<Buchhaltung - Abschluß - Jahresabschluss>

Allgemein

Mit Jack können Sie gleichzeitig in zwei Wirtschaftsjahren buchen. Diese beiden Wirtschaftsjahre sehen Sie in <Buchhaltung - Stammdaten - Einstellungen>. Sie können in beiden angegebenen Jahren buchen (z. B. 2006 und 2007). Sind die Buchungssätze für das Vorjahr (z. B. Jahr 2006) komplett abgeschlossen, und Sie möchten für das kommende Jahr (z. B. Jahr 2007) buchen, muss für das Vorjahr (also Jahr 2006) ein Jahresabschluss durchgeführt werden. Nach dem Jahresabschluss verwaltet Jack in diesem Beispiel dann die Jahre 2007 und 2008. (Selbstverständlich ist Jack jedoch im Bereich der Reisebuchungen unabhängig vom Wirtschaftsjahr, so dass Sie theoretisch Anmeldungen z. B. schon für das Jahr 2010 erfassen könnten.)

Haben Sie ein Buchungsjahr abgeschlossen, kann im abgeschlossenen Jahr nicht mehr buchhalterisch gebucht werden. Die Daten dieser Jahre können aber weiterhin angesehen und ausgewertet werden. Bitte führen Sie deshalb diese Funktion nur dann aus, wenn Sie ganz sicher sind, alle buchhalterischen Tätigkeiten für das abzuschließende Jahr gemacht haben!

Für einen Jahresabschluss müssen Sie einige Vor- und Nacharbeiten leisten. Außerdem benötigt Jack je nach Datenvolumen ebenfalls etwas Zeit für den Abschluss. Deswegen sollten Sie für den Jahresabschluss genügend Zeit einplanen.

Jack Jahresabschlussfunktion

Im Fenster zum Jahresabschluss können Sie die automatische Übernahme der Salden steuern.
Zusätzlich können Sie im Anschluss an den Jahresabschluss entsprechende Listen drucken lassen.

Bitte beachten Sie, dass das nochmalige Anstoßen des Jahresabschlusses mit nochmaliger Saldenübertragung nochmals im neuen Jahr einen EB-Wert auf den betroffenen Konten erzeugen würde!

Hier sehen Sie das abzuschließende Jahr. Sie können das Jahr nicht verändern. Dies gilt auch für das Datum der Eröffnungsbuchung, zu dem sämtliche automatisch übernommenen Salden gebucht werden. Das Datum kann nicht verändert werden und ergibt sich aus <Buchhaltung - Stammdaten - Einstellungen>.

Wenn Sie <mit Schlussbilanzbuchung> aktivieren, wird der vorhandene Saldo im alten Geschäftsjahr am 31.12 gegen das Saldovortragskonto ausgebucht.

Bitte beachten Sie, dass Sie dann nachträglich keine Summen- und Saldenlisten mehr für das alte Geschäftsjahr drucken können, da ja die Salden per 31.12. mit der Schlussbilanzbuchung weggebucht wurden und die Konten auf Null stehen.

Die Funktion <mit Abgrenzungsliste Kunden> gibt alle Kundenzahlungen an, die im abzuschließenden Jahr kassiert wurden, bei denen die Abreise erst im darauf folgenden Jahr stattfindet. Auf dieser Liste wird jeweils die Jack-Buchungsnummer, Debitornummer, Anzahlungsbetrag, Buchungsdatum, Gegenkonto (Kasse, Bank, etc.) angegeben.
Auf der Liste <mit Abgrenzungsliste Veranstalter> stehen alle Veranstalterzahlungen, die im abzuschließenden Jahr geleistet wurden, bei denen die Abreise erst im darauf folgenden Jahr stattfindet. Diese Liste zeigt die Jack-Buchungsnummer, Zahlungsbetrag, Buchungsdatum, Kreditorkonto und das Gegenkonto.

