<Boekhouding - Handmatig boeken>
Jack boekt zoals in iedere dubbele boekhouding "Debet aan Credit". Er bestaat geen boeking zonder tegenboeking en overal kunt u ook individuele document nummers gebruiken.
Bij het invoeren van boekhoudkundige boekingen kunnen alle boekingsmutaties in één run verzameld worden, voordat deze op de verschillende rekeningen geboekt worden. De gegevens worden meteen verwerkt in de boekhouding, en de rekeningsaldo´s worden bijgewerkt. Zolang de boekingsregels nog niet doorgeboekt wordt, kunnen deze gewijzigd en verwijderd worden. Na het inboeken is een wijziging van de boekingsmutatie niet meer mogelijk, alleen nog de mogelijkheid om te crediteren.
Reeds bij de ingave controleert Jack zover mogelijk de correctheid van de ingave. Grote fouten (bijv. verkeerde rekeningen voor een BTW-code) kunnen daardoor afgevangen worden. Voordat u echter met het boekhoudkundig boeken begint, dienen de rekeningen in het rekeningschema ingericht te zijn. Bij het boeken via <Boeken - Handmatig boeken> moeten de gebruikte rekeningen ook daadwerkelijk in het rekeningschema (<Boekhouding - Basisgegevens - Rekeningschema>) aanwezig zijn. Jack kan geen boekingen verwerken op rekeningen die niet bestaan.
Met de functie <Boekhouding - Handmatig boeken> boekt u alles, dat niets met klanten- en touroperatorboekingen te maken heeft (bijv. loonverwerking, TUI-provisiebetalingen, CRS-Incentives, enz.). Hierbij kunt u een <Default rek. nr.> ingeven, om bijv. bij het boeken het saldo van uw bankafschrift in te geven en de te boeken mutaties te controleren.
Let u daarbij op, dat u onder geen beding direct op een rekening boekt, welke in de instellingen als fout-, tussen-, verzamelrekening gebruikt worden (zie <Boekhouding - Basisgegevens - Instellingen>). Hier gaat het om systeemrekeningen, welke bij directe boeking of tot fouten in de documenten leidt, of tot verlies leidt in de overzichtelijkheid op de rekeningen en daarmee in saldo's resulteert, die bij de volgende jaarafsluiting eerst lastig aangepast moeten worden.
De buttons <Invoeren betaling> en <TO betaling> maakt het u mogelijk aan de hand van het veld <Default rek.nr.> een vloeiende verwerking van uw bankafschrift uit te voeren. Door het uitsplitsen naar de klantbetaling / touroperatorbetaling worden automatisch de juiste betalingsparameters voorgesteld, en het saldo van de bankrekening kan voor het definitief inboeken gecontroleerd worden.
Bij het boeken van een klantenbetaling of touroperatorbetaling moet altijd de desbetreffende Jack functies gebruikt worden, die via de buttons <Invoeren klantbetaling> en <TO betaling> op te roepen zijn!
Via de eigenlijke functie <Boekhouding - Handmatig boeken> mogen geen klantbetalingen of touroperatorbetalingen direct tegen de debiteuren- of crediteurenrekening geboekt worden, maar alleen zakelijke mutaties, die geen betrekking hebben op boekingen (bijv. lonen, super provisie voro het laatste jaar, enz.)!
Uitzonderingen (graag overleggen met Bewotec):
- Instellen van overboekingen
- Eigen reizen
- IATA, DB/DER-afrekening, resp. verzkeringsafrekening
Hier verschijnt de datum, waarmee de mutaties in het journaal ingegeven worden. Jack stelt voor de erste boeking de datum van vandaag voor; bij alle overige boekingen de datum van de laatste boekingsmutaties. U kunt alleen in de huidige periode boeken (zie <Boekhouding - Basisgegevens - Instellingen>). Is een periode reeds afgesloten (onder <Boekhouding - Afsluiten - Periode afsluiten>), dan is een boeking niet meer mogelijk.
Hier kunt u een vaste mutatiemaand instellen, zodat boekhoudkundige mutaties alleen in deze maand verwerkt kunnen worden. Dit minimaliseert eventuele fouten bij de ingave van de datum.
Hier kunt u een standaard rekening instellen, zodat alleen mutaties voor deze rekening verwerkt kunnen worden. Daarbij is het bij het boeken niet relevant, of het onder <Default rek.nr.> ingestelde rekening aan de debet of credit zijde staat. Zodra u de tegenrekening van de standaard rekening ingeeft, vult Jack het overgebleven rekeningveld met het nummer van de standaard rekening in. Dit minimaliseert eventuele fouten en dient altijd dan gebruikt te worden, wanneer u veel boekingen met deze rekening in één keer wenst te verwerken, zoals bijv. bij bankafschriften met lonen.
