Verwerken verzekeringen in de boekhouding

Verzekeringen en Jack

In de meeste Jack installaties staat de “touroperator” EVM gemarkeerd als een leverancier waarvan de inkoop niet per boeking wordt verboekt.

De reden hiervoor is tijdsbesparing en ook het feit dat de boekingen per rekening courant worden belast is een achterliggende reden.

Nu is het zo dat door de verzekeringsmaatschappij de reisverzekeringen op vertrekdatum worden belast op de rekening courant en de annuleringsverzekeringen op boekingsdatum.

De normale praktijk bij veel reisorganisaties is dat er in de eindejaarsboekhouding aansluiting is met het rekening courant verzicht van de maatschappij per einde boekjaar. Dit is niet helemaal juist , maar vanwege de besparing in werkzaamheden en het feit dat het een doorlopende fout betreft wordt dit geaccepteerd. Daarnaast betreft het in veel gevallen een beperkt bedrag.

Reisbureaus kunnen de administratie op boekingsdatum danwel op vertrekdatum voeren. Om het resultaat over een boekjaar helemaal juist te rapporteren is er met de verzekeringsresultaten extra aandacht nodig.

Bij boekingsdatum:

Men moet zich overtuigen van het feit dat de rekening courant belasting over de laatste maand van het boekjaar wel wordt meegenomen in de boeking van de inkoop verzekeringen.

Voorbeeld : Als de inkoop verzekeringen over de maand december wordt belast in het rekening courant overzicht van januari van het volgende jaar moeten de kosten dus worden voorzien als nog te betalen verzekeringspremie. De omzet verzekeringen is immers meegenomen in de jaaromzet maar de inkoop nog niet.  

Daarnaast “mist” men nog de inkoop op de in het boekjaar geboekte , maar nog niet vertrokken reisverzekeringen, die door de maatschappij op vertrekdatum worden belast.

Deze nog te verwachten inkoop moet eveneens worden voorzien.

Het gaat bij de juiste bepaling van de inkoopkosten dus om twee te maken correctieposten.

Bij vertrekdatum:

In het geval dat een bureau op vertrekdatum rapporteert zijn normaal gesproken alle inkoopkosten wel door de maatschappij al aan het bureau berekend. Ook hier geld echter dat de inkoop verzekeringen over de laatste maand mogelijk moet worden voorzien.

Bij werken op vertrekdatum kan het zijn dat er al inkoop verzekeringen is belast door de verzekeringsmaatschappij voor boekingen die pas in het volgende boekjaar vertrekken.

Annuleringskosten worden immers op boekingsdatum belast.

In het geval dat dit zo is zou om tot een juist resultaat te komen de betaalde premie voor toekomstige reizen uit de inkoop verzekeringen gehaald moeten worden en als vooruitbetaalde inkoop geboekt moeten worden.

Om alle inkoop voor 100% juist te boeken kan de leverancier voor verzekeringen aangepast worden zodat er per boeking inkoop verboekt moet worden. Op deze manier ontstaat er ook een juiste winst per boeking ( inclusief de marge op de verzekeringen).

Het is wel meer werk, en er is de complicatie is dat er niet een separate inkoopnota  voor iedere verkoop verzekeringen wordt verkregen van de leverancier. Deze laatste werkt immers met rekening courantboekingen per maand op basis van aangeleverde gegevens.

Om de bovenstaande reden en vanwege efficiency redenen volstaan veel bureau’s met het boeken van de rekening courant rechtstreeks in de winst en verliesrekening en men accepteert dan het feit dat het resultaat niet voor 100% juist wordt weergegeven.

Indien er een grote verzekeringspost ontstaat of indien de verzekeringsmarge een grote rol speelt in de samenstelling van de marge kan het verstandig zijn per einde jaar een correctieboeking te maken danwel de verrekeningen toch per boeking te verboeken.