Dublettenliste - Dubletten beibehalten / bereinigen

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Aus der Dublettenliste heraus können Sie mit einem Doppelklick oder Rechtsklick-”Editieren” einen Eintrag bearbeiten. Dabei werden alle Kundenakten in einer neuen Liste <Dubletten bereinigen> angezeigt, die zu einem Eintrag auf der Dublettenliste als Dublette gewertet wurden.

Sie müssen nun entscheiden, welche der Einträge Dubletten sind und welche beibehalten werden sollen.

Dabei müssen Sie so vorgehen:

Nicht-Dubletten wählen und mit <Dubletten beibehalten> als separate Kunden markieren
Die restlichen Dubletten mit <Dubletten bereinigen> zu einer Kundenakte zusammenführen

Um die Details des Kunden einzusehen, machen Sie einen Rechtsklick auf den Eintrag und wählen im Kontextmenü den Eintrag <Öffnen in - Adresse>. In der Kundenakte können Sie nachprüfen, ob ein Kunde tatsächlich eine Dublette ist und welche der Kundenakten als Master definiert werden sollte.

Dubletten beibehalten

Diesen Punkt sollten Sie als ersten durchführen, weil die Funktion <Dubletten bereinigen> alle in der Liste vorhandenen Kunden zu einer Kundenakte zusammenführt.

Markieren Sie dazu die Kundenakte, die einen separaten Kunden darstellt und klicken auf das Haken Symbol oben links in der Liste (Alternativ: Rechtsklick, <Dubletten beibehalten>.

Der oder die entsprechenden Kunden werden aus der Liste entfernt.

Dubletten bereinigen

Nachdem Sie die separaten Kunden aus der Dublettenliste entfernt haben, können Sie die restlichen Dubletten in eine Kundenakte zusammenfassen.

Dazu wählen Sie als ersten den Kunden, der als Hauptkunde fungieren soll. In diesen Kunden werden die Informationen der Dubletten übertragen.

Dann klicken auf das Pinsel Symbol oben links (Alternativ: Rechtsklick, <Alle anderen Dubletten bereinigen>).

Bei der Bereinigung der Dubletten werden die folgenden Punkte durchgeführt:

alle Informationen aus den Dubletten werden in den Hauptkunden übertragen. Dies kann dazu führen, dass z.B. unterschiedliche Schreibweisen einer Telefonnummer im Hauptkunden existieren. Diese müssen später unter Umständen bereinigt werden.
Bei den Marketingsperren werden immer die aktuellsten Einträge in den Hauptkunden übertragen.
- Merkmale: bei den Informationen aus dem Bereich <Merkmale> gibt der Master Kunde den Ausschlag. Gibt es eine Information sowohl im Master als auch in der Dublette, so wird der Wert des Master beibehalten, der Wert der Dublette wird verworfen. Wenn also in beiden Kundenakten zum Führerschein eine Führerscheinnummer hinterlegt ist, so wird die Führerscheinnummer aus dem Master beibehalten. Sind in der Dublette zum Führerschein Informationen enthalten, die nicht im Master enthalten sind, so werden diese in den Master übertragen.
alle Vorgänge der Dubletten werden dem Hauptkunden zugeordnet.
Beratungsgebühren werden dem Hauptkunden zugewiesen
falls in Vorgängen eines doppelten Kunden eine Rechnung gedruckt wurde, so wird die entsprechende Buchhaltung vom Debitorenkonto der Dublette auf das Debitorenkonto des Hauptkunden umgebucht. Hat der Hauptkunde noch kein Debitorenkonto, so wird dieses Konto angelegt. Das Debitorenkonto der Dublette bleibt erhalten, enthält aber keine Buchungssätze.
Wurden im Vorgang einer Dublette ein digitale Unterschrift angefordert, aber vom Kunden noch nicht abgeschlossen, so wird diese Unterschriftsanforderung auf den Master umgehängt.
alle Dubletten werden aus der Datenbank gelöscht, es existiert danach nur noch der Hauptkunde.

Dubletten nicht mehr beibehalten

Sie können in der Dublettenliste auch Kunden anzeigen lassen, die Sie in der Vergangenheit über die Funktion "Dublette beibehalten" bearbeitet haben.

Sollte diese Bearbeitung falsch sein, so suchen Sie nach dem entsprechenden Kunden und klicken oben auf das X Symbol (Alternativ: Rechtsklick, <Dublette nicht mehr beibehalten>).