<Boekhouding - Controle betalingen>
Via deze functie krijgt u alle op vervaldatum, klantnummer of touroperator gesorteerde betalingen.
U kunt de lijst gebruiken voor,
- alle achterstallige betalingen van een klant of/en een touroperator te bekijken,
- alle eventuele creditnota's van een klant te bekijken,
- een overzicht van alle vervallen, maar nog niet ontvangen betalingen te krijgen,
- te verwachten betalingen inzien,
- aan de hand van de lijst snel naar de verwerking van klantbetalingen of in de touroperator betalingen te gaan.
De lijst kan of op vervaldatum of op klant gemaakt worden.
Klikt u links op de gewenste criteria en definieer dan in de rechter ingavevelden de condities. Afhankelijk van de geselecteerde sortering verschijnt andere ingavevelden, bijv. overeenkomstig de condities per medewerker of touroperator.
<Datum> Sorteert u op vervaldatum, dan krijgt u alle in deze periode vervallen, nog niet verwerkte klantbetalingen.
<Klant> Sorteert u op klantnummer, dan krijgt u alle openstaande posten van de geselecteerde klanten, gesorteerd op vervaldatum.
<Query> U kunt de betalingscontrole met een query nog gedetailleerder oproepen.
<Opslaan> De instellingen samen met de query kunnen opgeslagen worden (op te roepen onder <Boekhouding - Opgeslagen betalingsconrole>)
<Printer> Hier kunt u uw printerinstellingen wijzigen.
<Afboeken> U kunt kleine bedragen in één keer afboeken. Na het klikken op deze button verschijnt een ander venster, waarin u kunt opgeven, welke marge van de openstaande klantbetalingen afgeboekt mag worden en welke rekening deze mutatie geboekt dien te worden.
Meestal bij de jaarafsluiting stelt men vaak vast, dat nog kleine bedragen open zijn blijven staan, die u - jammer genoeg - meestal te weinig van de klant heeft ontvangen, maar zeker niet meer zult gaan ontvangen. En toch dienen deze boekingen voor de jaarafsluiting weggeboekt te zijn. In plaats van iedere boeking afzonderlijk te verwerken, kan men deze functie gebruiken.
Hier worden dan alle bedragen weggeboekt, welke voldoen aan de hier opgegeven instellingen en ook reeds vervallen zijn.
_Deze functie moet in twee afzonderlijke stappen uitgevoerd worden. Daarmee worden enerzijds alle bedragen van bijv. nul tot -5€ en anderzijds alle bedragen van nul tot +5€ op de desbetreffende rekeningen geboekt. Hiermee voorkomt u de compensatie van baten en lasten.
Voorbeeld: Uw wilt alle openstaande boekingen zien, die in het afsluitjaar 2012 vallen: activeert u nu alleen de <Klantbetaling OP>. Ga dan naar <Afboeken> en beperk de selectie op alle vertrekdata binnen 2012.
Vul een periode in (wanneer u met de jaarafsluiting van 2007 bezig bent, dan zal de periode 01-01-2006 / 31-12-2008 invullen, om alle vervaldagen mee te nemen, die voor alle vertrokken reizen in 2007 betrekking hebben - inclusief de enkele door de gebruiker verkeerd ingegeven boekingen!). Klik dan op <Query> en geef hier in <Vertrekdatum groter of gelijk 01-01-2007> <EN> <Vertrekdatum kleiner of gelijk 31-12-2008>, zodat u alle boekingen meeneemt, die weliswaar eerder dan de 3 jaar geleden vervallen waren, maar daadwerkelijk in 2007 vertrokken zijn.
Klik dan op <Afboeken>>. Hier moet u een rekening opgeven, waarop de openstaande bedragen geboekt moeten worden, evenals een marge, zodat de kleine bedragen weggeboekt kunnen worden.
Overleg van te voren met uw accountant, welke rekening u voor deze actie dient te gebruiken. Hij dient ook te bepalen, of u alle kleine bedragen in één keer zo mag wegboeken, of dat u deze actie eerst voor alle positieve bedragen dient te doen (oftewel alle echte nog openstaande bedragen, zodat u op op een uitgave rekening boeken moest), en dan voor alle negatieve bedragen (oftewel alle teveel betalingen / opbrengsten voor het reisbureau). Zodra u op <OK> klikt, worden de bedragen met de vastgelegde hoogte met de vastgelegde datum in één enkele actie verwerkt.
