<Vorgang - Belegwesen>
Alle fakturierten Rech nungen (siehe <Vorgang - Rechnung>, <Probedruck versus Abschlußdruck>), Gut schriften und Stor norechnungen werden lückenlos ins Beleg wesen eingetragen und können dort als Kopie abgerufen und gedruckt werden. Jedem dieser Belege ist die Rechnungs nummer zugeordnet, die Jack beim Druck automatisch vergeben hat.
Der Abschlussdruck bedeutet nicht das automatische buchhalterische Buchen in Jack. Die Erledigung der Veranstalterabrechnung (leistungsbezogene Buchung => Veranstalter steht auf Tabelle 1) oder das Setzen direkter Journaleinträge unter <Buchhaltung - Buchen> (summarische Buchung => Veranstalter steht auf Tabelle 2) muss dennoch separat erfolgen!
Jeder Vorgang in Jack fasst alle Belege der einzelnen Lei stungen zusammen. Also müssen Sie für die Funktion <Belegwesen> zuerst einen Vorgang suchen bzw. aktivie ren.
Beispiel:
Sie buchen einen Vorgang mit zwei Leistungen, einem Flug und einem Hotel, und drucken die Abschlussrechnung für diesen Vorgang. Auf der Rechnung werden beide Leistungen gedruckt und erhalten somit die gleiche Rechnungsnummer.
Im Rechnungsausgangsbuch gibt es nun einen Eintrag mit dieser Rechnungsnummer (<Buchhaltung - Vorgang/Anmeldung - Rechnungsausgangsbuch>), der auf den entsprechenden Vorgang verweist. Im Belegwesen ist eine Rechnung mit dem Preis beider Leistungen eingetragen.
Später buchen Sie zum gleichen Vorgang eine weitere Leistung, z. B. einen Mietwagen. Drucken Sie jetzt eine Abschlussrechnung, wird nur die neue Mietwagenleistung auf dieser Rechnung erscheinen. Diese Rechnung erhält eine neue Rechnungsnummer, unter der es wieder einen Eintrag im Rechnungsausgangsbuch gibt. Im Belegwesen sind nun zwei Rechnungen eingetragen: eine mit den Leistungen Flug und Hotel und eine mit dem Mietwagen.
Stornieren Sie eine Leistung, erhalten Sie eine Gutschrift mit einer neuen Rechnungs nummer, allerdings nur dann, wenn vorher schon eine „Abschlussrechnung" zu diesem Vorgang gedruckt wurde. Stornokosten werden auf einer Stornorechnung ausgegeben, die ebenfalls eine eigene Rechnungsnummer bekommt. (siehe <Vorgang - Stornierung>)
Zunächst sehen Sie wie immer die wichtigsten Daten zum Vorgang und zum Kunden. Diese Daten dienen nur Ihrer Information.
Sämtliche Belege werden in einer Liste dargestellt, aus der Sie Belegart (Rech nung, Gutschrift oder Storno rechnung), -nummer, -datum sowie den Gesamt betrag des Beleges entnehmen können.
Sie können einzelne Belege in der Liste wählen und sie entweder mit <Ausgabe an Drucker> nochmals sofort ausdrucken lassen, oder sie mit <Ausgabe an Vorschau> zuerst am Bildschirm ansehen. Mit einem Klick auf <OK> starten Sie die Ausgabe.
Klicken Sie auf <Darstellung expandieren>, erhalten Sie eine Liste aller auf diesem Rechnungsbeleg ge speicherten Einzelleistungen mit deren Einzelpreisen aus dem Vorgang.
Mit dem Klick auf <Faktura> können Sie noch nicht fakturierte Leistungen (es wurden nur „Proberechnungen" erstellt) zu diesem Vorgang drucken. Sie gelangen automatisch in die Maske <Druck einer Rechnung>. Aktivieren Sie dort <Drucker> und <Abschluß>, werden die neuen Leistungen per Abschlussrechnung fakturiert. Sie erhalten eine Belegnummer, die wiederum im Belegwesen zu finden ist.