<Datei – Mandantenverwaltung>

Die Mandantenverwaltung dient dazu, mehrere Betriebsstellen eines Unternehmens in separaten Datenbanken zu führen. Dies wird insbesondere dann gewählt, wenn es sich um rechtlich selbständige Unternehmen handelt, die auch buchhalterisch komplett separat behandelt werden sollen. Somit ist eine eigene Bilanz je Mandant / Betriebseinheit möglich.

Bei gemeinsamer Bilanzierung sollte man auf das Arbeiten mit Mandanten verzichten und stattdessen eher mit Kostenstellen arbeiten. Die Mandantenverwaltung erlaubt zwar auch eine gemeinsame Bilanzierung aller Mandaten, wenn die Buchhaltung als „gemeinsam" eingestellt wurde. Doch ist die Handhabung der Mandantenverwaltung etwas „sperrig", sobald es darum geht, mandantenübergreifende Funktionen wie Vorgangs- oder Ticket suchen anzustoßen. Hier bietet sich das Arbeiten mit Kostenstellen eher an, da jede Betriebsstelle buchhalterisch und auch von der Statistik her separat ausgewertet werden kann, jedoch von Vornherein immer Zugriff auf ein und dieselbe Datenbank besteht.

Lassen Sie sich von Ihrem Bewotec Vertriebsbetreuer beraten, da es sich hier um eine Entscheidung handelt, die für die zukünftigen Arbeitsabläufe erheblich ist.

In der Mandantenverwaltung erfolgt eine deutlichere Trennung der Betriebsstellen. Über diese Funktion kann zwischen den jeweiligen Betriebsstellen gewechselt werden. Im Hintergrund laufen unterschiedliche Datenbanken.

Die Datenbankstruktur braucht dabei nicht geändert zu werden; vielmehr legt Jack für jeden Mandanten alle Datenbanken und Verzeichnisse separat an, indem im Jack-Hauptverzeichnis automatisch ein Ordner <Mandant> geschaffen wird. In diesem neuen Unterverzeichnis wiederum wird jeder Mandant mit seiner vorher definierten Mandantennummer erzeugt. Die Verzeichnisstruktur, die sich dahinter verbirgt, entspricht dann der des Null-/ Hauptmandanten.

Bei der Neuanlage eines Mandanten mit <Neuanlage> muss zuerst definiert werden, welche Datenbanken nach wie vor gemeinsam geführt werden sollen. Zum einen muss die Art des Datenzugriffes festgelegt werden, zum anderen muss man bestimmen, welche Datenbanken des Haupt-/Nullmandanten übernommen werden sollen und welche nicht. Es ist z. B. sinnlos, die Vorgangs- bzw. Kundendaten zu übernehmen (denn in jedem Mandanten werden ja andere Reisevorgänge zu anderen Kunden erfasst), wohl aber die Basisdaten wie z. B. Zielgebiete, Reisearten und Parametereinstellungen, die im ganzen Unternehmen einheitlich verwendet werden sollen.

Bei <Buchhaltung zentral> wird die Buchhaltung jedes einzelnen Mandanten zwar im Mandanten selbst erledigt, was vorgangsbezogene Dinge angeht. Im Hauptmandanten erfolgt jedoch die Konsolidierung aller Betriebsstellen mitsamt ihren Journaleinträgen. Dies erfordert dann die strikte Nutzung eines gemeinsamen Kontenplans.

Diese Voreinstellung kann im Nachhinein nicht mehr geändert werden und sollte daher mit Bedacht gewählt werden.

Bei eigener Buchhaltung des Mandanten verbleibt jede im Mandanten getätigte buchhalterische Bu chung lediglich in der Buchhaltung des Mandan ten. Bei zentraler Buchhaltung geht jede buch halterische Aktion im Mandanten jedoch in die Buchhaltung des Hauptmandanten – des Mandanten mit der Nummer 0 – ein.

Mit <PLZ/Orte-Datenbank zentral> wird vermieden, dass diese Daten in jeden Mandanten nochmals kopiert werden müssen. Außerdem werden Änderungen in einem Mandanten automatisch auch in die anderen Mandanten übertragen.
Wird <Ticket-Datenbank zentral> gewählt, wird mit einer gemeinsamen Ticketdatenbank gearbeitet. Dies bedeutet aber auch, dass die Ticketlisten und Abgleiche im Hauptmandanten bearbeitet / erfolgen müssen, da nur im Hauptmandanten die dazugehörigen Vorgänge aus allen Mandanten gleichzeitig ersichtlich sind.
Mit <Kunden-Datenbank zentral> wird gewährleistet, dass alle Expedienten aller Betriebs stellen alle Kunden erkennen können. Änderungen an Kundenprofilen werden an alle Mandanten übertragen. Der Expedient sieht nur Vorgänge der Kunden, die dem gleichen Mandanten zugeordnet sind, für den der Expedient gerade arbeitet.
Die Option <Desktopnotizen zentral> ermöglicht das Versenden und Empfangen von Desktopnotizen aus / an alle Mandanten. Rundschreiben können somit bequem an alle Mitarbeiter aller Mandanten verschickt werden, ohne die Aktion in jedem einzelnen Mandanten wiederholen zu müssen.

Anschließend wird einmalig bestimmt, welche Daten bänke in den neuen Mandanten kopiert werden sollen.

Dabei ist darauf zu achten, dass bei späteren Updates immer zuerst das Update in den einzelnen Untermandaten erfolgen muss, bevor das Update für den Haupt-/Nullmandant durchgeführt wird.

Nach der Anlage der einzelnen Betriebsstellen kann über diese Maske in die gewünschte Betriebsstelle gewechselt werden. Möchten Sie in einen Untermandanten wechseln bzw. seine Daten ändern, gehen Sie auf <Datei – Mandantenverwaltung> und wählen den entsprechenden Eintrag per Doppelklick.
Links oben sehen Sie, in welchem Mandanten Sie sich gerade befinden, damit Verwechslungen vorgebeugt wird.

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