PDF-Mailer

Der Vorteil dieses Zusatzmoduls besteht darin, dass die PDF-Ausgabedateien mit dem individuellen Logo und den vom Reisebüro gewünschten Einstellungen verschickt werden können. Hierzu wird eine spezielle Datei in Jack integriert, über die die PDF-Dateien direkt von Jack aus erzeugt werden können. Das Installieren bzw. Einrichten eines PDF-Druckertreibers entfällt.

Wurde der PDF-Mailer von Bewotec freigeschaltet, lässt sich für jede beliebige Ausgabedatei auf der rechten Fensterseite das Feld <PDF-Datei> aktivieren. Damit erhält man die Felder <Verwendung> und <Datei mit Mail-Textbaustein> (statt der Standardfelder zur Schachtansteuerung von Druckern).

Unter <Verwendung> wählt man aus, was mit der erzeugten PDF-Datei gemacht werden soll. Wählt man als Verwendung einen Mail-Punkt aus, gibt man im Eingabefeld die Datei an, die den Textbaustein für die zu erzeugende Mail enthält.

Als Verwendung kann man folgendes auswählen:

• <Datei speichern>Die PDF-Datei kann über einen <Datei – Speichern>-Dialog gesichert werden. Dabei öffnet sich zuvor ein Fenster, in dem Sie den Pfad wählen können.
• <Datei speichern (autom.)> Die PDF-Datei kann über einen <Datei – Speichern>-Dialog gesichert werden. Dabei wird die Datei automatisch gespeichert.
• <Datei öffnen>Der Acrobat-Reader wird mit dem Ausdruck geöffnet
• <Mail an akt. Kunden>Die PDF-Datei wird als Anhang an eine Email verschickt, die aus dem dazugehörigen Textbaustein generiert wird. Vorher wird ein Fenster zum Eingeben der Mail geöffnet.
• <Mail an akt. Kunden (autom.)>Wie <Mail an akt. Kunden>, nur wird kein Fenster beim Versenden geöffnet, sondern die Mail geht automatisch an den Kunden.
• <Mail>Wie <Mail an akt. Kunden>, nur wird der aktuelle Kunde nicht berücksichtigt.

Mail-Textbaustein-Datei

Will man die PDF-Datei als Mail verschicken, muss man eine Mail-Textbaustein-Datei angeben. Die Datei muss im TB-Verzeichnis von Jack stehen und folgenden Aufbau haben:

[Header]

<Hier wird der Betreff der Mail eingetragen>

[Text]

<Hier wird der eigentliche Mailtext eingetragen, er kann über beliebig viele Zeilen gehen>
Die Datei muss entweder die Endung <.TXT> oder eine der jeweiligen Sprache entsprechende Endung haben (z. B. <.eng> für englisch). Welche Sprachdatei verwendet wird, ergibt sich aus der Reisebürosprache bei der Jack Installation.

Eine Besonderheit der Mail-Textbaustein-Datei besteht darin, dass Platzhalter verwendet werden können.

So kann man z. B. statt „Sehr geehrte Damen und Herren" „%Client.Salutation%" schreiben. Dann wird die Briefanrede aus dem aktuellen Kunden beim Erzeugen der Mail an diese Stelle eingesetzt. Platzhalter können sowohl im Header als auch im Text verwendet werden.

Beispiel einer Mail-Textbaustein-Datei:

[Header]
Ihre Buchung %booking.number% vom %booking.date%

[Text]
%client.salutation%

Anbei erhalten Sie die Rechnung für Ihre Reise "%booking.shortdescript%" vom %booking.startdate% bis %booking.enddate%.
Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an %employee.name%.

Mit freundlichen Grüßen,
%agency.name%

Hintergrundbitmap / Briefpapier
In den Anwendungsgrundlagen gibt es unter <Druck – Parameter – Einstellungen> einen Eintrag <PDF-Briefpapier>. Hier kann man die Grafikdatei (z. B. <.jpg>) auswählen, die beim Erzeugen der PDF-Datei auf jeder Seite als Hintergrund verwendet werden soll.

Ausführen eines PDF-Drucks
Wird beim Druck z. B. einer Rechung eine Ausgabedatei mit PDF-Datei als Ziel ausgewählt, werden folgende Schritte ausgeführt:

1. Eine temporäre PDF-Datei wird im Unterverzeichnis <EI> von Jack erzeugt.
2. Wurde als Verwendung <Mail...> ausgewählt, wird anschließend die zugewiesene Mail-Textbaustein-Datei gelesen und alle Platzhalter mit den Informationen aus der Jack Kunden- und Vorgangsverwaltung ersetzt. Es öffnet sich ein Fenster mit dem generierten Inhalt (außer bei autom.).
3. Wählt der Anwender darin <Senden>, wird die Mail versendet.