Het saldo van de standaard rekening wijzigt bij het verwerken. Zo kan men na iedere mutatieregel, die met <Voeg toe> aan de reeks toegevoegd werd, meteen het actuele saldo zien, om bijv. met het saldo op een bankafschrift te vergelijken, voordat <Muteer> aangeklikt wordt.
Is <Boekhouding - Handmatig boeken> geopend en ook een <Default rek.nr.> ingesteld, dan neem Jack bij de overname bijv. in de klantbetaling ook deze rekening (aangenomen wordt dan wel: dat dit onder <Bestand - Parameters - Boekingsparameters - Betalingen> als betalingsrekening reeds aangemaak!). Tevens wordt de standaard rekening, dat onder <Boekhouding - Handmatig boeken> ingesteld is, tezamen met de boekingsdatum als voorstel bij de touroperator betaling overgenomen.
Alleen wanneer de standaard rekening ingesteld is, verschijnt ook het veld <Boek.nr.>, waarin u meteen een klantbetaling direct kunt ingeven (zie verderop).
Hier kunt u het bijbehorende dagboek selecteren (alleen voor de boekhouding in België en Nederland).
Achter deze button bevindt zich de lijst met de achterliggende gegevens uit <Bestand - Parameters - Boekingsparameters - Tabblad Voorged.mut.>.
Met deze functie kun u deze voorgedefinieerde boekingsmutaties, die ook onder <Boekhouding - Voorgedefinieerde mutaties> terug te vinden zijn, ook via deze menu-optie gebruiken, zonder de mutaties iedere keer opnieuw in te geven (debet-, creditrekening evenals tekst). Met een dubbele klik neemt u de mutatie over in het venster. De debet- en creditrekening, de BTW en ook het veld <Tekst> worden automatisch gevuld. U kunt nu nog indien nodig een kostenplaats / een kostendrager voor een rekening selecteren, de BTW aanpassen, het bedrag toevoegen en op <Voeg toe> klikken.
In der Buchhaltung muss jeder Journaleintrag ein Soll- und ein Habenkonto ansprechen. Sie tragen also hier die entsprechenden Kontonummern ein (bzw. nur das Gegenkonto zum Festkonto, falls Sie gerade mit der Festkontofunktion arbeiten). Nach der Eingabebestätigung mit <TAB_>_ zeigt Jack automatisch die Kontobezeichnung an. Ist das Konto nicht in der Kontenverwaltung (unter <Buchhaltung - Stammdaten - Kontenverwaltung>) angelegt, erscheint als Kontobezeichnung der Hinweis <nicht erfasst>.
Haben Sie die Kontonummer vergessen, können Sie <?> und <TAB_>_ eingeben, woraufhin Jack ein Suchfenster öffnet, in dem Sie sowohl nach Kontonummer als auch nach der Kontobezeichnung suchen können. Doppelklicken Sie auf das gewünschte Konto in der Liste (oder klicken auf <Auswahl>), um es zu übernehmen.
Arbeiten Sie mit dem Zusatzmodul <Fremdwährung>, wird hier die Fremdwährung gezeigt, mit der das Konto in der Kontenverwaltung (unter <Buchhaltung - Stammdaten - Kontenverwaltung>) definiert wurde. Die Fremdwährung lässt sich nicht mehr ändern, wenn das Konto einmal bebucht worden ist.
Hier sehen Sie, ob beim aktuell gewählten Konto ein OP erzeugt wird oder nicht. Sie können diese Schaltfläche nicht beeinflussen, denn die OP-Definition für das Konto wird unter <Buchhaltung - Stammdaten - Kontenverwaltung> vorgenommen. Soll der Buchungssatz dem Stapel hinzugefügt werden, fragt Jack nach dem Klick auf <Hinzu> nach weiteren OP-Daten.
Gleichzeitig sehen Sie nicht nur die Kontenbezeichnung, sondern auch den aktuellen Kontensaldo. Sobald Sie den Buchungssatz mit <Hinzu> in den Stapel übernommen haben, ändert sich allerdings diese Saldoangabe nicht, sondern erst nach dem Klick auf <Buchen>. (Nach <Hinzu> ändert sich jedoch die Saldenangabe beim eingegebenen Festkonto.)
Jeder Buchung kann eine Kostenstelle / ein Kostenträger zugewiesen werden. Damit können Sie z. B. Ihre Aufwendungen auf die Kostenstellen Firmendienst und Touristik aufteilen und einen besseren Überblick über die Wirtschaftlichkeit Ihrer Unternehmensbereiche erhalten.