Hier können Sie die Kontenarten wählen, deren Salden automatisch übertragen werden. Zu allen Konten dieser Kontenart ermittelt Jack den Jahresendsaldo und überträgt ihn automatisch als Eröffnungswert (EB-Wert) auf die entsprechenden Konten.
Konten, deren Kontenarten nicht vom automatischen Übertrag betroffen sind, beginnen im neuen Buchungsjahr mit Null. Hier ist ggf. eine manuelle Eröffnungsbuchung nötig. Die Finanzkonten sollten manuell über das Saldovortragskonto übertragen werden.
Klicken Sie auf <OK>, und Jack führt unwiderruflich den Jahresabschluss durch. Dazu werden zuerst die alten Salden kontrolliert, anschließend wird das Jahr umgestellt und die neuen Salden werden eingetragen. Je nach Datenvolumen kann dieser Prozess einige Minuten oder sogar Stunden dauern.

Abgrenzungen

Vor einem Jahresabschluss müssen alle Geschäftsvorfälle abgegrenzt werden, die im alten Jahr gebucht wurden, jedoch wirtschaftlich gesehen das neue Jahr betreffen (z. B. Mietzahlung im Dezember für Januar). Es liegt also z. B. die Geldbewegung im alten Jahr, die Leistung jedoch im neuen Jahr.
Ähnliches gilt für Sonstige Forderungen und Verbindlichkeiten, die Geschäftsvorgänge erfassen, die den Erfolg des alten Geschäftsjahres beeinflussen, aber erst im neuen Jahr zu Ausgaben oder Einnahmen führen (z. B. Überstundengelder für Monat Dezember werden erst im Januar ausgezahlt).
Hierfür müssen Sie Abgrenzungskonten bilden und bebuchen. Die Salden dieser Konten müssen dann ins neue Jahr übernommen und dort wieder auf die ursprünglichen Konten umgebucht werden. Bitte wenden Sie sich für Detailinformationen an Ihren Steuerberater.
Die Abgrenzungen werden im alten Jahr auf ein Abgrenzungskonto gebucht. Dieses Konto wird mit seinem Saldo ins neue Jahr übernommen, und von dort werden die einzelnen Beträge wieder auf die ursprünglichen Konten umgebucht.

Prüflisten vor dem eigentlichen Jahresabschluss in Jack

Man sollte den Abschluss in Jack erst dann durchführen, wenn das abzuschließende Jahr komplett ist, insbesondere muss alles bzgl. Kunden (Debitoren) und Veranstalter (Kreditoren) erledigt sein. Ist man damit fertig, ändert sich bei den Kunden und Veranstaltern nichts mehr. Erst dann kann man beim Abschluss durch Jack die Salden dieser Kontenarten automatisch vortragen lassen.
Also sollte man einen Jahresabschluss in Jack erst dann machen, nachdem man folgende Listen bereinigt hat:

<Buchhaltung - Zahlungskontrolle> (dabei sollten Sie einen großen Fälligkeitszeitraum eingrenzen, z. B. 01.01.2005 - 31.12.2007, dann auf <Abfrage> klicken und hier den Abreisezeitraum 01.01. - 31.12.2006 eingrenzen - nutzen Sie die „größer gleich" und „kleiner gleich" Funktionen. Nur so erhalten Sie auch solche offenen Positionen, bei denen die Zahlungen z. B. schon im alten Jahr 2005 fällig waren, die Abreise aber in 2006 erfolgte!).
<Vorgang - Veranstalterabrechnung - offene Rechnungen> - bitte grenzen Sie hier nach Abreisedatum sowie nach <Offene Rechnungen> ein. Sie erhalten alle Vorgänge, bei denen die VA-Abrechnung noch gar nicht oder nur teilweise gemacht wurde. Arbeiten Sie diese Listen bitte ab - es dürfen keine Einträge mehr erscheinen. Dieser Schritt kontrolliert die Soll-Stellung auf Ihren Debitoren bzw. Habenstellung auf Ihren Kreditoren (<R>) bzw. bei <V> die Verbuchung der Provisionsforderung. Gleichzeitig werden auch etwaige Erlösschmälerungen verbucht. Drucken Sie sich die endgültige Liste bitte aus.

