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Jack biedt u een complete dubbele boekhouding: bij iedere boekingsregel wordt een credit- en een debetrekening aangesproken. De meeste boekhoudkundige verrichtingen worden automatisch door Jack gedaan, maar dat betekent niet, dat u geen kennis dient te hebben van de basis principes van een dubbele boekhouding (indien deze nog niet voorhanden is). Gebruik hiervoor de door de brancheorganisatie aanbevolen literatuur en neem bij twijfel contact op met uw accountant.
Wij vragen uw begrip, dat hier niet op boekhoudkundige basis principes kan worden ingegaan. De commerciële vaardigheden op boekhoudkundig niveau worden daarom verondersteld aanwezig te zijn.
Logica van de boekingsgebonden boekhouding in Jack
Jack is software, dat speciaal voor de behoeften van de reisbranche gemaakt werd en continue doorontwikkeld werd.
Dit betekent, dat niet alleen één gedeelte uit de mogelijke onderdelen klantenadministratie, boekingsbeheer, planningsbeheer, tekstverwerking, gegevensoverdracht van en naar externe programma's of boekhoudingen als uitgangspunt hebben gediend. Jack maakt het mogelijk de gebruiker, bij de dagelijkse werkzaamheden in een reisbureau zo rationeel mogelijk met betrekking tot de totaal hierboven vermelden punten te verwerken. Dat betekent, dat in ieder gedeelte nog verbeterpunten mogelijk zijn, maar niet alleen de afzonderlijke, maar de complete samenhang geoptimaliseerd dient te worden.
Jack is niet bedoeld om, het perfecte boekingsprogramma te leveren, nog het perfecte planningsoverzicht, nog de perfecte tool om Customer Relation Management. Jack biedt ook niet de perfecte boekhoudkundige programma. Dat is ook niet het doel van de software, het doel is alleen, met inachtname van alle aspecten een compromis aan te gaan tussen perfectie, rationaliteit, mogelijkheden, uitvoerbaarheid en de ontoereikendheid van de factor "Mens".
Die Buchhaltung in Jack stellt dabei einen gelungenen Kompromiss dar, denn sie wurde speziell für die Anforderungen und Fähigkeiten eines typischen Reisebüromitarbeiters konzipiert. Sie verbindet das Einhalten der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) mit den Anforderungen des Tagesgeschäfts im Reisebüro. Sie ist speziell auf die Praxis ausgerichtet, in der sich der Reisebüromitarbeiter möglichst wenig mit dieser Thematik beschäftigen möchte und oftmals nur buchhalterisches Basiswissen besitzt. Umgekehrt hat der Reisebüroinhaber durchaus das Bedürfnis, auch ohne Steuerberater täglich den Überblick über seine Reisen und die daraus resultierende Erlössituation zu wahren.
Deshalb wird in Jack peinlichst genau Wert darauf gelegt, während der Abwicklung von Reisen die interne Buchhaltung automatisiert anzusteuern. Dadurch erhält man eine einheitliche Informationsstruktur, ohne auf separate Informationen (wie in „herkömmlichen" Branchen mit einem externen Buchhaltungsprogramm) zurückgreifen zu müssen, die oft nicht einmal aussagekräftig sind. Außerdem bedeutet die enge Kopplung zwischen Abwicklung und Buchhaltung eine gezwungenermaßen exakte Vordefinition buchhalterischer Daten und vorgegebene Funktionsabläufe, so dass ein etwaiges Fehlerpotential enorm minimiert wird.
Aber alles hat 2 Seiten: der „Nachteil" der vorgangsbezogenen Buchhaltung in Jack besteht darin, dass sich normalerweise der klassische Buchhalter viel schwerer mit dem Programm tut als der buchhalterische Laie, der froh ist, wenn ihm möglichst viel der klassischen Buchhaltung erspart bleibt. Im Jack gibt es aufgrund der Vorgangsbezogenheit nicht eine Arbeitsoberfläche wie in herkömmlichen Buchhaltungsprogrammen, sondern Jack erfordert das strikte Arbeiten in mehreren Masken, die sich an verschiedenen Stellen des Programms befinden.
Alle buchhalterischen Vorgänge zu Reiseleistungen werden fast völlig automatisch in die Buchhaltung übergeleitet (z. B. durch die Funktionen <Vorgang - Zahlung Kunde>, <Vorgang - Veranstalterabrechnung>). Diese Geschäftsvorfälle sollten ausschließlich vorgangsbezogen gebucht werden, damit komfortable Kontroll- und Abstimmmöglichkeiten aus der Vorgangsverwaltung für die Buchhaltung genutzt werden können.
Wird der Weg der strikten Vorgangsbuchhaltung verlassen, ist keine vorgangsbezogene Kontrolle der Reisebuchungen mehr möglich. Dies erschwert bzw. verhindert in vielen Situationen den weiteren Support und führt zu erheblich mehr Aufwand als das strikte Verwenden der in Jack vorgesehenen Buchhaltungsfunktionen.
Voraussetzung für eine ordnungsgemäße Buchführung und Basis aller Auswertungen ist jedoch die korrekte und sorgfältige Einrichtung der Buchhaltung selbst (Konten und Einstellungen) sonst können die Ergebnisse nicht stimmen!