Im Pull-down-Menü finden Sie alle definierten Kostenstellen, die unter <Buchhaltung - Stammdaten - Kostenstellen> definiert wurden (Zusatzmodul). Beim Buchen werden nur dann die Kostenstellen beim angesprochenen Konto berücksichtigt, wenn diese Konten auch als Kostenstellenkonten definiert wurden (s. <Buchhaltung - Stammdaten - Kontenverwaltung>). Ist ein Konto in der Kontenverwaltung als kostenstellenpflichtig definiert, müssen Sie beim Buchen eine Kostenstelle angeben. Geben Sie eine Kostenstelle, aber kein Kostenstellenkonto an, erscheint ebenfalls eine Meldung.
Arbeiten Sie mit Kostenträgern, können Sie hier die unter <Buchhaltung - Stammdaten - Kostenträger> hinterlegten Kostenträger auswählen. Beim Buchen werden nur dann die Kostenträger beim angesprochenen Konto berücksichtigt, wenn diese Konten auch als Kostenträgerkonten definiert wurden (s. <Buchhaltung - Stammdaten - Kontenverwaltung>). Ist ein Konto in der Kontenverwaltung als kostenträgerpflichtig definiert, müssen Sie beim Buchen einen Kostenträger angeben. Geben Sie einen Kostenträger, aber kein Kostenträgerkonto an, erscheint ebenfalls eine Meldung.
Hier tragen Sie immer den Bruttobetrag des Geschäftsvorfalls ein. Jack errechnet selbständig die Steuer, so wie das Konto unter <Buchhaltung - Stammdaten - Kontenverwaltung>.
Jack weist automatisch die zum angesprochenen Konto in der Konten verwaltung gehörende MwSt. aus (s. <Buchhaltung - Stammdaten - Konten verwaltung>). Der beim Konto hinterlegte Steuersatz wird in die Steuerfelder eingetragen (Definition der Steuersätze unter <Buchhaltung - Stammdaten - Steuersätze>). Dabei ist auch ersichtlich, welcher Prozentsatz aktuell für diesen Satz gelten soll. Sie können zwar den Steuersatz ändern, sollten dies aber nur dann tun, wenn es sich um Aufwendungen oder Bilanzkonten handelt. Bei Ertragskonten ist das Ändern der Steuersätze nicht möglich.
Nach dem Steuerschlüssel sehen Sie die Steuerart, und ob diese Steuer im Soll oder Haben des entsprechenden Steuerkontos gebucht wird (<US> / <UH> = Umsatzsteuer im Soll/Haben; <VS> / <VH> = Vorsteuer im Soll/Haben).
Zusätzlich erkennen Sie den prozentualen Steuersatz, den Jack anhand des Steuerschlüssels und des Gültigkeitszeitraums aus der Steuertabelle zieht, und schließlich den absoluten Steuerbetrag. Sollte Jack etwas anders runden, und dadurch der vorgeschlagene Betrag ungleich dem Betrag auf Ihrem Beleg sein, kann der Betrag überschrieben werden.
Wenn Sie mit der Fremdwährung arbeiten, können Sie hier eine Fremdwährung auswählen.
Hier geben Sie die Belegnummer zu diesem Buchungssatz ein (z. B. laufende Nummer des Bankauszuges). Übernehmen Sie den Buchungssatz in die OP-Verwaltung (siehe <Buchhaltung - Offene Posten>), wird diese Belegnummer als OP-Nummer vorgeschlagen, kann später jedoch immer noch in der OP-Verwaltung geändert werden.
Sie können hier auch den passenden, automatischen Belegnummernkreis eingeben. Bitte beachten Sie hierzu auch die Erläuterungen unter <Datei - Parameter - Parameter Vorgang - Zahlungen>. Müssen Sie einen automatischen Belegnummernkreis ansprechen, damit dessen nächst höhere Belegnummer vergeben wird, tragen Sie hier <*A> ein und die Nummer des Belegnummernkreises. So wird z. B. bei der Eingabe von <*A2> automatisch die nächst höhere Belegnummer im Belegnummernkreis 2 vergeben.
Die automatischen Belegnummern werden erst bei der tatsächlichen Buchung der einzelnen Buchungssätze vergeben. Die jeweilige Belegnummer können Sie sehen, wenn Sie z. B. dann das Journal aufrufen (<Buchhaltung - Journal/Grundbuch>).
Wenn Sie diese Checkbox aktivieren, dann bleibt die Belegnummer für alle folgenden Buchungen des Stapels gleich.
Hier geben Sie den Erläuterungstext zur Verbuchung ein. Erst nachdem Sie mit dieser Textzeile den Geschäftsvorfall präzisiert haben, können Sie die Buchungszeile in den Buchungsstapel aufnehmen.
