<Bestand - Parameters - Klantenparameters>

Jack onderscheidt 4 verschillende klantentypes, waarbij ieder een eigen tabblad heeft:

• Privé klanten
• Bedrijven
• Reisbureaus
• Prospects

Het profiel van alle klanttypes zijn in principe hetzelfde opgebouwd, echter kunt u hier definiëren, welke statussen voor een klanttype belangrijk zijn en de afzonderlijke klant types nog beter onder te verdelen.

Ook hier dient men voordat men Jack gaat gebruiken na te denken over de eigen klanten structuur evenals een doelstelling voor uw marketing. Alleen op deze manier kunt u enerzijds uw doelgroepen door het inzetten van direct marketing gerichter aanspreken, en anderzijds meer over de financiële status van een klantengroep in uw reisbureau te weten komen.

Voegt u later nieuwe categorieën en klanten status velden toe, dan moet u alle klantprofielen achteraf meer of minder handmatig aanpassen! Daarom is het zinvol, dat u van te voren in overweging neemt waaruit uw marketingbeleid zal bestaan.

Categorie
In het linkervenster kunnen per klanttype naar believen diverse categorieën gedefinieerd worden, aan de hand waarvan de klant bijv. bij selecties, omzet overzichten of marketingacties grofweg in groepen te delen zijn.
Iedere klant kan in principe alleen tot één categorie behoren. Voor iedere klanttype (privé, bedrijf, reisbureau) kunt u andere categorieën definiëren.

Voor privéklanten kunnen statussen aan gekoppeld worden, zoals bijv:

• Reguliere klant
• Last Minute klant
• De hoogte van het vakantiebudget
• Aanbeveling van / aan een bedrijf
• enz.

Bedrijven kunnen de volgende categorieën bijv. gebruiken:

• ABC-klanten
• Geschatte omzet potentieel (belangrijke klanten, enz.)
• enz.

Een categorisatie van reisbureaus is bijv. mogelijk naar

• Behorende bij een groep (bijv. TUI, Thomas Cook, Toerkoop, enz.)
• Zelfstandig reisbureau
• Hoogte van de uitgedeelde provisie
• IATA
• enz.

Ook prospects kunnen gecategoriseerd worden, bijv. naar

• Potentiële bedrijfsklanten
• Veelbelovend
• Gidsen verzamelaar
• Kwam op aanbeveling
• Hoogte van het omzet potentieel
• Last Minute klant
• enz.

Het is bewezen, om in een normaal reisbureau met eenvoudige categorieën te werken: A, B, C en D zijn normaal gesproken voldoende, om de bestaande klanten grofweg in te kunnen delen. Gedetailleerde overzichten zijn altijd nog mogelijk, indien men met uitgebreidere statussen zoals bijv. reistypes of bestemmingen evenals de grootte van de omzet combineert.

Statusveld klant

Voor ieder klanttype kunt u daarnaast nog tot 32 verdere statussen definiëren, die later dienen om tot een exactere selectie te komen. Deze statusvelden moeten voor ieder klanttype (prospect, bedrijven, privé klanten, reisbureaus) hier in de parameters vastgelegd worden.
De statusvelden kunnen daarna bij de respectievelijke klantentypes gebruikt en naar behoefte aangeklikt worden. Aan de hand van deze statusvelden kunt u lijsten, statistieken of brieven gemaakt worden.

De hier ingestelde omschrijvingen van de statusvelden verschijnen bij de klantenkaart op het tabblad <Parameters>. Bij selecties moeten later de nummers (doorlopende nummering) van de statusvelden gebruikt worden, omdat Jack niet de omschrijving, maar alleen de nummers lezen en selecteren kan.

In deze 32 statusvelden dient u alleen duidelijke klanten informatie te gebruiken. Informatie voor de reizen van de klant krijgt u sowieso uit de uitgebreide statistiekvelden van de geboekte reizen, zoals bijv. bestemmingen of reistypes van de klant. Of de klant een VIP of een potentiële cruiser is, of dat hij gepensioneerd of vader van 5 kinderen is, kan Jack niet uit de reis halen. Zulke informatie kan als klant statusvelden vastgelegd worden.