Man kann sich auch die offenen Zahlungen seitens der Veranstalter darstellen lassen. Hierzu müssen zunächst alle Zahlungsziele, die es für die verschiedenen Veranstalter geben soll, unter <Datei - Parameter - Parameter Kunden - Termine> definiert werden. Diese Zahlungsziele können dann unter <Basisdaten - Veranstalter - Parameter / Produktarten> den einzelnen Veranstaltern bzw. deren Produktarten zugeordnet werden.
Zusätzlich kann man sich in der Zahlungskontrolle <OPs zusammenfassen> lassen. Dabei werden die vormals fälligen und noch offenen Anzahlungsbeträge auf Null gesetzt und der bis dahin noch offene Anzahlungsbetrag dem Restbetrag zugewiesen. Damit bleibt nur noch ein Offener Posten für den gesamten Rest übrig, statt eines offenen Anzahlungsbetrags plus eines offenen Restzahlungsbetrags.
Diese Funktion wird meist bei Jahresabschlussarbeiten genutzt, wenn die endgültigen Offenen Posten je Vorgang ermittelt und ggf. geklärt werden müssen.
Über die Schaltfläche <Abfrage> können Sie eine detaillierte Abfrage zu den Kunden starten.
Sie möchten zum Beispiel für den Jahresabschluss 2006 alle offenen Kundenzahlungen er halten, die die in 2007 abgereisten Vorgänge betreffen. Also hinterlegen Sie sich die entsprechende Abfrage, indem Sie in <Buchhaltung - Zahlungskontrolle> gehen. Dort aktivieren Sie nur die <Kundenzahlungs-OPs>. Gehen Sie dann auf <Abfrage> und grenzen alle Abreisen 2007 ein.
Speichern Sie die Abfrage mit <OK>, so dass Sie wieder zurück im Eingabefenster sind.
Von dort aus können Sie ganz normal mit der Zahlungskontrolle fortfahren.
Die Funktion <Speichern> können Sie nutzen, um immer wiederkehrende OP Abfragen zu speichern. Geben Sie Ihre Suchkriterien ein (auch über <Abfrage>) und klicken Sie dann auf <Speichern>.
In dem folgenden Dialog können Sie unter <Name> einen treffenden Namen für die gespeicherte Zahlungskontrolle eingeben, unter <Beschreibung> können Sie eine ausführlichere Beschreibung eingeben.
Über <Hinzu> fügen Sie die neue Abfrage der Liste hinzu, die unten angezeigt wird.
Über <Ändern> und <Löschen> können Sie die bestehenden Einträge bearbeiten. Dazu muss zuerst einen Eintrag unter <Bestehende Abfragen> ausgewählt werden.
Mit <OK> bestätigen Sie die Änderungen in dieser Maske und starten die eben erstellte Abfrage.
Die Vorschau ist fest vorgegeben; die Ausgabe auf dem Drucker oder als Druckbildvorschau kann angepasst werden - wenden Sie sich bitte an Bewotec.
In der oberen Maskenhälfte sehen Sie die selektierten Zahlungen; darunter sehen Sie allgemeine Informationen zum jeweils markierten Vorgang.
<_OP-Termin>_Fälligkeit der dargestellten Zahlung
<_Buchung>_Vorgang zur fälligen Zahlung
<_BE>_Expedient / Bearbeiter des Vorgangs
<_Abreise>_Abreisedatum
<_Text>_Text der Zahlung (<Anzahlung> oder <Restzahlung>)
<_St.>_Mahnstufe (0-3)
<_Kunden>_Kundenname
<_Betrag>_offener, fälliger Betrag, wobei es sich hier auch durchaus um eine Gutschrift handeln kann, wenn der Kunde zuviel gezahlt haben sollte.
Sobald Sie vor der Listenanzeige einen <Ausgleich> von Kleinbeträgen durchgeführt haben, erscheinen auch diese Leistungen zunächst noch in der Liste, allerdings wird bei ihnen als Betrag „null" angezeigt, da sie ja ausgeglichen wurden.
Die Symbolleiste ermöglicht Ihnen weitere Funktionen:
Sie können in der Liste nach allen angezeigten Zahlen und Buchstabenkombinationen suchen.