Damit die Sollstellung auf den Debitoren- und Habenstellung auf den Kreditorkonten (beim Reisebüroinkasso) sowie die Bebuchung der Verrechnungskonten (beim Veranstalterinkasso) zum Jahresende komplett erfolgt ist, sollte ggf. auch in den Fällen, in denen Sie tatsächlich noch keine Eingangsrechnung erhalten haben, diese Rechnung zumindest mit 0% Provision sporadisch eingegeben werden. Versäumen Sie diesen Schritt, fehlt Ihnen auf den Konten eine wichtige Position, die der Steuerberater für die Bilanzierung benötigt. Kommt dann im Folgejahr der eigentliche Beleg, kann die ursprüngliche Position storniert und mit den korrekten Zahlen wieder eingegeben werden.

Grenzen Sie anschließend die Liste unter <Vorgang - Veranstalterabrechnung> ein nach <Offene Zahlungen>. Sie erhalten alle Vorgänge, zu denen z. B. die VA-Abrechnung noch gar nicht erledigt wurde, aber zusätzlich erhalten Sie solche Vorgänge, bei denen zwar schon die VA- Abrechnung gemacht wurde, bei denen aber noch Teil- oder Gesamtzahlung offen sind. Dieser Schritt kontrolliert einen Teil der Soll-Stellung auf Ihrem Kreditor bei <R>, bei <V> den Ausgleich der Provisionsforderung im Haben. Es dürfen nur noch Einträge in der Liste verbleiben, die ihre Berechtigung haben. Drucken Sie sich die endgültige Liste bitte aus.
Grenzen Sie zum Schluss unter <Vorgang - Veranstalterabrechnung> ein nach <Offene Erlöse>. Sie erhalten zusätzlich zu den Leistungen, deren Rechnungseingang Sie oben schon geprüft hatten, weitere Vorgänge. Bei diesen Leistungen sind zwar Abrechnung und Zahlung schon erledigt, es wurden aber aus irgendwelchen Gründen noch nicht die Erlöse dazu gebucht. Dieser Schritt bewirkt die restliche Sollstellung auf Ihrem Kreditor bei <R>, bei <V> den Ausgleich der Verrechnungskonten. Buchen Sie ggf. solche Provisionen einfach mit dem Button <Erlöse buchen> in der Suchliste nach. Drucken Sie sich die endgültige Liste bitte aus.

Bitte beachten Sie: ist von der Eingangsrechnung des Veranstalters auch nur ein einziger Cent noch offen, wird der komplette Erlös zu der Leistung NICHT gebucht!

