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Jack bietet Ihnen eine komplette doppelte Buchführung: bei jedem Buchungssatz werden ein Soll- und ein Habenkonto angesprochen. Zwar werden die meisten Buchhaltungsvorgänge automatisch über Jack erledigt, aber das befreit Sie nicht davon, sich Kenntnisse über die Grundzüge der doppelten Buchführung anzueignen (falls diese nicht sowieso schon vorhanden sind). Nutzen Sie hierfür die von den Branchenverbänden empfohlene Literatur und kontaktieren Sie im Zweifelsfall Ihren Steuerberater.
Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass an dieser Stelle nicht auf Buchhaltungsgrundlagen eingegangen werden kann. Die Kenntnisse kaufmännischer Buchführung werden deswegen vorausgesetzt.
Logik der vorgangsbezogenen Buchhaltung in Jack
Jack ist eine Software, die speziell für die Bedürfnisse eines Reisemittlerbetriebes erstellt wurde und laufend weiterentwickelt wird. Dies bedeutet, dass nicht nur ein Bereich aus den möglichen Bereichen Kundenadministration, Vorgangsverwaltung, Terminverwaltung, Textverarbeitung, Datenübertragung von und in externe Programme oder Buchhaltung im Vordergrund steht. Jack ermöglicht es dem Anwender, das laufende Tagesgeschäft in einem Reisebüro so rationell wie möglich unter Einbeziehung sämtlicher oben genannter Punkte abzuwickeln. Das bedeutet, dass es in jedem dieser Bereiche noch Verbesserungsbedarf gibt, da nicht das Einzelne an sich, sondern das Ganze sukzessive optimiert wird.
Jack ist weder dazu gedacht, das perfekte Schreibprogramm zu liefern, noch den perfekten Terminkalender, noch das perfekte Tool zum Customer Relation Management. Jack bietet auch nicht das perfekte Buchhaltungstool. Das ist auch nicht Ziel des Programms, sondern Ziel ist es, unter Berücksichtigung aller Aspekte einen Kompromiss einzugehen zwischen Perfektion, Rationalität, Machbarkeit, Praktikabilität und der Unzulänglichkeit des Faktors „Mensch".
Die Buchhaltung in Jack stellt dabei einen gelungenen Kompromiss dar, denn sie wurde speziell für die Anforderungen und Fähigkeiten eines typischen Reisebüromitarbeiters konzipiert. Sie verbindet das Einhalten der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) mit den Anforderungen des Tagesgeschäfts im Reisebüro. Sie ist speziell auf die Praxis ausgerichtet, in der sich der Reisebüromitarbeiter möglichst wenig mit dieser Thematik beschäftigen möchte und oftmals nur buchhalterisches Basiswissen besitzt. Umgekehrt hat der Reisebüroinhaber durchaus das Bedürfnis, auch ohne Steuerberater täglich den Überblick über seine Reisen und die daraus resultierende Erlössituation zu wahren.
Deshalb wird in Jack peinlichst genau Wert darauf gelegt, während der Abwicklung von Reisen die interne Buchhaltung automatisiert anzusteuern. Dadurch erhält man eine einheitliche Informationsstruktur, ohne auf separate Informationen (wie in „herkömmlichen" Branchen mit einem externen Buchhaltungsprogramm) zurückgreifen zu müssen, die oft nicht einmal aussagekräftig sind. Außerdem bedeutet die enge Kopplung zwischen Abwicklung und Buchhaltung eine gezwungenermaßen exakte Vordefinition buchhalterischer Daten und vorgegebene Funktionsabläufe, so dass ein etwaiges Fehlerpotential enorm minimiert wird.
Aber alles hat 2 Seiten: der „Nachteil" der vorgangsbezogenen Buchhaltung in Jack besteht darin, dass sich normalerweise der klassische Buchhalter viel schwerer mit dem Programm tut als der buchhalterische Laie, der froh ist, wenn ihm möglichst viel der klassischen Buchhaltung erspart bleibt. Im Jack gibt es aufgrund der Vorgangsbezogenheit nicht eine Arbeitsoberfläche wie in herkömmlichen Buchhaltungsprogrammen, sondern Jack erfordert das strikte Arbeiten in mehreren Masken, die sich an verschiedenen Stellen des Programms befinden.
Alle buchhalterischen Vorgänge zu Reiseleistungen werden fast völlig automatisch in die Buchhaltung übergeleitet (z. B. durch die Funktionen <Vorgang - Zahlung Kunde>, <Vorgang - Veranstalterabrechnung>). Diese Geschäftsvorfälle sollten ausschließlich vorgangsbezogen gebucht werden, damit komfortable Kontroll- und Abstimmmöglichkeiten aus der Vorgangsverwaltung für die Buchhaltung genutzt werden können.
Wird der Weg der strikten Vorgangsbuchhaltung verlassen, ist keine vorgangsbezogene Kontrolle der Reisebuchungen mehr möglich. Dies erschwert bzw. verhindert in vielen Situationen den weiteren Support und führt zu erheblich mehr Aufwand als das strikte Verwenden der in Jack vorgesehenen Buchhaltungsfunktionen.
Voraussetzung für eine ordnungsgemäße Buchführung und Basis aller Auswertungen ist jedoch die korrekte und sorgfältige Einrichtung der Buchhaltung selbst (Konten und Einstellungen) sonst können die Ergebnisse nicht stimmen!