Dokumentenaustausch zwischen Veranstaltern und Vertriebssystemen

Status dieses Dokumentes: Draft. Beschrieben wird eine interne Implementation zwischen dem Bewotec-CRS und dem Veranstaltersystem daVinci, die wir aber als "Branchen-Standard" vorschlagen. Lassen Sie uns bitte wissen, wenn Interesse an einer Umsetzung besteht, so daß wir eventuelle Änderungen und Erweiterungen mit Ihnen abstimmen können!

Im Zuge der neuen Pauschalreiserichtlinie entsteht für Veranstalter der Bedarf, Dokumente über das CRS an den Kunden auszuliefern und sich die Kenntnisnahme dieser ggfs. auch bestätigen zu lassen. Bewotec hat hierfür eine Lösung auf der Basis der neuen STADIS-Segmente, die von Amadeus eingeführt wurden, entwickelt.

Beispiele für solche Dokumente sind etwa Formblätter oder „Vorvertragliche Informationen“, soweit sie nicht aus dem Midoffice-System generiert werden. Natürlich lassen sich solche Links auch einfach (ggfs. per Alias) in die Informationszeilen integrieren, aber erstens ist der Platz dort begrenzt, zweitens ist eine automatische Verarbeitung ohne definierte Kenner nur schwer möglich.

In der STADIS-Version 09/2017 ist ein neues Segment KPRRL für die Satztypen 52/58 sowie T1 definiert („Allgemeine Datenstrukturen“ Kapitel 3.5), das die Übergabe von bis zu zehn Merkmal-Wert-Paaren erlaubt. Der Schlüssel ist dabei bis zu fünf Zeichen lang, der Wert bis zu 50.

Wir definieren nun bestimmte Standard-Schlüssel für häufig benötigte Informationen:

• FORM: Das für die PRRL auszuhändigende Formblatt für den Beratungsprozeß
• VVI: Die für die PRRL auszuhändigende „vorvertragliche Information“
• AGB: Allgemeine Geschäftsbedingungen

Nach Buchungsabschluß können weiterhin folgende Werte verwendet werden:

• RBE: Link auf eine vom Veranstalter produzierte Reisebestätigung
• SICH: Link auf einen vom Veranstalter bereitgestellten Sicherungsschein

Der übergebene Wert soll ein URL sein, unter dem das betreffende Dokument abgerufen werden kann. Falls 50 Zeichen dafür nicht ausreichen sollten, kann hier für den Weg vom Veranstalter zum CRS auch ein ALIAS (vgl. „Allgemeine Datenstrukturen“ Kapitel 3.6) verwendet werden, womit bis zu 200 Zeichen möglich wären.

Bewotec bietet weiterhin einen Service für digitale Unterschriften an. Mit diesem ist es möglich, dem Endkunden ein elektronisches Dokument zur Abzeichnung vorzulegen und diese Signatur dann in einer Dokumentenverwaltung zu speichern.

Damit diese Signaturen in die Veranstalterprozesse integriert werden können, werden sie auf dieselbe Weise zum Veranstalter übertragen:

• FORMB: Signatur für das PRRL-Formblatt
• VVIB: Signatur für die „vorvertragliche Information“
• AGBB: Signatur für Allgemeine Geschäftsbedingungen
• RBEB: Unterschriften für die Reisebestätigung – diese sind zwingend erforderlich für Marketing-Informationen („Double-Opt-In“)

Selbstverständlich ist das Format offen für eigene Implementierungen. Aliase sind für T1 allerdings nicht definiert, so daß der URL auf 50 Zeichen begrenzt bleibt. Daher verwenden wir hier folgende Konvention:

• Enthält das Value-Feld einen „wohlgeformten“ Link (vereinfacht: beginnt mit „http://“ oder „https://“), wird der Inhalt als vollständige URL aufgefaßt.
• Ansonsten wird das Ergebnis als Suffix für eine im Veranstaltersystem hinterlegte Basis-URL interpretiert. Diese Basis-URL sollte pro Anschluß des Systems separat konfigurierbar sein.
• Wird in derselben Transaktion ein weiterer Eintrag mit dem Key BASE übermittelt, ersetzt der enthaltene String die im System hinterlegte Basis-URL. Die Werte aus BASE und FORMB zusammen ergeben dann also den kompletten Link für die Formblatt-Signatur.

Vorgesehener Workflow einer Buchung mit veranstaltergenerierten Dokumenten

Der Workflow setzt ein, sobald eine „BA“ das Ergebnis „Buchung möglich“ erhält. Von diesem Moment an werden dem 52er Satz jeweils KPRRL-Segmente mit den Schlüsseln FORM und VVI beigefügt, die auf das passende Formblatt und vorvertragliche Informationsdokument verweisen.

Es ist natürlich möglich, daß sich diese Dokumente im weiteren Beratungsprozeß ändern, wenn am Angebot noch Änderungen vorgenommen werden. Es liegt in der Verantwortung des Expedienten bzw. der IBE, die Dokumente erst kurz vor der beabsichtigten Buchung abzurufen bzw. noch einmal zu aktualisieren. (Geht man davon aus, daß der verbindliche Buchungsabschluß erst mit der unterschriebenen RBE erfolgt, kann dieser Teil auch erst nach der erfolgreichen Aktion „B“ etc. vorgenommen werden.)

Im Frontend wird neben der Buchungsmaske angezeigt, welche Dokumente zum Download vorliegen. Für diese kann dann auch die Signatur ausgelöst werden. Wenn nicht schon über einen zugeordneten Kunden die entsprechende Mailadresse bekannt ist, wird sie daür an dieser Stelle erfaßt.

Sofern die ausgehändigten Dokumente vom Kunden per digitaler Signatur unterzeichnet werden, werden diese Unterschriften mit den Schlüsseln FORMB bzw. VVIB an den Veranstalter übermittelt (die Unterschriften sind über einen Link abrufbar). Es steht dem Veranstalter frei, einen Buchungsabschluß vom Vorliegen der Signaturen abhängig zu machen.

Nach dem Buchungsabschluß können die RBE-Unterschriften mit dem Key RBEB übermittelt werden.