Machen Sie nun - falls noch nicht geschehen - die Abschlussfakturierung für das abzuschließende Jahr. Das bedeutet, dass Sie bitte zuerst ggf. alle IATA- und DB/DER-Leistungen sowie Eigenveranstaltungen fakturieren sollten. Dies geschieht über <Buchhaltung - Vorgang/Anmeldung - Sammelfaktura Leistungen>. Grenzen Sie hier nach einem weiten Buchungszeitraum, (z. B. 01.01.2005 - 31.12.2007) sowie dem Ticketausstellzeitraum für IATA Agenturen (01.01. - 31.12.2006) bzw. das VERK-Rechnungsdatum für DB/DER-Agenturen bzw. nach Rückreise- / Abreisedatum bei Eigenveranstaltungen sowie nach dem Veranstalter-Kürzel ein. Sie erhalten nur noch Leistungen, die zwar im eingegrenzten Buchungszeitraum gebucht, aber erst im Ticket- oder VERK-Monat oder Abreisemonat produziert wurden. Diese Leistungen fakturieren Sie mit <Buchen>. Als Fakturadatum wählen Sie spätestens den 31.12.2006. Dies bewirkt die Soll-Stellung auf Ihren Debitoren / Habenstellung auf Ihrem Umsatzkonto bzgl. der Leistungen, deren Veranstalter auf Tabelle2 stehen (das erkennen Sie unter <Basisdaten - Veranstalter - Konten>; es sind meistens IATA, DB/DER, Eigenveranstaltungen).
Danach gehen Sie in <Buchhaltung - Vorgang/Anmeldung - Sammelfakturierung>. Grenzen Sie diesmal den Abreisezeitraum 01.01.-31.12.2006 ein. Die aufgelisteten Vorgänge fakturieren Sie mit <Buchen> am besten per Abreisedatum. Dieser Schritt bewirkt eine weitere Soll-Stellung auf Ihren Debitoren, sollten Sie in den Vorgängen mit der Jack Fee Verwaltung oder mit <Beträge/Infos> gearbeitet und dort „sonstige Beträge" (z. B. Bearbeitung, Visumbesorgung etc.) erfasst haben. Damit wird das Serviceentgelt auf das korrekte Konto gebucht.
Ihre letzte Liste: <Buchhaltung - Vorgang/Anmeldung - Prüfliste Vorgangsbuchhaltung>; grenzen Sie nach Abreisedatum 2006 ein und grenzen bitte Finanz-/Erlös-/Aufwandskonten aus. Es handelt sich bei den angezeigten „Fehlern" um Salden, die Jack in Ihren T-Konten zu den Vorgängen findet. Das heißt, dass Sie definitiv auf die gleichen Leistungen stoßen werden, die Ihnen schon auf den obengenannten Listen übrig geblieben sind. Sollten zusätzliche Leistungen aufgeführt sein, so handelt es sich entweder um ungeeignete Eingrenzungen (z. B. wenn Sie statt mit Finanz- im Bereich der Umsatzkonten mit Bilanzkonten arbeiten), oder um Rundungsdifferenzen, die Sie über <Buchhaltung - Buchen> wegbuchen können. Oder es handelt sich tatsächlich um ein echtes „Problem", und diese Herausforderung lösen Sie am besten mit der Bewotec Hotline.

Der Jahresabschluss - Checkliste zur Vorgehensweise

Nochmalige Kontrolle der Saldenvortragskonten unter <Buchhaltung - Stammdaten - Einstellungen> sowie ihre Definition im Kontenplan unter <Buchhaltung - Stamm daten - Kontenverwaltung>.
Bildung von Abgrenzungskonten und ggf. entsprechendes Bebuchen - aber nur im Bereich der Sachbuchhaltung.
Nochmalige Kontrolle der Kontenarten aller Konten (am einfachsten über <Buchhaltung - Listen - Kontenliste> und Bearbeitung über Kontextmenü). Aktivieren Sie den Jahresabschluss mit automatischem Saldovortrag, bezieht sich dieser Saldovortrag immer auf bestimmte Kontengruppen (Debitor, Kreditor, Bilanz, Finanz)! Sind die Kontenarten bei einigen Konten falsch gesetzt, werden die Salden fälschlicherweise oder gar nicht übertragen!
Notwendige, vom Steuerberater gewünschte Um- und Abschlussbuchungen, Kontrolle der Salden jedes Kontos aus dem Sachkontenbereich. Bitte lassen Sie sich von Ihrem Steuerberater erklären, welche Buchungen nötig sind.
Kontrolle, ob die Salden der Debitoren / Kreditoren mit den unter <Buchhaltung - Stammdaten - Einstellungen> hinterlegten Sammelkonten übereinstimmen. Prüfen Sie die Sammelkontenbereiche, die ebenfalls in den Buchhaltungseinstellungen definiert wurden.
Kein anderer Nutzer arbeitet mehr in Jack!
Wenn gewünscht Ausdruck der Kontenblätter, Saldenliste, des Kassenbuches und Journals des alten Jahres

Führen Sie jetzt eine Datensicherung der kompletten Buchhaltung durch!!! Stürzt die EDV während des Abschlusses ab (z. B. Stromausfall), müssen Sie den Jahresabschluss wiederholen, wozu Sie aber die ursprünglichen Daten benötigen! Bitte sichern Sie Ihre Daten und vergewissern sich, dass außer Ihnen kein anderer mehr in Jack arbeitet und Jack woanders wirklich geschlossen ist.