Tenslotte
Letztendlich werden Sie diese Statusfelder dazu verwenden, zielgruppengerecht zu werben. Entscheiden Sie sich, was Sie von Ihren Kunden später wissen wollen (z. B. ob er einen Internetanschluss hat, ob er eine Weihnachtskarte bekommen soll usw.) und vergeben dann ein Kriterium. Definieren Sie anfangs eher weniger Kriterien, um dann später noch flexibel zu sein!
Wenn Sie ein Statusfeld ändern oder ein neues hinzufügen möchten, klicken Sie zuerst doppelt auf das Statusfeld, für das Sie einen Text hinterlegen möchten. Danach erfassen Sie im Eingabefeld den Text, mit dem das Statusfeld belegt werden soll. Mit <Ändern_>_ wird der Text in das Statusfeld übernommen. Zum Löschen eines Statusfeldes klicken Sie auf das zu löschende Statusfeld, dann auf <Löschen_>._ Der Text hinter dem Statusfeld wird gelöscht.
Die Statusfelder könnten für Privatkunden z. B. folgendermaßen definiert werden:

• VIP / Stammkunden
• Single
• Familie
• Luxusurlaub
• Individuelle Reisen
• Gruppenreise Eigenveranstaltung
• Etc..

Für Firmenkunden ergeben sich natürlich andere Statusfelder. Dabei sollte man bedenken, dass es nicht sinnvoll ist, hier Informationen zu hinterlegen, die sowieso im CRS-Profil des Reisenden oder der Firma stehen (z. B. Raucher, 3-Sterne Hotel, usw.), sondern nur die Kriterien, die für Sie marketingtechnisch oder betriebswirtschaftlich nützlich sein werden:

• Reiserichtlinien vorhanden
• Schwarzes Brett vorhanden
• Reisestellensekretärin
• Komplexer Kunde
• Betriebsausflug
• Incentivepotential
• etc.

Auch für unterbuchende Reisebüros können Statusfelder angelegt werden, damit Sie z. B. den Aufwand / Nutzen bestimmen können, der Ihnen durch die Zusammenarbeit entsteht:

• Problemlos
• Aufwendig
• Zahlt sofort
• etc.

Der Bereich der Interessenten kann ebenfalls zusätzlich unterteilt werden:

• Verschlossen
• Mailing zuschicken
• mehrere Personen zu erwarten
• Termin vereinbaren
• Interesse Gruppenreise
• Interesse Kreuzfahrt
• etc.

Sie sollten kein Statusfeld im nachhinein einfach so ändern, nachdem Sie schon Kunden erfasst haben Wird dieses Statusfeld bei Ihren Kunden bereits verwendet, bleibt dieses Feld – das aber nun eine andere Bezeichnung hat – weiterhin bei allen Kunden stehen, bei denen es ursprünglich gesetzt wurde. Für Jack ist nicht die Bezeichnung relevant, sondern die Nummer des Feldes. Die Belegung ist nach der Änderung aber in der Regel falsch, weil Sie ja inzwischen mit diesem Feld etwas anderes meinen und die Bezeichnung in den Parametern geändert haben.
In solchen Fällen sollten Sie anschließend Ihre Kundenprofile überarbeiten. Mit <Kunden – Selektion – Status setzen> lässt sich der manuelle Aufwand dazu relativ gering halten.

 Sie können bei jeder Kundenart zwei Eingabefelder frei definieren, indem Sie hier die Bezeichnung Felder festlegen. Diese Felder erscheinen ohne eine individuelle Bezeichnung in den Kunden profilen normalerweise mit <Code1> und <Code2>. Die hier eingetragene Bezeichnung setzt Jack im Kundenprofil ein.

Bitte beachten Sie, dass spätere Statistikabfragen nicht Ihre freien Bezeichnungen berücksichtigen, sondern dass Sie dann entweder nach <Code1> oder <Code2> eingrenzen müssen!
Das erste Feld <Code1 > ist ein Indexfeld. Das bedeutet, dass Sie es auch zur Kundensuche verwenden und neben der Jack Kundennummer z. B. einen eigenen Nummernkreis oder eigene Bezeichnungen eintragen können.

Sie haben bei Ihren Kunden eigene Kundenkarten eingeführt. Die Expedienten möchten den Kunden also nicht anhand des Namens oder seiner Adresse finden können, sondern anhand der Mitgliedsnummer. Wird die Mitgliedsnummer in allen Kundenprofilen in das Feld <Code1> eingetragen, kann später bei der Suche diese Nummer in <Code1> verwendet werden.

