Kontingent

Bei der Kontingentsmaske erfassen Sie die zur Leistung gültigen Kontingente.
Die Anlage der Kontingente nehmen Sie unter <Reisen> <Kontingente> vor. Wenn ein Kontingent bereits bebucht wurde darf eine spätere Bearbeitung nur über <Reisen> <Kontingentbearbeitung> durchgeführt werden!
Die Anlage eines Kontingents ist für den Ausdruck von Zimmerlisten notwendig. Eine Reise ist auch ohne Kontingent buchbar, aber die Ausgabe von Listen ist dann nicht über die Zimmerliste möglich. (Wählen Sie in dem Fall <Listen> <Paketreiseliste> oder <Listen> <Buchungen>)

Feldbeschreibung

Kontingent

Definieren Sie in diesem Feld das Kürzel für das Kontingent. In dem kurzen Feld hinten kann z.B. die Zimmerart eingegeben werden, beide Felder zusammen definieren das Kürzel.

Einteilung

Wählen Sie hier „Zeitraum", dann wird das Kontingent bei einer Buchung für 14 Tage an jedem Tag reduziert, bei „Zeitpunkt (Abreise)" erfolgt die Reduktion des Kontingents nur am Anreisetag (z.B. für Flüge).

Hintransfer

Falls Sie eine Sitzplatzverwaltung für die Hinreise benutzen möchten, müssen Sie hier den entsprechenden Transfercode eingeben. Bedingung ist, dass Sie den Transfer bereits erfasst haben. Bei Rundreisen muss nur der Hintransfer mit dem entsprechenden Transfercode angegeben werden.

Rücktransfer

Falls Sie eine Sitzplatzverwaltung für die Rückreise benutzen möchten, müssen Sie hier den entsprechenden Transfercode eingeben. Bedingung ist, dass Sie den Transfer bereits erfasst haben.

Schiffstransfer

Falls Sie eine Kabinenverwaltung für dieses Kontingent benutzen möchten, müssen Sie hier den entsprechenden Transfer-Code eingeben. Bedingung ist, dass Sie den Schiffstransfer bereits erfasst haben.

Beschreibung

Zur besseren Übersicht geben Sie hier eine Kontingentsbeschreibung ein

Abbuchung

In diesem Feld definieren Sie, ob die Abbuchung pro Nacht oder pro Tag erfolgen soll. (Beispiel Hotel pro Nacht, Golfkurs pro Tag, etc.)

Abbuchungsart

In diesem Feld definieren Sie ob die Abbuchung pro Anzahl oder pro Pax erfolgen soll. (Beispiel Hotelzimmer pro Anzahl, Bussitzplatz pro Pax, etc.)

Gruppe

In diesem Feld wird eine Nr. zwischen 1 und 99 eingegeben, die zuvor unter <Basisdaten> <Kontingentgruppen> angelegt wird. Danach können Sie unter <Auswertungen> <Vakanzübersicht> auch eine Übersicht für bestimmte Gruppen abrufen. Diese Definition kann auch noch zu einem späteren Zeitpunkt durchgeführt werden.

Vakanzformat

Wählen Sie hier das Anzeigeformat für Vakanzen in der Vera-Buchungsmaske. Wählen Sie „Hotel" für die Anzeige einer Zeitleiste, „Flug" für die Anzeige von Hin- und Rückflug. Bei der Auswahl „Profil" werden nur die unter <Reisen> <Leistungen> aktivierten Anreisetage angezeigt. „Einfach" wählen Sie für eine Anzeige der einzelnen Vakanztage. Die Angabe „Hotel" wird für vielerlei Leistungstypen verwandt.

Sperrung

Hier können Sie ein Kontingent temporär sperren, um es danach unter <Reisen> <Kontingentbearbeitung> zu überarbeiten.. Ansonsten sollte der Eintrag auf Frei lauten.

Bettenanzahl

Geben Sie hier die Anzahl der Betten ein, die ein Zimmer hat. Dies ist für das Buchen von halben Zimmern notwendig, damit das System „weiß", wie viele Betten in einem Zimmer buchbar sind.