Nach Anklicken des Such-Buttons öffnet sich folgendes Fenster:
Hier können Sie nach einem Betrag oder einer Buchstabenkombination suchen. Dabei können Sie die Suchrichtung mit <Vorwärts> bzw. <Rückwärts> bestimmen.
!worddavdfad12a50740c066dfb7a93e462a7b0a.png|height=42,width=51!Hier können Sie die Liste neu eingrenzen.
!worddav47aa1f9070de2eca7053f17103718110.png|height=41,width=50!Die Liste wird gedruckt.
!worddav2efc26f99e85ad0c00e597a8aebdacf8.png|height=41,width=51!Die Liste wird geschlossen / verlassen.
Kontextmenü der Zahlungsliste
Die einzelnen Zeilen der Liste können direkt bearbeitet werden, indem Sie die Zeile mit der rechten Maustaste anklicken. Damit öffnet sich ein Kontextmenü, dessen Funktionen sich ausschließlich auf den markierten Datensatz beziehen.
<_Anmeldung> Jack verzweigt zu <Vorgang - Reiseanmeldung> und damit in den Reisevorgang dieser fälligen Zahlung.
<Druck
Bestätigung> Jack verzweigt zu <Vorgang - Anmeldung / Bestätigung>. Hier können Sie eine Anmeldung, Bestätigung und/oder einen Kontoauszug zum Vorgang drucken.
<Zahlung> Jack verzweigt zu <Vorgang - Zahlung Kunde>. Hier können Sie eine History der schon zu diesem Vorgang erfassten Kundenzahlungen sehen, sowie eine neue Kundenzahlung zu dieser Reise eingeben.
<Unterlagen> Jack verzweigt zu <Vorgang - Unterlagen>. Hier können Sie den Unterlagenstatus der Reiseanmeldung erkennen oder neu setzen.
<Freies Formular> Jack verzweigt zu <Vorgang - Formulardruck - Auswertung>; dort erhalten Sie z. B. eine Standardauswertung zu diesem Reisevorgang.
<VA-Abrechnung> Jack verzweigt zu <Vorgang - Veranstalterabrechnung>, dort gelangen Sie in die entsprechende Veranstalterabrechnung des gewählten Vorgangs.
<Aktualisieren>Hier handelt es sich um einen sogenannten „Refresh"-Button: Änderungen, die Sie über das Kontextmenü gemacht haben, werden direkt in der Liste gezeigt.
Wieso stehen Vorgänge in der Zahlungskontrolle, obwohl der Kunde seine Reise doch schon bezahlt hat?
Die Zahlungskontrolle stützt sich auf die Termine im Vorgang: gehen Sie aus der Zahlungskontrolle mit dem Kontextmenü in die Anmeldung (s. o.), in die Karteikarte <Termine>, setzen den Anzahlungsbetrag auf Null. Damit geht die Restzahlung ebenso auf Null. Speichern Sie die Anmeldung wieder mit <OK>.
Ursache:
wird ein Vorgang ursprünglich auf <R> erfasst und später auf <V> geändert, ändert Jack nicht die zuerst erzeugten Zahlungstermine, sondern belässt den ursprünglichen Anzahlungsbetrag und -termin.
Jack ist für mich ziemlich unbrauchbar, weil ich meine OPs nicht sehen kann. Ich weiß nie so richtig, wie viel mir meine Kunden schulden, in der OP Verwaltung ist nichts dazu zu sehen.
Die eigentlich OP-Verwaltung in Jack unter <Buchhaltung - Offene Posten> ist für nicht-vorgangs-/reisebezogene Dinge gedacht (z. B. Bürokosten, KFZ etc.). Kundenseitige OPs erhalten Sie am besten über <Buchhaltung - Zahlungskontrolle> inkl. der Fälligkeit. Veranstalterseitige OPs erhalten Sie am übersichtlichsten über <Vorgang - VA-Abrechnung> <offene Erlöse> oder <offene Zahlungen> => ich erhalte alle Dinge, die beim Veranstalter noch nicht abgerechnet worden sind. Allerdings steht da nicht der absolute Betrag, da ja meistens noch keine Veranstalterabrechnung stattgefunden hat, und damit der eigentliche Betrag noch nicht feststeht.
