>) angesprochen werden, muss ein Rabatt oder eine weitergegebene Provision an dieser Stelle eingegeben werden.

Mit <OK> speichern Sie die Leistung mit den soeben erfassten Preisdaten. Jack springt automatisch zurück in die Anmeldung in die Karteikarte <Leistungen>. Sie sehen die erste Veranstalterleistung mit erfassten Preis im Preisblock rechts unten:

Weitere Buttons in der Leistungsmaske*

Über die Schaltflächen <Ticket> (bei Flugleistungen) oder <MCO> (bei Hotelleistungen) gelangen Sie in eine separate Maske zur Erfassung von Detaildaten. Arbeiten Sie mit der Ticketdatenbank in Jack, müssen Sie u. U. ein Ticket manuell erfassen. Die Eingabefelder werden im Abschnitt CRS-Buchungen mit den Ticketmasken erklärt.

<Fees> zeigt alle zu dieser Leistung angelegten Serviceentgelte (Zusatzmodul!).

Wenn Sie auf den Button <Info_>_ klicken, gelangen in ein zweigeteiltes Fenster zur Texterfassung.
Zu jeder Leistung können Zusatzinformationen in beliebiger Länge erfasst werden. Dieser Zusatztext erscheint im unteren Bereich direkt bei der Leistung auf der Anmeldung, Bestätigung und Rechnung. Deswegen sollte dieser Text wichtige Informationen zu dieser speziellen Leistung enthalten. Sie können einen freien Text eingeben und Textbausteine verwenden. Textbausteine definieren Sie unter <Datei - Parameter - Textbausteine>. Per Doppelklick können Sie sie zu der Leistung übernehmen und dort ggf. anpassen oder ändern.

Links sehen Sie die erfassten Textbausteine alphabetisch gelistet. Mit der Scrollleiste gelangen Sie nach unten. Haben Sie einen Baustein mit Doppelklick ausgewählt, erscheint rechts der dazu hinterlegte Text.
Standardmäßig gibt es schon die Bausteine <*Kundenanrede> und <*Kundenname>. Alle weiteren Bausteine können Sie individuell erstellen.

Sie können mehrere Textbausteine nacheinander anklicken. Bitte beachten Sie, dass die Bausteine in der Reihenfolge ihres Einfügens untereinander erscheinen. Sie können dort nicht mehr verschoben, sondern nur noch manuell gelöscht und wieder neu eingefügt werden.

Die Zeilen werden automatisch beim Druck umgebrochen. Der Zeilenumbruch richtet sich dabei nach dem verfügbaren Platz und der verwendeten Schrift. Einen Absatz definieren Sie durch die <Return_>_ Taste.

Geben Sie im Text <Strg> + <Tab> ein, wird dies in einen Tabulator umgewandelt, und Sie können Spalten / Tabellen bilden.

Mit einem Klick auf <OK> speichern Sie die Texte. Sie erscheinen dann später auf allen Ausdrucken für den Kunden zur entsprechenden Einzelleistung.

Hinter diesem Button können weitere Teilnehmerinformationen eingegeben werden. Allerdings muss die Auswahl aller Teilnehmerwünsche und -pflichten zuvor unter <Basisdaten - Teilnehmerwünsche / Teilnehmerpflichten> definiert worden sein. Die hier angegebenen Teilnehmerinformationen können dann auch auf den Ausdrucken gedruckt werden. Kontaktieren Sie hierzu Bewotec.

Mit <Abbruch> wird die Leistung unverändert (oder gar nicht, wenn sie vorher nicht erfasst gewesen ist) gespeichert.

Mit <OK> werden die Daten bestätigt und in den Vorgang übernommen.

Weitere Buttons in der Karteikarte <Leistung>

Das Modul <Preisgruppen> ist ein Zusatzmodul. Damit kann man einzelne Leistungen zu bestimmten unterschiedlichen Preisgruppen zusammenfassen.

Die Bausteinverwaltung ist ebenfalls ein Zusatzmodul. Verkaufen Sie vorrangig Eigenveranstaltung, können Sie damit alle Leistungsbausteine schon vordefinieren. Mit der Schaltfläche <Baustein> können diese Bausteine bei der Buchung bequem über eine Auswahlliste in den Vorgang eingetragen werden.