Schaltflächen

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Registerkarten

Um zur nächsten Registerkarte zu gelangen betätigen Sie die Tastenkombination Strg-Tabulator.

Vakanzen

In dieser Registerkarte geben Sie nun das effektive Kontingent, gemäß Beispiel ein:

Von/Bis

Geben Sie hier einen Zeitraum ein, der nach dem Klicken auf <Hinzu> angelegt wird. Nutzen Sie dies auch zum Löschen von Zeiträumen (Zeitraum eingeben und auf <Löschen> klicken um einen Zeitraum zu entfernen).

Gesamt

Hier tragen Sie die Anzahl der Zimmer/Betten je nach Definition auf Registerkarte <Kontingent>.
M,D,M,D,F,S,S: Hier können die Wochentage angegeben werden, an denen ein Kontingent besteht. Lassen Sie alle Felder leer, um das Kontingent an jedem Tag anzulegen. Dies ist für Flüge hilfreich, da Sie einfach die Verkehrstage auswählen können.

Belegung

In diesen Felder können Sie rein informativ sehen, welche Buchungen Gesamt/Ges./M/W/Req.: Männlich/ Weiblich/ auf Anfrage vorliegen.

Bemerkung zum Termin

Hinterlegen Sie eine Bemerkung für den Termin.

[ ] Buchung stets auf Request

Diese Option wählen Sie um die Termine auf Anfrage zur Verfügung zu stellen. In der Vakanzanzeige werden die Termine in dem Fall mit „R"
angezeigt. Die Anzahl kann in dem Fall auf 99 gesetzt werden, womit 99 „Zimmer" auf Anfrage stehen.

Timelimit Wiedervorlage

Definieren Sie ein Timelimit pro Termin. Es wird bei Fälligkeit des Timelimits beim Starten von Vera ein Fenster geöffnet, in dem die Kontingente bearbeitet werden können. Bitte beachten Sie, dass Sie unter <Reisen> <Kontingentbearbeitung> <Timelimits zu Kontingenten setzen> unter dem Button <Einstellungen> den Mitarbeiter wählen müssen, für den diese Timelimitverwaltung geöffnet wird. Die Timelimits können anstatt an dieser Stelle auch unter der Registerkarte <Optionen> für das gesamte Kontingent definiert werden.

[ ] Bemerkung statt Timelimit anzeigen

In der Übersicht sehen Sie bei Hinterlegung eines Timelimits das Timelimit im
in Liste rechten Bereich des Fensters. Wird diese Option gewählt wird die eingegebene
Bemerkung anstatt des Termins in der Übersicht gezeigt.

Zusätze

In dieser Registerkarte geben Sie falls benötigt Flugzeiten gemäß Beispiel ein:

Optionen

In dieser Registerkarte können Sie zusätzliche Funktionen gemäß Beispiel definieren:

Mit der Überbuchungsfunktion ermöglichen Sie eine Überbuchung Ihres Kontingentes um die Anzahl definierten Einheiten bis zu einer definierten Anzahl Tage vor Abreise.

Timelimits können für das gesamte Kontingent definiert werden. Nutzen Sie dabei auch die Option „[ ] automatische Rückgabe der Kontingente bei Erreichen des Timelimits", wodurch der verwaltende Expedient nicht mehr die einzelnen Kontingente verarbeiten muss, sondern nur eine Information erhält, welche Kontingente zurückgegeben wurden.
Mit der Gruppierungsnummer definieren Sie die erste Zimmernummerzahl ab der für dieses Kontingent hochgezählt wird.
Der Bereich „Maximal angezeigte Vakanz…" hat keine Funktion
Mit der Option „Buchung auf Request, wenn ausgebucht" wird auch nach Aufbrauchen des Kontingents eine Buchung erlaubt, die auf Anfrage möglich ist. Diese nützliche Funktion wird meistens eingeschaltet, um keine Buchungen zu verlieren.