Wird ein Festkonto verwendet, kann man hier eine Jack Vorgangsnummer eintragen und mit <Tab> bestätigen. Es öffnet sich ein Fenster, in das man Beträge für diesen Vorgang als An- bzw. Restzahlung übernehmen kann. Dabei werden die Beträge für An- und Restzahlung schon aus der Vorgangs verwaltung vorgeschlagen, können jedoch überschrieben werden.
Diese Funktion wird gerade von Buchhaltern genutzt, denen der ständige Wechsel von Masken beim Buchen von Bankauszügen mit Kunden- und Veranstalterzahlungen zu umständlich erscheint, und die einfach die Kundenzahlungen vorgangsbezogen eingeben möchten ohne weitere Kontrolle der Reiseanmeldung.
Wenn Sie nach der Eingabe die Tab-Taste drücken, öffnet sich eine neue Maske.
Diese Funktion ist nur dann aktiv, wenn Sie ein gültiges Festkonto eingetragen haben, das auch unter <Datei - Parameter - Parameter Vorgang - Zahlungen> als Kundenzahlungsart verwendet wird.
In dem neuen Fenster sehen Sie die noch offenen Anzahlungs- bzw. Restbeträge sowie deren Fälligkeiten. Sie können entweder Anzahlungs- oder Restbetrag übernehmen, oder jedoch den von Jack vorgeschlagenen Betrag überschreiben. Mit dem Klick auf <OK> übernehmen Sie den Betrag in Ihren Buchungsstapel.
Im Bereich <Einstellungen> können Sie das Belegsdatum und die Belegnummer für die Kundenzahlung wählen.
Sollte es sich bei der nächsten Position Ihres Bankauszuges entweder um eine Kunden- oder Veranstalterzahlung handeln, können Sie direkt aus dieser Buchungsmaske in die richtigen Funktionen wechseln. Sie führen dort die Zahlungen ganz normal durch und beenden dann den Dialog.
Jack fragt dann, ob Sie diese Zahlung ebenfalls in den Stapel übernehmen möchten. Bestätigen Sie die Frage, erscheint der Buchungssatz in Ihrem Stapel und wird insbesondere beim Arbeiten mit dem Festkonto in dessen Saldo berücksichtigt.
Buchungssätze, die über die Funktionen <Kundenzahlung> oder <Veranst.-zahlung> in die Maske <Buchhaltung - Buchen> übernommen wurden, können hier nicht geändert werden.
So können Sie Ihre Bankauszüge der Reihe nach abarbeiten und wissen sofort - noch vor der eigentlichen Verbuchung - ob Ihr Saldo stimmt.
Jeder Buchungssatz, der mit <Hinzu> in den Buchungsstapel übernommen wird, taucht dort als Zeile auf.
Gleichzeitig zeigt Ihnen ein weiterer Informationsbereich nochmals, um welche Konten (und ob Soll oder Haben) es sich handelt, und welche Summen jetzt auf diesen Konten verbucht werden. In diesem Beispiel erkennen Sie den kompletten Buchungssatz, und zwar unter Berücksichtigung der im Konto definierten Steuer. Damit haben Sie auf einen Blick die Kontrolle, ob die erfassten Beträge mit den Werten auf Ihrem Beleg übereinstimmen.
Arbeiten Sie mit einem Festkonto, wird dessen Saldo automatisch angepasst, sobald Sie eine weitere Buchung mit <Hinzu> in den Stapel geben.
Sie können mit den Jack-Standardbuttons neue Verbuchungen hinzufügen, oder Verbuchungen aus dem vorhandenen Stapel ändern bzw. noch nicht verbuchte Verbuchungen löschen.
Klicken Sie auf <Buchen_>,_ wird der Stapel endgültig gebucht und in die Buchhaltung übertragen. Sie können dann die Buchungen nicht mehr ändern oder löschen. Lediglich Stornierungen sind dann noch möglich.
Steht in den Eingabefeldern der Buchungsmaske noch eine Buchung, die nicht mit <Hinzu_>_ in den Stapel übernommen wurde, fragt Jack, ob der Stapel mit oder ohne diesen Eintrag gebucht werden soll.
Wird im Anschluss an das Erzeugen eines Buchungsstapels in <Buchhaltung - Buchen> auf <Abbruch> gedrückt, erscheint die Nachfrage, ob die Buchungssätze nicht gebucht und zwischengespeichert werden sollen.
Bestätigen Sie die Frage mit <Ja>, werden diese Buchungssätze zwischengespeichert. Beim nächsten Öffnen der Funktion <Buchhaltung - Buchen> erhalten Sie den auf diese Weise erstellten Stapel wieder und können dort weitermachen, wo Sie aufgehört haben_._