Im Firmenbereich können Sie diese beiden Felder jedoch auch dazu verwenden, Akquisitionskriterien zu vergeben, um Jack nicht als reine Verwaltungs- und Werbesoftware, sondern für den aktiven Verkauf zu nutzen. So kann man z. B. die Felder hier mit „Akquisiteur" und „Branche" benennen, um im Kundenprofil das Kürzel des Akquisiteurs einzusetzen und die Branche des Firmenkunden zu vermerken
Bei unterbuchenden Reisebüros könnten Sie hier z. B. die Felder mit „Kooperation" und „Filialsystem" umbenennen und im Profil des Reisebüros das Kürzel der Kooperation oder des Filialsystems eingeben (z. B. LCC, HoLa etc.).

Jeder Kunde erhält in Jack automatisch ein eigenes Debitorkonto. In der Regel beginnen diese Konten im Kontenplan ab der Nummer 10000 (in Deutschland). Arbeiten Sie mit einem abweichenden Kontenplan oder möchten je nach Kundenart (Privat / Firma / Reisebüro) bestimmte Kontenbereiche vergeben, können Sie hier einstellen, wie die jeweiligen Debitorkonten erzeugt werden sollen:

Dabei addiert Jack bei der Anlage des Debitorkontos die fortlaufende, interne Jack-Kundennummer zu der hier hinterlegten Debitorennummer. Dies ergibt dann die Debitorenkontonummer des Kunden. Wird also im abgebildeten Beispiel der 300. Kunde erfasst, dann rechnet Jack: Kundennummer (= 10000) + Debitornummer (=0) + Kundenzahl (=300) = Debitorkonto im Kundenprofil (= 10300).

<Datei – Parameter – Anwendungsgrundlagen – Kunden – Interessent – Einstellungen – neue Nummernvergabe bei Änderung der Kundenart>Jack wandelt Interessenten bei ihrer ersten Festbuchung automatisch in einen tatsächlichen Kunden um. Arbeiten Sie mit unterschiedlichen Debitorkontenkreisen je Kundenart, sollte bei der Umwandelung des Jack Interessenten in einen Jack Privat-/Firmen-/Reisebürokunden auch ein Debitorkonto des betreffenden Bereiches vergeben werden.Im Nachhinein kann später zwar die Zuordnung z. B. von Privat- auf Firmenkunden geändert werden, dabei ist aber die Änderung des Debitorkontos in den anderen Kontenbereich nicht mehr möglich.

Hier kann die Jack Kundennummer eines bestehenden Kunden eintragen werden.
Sobald an dieser Stelle eine bestehende Jack Kundennummer steht, gelten für alle anderen Kunden dieser Kundenart die gleichen Bedingungen bzgl. Rabatte / Provisionen sowie Serviceentgelte / Fees wie bei diesem Kunden (die Regeln werden definiert in <Datei – Parameter – Parameter Kunden – Provision> bzw. in <Datei – Parameter – Fee-Regelwerke>; im Profil der Kunden dann auszuwählen).
Es handelt sich also um eine Standardeinstellung, die für alle Kunden dieser Kundenart gilt, die keine individuelle Rabattstaffeln / Fee-Regeln zugewiesen bekommen haben.
Wenn Sie für einen Kunden eigene Provisions- / Fee-Regeln definiert haben, werden die Einstellungen aus <Stammkunde> ignoriert.

Zu jeder Kundenart können andere Mahngebühren eingetragen werden. Ist ein Betrag hinterlegt, kann er über die Textverarbeitung in Jack als Serienbrieffeld aufgerufen werden ({Kunde-Mahngebühr} = Betrag aus den Parametern zu der aktuellen Kundenart). Zusätzlich gibt es ein weiteres Serienbrieffeld ({OP-Betrag+Mahngebühr} = Summe aus dem aktuellen OP-Betrag + Wert aus dem Mahngebühr-Feld). Im Serienbrief bzw. Mahnschreiben wird dann als offener Gesamtbetrag der offene Buchungsbetrag plus der hier hinterlegten Mahngebühr angezeigt.

Bei jeder Kundenart kann eingestellt werden, ob nach der Ersterfassung einer Buchung eine Rückfrage erscheint, ob eine Anzahlung erfasst werden soll. Wird diese Frage bejaht, gelangt man in die Kundenzahlung.