Starten Sie unter <Datei - Dateien - Reorganisation> den Punkt <Alle - Alle Dateien>. Jack geht durch sämtliche Dateien und Datenbänke. Bei Fehlermeldungen wenden Sie sich bitte an die Bewotec Hotline. Ist die Reorganisation beendet, starten Sie bitte Ihren Jack neu und führen <Datei - Dateien - Salden erneuern> durch. Klicken Sie einfach nur auf <OK> und lassen das Programm durcharbeiten.
Durchführen des Jahresabschlusses (s. u.), ggf. mit automatischem Saldenübertrag (auf jeden Fall für alle Debitoren und Kreditoren!) über den Punkt <Buchhaltung - Abschluß - Jahresabschluß>. Jack schlägt automatisch das abzuschließende Jahr vor. Lassen Sie sich durch Jack zumindest automatisch Debitoren und Kreditoren vortragen. Ihre Finanzkonten haben Sie wahrscheinlich ja schon selbständig am Jahresanfang vorgetragen. Bitte aktivieren Sie nicht <mit Schlußbilanzbuchung>, da Sie sonst nachträglich keine Summen- und Saldenliste mehr erhalten.
Lassen Sie sich die Abgrenzungslisten ausdrucken. Nachdem Sie mit <OK> bestätigen, führt Jack zunächst eine Saldenerneuerung durch. Bitte verändern Sie keinesfalls die von Jack vorgeschlagenen Angaben bzgl. <Start Buchungsjahr> und <Start Buchungsmonat>. Jack trägt nun die Salden vor und erneuert im Anschluss daran nochmals die Salden. Ändern Sie bitte auch hierbei nichts, sondern klicken einfach nur auf <OK>.
Kontrolle der übernommenen Salden (EB-Werte)
Ggf. weitere Salden manuell übernehmen
Werte der Abgrenzungskonten auf die ursprünglichen Konten für das neue Buchungsjahr zurück verbuchen

Setzen von Eröffnungswerten

In Jack können Sie zwei Jahre buchhalterisch verwalten. Bei einem Wirtschaftsjahrwechsel vom ersten zum zweiten beider Jahre können Sie dieses erste Jahr aber noch nicht abschließen, weil Sie meist nicht am 01.01. des Folgejahres alles komplett gebucht haben.
Die Salden für das neue Jahr stehen aber zunächst auf Null. Um dennoch eine korrekte Kassen- und Bankführung zu gewährleisten, müssen Sie die Anfangsbestände dieser Konten setzen. Der Kontenstand des alten Jahres muss „manuell" ins neue Jahr übertragen werden.

Sie buchen zurzeit in den Jahren 2006/2007, und Ihr Wirtschaftsjahr endet am 31.12. Am 01.01.2007 haben die Konten noch keine Anfangsbestände. Sie können allerdings noch keinen Jahresabschluss für 2006 durchführen, da für 2006 noch Geschäftsvorfälle kommen werden (z. B. spät eingehende Rechnungen für Reisen). Die Salden der Finanzkonten (z. B. Bank, Kasse) müssten dennoch stimmen, da solche Konten zeitgenau gebucht werden.
Weist Ihr Kassenkonto zum 31.12.2006 einen Kassenbestand von EUR 464,90 auf, muss dieser Bestand als Anfangsbestand zum 01.01.2007 gebucht werden (also als EB-Wert = Wert aus der Eröffnungsbilanz für 2007)
Hierfür gehen Sie in <Buchhaltung - Buchen> und buchen per 01.01.2007 folgendermaßen (Beispiel): <Kasse -> Saldovortrag Sachkonto>.

Nach dieser Buchung weist Ihre Kasse nun im neuen Jahr einen Anfangsbestand von EUR 423,65 auf. Mit den restlichen Finanzkonten verfahren Sie ebenso. Hat eines der Konten allerdings einen negativen Betrag, müssen Sie es entsprechend ins Haben setzen.
Erst wenn Sie das alte Jahr (z. B. 2006) fertig haben, machen Sie für dieses Jahr den kompletten, endgültigen Abschluss über Jack. Dabei werden alle anderen Salden der Konten übertragen. Finanzkonten sollten deshalb nicht für den automatischen Übertrag gewählt werden (s. u.). Sie können jetzt in den Wirtschaftsjahren 2007/2008 buchen.