Mit dieser Schaltfläche können Sie Leistungszeilen löschen, die noch nicht gebucht sind bzw. für die noch keine Abschlussrechnung gedruckt wurde.

Mit <Ändern> können Sie etwas in der Leistung ändern. Ist die Leistung allerdings schon in der Veranstalterabrechnung gebucht bzw. eine Abschlussrechnung gedruckt worden, beziehen sich die Änderungen nur auf die Informationsfelder. Die Preiszeilen sind dann nicht mehr zugänglich.

Mit diesen beiden Schaltflächen können Sie die Reihenfolge bzw. die Sortierung mehrerer Leistungen im Reisevorgang verwalten. Die Sortierreihenfolge beeinflusst die Reihenfolge des Drucks der Leistungen auf der Rechnung / Bestätigung.

Diese Schaltfläche bezieht sich auf die Datenübernahme aus der Hitchhiker-Flugdatenbank. Markieren Sie in der Flugdatenbank einen gewünschten Flug, wechseln anschließend in Jack und klicken auf dieser Schaltfläche. Die Flugdaten werden automatisch übernommen und in die Leistungsmaske <Flug> eingetragen.

Hinter dieser Schaltfläche erkennen Sie den Deckungsbeitrag dieser Buchung in Prozent sowie als absoluten Betrag. Sobald die Leistungen in der Veranstalterabrechnung verbucht sind, erscheinen die tatsächlichen Werte. Bis dahin wird der Deckungsbeitrag anhand der in den Veranstalterbasisdaten hinterlegten Provisionssätze geschätzt (siehe auch <Basisdaten - Veranstalter - Produktarten>). Eventuelle Fees werden dem Deckungsbeitrag zu 100% zugeschlagen, vergebene Rabatte werden dagegen abgezogen.

Weitere Einstellungen zur Preiseingabe in Jack

Preisarten:

Inlandsbetrag: Arbeitet das Unternehmen häufig mit Leistungen, bei denen der Inlands- und Auslandsanteil separat ausgewiesen werden müssen (z. B. Auslandsfahrscheine), sollten auch wirklich diese Inlandsfelder in den Preiszeilen geöffnet sein.
Einkaufspreise können auch in Jack erfasst werden. Der Vorteil bei der Erfassung von Einkaufspreisen liegt darin, dass diese Einkaufspreise später in der Veranstalterabrechnung als Belastungsbetrag vorgeschlagen werden. Damit kann die Buchhaltung besser kontrollieren, ob der Expedient bei der Kalkulation der Reise richtig vorgegangen ist. Anhand der erfassten Einkaufspreise lassen sich in Jack bessere Erlösschätzungen sowie weitere, ggf. von Bewotec zu erstellende Auswertungen erhalten. Mit den Einkaufspreisen arbeiten in erster Linie Consolidators sowie Unternehmen mit einem hohen Anteil Eigenveranstaltung. Als Einkaufspreis wird - solange noch keine Verbuchung erfolgt ist - der Wert der Leistung abzüglich der in den Veranstalterbasisdaten hinterlegten Provisionen eingetragen. Sobald eine Abschlussfakturierung erfolgt ist, kann der EK-Wert nicht mehr manuell überschrieben werden.
Fremdwährungen: das Fremdwährungsmodul ist ein Zusatzmodul. Ist die Schaltfläche <Fremdwährung> aktiv, kann auch der Preis bei der Leistungserfassung in Fremdwährung eingegeben werden. Der Vorgang lässt sich jedoch erst dann wieder speichern, wenn die Schaltfläche <FW> nicht mehr aktiv ist - erst dann haben Sie wieder Zugriff auf die <OK> Schaltfläche.

Einstellungen zur Mehrwertsteuer:
Unter <Datei - Parameter - Anwendungsgrundlagen - Preise> haben Sie diverse Einstellungsmöglichkeiten zur MwSt, wie z. B. die Standardeinstellung für Provisionen, ob die MwSt. gerundet wird usw.